La guida definitiva alleDiscovery avanzato O365

Advanced eDiscovery O365 fornisce un flusso di lavoro end-to-end per conservare, raccogliere, rivedere, analizzare ed esportare i contenuti che rispondono alle indagini interne ed esterne dell'organizzazione. Consente inoltre ai team legali di gestire l'intero flusso di lavoro di notifica della sospensione legale per comunicare con i custodi coinvolti in un caso.

In questo articolo vengono illustrati i passaggi necessari per configurare Advanced eDiscovery. Ciò include garantire la licenza adeguata richiesta per accedere a Advanced eDiscovery e aggiungere custodi ai casi, nonché assegnare autorizzazioni al team legale e investigativo in modo che possano accedere e gestire i casi. Questo articolo fornisce anche una panoramica di alto livello sull'uso dei casi per gestire il flusso di lavoro Advanced eDiscovery per un'indagine legale.

1 Licenza Advanced eDiscovery di Microsoft 365

2 Assegnare autorizzazioni eDiscovery

3 Configurare il caso eDiscovery avanzato

4 Aggiungi custodi al caso Advanced eDiscovery

5 Impostare le ricerche

6 Creare un set di revisione

6.1 Sviluppare una strategia di revisione

6.2 Configura pannello tag

7 Configurare la registrazione dell'attività di controllo

8 Impostazioni – Impostazioni analitiche e/o informazioni di base

9 Creare e inviare una notifica di attesa

10 Panoramica dei lavori

11 Esporta

Licenza di scoperta avanzata di Microsoft 365

La licenza per Advanced eDiscovery richiede l'abbonamento dell'organizzazione e la licenza per utente appropriati.

• Abbonamento dell'organizzazione:  per accedere a Advanced eDiscovery nel Centro conformità Microsoft 365 o nel Centro sicurezza e conformità, l'organizzazione deve disporre di uno dei seguenti elementi:
  • Abbonamento a Microsoft 365 E5 o Microsoft 365 E5
  • Abbonamento a Microsoft 365 E3 con il componente aggiuntivo E5 Compliance
  • Abbonamento a Microsoft 365 E3 con componente aggiuntivo E5 eDiscovery e Audit se non si dispone di un piano Microsoft 365 E5 esistente e si desidera provare Advanced eDiscovery, è possibile  aggiungere Microsoft 365  all'abbonamento esistente o  iscriversi a una versione di valutazione  di Microsoft 365 E5 .
• Licenze per utente:  per aggiungere un utente come custode in un caso di Advance eDiscovery, a tale utente deve essere assegnata una delle seguenti licenze, a seconda dell'abbonamento dell'organizzazione:
  • Microsoft 365: agli utenti deve essere assegnata una licenza Microsoft 365 E5, una licenza aggiuntiva E5 Compliance o una licenza aggiuntiva E5 eDiscovery and Audit.
  • Microsoft 365: agli utenti deve essere assegnata una licenza Microsoft 365 E5. Per informazioni su come assegnare le licenze, vedere  Assegnare licenze agli utenti .

Assegna autorizzazioni eDiscovery

Per accedere a Advanced eDiscovery o essere aggiunto come membro di un caso Advanced eDiscovery, a un utente devono essere assegnate le autorizzazioni appropriate. In particolare, un utente deve essere aggiunto come membro del gruppo di ruoli eDiscovery Manager nel Centro sicurezza e conformità. I membri di questo gruppo di ruoli possono creare e gestire casi di eDiscovery avanzati. Possono aggiungere e rimuovere membri, mettere in attesa custodi e posizioni di contenuto, gestire notifiche di conservazione per motivi legali, creare e modificare ricerche associate a un caso, aggiungere risultati di ricerca a un set di revisione, analizzare i dati in un set di revisione ed esportare e scaricare da un Caso eDiscovery avanzato.

Completare i seguenti passaggi per aggiungere utenti al gruppo di ruoli di eDiscovery Manager:

• Passa alle autorizzazioni .
• accedere utilizzando le credenziali per un account amministratore nell'organizzazione di Microsoft 365.
• Nella pagina Autorizzazioni, fare clic su eDiscovery Manager
• Fare clic su Modifica gruppo di ruoli

• Fare clic su Scegli amministratore eDiscovery e fare clic su Modifica

• Ora, fai clic su Aggiungi per aggiungere un amministratore e selezionare un utente. È possibile fare clic su Rimuovi per rimuovere un utente da eDiscovery Manager

• Al termine, fai clic su Salva
• Questa modifica richiederà alcune ore per riflettere.
• Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni avanzate di eDiscovery, visitare il sito Web Microsoft .

