Come crittografare le e-mail di Office 365 in modo efficace?

Ecco cosa dovresti sapere sulla crittografia dei messaggi di posta elettronica di Office 365 con Azure Information Protection.

1 Che cos'è Azure Information Protection?

2 Client di protezione delle informazioni di Azure

3 Crittografia delle e-mail di Office 365: configurazione

3.1 Abbonarsi ad Azure Information Protection

3.2 Crittografia delle e-mail di Office 365: Attiva

4 Crittografia delle e-mail di Office 365: protezione

4.1 Utilizzo dell'etichetta "Crittografa".

4.2 Utilizzo dell'etichetta "Non inoltrare".

4.3 Utilizzo dell'etichetta "Crittografa - Proteggi".

5 Protezione degli allegati

6 Protezione di un documento non Microsoft 365 Pro Plus

7 Protezione di un documento Microsoft 365 Pro Plus

8 Gestione dei documenti protetti

Che cos'è Azure Information Protection?

Azure Information Protection (a volte indicato come AIP) è una soluzione basata su cloud che aiuta un'organizzazione a classificare e, facoltativamente, proteggere i propri documenti e messaggi di posta elettronica applicando etichette. Le etichette possono essere applicate automaticamente dagli amministratori che definiscono regole e condizioni, manualmente dagli utenti o da una combinazione in cui gli utenti ricevono consigli.

Client di protezione delle informazioni di Azure

• Per fornire il servizio di crittografia della posta elettronica, stiamo sfruttando il servizio cloud Microsoft Azure Information Protection e la sua integrazione esistente con il servizio di gestione delle identità Microsoft 365 e la suite di software client Microsoft 365 Pro Plus.
• I criteri del servizio AIP e le etichette che definiscono la raccolta delle restrizioni da assegnare ai documenti e ai messaggi di posta elettronica del client vengono gestiti nel servizio Azure Cloud.
• Per sfruttare queste politiche ed etichette AIP, il software client AIP deve essere installato sulla workstation del sistema operativo Windows. Attualmente, solo i PC Windows 10 e le workstation macOS possono applicare queste restrizioni a documenti o e-mail.

Crittografia delle e-mail di Office 365: configurazione

Per abilitare e configurare la crittografia dei messaggi di Microsoft 365 per il recapito sicuro dei messaggi, sono necessari i seguenti passaggi:

• Abbonati ad Azure Information Protection
• Attiva OME

Abbonati ad Azure Information Protection

• La suite Azure Information Protection è un abbonamento aggiuntivo per Microsoft 365 che consentirà agli utenti di eseguire alcune funzioni molto utili con la propria posta elettronica. Si integra inoltre con SharePoint e OneDrive per fungere da strumento di prevenzione della perdita di dati.
• Con AIP, gli utenti possono contrassegnare messaggi o file in modo che non possano essere copiati, inoltrati, eliminati o una serie di altre azioni comuni. Per la posta elettronica, tutti i messaggi con contrassegni di classificazione specifici o che soddisfano requisiti specifici vengono crittografati e inseriti in un file HTML protetto che viene inviato al destinatario come allegato.
• Quando il destinatario riceve il messaggio, deve registrarsi in Azure per ricevere una chiave per aprire l'e-mail.
• La chiave è legata al suo indirizzo email e una volta registrato l'utente può quindi aprire l'allegato HTML e gli eventuali allegati futuri senza dover accedere a nulla.

Anche in questo caso, se hai abbonamenti E3 o superiori assegnati ai tuoi utenti, non è necessario che dispongano di AIP. Tuttavia, ogni utente che invierà messaggi con informazioni riservate avrà bisogno di una licenza AIP o di una licenza E3/E5 per farlo.

Per iscriversi ad AIP, attenersi alla seguente procedura:

• Avvia " Interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 "
• Vai all'elenco " Abbonamenti ".
• Fai clic su " Aggiungi un abbonamento " nell'angolo in alto a destra
• Scorri verso il basso per trovare Azure Information Protection
• Fai clic sull'opzione Acquista ora e segui le istruzioni o seleziona l'opzione " Avvia prova gratuita " per ottenere 25 licenze per 30 giorni per provarlo prima dell'acquisto
• Attendi circa un'ora per il provisioning del servizio nel tenant Microsoft
• Una volta eseguito il provisioning, puoi passare al passaggio successivo del processo.

Crittografia delle e-mail di Office 365: Attiva

Questa parte è cambiata molto di recente. In passato, l'attivazione della crittografia dei messaggi di Office 365 richiedeva molto lavoro su Powershell e l'attesa che funzionasse correttamente. MS ha modificato il metodo di attivazione di OME per semplificare il processo e semplificare il lavoro.

