Come eseguire la stampa unione da Excel a Word in 2 modi semplici

Se hai difficoltà a inviare e-mail o messaggi di posta a clienti e clienti personalizzando il contenuto di ciascun documento, la stampa unione può aiutarti. Per la stampa unione, la migliore combinazione è Excel e Word. Scopri qui come eseguire la stampa unione da Excel a Word in due semplici metodi.

La stampa unione è la forma più conveniente di automazione del lavoro d'ufficio su computer desktop e laptop. Devi solo configurare l'app Microsoft Word per recuperare i dati per i testi segnaposto da un database come un file Excel per un documento.

Una volta impostato, puoi creare lettere, buste, e-mail, elenchi, etichette per indirizzi e così via personalizzati con un solo clic. Se impari a eseguire una stampa unione da Excel a Word, puoi creare fatture, fatture mensili, dettagli dell'abbonamento e molti altri documenti ufficiali per centinaia e migliaia di clienti in pochi clic.

Imparando a eseguire una stampa unione in Word da Excel, puoi creare e-mail e messaggi ricchi di dati ed evitare errori umani che rappresentano un rischio durante la creazione manuale di tali documenti. Quindi iniziamo con i metodi per eseguire una stampa unione da Excel a Word.

Come eseguire la stampa unione da Excel a Word: metodo manuale

Esistono due modi per eseguire una stampa unione da Excel a Word. Il primo è il metodo manuale in cui aggiungi tu stesso i testi segnaposto per un documento e Word fa il resto per il resto dei messaggi di posta o e-mail. Scopri i passaggi per la stampa unione manuale qui:

Creare l'origine dati su un foglio di lavoro Excel

Prima di tutto, devi creare un database da cui MS Word recupererà i dati nei campi di stampa unione all'interno del modello e-mail, posta, fattura, ecc. Devi creare il database Excel in modo tale che tutti i dati relativi a un destinatario siano disponibile in una sola riga.

Puoi separare vari dati in una singola riga sotto diverse intestazioni di colonna. Queste intestazioni di colonna funzioneranno come controparte per i campi Stampa unione in Word. Puoi creare l'intestazione della colonna come preferisci ora. Ma in seguito, devi apportare modifiche minori alle intestazioni di colonna per abbinare i campi in Word.

Trova di seguito i passaggi di base per creare un database per la stampa unione in Excel. Questo tutorial creerà una fattura per un'attività piccola o domestica in cui è possibile inviare fatture in blocco e fatture mensili a migliaia di clienti in modo conveniente senza fare affidamento su costose soluzioni online o agenzie di terze parti:

• Crea un file Excel vuoto e rinomina il nome del foglio in Fatture .
• È necessario compilare tutti i dati per la stampa unione in questo foglio di lavoro.
• Creare ora gli elementi che si desidera includere nel documento di stampa unione come intestazioni di colonna . Questi funzioneranno come campi di stampa unione in Word.
• Digita il nome di un cliente e tutte le altre informazioni correlate sotto la rispettiva intestazione di colonna nella stessa riga. Se modifichi le righe per lo stesso cliente, Word non sarà in grado di inserire le informazioni corrette nel documento unito.

Il database Excel per la stampa unione da Excel a Word

• Man mano che la tua base di clienti aumenta, puoi iniziare ad aggiungere nuovi nomi di clienti sotto l' intestazione della colonna Cliente .
• Inoltre, puoi aggiungere nuovi dati per clienti esistenti o nuovi sotto le intestazioni di colonna specifiche.
• Ogni volta che aggiorni questo database, la stampa unione di Word creerà automaticamente un nuovo documento cliente per i clienti aggiunti, ometterà i clienti se ne elimini alcuni e aggiornerà anche le cifre nel documento secondo le informazioni del database Excel.
• La stampa unione di Word non importerà la formattazione dei numeri da Excel. Per mantenere gli elementi di formattazione dei numeri, come decimali, simboli di valuta, ecc., è necessario inserire un codice funzione in specifici campi di stampa unione. Citerò il codice e il trucco per usarlo più avanti in questo tutorial.

Questo è tutto! Hai creato correttamente il database Excel per il progetto di stampa unione. Ottimo lavoro! Iniziamo a creare il modello di stampa unione in Microsoft Word.

