Come utilizzare la ricerca in Outlook per trovare rapidamente le e-mail (2022)

In questo post, ti mostrerò come utilizzare la ricerca in Outlook per trovare correttamente le e-mail. Impareremo come restringere i criteri di ricerca per ricerche migliori in Outlook. Puoi utilizzare Outlook per cercare parole negli allegati, cercare per dimensione e-mail, per data e molto altro.

Uno dei problemi che ho con Outlook è il tempo che trascorro a cercare cose in passato, utilizzo una struttura di cartelle multilivello per archiviare le email che volevo conservare ma mi sono reso conto di organizzarle, come ai vecchi tempi, come uno schedario con molti cassetti diversi non è come dovrebbe essere usato, quindi ho iniziato a usare una certa prospettiva, ma non ha funzionato come volevo. Otterrei centinaia di risultati, che provo a filtrare visivamente. Puoi immaginare la frustrazione lì. Ad un certo punto. Mi rendo conto che c'è molto di più da cercare oltre a rilasciare una parola nella casella di ricerca e premere invio. Può effettivamente trovare esattamente quello che vuoi. Devi solo sapere come chiederlo nel modo giusto.

Come utilizzare la ricerca in Outlook?

• Microsoft ha aggiornato la funzionalità di ricerca nel 2019 per Office 365. La ricerca ora è più veloce e la ricerca stessa è stata spostata nella parte superiore di Outlook nella barra del titolo. Ora è lo stesso per l'app desktop e Outlook per il Web per utilizzare la ricerca.

• Basta fare clic all'interno della ricerca con il mouse o utilizzare il tasto di scelta rapida Alt + Q o Control + E . Si aprirà un menu a discesa in cui Outlook fornirà alcuni suggerimenti personalizzati in base alla tua attività recente.
• Non lo trovo particolarmente utile, ma nel caso in cui desideri ripetere una ricerca, questo potrebbe esserti utile.
• In passato, ho digitato le mie parole di ricerca e ho ricevuto centinaia di risultati, ma è come guidare l'auto solo in prima marcia. Ci vorrà un'eternità per arrivare ovunque.
• Esistono due modi per utilizzare la ricerca, la ricerca istantanea e la ricerca avanzata. Vi mostrerò entrambi.

Ricerca istantanea in Microsoft Outlook

Iniziamo con la ricerca istantanea. Diciamo che sto cercando qualcosa con il test delle parole chiave, lo digito nella casella di ricerca, premo, invio e ottengo tutti i risultati. Per restringere i risultati, posso andare alla scheda di ricerca con pulsanti aggiuntivi.

Posso affinare la mia ricerca passo dopo passo. Puoi restringere o ampliare l'ambito della tua ricerca. Puoi trovare i campi sottostanti.

• Cassetta postale corrente : l'impostazione predefinita è la cassetta postale. Ti mostrerò più avanti come puoi modificare il tuo valore predefinito, se necessario.
• Tutte le cassette postali : se si dispone di più account, è possibile espandere la ricerca a tutte le cassette postali.
• Cartella corrente : un'altra opzione per limitare la ricerca è restringerla solo alla cartella corrente. Ciò significa posta in arrivo escluse le sottocartelle.
• Sottocartelle : se selezioni le sottocartelle, includi la posta in arrivo e tutte le cartelle sottostanti.
• Tutti gli elementi di Outlook : tutti gli elementi di Outlook sono il più ampio possibile. Cercherà in tutte le caselle di posta e non solo nella posta, ma anche nel calendario e nei contatti.
• Includi elementi eliminati : sotto i risultati, hai la possibilità di includere elementi eliminati nella tua ricerca. A seconda della tua situazione, questo potrebbe davvero gonfiare i tuoi risultati, quindi non lo consiglio. Invece, puoi sempre cercare separatamente nella cartella degli elementi eliminati.
• Includi risultati precedenti: se la tua ricerca restituisce ciò che stavi cercando, puoi selezionare includi risultati precedenti.
• Da : la tua ricerca potrebbe richiedere più tempo in questo modo, puoi davvero restringere i risultati della ricerca. Il messaggio che sto cercando era per me. Posso fare clic su da e digitare il nome del mittente e premere invio in questo modo. Cerca tutto con la parola chiave Excel plus dove l'utente è il mittente.
• Oggetto : posso fare clic sull'oggetto e aggiungerlo alla mia ricerca.
• Ha allegati : so che il messaggio aveva un allegato, quindi seleziono contiene allegati e forse so anche che la parola corso era inclusa nella riga dell'oggetto.
• Categorizzato : se categorizzi le tue e-mail, puoi limitare i risultati a una determinata categoria con questo menu a discesa o inviarti per cercare per destinatari.
• Contrassegnato : puoi cercare la posta che hai contrassegnato
• Importante : puoi cercare la posta che hai contrassegnato come importante. Queste opzioni ti hanno davvero aiutato a trovare quello che stai cercando.

Ricerca avanzata in Microsoft Outlook

• Il secondo metodo consiste nell'utilizzare la ricerca avanzata. Ora, questo è un modo più efficiente e ti darà ancora più opzioni invece di restringere in sequenza la ricerca come abbiamo fatto nella ricerca istantanea. Puoi fare tutto in uno.
• Per ottenerlo, fai clic all'interno della casella di ricerca e quindi fai clic sul menu a discesa che aprirà un menu a discesa con campi di ricerca predefiniti.