Ecco cosa devi fare:

• Apri l'opzione Impostazioni nel portale di amministrazione
• Seleziona Servizi e componenti aggiuntivi
• Trova Azure Information Protection nell'elenco dei servizi e fai clic su di esso
• Fare clic sul collegamento "Gestisci le impostazioni di Microsoft Azure Information Protection" per aprire una nuova finestra
• Seleziona il pulsante Attiva in "Gestione diritti non è attivato"
• Scegli Attiva nella finestra che si apre

Una volta fatto, sarai in grado di utilizzare  l'applicazione client di AIP  per contrassegnare i messaggi per la gestione dei diritti in Outlook. Ci saranno anche nuovi pulsanti e opzioni in Outlook Web App che ti permetteranno di crittografare i messaggi.

Crittografia delle e-mail di Office 365: protezione

La funzione di base del servizio di crittografia e-mail è fornire protezione per impedire a persone indesiderate di poter leggere il contenuto della tua e-mail mentre è in transito e mentre è a riposo in una casella di posta. Per accedere al contenuto della tua email, il destinatario deve essere convalidato. Quando si utilizzano applicazioni Microsoft 365 Pro Plus, come Microsoft Outlook, questo processo di convalida viene eseguito dietro le quinte e al destinatario non vengono richieste le credenziali. In tutti gli altri casi, il destinatario sarà chiamato a verificarne l'identità.

Utilizzando l'etichetta "Crittografa".

• Per applicare la crittografia a un'e-mail utilizzando l'applicazione Microsoft Outlook installata su una workstation con sistema operativo Windows, è sufficiente selezionare l' etichetta " Crittografa " sulla " Barra di sensibilità " come mostrato di seguito:

• Questa etichetta " Crittografa " è accessibile anche dal menu a discesa del pulsante " Proteggi " della barra multifunzione del pulsante Menu - Messaggio come mostrato di seguito:

• Una volta selezionata, la barra della sensibilità rifletterà la scelta effettuata e nasconderà le altre scelte. I dettagli delle autorizzazioni assegnate verranno mostrati come un " suggerimento " appena sotto la " Barra della sensibilità " in alto a sinistra della finestra dell'e-mail come mostrato di seguito:

• Puoi scegliere di modificare la tua scelta di protezione facendo clic sull'icona " matita " accanto all'etichetta scelta per rivelare le altre scelte come mostrato di seguito. Questa icona a forma di matita può essere utilizzata anche per nascondere altre scelte ancora una volta.

• Una volta impostata un'etichetta, oltre alle altre etichette sarà disponibile un'icona " cestino " per consentire di rimuovere l'etichetta selezionata e riportare la " sensibilità " dell'e-mail su " non impostata ". Ti verrà chiesto di registrare il motivo della rimozione dell'etichetta. (Per uso futuro)

• Una volta impostata, la tua email sarà protetta sia che si trovi nella cartella Bozze prima di inviarla, nella cartella Posta inviata dopo che l'hai inviata o nella casella di posta del destinatario. Microsoft Outlook aiuta a identificare questa protezione utilizzando le seguenti icone:

• Indipendentemente dalle protezioni che scegli di applicare, mantieni i diritti di " controllo completo " sull'e-mail. Avranno accesso solo le identità nominative nei campi Da, A, Cc e Ccn.
• L'utilizzo della selezione " Crittografa " consente al destinatario di inoltrare la tua e-mail ad altri che avranno anche accesso completo al contenuto dell'e-mail, ciascuno dei quali è tenuto ad autenticarsi per ottenere l'accesso. I destinatari non saranno in grado di rimuovere il requisito di crittografia.

Utilizzando l'etichetta "Non inoltrare".

La protezione " Non inoltrare " è la protezione e-mail di base fornita da Microsoft. La selezione di questa protezione impedirà ai destinatari di effettuare le seguenti operazioni:

•  Inoltra la tua email a un'altra persona (oltre a impedire l'aggiunta di nuovi destinatari nei campi "a", "cc" o "bcc" quando rispondi)
•   Stampa la tua e-mail o copia il contenuto del corpo del testo dell'e-mail negli appunti.

Queste protezioni possono essere impostate sia selezionando l'etichetta di sensibilità: " Non inoltrare .", sia selezionando il pulsante " Non inoltrare " sulla barra multifunzione del pulsante Menu - Messaggio come mostrato di seguito:

Si prega di notare il " Tool Tip " che descrive le protezioni impostate che appare appena sotto la barra di sensibilità.

ATTENZIONE: È possibile rimuovere accidentalmente le protezioni previste deselezionando il pulsante " Non inoltrare " sulla barra multifunzione Menu - Pulsante messaggi come mostrato di seguito. Si noti inoltre che il "Tool tip" è stato rimosso MA il " Do Not Forward ". L'etichetta è ancora impostata. Questa email NON sarebbe protetta.