Crea un'e-mail o una posta per il tuo cliente

Innanzitutto, devi redigere l'e-mail o la posta della fattura che desideri inviare ai tuoi clienti e clienti. La lettera deve contenere alcune informazioni di base su di te come mostrato di seguito. Questi sono statici per tutte le e-mail e le mail.

Il modello di Word per come eseguire una stampa unione in Word da Excel

• Il tuo nome
• Il nome della tua attività
• Il tuo indirizzo commerciale
• Logo aziendale (se presente)
• Una linea di firma

Eseguire la stampa unione da Excel a Word

Ora che hai creato il modello di Word su cui aggiungerai i campi di stampa unione, vediamo i passaggi seguenti:

• Fare clic sulla scheda Lettere sulla barra multifunzione di Word, quindi selezionare Avvia stampa unione .

Crea una stampa unione di messaggi di posta elettronica su Word

• Dall'elenco  a discesa , scegli il tipo di documento che desideri creare. Selezioniamo Messaggi di posta elettronica .
• Ora, fai di nuovo clic su Lettere ma questa volta scegli Seleziona destinatari .
• Poiché si desidera eseguire una stampa unione da Excel a Word, selezionare l' opzione Usa un elenco esistente .

Selezione della tabella del database di stampa unione da Excel

• Ora, individua il database di stampa unione creato in precedenza su Excel e seleziona il foglio di lavoro Fatture nella finestra di dialogo Seleziona tabella .
• Ora dovresti vedere che il gruppo di comandi Scrivi e inserisci campi viene attivato nel menu della barra multifunzione di Word > Lettere .

Finora, hai connesso il database Excel per la stampa unione a Word. Successivamente, impareremo come compilare i campi obbligatori nel documento del modello di stampa unione di seguito:

• Fare clic sull'opzione Linea di saluto nella scheda Lettere e creare la linea di saluto che si desidera aggiungere. Apparirà il testo segnaposto «GreetingLine» .

Crea una linea di saluto nella stampa unione per Word

• Ora puoi scrivere una dichiarazione che menzioni il pagamento della fattura. Questa sarà una dichiarazione statica che andrà a tutti i destinatari.
• Sotto la linea di saluto, puoi aggiungere altri campi di stampa unione come Email utente «Customer_Email» ; Numero fattura: «Invoice_Number» ; Data fattura: «Invoice_Date» , ecc.

Creazione della parte superiore dell'e-mail di stampa unione per le fatture

• Quindi, fare clic sull'opzione Inserisci campo unione per iniziare ad aggiungere i componenti dinamici del progetto di stampa unione.
• Il comando Inserisci campo unione mostrerà tutte le intestazioni di colonna disponibili nel database Excel aggiunto al documento di stampa unione. Prenditi il ​​tuo tempo per aggiungere i campi che desideri.

Creazione dei principali dettagli della fattura e dichiarazione di chiusura sull'e-mail di stampa unione

• Ad esempio, puoi aggiungere questi campi di unione: «Services_Line_1» ; «Date_Line_1» ; «Riga_Importo_1» ; «Linea_Servizi_2» ; «Date_Line_2» ; «Riga_Importo_2» ; «Importo_Totale_».

Come eseguire manualmente la stampa unione da Excel a Word L'intero modello di stampa unione

• Ora che hai aggiunto tutti i campi dinamici, puoi chiudere la tua email aggiungendo un'osservazione di chiusura e una riga della firma. Di nuovo, questo sarebbe un componente statico.
• È ora possibile fare clic sul pulsante Anteprima risultati nella scheda Lettere per visualizzare il primo documento unito.

Come puoi vedere nell'anteprima, l'importo della fattura non mostra la valuta oi punti decimali. Per risolvere questo problema, segui i passaggi descritti qui:

• Fai clic con il pulsante destro del mouse sul campo di stampa unione «Amount_Line_1» e fai clic su Toggle Field Codes .

Modifica dei codici di campo Toggle nella stampa unione di Word

• Ora dovresti vedere MERGEFIELD e poi il campo.
• Inserisci il seguente codice come mostrato nell'immagine qui sopra:

# $ 0,00

• Ora seleziona di nuovo il campo, fai clic con il pulsante destro del mouse e attiva / disattiva codici di campo .

Attiva o disattiva i codici di campo per formattare l'importo da Excel

• Quindi, vedere l'anteprima per confermare se la stampa unione sta importando o meno la formattazione del numero.
• Ora puoi inserire il codice sopra in altri campi di stampa unione con numeri come «Amount_Line_2» e «Amount_Total_» .