• Puoi definire dove cercare se quello che stai cercando ha un allegato o meno.
• Fondamentalmente, tutte le opzioni di ricerca che abbiamo visto nella scheda di ricerca le puoi trovare anche qui e hai anche più scelte. Ad esempio, con l'allegato contiene, puoi cercare direttamente le parole chiave che sai essere nell'allegato del messaggio.
• Diciamo che so che il messaggio che sto cercando aveva un allegato che contiene la parola Set 1 . Lo metto tra virgolette perché voglio una corrispondenza esatta a frase. Tratteremo la sintassi di ricerca verso la fine dell'articolo, quindi resta con me.

• È abbastanza bello. Inoltre, non sei limitato ai campi di ricerca predefiniti che abbiamo visto nel menu a discesa. Torniamo alla ricerca avanzata e notiamo il pulsante che aveva più opzioni nell'angolo.

• Arriviamo alle opzioni di ricerca avanzate in cui possiamo abilitare campi di ricerca aggiuntivi. Diciamo che voglio l'opzione per cercare in modo specifico i destinatari in BCC, selezionare la casella BCC e fare clic su applica. Ora siamo disponibili per la ricerca. Ricorda queste opzioni aggiuntive. Ogni volta che non riesci a trovare i campi, devi limitare i risultati a ora.

Impostazioni e indicizzazione per la ricerca in Outlook

• Parliamo di opzioni e indicizzazione. Come sempre, con i prodotti per ufficio, ci sono alcune opzioni di applicazione standard che dovremmo esplorare.
• Vai al file e seleziona le opzioni, quindi seleziona la ricerca. Sotto i risultati, puoi definire una cartella predefinita per la ricerca istantanea. La seconda opzione, puoi scegliere di includere gli elementi eliminati durante la ricerca in tutti gli elementi. In genere, non lo abilito. Puoi anche cambiare il colore di evidenziazione. Questo è il colore utilizzato per evidenziare i termini di ricerca nei risultati in alto.

• Abbiamo anche opzioni di indicizzazione. Questo è un argomento importante quando si tratta di ricerca. L'indicizzazione ti aiuta a ottenere risultati di ricerca più rapidi.
• Non è solo rilevante per la ricerca di Outlook, ma qualsiasi ricerca che stai facendo in Windows, essenzialmente l'indicizzazione sta passando attraverso i tuoi file, i tuoi messaggi e qualsiasi altro contenuto nel tuo PC. Sta catalogando le informazioni.
• Quando la ricerca di Outlook non trova ciò che stai cercando o ti dà solo risultati incompleti, l'indicizzazione non funziona correttamente.

• C'è molto di più sull'indicizzazione, ma due cose importanti da ricordare. Quando facciamo clic sulle opzioni di indicizzazione, otterrai lo stato corrente, assicurati che l'indicizzazione sia completa. Numero due, assicurati che Outlook sia incluso come parte dell'indicizzazione. Sotto indicizza queste posizioni, dovresti vedere Microsoft Outlook. In caso contrario, scegli Modifica e fai clic per abilitarlo come ultima risorsa.

• Se hai ancora problemi con risultati di ricerca accurati o se l'indicizzazione non viene completata, potresti dover ricostruire il catalogo di ricerca. Questo riavvierà l'indicizzazione dei file di dati.

Sintassi e operatori di ricerca di Outlook

• Infine, parliamo della sintassi di ricerca. Ora che comprendiamo i tecnicismi della ricerca di prospettive. Trattiamo alcune nozioni di base sulla sintassi di ricerca.
• La ricerca di Outlook utilizza la corrispondenza dei prefissi. Se digiti più nella casella di ricerca, troverà i messaggi che contengono plus plus e plushie, ma non excel plus o surplus. Inoltre, non fa distinzione tra maiuscole e minuscole, quindi troverà più nel caso corretto e più negli altri casi.

• Bene, abbiamo già visto che se vuoi cercare una frase esatta come set 1, devi metterla tra virgolette. In caso contrario, verranno restituite tutte le variazioni.
• Puoi anche usare operatori logici come, e, o e non nella tua ricerca, ma devi usare lettere maiuscole. Ad esempio, se cerchi Leelah e Garani, verranno restituiti articoli contenenti sia Lillah che Karijini, ma non necessariamente. In quest'ordine, Lillah o Garani troveranno gli elementi contenenti Lailah, Leyla's Garani o qualsiasi altra combinazione di lettere maiuscole e minuscole. Lillah non Kirani troverà tutti gli oggetti con Lillah che non includono la parola Garani.

• Puoi persino utilizzare operatori di confronto come maggiore o minore di dimensione. Ad esempio, se digiti la dimensione del messaggio, inserisci i due punti e poi il segno maggiore di 5 MB nella casella di ricerca. Restituirà elementi di dimensioni superiori a cinque megabyte.

• Abbastanza bello, vero? Se utilizzo la sintassi ricevuta maggiore di quella inserita il 6 febbraio 2021, restituirà tutte le e-mail ricevute dopo il 6 febbraio 2021.

Per ulteriori informazioni sulla sintassi e sugli operatori di ricerca, visitare il sito Web Microsoft .

È così che puoi utilizzare la ricerca in Outlook per trovare le e-mail molto velocemente.

Leggi anche : Panoramica della cassetta postale di archiviazione di Office 365

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