Configura il caso eDiscovery avanzato

• Passare al portale di conformità di Microsoft Purview
• Nella barra di navigazione a sinistra, fai clic su eDiscovery, quindi su Advanced eDiscovery .

• Seleziona Casi dal menu in alto.
• In Casi, fare clic su Crea un caso per creare un nuovo caso.

• Nella pagina Nuovo caso di eDiscovery, menziona il nome e il numero di un caso .
• Vuoi configurare impostazioni aggiuntive dopo aver creato questo caso?: No, vai solo alla home page. Userò le impostazioni predefinite del caso per ora.
• Nel formato Caso, seleziona "Nuovo (consigliato)"

• Fare clic su Salva.

Aggiungi custodi al caso Advanced eDiscovery

• Nella pagina Test12, fare clic sulla scheda Raccolte
• Fare clic su + Nuova raccolta

• Nella pagina Nuova collezione, menziona un nome e un numero .

• In Scegli origini dati di custodia verificare che Exchange e OneDrive siano selezionati come origini dati, quindi fare clic su Avanti

• Scegli la sezione Custodi per aggiungere gli utenti al caso

• Nella pagina Scegli posizioni di custodia verificare che Exchange e OneDrive siano selezionati come origini dati, quindi fare clic su Avanti.

• Se sei interessato a sospendere il canale delle squadre del custode, fai clic su Aggiungi

• Scegli le squadre

• Vedrai tutte le squadre a cui ha accesso il custode. Seleziona una squadra a cui desideri mettere la sospensione

• Nella pagina Seleziona posizioni aggiuntive fare clic su Avanti

• Nella pagina Metti in attesa i custodi selezionati, verifica che sia selezionato Trattieni per i custodi

• Fare clic su completo

Nota : nella pagina Indagine, fare clic sulla scheda Lavori e assicurarsi che lo stato del lavoro di indicizzazione per il custode sia Riuscito, prima di continuare.

Imposta ricerche

• Nella pagina Test12 fare clic sulla scheda Ricerche e quindi su Nuova ricerca

• Immettere il nome e la pagina della descrizione e fare clic su Avanti

• Nella pagina Custodi, inserisci i nomi dei custodi suggeriti e quindi fai clic su Avanti

• Nella pagina Non detentore, fai clic su +Aggiungi fonti non detentive. In caso contrario, vai al passaggio successivo

Nota : potrebbero esserci contenuti che si trovano nelle cassette postali e nei siti che non sono associati a un custode, ma sono rilevanti per il caso. Le posizioni dei contenuti in cui i custodi del caso non hanno il controllo amministrativo ma possono essere proprietari di dati rilevanti sono note come origini dati non di custodia.

• Nella pagina Posizioni aggiuntive fare clic su Avanti

• Nella pagina dei criteri di ricerca, fare clic su +Aggiungi condizioni

• Seleziona Data

• Configura la data e fai clic su Avanti
• Nella pagina Rivedi la tua ricerca, rivedere le selezioni, fare clic su Invia

Crea un set di recensioni

• Nella pagina Test12, fare clic sulla scheda Revisione set e fare clic su + Aggiungi revisione set

• Nella pagina Aggiungi set di recensioni, inserisci il Nome e fai clic su Aggiungi

Sviluppare una strategia di revisione

Se si dispone di un volume di dati molto elevato, il dashboard eDiscovery avanzato consente di visualizzare visivamente i dati di report e eDiscovery.

Anche prima di iniziare il processo di revisione, la dashboard può aiutarti ad analizzare rapidamente i tuoi contenuti nel set di recensioni per identificare tendenze o statistiche chiave e sviluppare la tua strategia di revisione. La dashboard dinamica è personalizzabile in modo da poter aggiungere, rimuovere e configurare i widget appropriati per il tuo caso e approfondire i tuoi contenuti attraverso gli elementi visivi.

Qui, ad esempio, voglio solo rivedere tutti i casi da un dominio mittente specifico. Per fare ciò, creerò un widget che mi consente di vedere quei dati con un grafico a barre. Una volta creato il widget, posso utilizzarlo per creare la mia ricerca. Applicando una condizione al widget posso filtrare ulteriormente la mia ricerca, che in questo esempio voglio vedere solo dal dominio dei mittenti. Una volta specificato il dominio, posso usarlo per creare la mia ricerca e salvarla come query.