Al momento non disponiamo di un metodo per impedirti di deselezionare il pulsante " Non inoltrare ", quindi fai attenzione.

NOTA BENE: Microsoft Outlook consente il download degli allegati indipendentemente da queste restrizioni applicate. Vedere " Protezione degli allegati " più avanti in questo documento.

Utilizzando l'etichetta "Crittografa - Proteggi".

• L'etichetta " Crittografa - Proteggi " è una protezione personalizzata per l'e-mail che aggiunge un'ulteriore restrizione per impedire ai destinatari di modificare o modificare l'e-mail originale.
• Questa etichetta deve essere utilizzata SOLO quando desideri che il destinatario disponga dei diritti di " Solo visualizzazione " sulla tua e-mail. Quando risponde, il tuo destinatario sarà costretto ad allegare la tua e-mail originale come allegato a un nuovo messaggio poiché gli verrà impedito di aggiungere al thread della tua e-mail originale.
• Questa etichetta applica anche le restrizioni alla stampa e alla copia come descritto nella sezione precedente sull'uso dell'etichetta "Non inoltrare" .

NOTA BENE: Microsoft Outlook consente il download degli allegati indipendentemente da queste restrizioni applicate. Vedere " Protezione degli allegati " più avanti in questo documento.

Protezione degli allegati

Il client Azure Information Protection è NECESSARIO per decrittografare e aprire un documento protetto. Un " lettore " è già incluso nel software Microsoft 365 Pro Plus per Windows OS, macOS, iOS e Android. Tuttavia, è necessaria un'applicazione separata per leggere documenti crittografati non Microsoft Office Pro Plus ( disponibili qui ). Il lettore AIP è disponibile per PC, iPhone, iPad e Android.

Protezione di un documento non Microsoft 365 Pro Plus

• I documenti non Microsoft Office possono essere protetti utilizzando la selezione aggiuntiva " Hot Menu " denominata: " Classifica e proteggi " trovata facendo clic con il pulsante destro del mouse su un documento in Esplora risorse come mostrato di seguito:

• Questa applicazione (mostrata di seguito) creerà un " wrapper " per racchiudere il file e aggiungere la crittografia, nonché le protezioni selezionate

• Per ogni utilizzo desiderato, dovrai prima selezionare l'etichetta di sensibilità desiderata per la tua email. Questa etichetta verrà ereditata dalla tua email una volta allegato il tuo file protetto. Sono necessari due pezzi per installare le protezioni desiderate: " Autorizzazioni " e " Identità "

I “permessi” disponibili per essere concessi sono:

• Visualizzatore – Solo visualizzazione
  Questa autorizzazione equivale alla Protezione e-mail: “ Crittografa – Proteggi ”
• Revisore – Visualizza, Modifica
  Questa autorizzazione equivale alla Protezione e-mail: " Non inoltrare ".
• Coautore – Visualizza, Modifica, Copia, Stampa
  Questa autorizzazione equivale alla Protezione e-mail: " Crittografa "
• Co-proprietario – Autorizzazioni complete
• Questa autorizzazione equivale anche all'etichetta " Encrypt ", tuttavia questa autorizzazione garantisce all'utente la possibilità di rimuovere le autorizzazioni impostate E la crittografia.
• Solo per me: questa impostazione non ha alcun valore per l'invio di documenti ad altri, ma potrebbe essere utile per proteggere i tuoi singoli documenti.

Sebbene non sia consigliato per evitare confusione, è possibile selezionare autorizzazioni più rigorose dell'etichetta di crittografia dell'e-mail desiderata (ad es . autorizzazioni del documento " Visualizzatore - Solo visualizzazione " con l'etichetta " Crittografa " Protezione dell'e-mail). Questa combinazione limiterebbe il documento per impedire la visualizzazione da parte di identità indesiderate, oltre a limitare ai destinatari la copia, la stampa o la modifica, garantendo al destinatario tutte le funzioni del corpo del testo dell'e-mail. Ancora una volta, come affermato sopra, questo può creare confusione e non è raccomandato.

"Identità" può essere impostata sui seguenti tipi:

Utenti : questo è l'indirizzo o gli indirizzi e-mail dei singoli utenti che ricevono il documento. Questo è il metodo principale che utilizzerai per identificare chi può accedere al tuo documento.

Gruppi : questo è l'indirizzo o gli indirizzi e-mail delle liste di distribuzione a cui appartengono i destinatari previsti.  NOTA BENE : questo funzionerà SOLO per i destinatari.

