Come creare modelli di posta elettronica su Outlook (2022)

Questo post spiega come creare e utilizzare i modelli di posta elettronica su Outlook. Se ti ritrovi a rispondere spesso a e-mail simili in Outlook, ho un ottimo consiglio per te. Puoi salvare le tue risposte come modelli in modo da potervi accedere ogni volta che ne hai bisogno. In questo modo, invece di scrivere il tuo testo da zero ogni volta, puoi risparmiare tempo e utilizzare blocchi di testo predefiniti con un clic di un pulsante.

Lascia che ti mostri. Esistono due ottimi metodi che puoi utilizzare per rispondere alle e-mail con un modello di risposta salvato. Il primo utilizza il componente aggiuntivo dei modelli gratuiti e il secondo è la funzione Parti rapide.

Modelli e-mail con il componente aggiuntivo I miei modelli

• Iniziamo ora con i miei modelli. La cosa fantastica dei miei modelli è che sono archiviati nella tua casella di posta in modo che siano disponibili anche per te quando utilizzi un altro computer o guardi sul Web.
• Per impostazione predefinita, il componente aggiuntivo i miei modelli dovrebbe essere attivato in Outlook finché hai un account di scambio e non è disponibile per gli account POP o IMAP, puoi verificare se hai il componente aggiuntivo facendo clic su Ottieni componenti aggiuntivi sulla cima.

• Sotto i miei componenti aggiuntivi, lo vedrai nella sezione dei componenti aggiuntivi forniti da Microsoft ed è disponibile dal 2013 in poi.

• Se per qualsiasi motivo non è acceso, puoi abilitarlo.
• Come si utilizzano questi modelli per rispondere a un'e-mail? Quando sei nella risposta, vedrai alcuni modelli e la scheda del messaggio nella barra multifunzione fino in fondo, fai clic con il pulsante destro del mouse e si aprirà il riquadro dei modelli.
• Arriverà con alcune risposte di esempio. Quando passi il mouse sopra i modelli, avrai la possibilità di eliminare e modificare i modelli facendo clic sul segno più qui sotto per creare i nostri modelli.
• Per creare il nostro modello, fai clic sul segno più, assegnagli un nome.

• Puoi aggiungere il testo per la tua risposta. Non ci sono opzioni di formattazione per i modelli, quindi non puoi cambiare la dimensione del carattere, il colore o aggiungere collegamenti al tuo testo, il che, a dire il vero, è piuttosto limitante.

• Quello che puoi fare è scrivere un testo in un'altra applicazione. Microsoft Word, ad esempio, e poi lì aggiungi tutta la formattazione di cui hai bisogno e poi copia e incolla il tuo testo nel modello.

• In questo modo puoi persino aggiungere collegamenti alla tua risposta quando hai finito con una risposta, fai clic su Salva, che lo aggiungerà ai modelli disponibili.
• Ora solo un avvertimento, il componente aggiuntivo My Templates ha una dimensione totale di 32 kilobyte per tutti i modelli, quindi nel caso in cui venga visualizzato un messaggio di errore "Questo modello è troppo grande per essere salvato. Per favore rimpiccioliscilo, quindi prova a salvarlo di nuovo. quando si tenta di salvarlo, è necessario ridurre la quantità di contenuto in modo che la dimensione combinata di tutti i modelli sia inferiore a 32 kilobyte. Non esagerare e dovresti stare bene.
• La prossima volta che devi rispondere a un messaggio, fai semplicemente clic su Visualizza modelli e seleziona quello che desideri. Copierà il testo nella tua risposta.
• Bastano due clic e il gioco è fatto. Naturalmente, non sei solo limitato a utilizzare questi modelli per le risposte. Puoi anche usarli quando stai scrivendo un nuovo messaggio.

Modelli di e-mail con parti rapide

L'altra opzione consiste nell'utilizzare le parti rapide, una funzionalità introdotta da Microsoft in Outlook 2007. Ora con le parti rapide, puoi sostanzialmente archiviare contenuti e raccolte riutilizzabili. Possono includere immagini di testo, tabelle e persino formattazione. Ecco la cosa, però. Sono disponibili solo localmente sul tuo computer. Non vengono sincronizzati automaticamente.

• Per creare un modello con parti rapide, digitare il testo desiderato o utilizzare il testo di una risposta esistente. Evidenzia la parte del testo che desideri utilizzare come risposta standard, quindi vai alla scheda Inserisci a destra nel gruppo di testo, vedrai Parti rapide. Fare clic e avrai la possibilità di salvare la selezione come cosiddetto blocco di costruzione nella galleria delle parti rapide.

• Puoi dare a queste parti rapide un nome con il menu a discesa per categoria. Puoi organizzare le tue parti Quick in gruppi separati creando nuove categorie. Ora, non ne ho bisogno, quindi andrò con il Generale. Fare clic su OK.

• La prossima volta che vuoi utilizzare questo testo, quando rispondi a un messaggio, fai semplicemente clic su Inserisci parti rapide e seleziona un modello che desideri.

• Un modo più veloce è aggiungere la galleria alla barra degli strumenti di accesso rapido. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse sulle parti rapide nella barra multifunzione e selezionare aggiungi alla barra degli strumenti di accesso rapido, quindi è possibile effettuare la selezione per utilizzare il completamento automatico in un modo ancora più veloce.

• Basta digitare il nome della parte rapida. Nel mio caso, prova e premi F3 ed è lì.

• Non è nemmeno necessario digitare l'intero nome purché sia ​​univoco. Nel mio caso, test di battitura e poi F3 sono sufficienti, il grande vantaggio delle parti rapide è che gli elementi costitutivi non sono solo limitati al testo.
• In questo caso, diciamo che siamo esauriti per un articolo particolare e vogliamo rispondere alle richieste dei clienti che arrivano con un articolo alternativo.

• Nella risposta ricevuta, ho incluso del testo per rispondere alla richiesta del cliente. Ho anche aggiunto una foto di questo prodotto alternativo e delle sue specifiche, il tutto comodamente salvato e disponibile con pochi clic.

• Se fai clic con il pulsante destro del mouse su una risposta ricevuta, hai la possibilità di organizzare ed eliminare.

• Vedrai tutti i mattoni che hai. Puoi modificarne le proprietà, eliminarle o inserirne di nuove. Ho già detto che le parti Quick vengono ricevute localmente nel tuo computer.

Esporta parti rapide su un PC diverso

L'ultima cosa che voglio mostrarti su come puoi esportarli. Il file in cui vengono salvati si chiama NormalEmail.dotm

Per trovare la posizione:

• Apri Esplora file/Esplora risorse.
• Digita " %APPDATA%\Microsoft\Templates " nella barra degli indirizzi e premi invio.
• Troverai il file NormalEmail.dotm.
• Questo file contiene le impostazioni per tutti gli stili che potresti aver aggiunto o modificato.

• Puoi copiare questo file nella posizione di backup o nella cartella dei modelli di un altro computer o utente quando Outlook è chiuso.

È così che puoi utilizzare i modelli di e-mail su Outlook per risparmiare tempo nella composizione di e-mail o nella risposta a richieste ripetute.

Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web Microsoft .

Ora vorrei sentirti:

Quale risultato del rapporto di oggi hai trovato più interessante? O forse hai una domanda su qualcosa che ho trattato.

Ad ogni modo, mi piacerebbe avere tue notizie. Quindi vai avanti e lascia un commento qui sotto.