Ora puoi evidenziare i dati importanti nel modello di email. La stampa unione di Word manterrà la formattazione in tutti gli altri documenti creati in questo progetto di stampa unione.

Finire l'unione in Word

Una volta pronto, fare clic su Termina e unisci > Modifica singoli documenti > Tutti nella finestra di dialogo Unisci record . Fare clic su OK per creare tutti i documenti uniti per ciascun cliente nel database Excel.

Scopri come eseguire manualmente la stampa unione da Excel a Word

La stampa unione di Word creerà un nuovo documento con le e-mail unite. Quindi, devi salvare il file separatamente o inviare subito le email.

Come eseguire la stampa unione da Excel a Word: Creazione guidata stampa unione

Il secondo modo per eseguire una stampa unione consiste nell'utilizzare la procedura guidata Stampa unione di Microsoft Word. Tuttavia, questo è un metodo complicato. È necessario modificare il database di origine in Excel in base ai campi di stampa unione disponibili in Word. Ecco cosa devi fare per provare la stampa unione automatica in Word:

• Creare il modello di documento Word e quindi fare clic su Lettere > Avvia stampa unione > il tipo di documento che si desidera produrre.

L'interfaccia utente per la procedura guidata per la stampa unione dettagliata

• Quindi, fai di nuovo clic su Avvia stampa unione e seleziona Procedura guidata stampa unione dettagliata .

Il secondo passaggio della stampa unione in Creazione guidata stampa unione

• Le istruzioni verranno visualizzate in sei passaggi nel riquadro di navigazione a destra di Word.
• È necessario eseguire l'attività mostrata nel primo passaggio e quindi fare clic su Avanti: Avvio del documento per seguire la procedura guidata.

Come eseguire la stampa unione da Excel a Word: domande frequenti

Come posso unire automaticamente i dati da Excel a Word?

È possibile unire automaticamente i dati a Word da Excel utilizzando la funzione di stampa unione di Word. Per questo, devi avere il file Excel con te. Quindi, crea un nuovo documento Word e inizia a scrivere la tua e-mail o posta. Nelle posizioni in cui è necessario importare valori da Excel, fare clic sul campo Inserisci stampa unione e aggiungere il valore richiesto.

Prima di fare ciò, devi aggiungere il database Excel andando su Lettere > Seleziona destinatari > Usa un elenco esistente e scegli il file Excel. Dopo aver creato manualmente il documento modello, finalizza la stampa unione e Word creerà automaticamente tutte le altre e-mail o e-mail per i rispettivi destinatari.

Come posso creare una stampa unione dai dati di Excel?

Puoi creare una stampa unione dai dati di Excel come fai di solito per un nuovo elenco di contatti o contatti da Outlook. Tuttavia, per utilizzare i dati di un foglio di lavoro di Excel, attenersi alla seguente procedura:

• Salvare il file Excel e il modello di stampa unione di Word nell'archivio locale.
• Apri il file Word e fai clic su Mailings.
• Ora scegli l'opzione Seleziona destinatari e fai clic su Usa un elenco esistente.
• Ora vai all'unità in cui esiste il file Excel, selezionalo e quindi fai clic su Apri.
• Questo è tutto! Hai collegato correttamente il file Excel per la stampa unione.

Quali sono i sei passaggi della stampa unione?

Secondo la procedura guidata per la stampa unione dettagliata, i seguenti sono i sei passaggi per la stampa unione in Word:

• Seleziona il tipo di documento come lettere, buste, directory, ecc.
• Seleziona il documento iniziale come il documento corrente o il documento esistente
• Seleziona i destinatari da un elenco esistente (Excel), dai contatti di Outlook o da un nuovo elenco
• Scrivi la tua lettera
• Visualizza in anteprima le tue lettere
• Completa l'unione

Conclusione

Ora sai come eseguire la stampa unione da Excel a Word seguendo il metodo manuale o la procedura guidata Stampa unione di Word. Prova uno qualsiasi dei metodi a seconda del documento di stampa unione, del database e del grado di personalizzazione di cui hai bisogno.

Non dimenticare di commentare di seguito se conosci altri metodi semplici su come eseguire una stampa unione in Word da Excel. Potresti anche voler sapere  come stampare etichette da Excel utilizzando la stampa unione di MS Word  e  unire commenti e modifiche da più documenti .