Organizzazioni : puoi anche concedere l'accesso a TUTTI all'interno di un dominio Active Directory

Le identità possono essere digitate direttamente nell'apposita casella, oppure è possibile selezionare i destinatari dalla Rubrica di Outlook (a condizione che l'app Outlook sia già avviata e funzionante) facendo clic sull'icona " libro ".

È disponibile un terzo controllo per la protezione degli allegati. È possibile impostare una Data di Scadenza per i permessi concessi digitando direttamente la data oppure selezionando la data cliccando sull'icona “ calendario ”. Una volta raggiunta la data di scadenza, TUTTI I PERMESSI vengono revocati agli utenti selezionati.

Indipendentemente dalle impostazioni precedenti, mantieni il controllo completo sul tuo documento. Una volta “ Applicate ” le protezioni al tuo documento, il tuo documento viene SOSTITUITO con il file “ avvolto ” e viene modificata l'estensione del file (nome del file modificato manualmente SOLO a scopo esemplificativo)

Il client Azure Information Protection è NECESSARIO per decrittografare e aprire questo file.

Protezione di un documento Microsoft 365 Pro Plus

I documenti di Microsoft Office possono essere protetti dall'applicazione Office. Come con Microsoft Outlook, la barra multifunzione del pulsante Home ospita il menu a discesa del pulsante " Proteggi ". Ciò consente di applicare " Autorizzazioni personalizzate " ai documenti di Office. L'applicazione di un'etichetta di riservatezza farà sì che Outlook applichi le stesse restrizioni di autorizzazione a qualsiasi messaggio di posta elettronica a cui è allegato il documento.

ATTENZIONE: Ti consigliamo di selezionare la tua Etichetta di sensibilità PRIMA di assegnare le tue autorizzazioni personalizzate. In caso contrario, selezionando l'etichetta dopo il fatto si SOVRASCRIVERE e applicare SOLO i " permessi " predefinitidell'etichetta consentendo a CHIUNQUE di decrittografare il documento.

Come per " Protezione di un documento non Microsoft 365 Pro Plus " sopra, dovrai proteggere il tuo documento identificando "l' identità " della persona autorizzata a interagire con il tuo documento e le " autorizzazioni " che desideri concedere. Le scelte per le autorizzazioni e il processo di assegnazione dell'identità utilizzano praticamente la stessa interfaccia utente grafica di " Protezione di un documento non Microsoft 365 Pro Plus ".

NOTA BENE : Una volta protetto e salvato, si noti che il tipo di file NON VIENE MODIFICATO :

Dovrai salvare i tuoi documenti di Office nel loro formato nativo. Se tenti di salvare il file in un formato " compatibile ", le restrizioni che hai configurato verranno rimosse.

Una volta salvato, vedrai ora una nuova barra delle informazioni che ti avverte del fatto che il documento ora ha accesso limitato.

Gestione dei documenti protetti

Una volta impostate le protezioni su un documento, puoi " Tracciare " le visualizzazioni di quel documento, nonché la possibilità di " Revocare " l'accesso al tuo documento. Per un documento di Microsoft Office, puoi accedere a questa funzionalità dall'applicazione Office.

Per un documento non Microsoft Office, è possibile accedere a questa funzionalità facendo doppio clic o facendo clic con il pulsante destro del documento in Esplora risorse.

Entrambi avvieranno il tuo browser web e ti porteranno al centro AIP Document Tracking .

Da qui puoi:

• Rivedi il Riepilogo delle interazioni del tuo documento da parte dei tuoi destinatari
• Elenca chi ha visualizzato il tuo documento e la data in cui è stata visualizzata
• Rivedi la sequenza temporale dell'interazione con il tuo documento
• Imposta le impostazioni delle notifiche per avvisarti quando qualcuno tenta di interagire con il tuo documento
• Revoca l'accesso al tuo documento in modo che non sia più accessibile da un destinatario

Puoi anche esportare queste statistiche in un file CSV.

Gli utenti Mac hanno l'attività aggiuntiva di " Verifica delle credenziali " prima che le loro opzioni di protezione vengano recuperate dai servizi Microsoft Office 365 Cloud .

Una volta impostato; per rimuovere o modificare la protezione è necessario impostare la selezione “ Nessuna restrizione ” sotto il pulsante Protezione.

Per impostare le protezioni su un documento Microsoft 365, utilizzare il pulsante " Limita autorizzazione " nel menu " Revisione ".

Selezionare l' opzione di menu " Accesso limitato... " per concedere l'accesso personalizzato desiderato.

Utilizzare il pulsante "Altre opzioni..." per impostare le autorizzazioni di stampa e copia.

Congratulazioni! Ora sai come crittografare i messaggi di posta elettronica di Office 365 con Azure Information Protection. Se avete altre domande, fatemelo sapere.

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