• Fai clic su Revisione set in alto e apri il set di revisione dei dati di custodia

• In Risultati individuali, fai clic su Cerca nella visualizzazione del profilo

• Fare clic su +Nuovo widget , quindi fare clic su Crea widget personalizzato

• Aggiungi titolo e scegli pivot (dominio mittente) e scegli tipo di grafico (barra), quindi fai clic su Avanti

• Fare clic sul widget, quindi nell'angolo in alto a destra del widget fare clic su Applica condizione

• Nella pagina mobile, fai clic su un elemento della chiave del widget o del grafico del widget per creare un filtro

• Al termine, fai  clic su Salva come query  per salvare le condizioni come nuova query di ricerca per il set di revisione

• Chiudere la  visualizzazione del profilo di ricerca  per tornare alla visualizzazione dei risultati della ricerca.

Configura il pannello dei tag

Come parte del set di revisione, puoi configurare un pannello di tagging personalizzabile per organizzare i tuoi contenuti. Ad esempio, puoi creare tag che identificano il contenuto come reattivo o non reattivo, privilegiato, ecc. Successivamente puoi utilizzare questi tag per flussi di lavoro a valle come la redazione di contenuti sensibili solo sui dati contrassegnati come "reattivi" oppure esportare tutti i contenuti contrassegnati "pronto per l'esportazione".

Questo aiuta i revisori con la classificazione e l'eliminazione anticipata dei dati per limitare le esportazioni al set di dati più reattivo e pertinente. Puoi anche sfruttare modelli di Machine Learning pre-addestrati per aiutarti a identificare i contenuti potenzialmente sensibili. Per utilizzare i modelli, devi semplicemente aggiungere sezioni di smart tag al tuo pannello dei tag.

• Nella scheda Revisione set , fare clic sul set di revisione dei dati di custodia
• Nella pagina Dati custodia, fare clic su Gestisci set di revisione

• Scorri fino in fondo e in Tag, fai clic su Gestisci tag

• Nella pagina Dati custodia, Tag, fare clic su +Aggiungi sezione

• Inserisci il titolo e la descrizione della sezione (facoltativo)

• Fare clic su Salva
• Nella sezione Insieme di tag , fai clic sui puntini di sospensione verticali e fai clic sul pulsante + Aggiungi opzione

• Sotto la sezione Insieme di tag, nella nuova voce Selezione, fai clic sul campo Inserisci etichetta di selezione e digita Seleziona tag

• Fare clic su Salva.

Configura la registrazione dell'attività di controllo

• Nella pagina Test12, fai clic sulla scheda Origini dati, quindi seleziona i custodi

• Nella pagina dei dettagli del custode, fai clic su Visualizza attività del custode

• Se necessario, fai clic su Inizia a registrare le attività dell'utente e dell'amministratore , quindi fai clic su Attiva

• Specifica un intervallo di date e seleziona Cerca per visualizzare i dati recenti sull'attività del custode

Nota : se non sono disponibili dati, accedi come custode e apri alcuni file.

• Fare clic su Chiudi per chiudere la pagina delle attività del custode.

Impostazioni – Impostazioni di analisi e/o informazioni di base

Una volta creato il caso, è possibile configurare le impostazioni del caso in base al tipo di caso e alla complessità prevista. La scheda Impostazioni viene utilizzata per configurare l'analisi di ricerca all'interno del livello del caso.

• Nella pagina Test12, fare clic sulla scheda Impostazioni

• Nella sezione Ricerca e analisi , fai clic su Seleziona

• Esamina le impostazioni per Analytics
• Seleziona le caselle di controllo e modifica le seguenti impostazioni:

Soglia di somiglianza tra documenti ed e-mail : 70%
Numero massimo di temi : 10

• Scorri fino in fondo e fai clic su Salva

• Fare clic su Esci .

Crea e invia una notifica di sospensione

Le organizzazioni sono spesso obbligate a informare i depositari che sono in attesa legale e devono essere in grado di tenere traccia di quando i depositari sono stati avvisati e quando hanno riconosciuto la sospensione legale. Le organizzazioni ora possono gestire il flusso di lavoro legale relativo alle comunicazioni del custode dall'eDiscovery avanzato nel Centro conformità.

Gli amministratori possono inviare, raccogliere e tenere traccia delle notifiche di conservazione a fini giudiziari. Puoi personalizzare i flussi di lavoro e il contenuto delle notifiche di sospensione per soddisfare le esigenze della tua organizzazione.

Puoi precompilare notifiche come promemoria ed escalation. Durante la creazione di queste notifiche, puoi aggiungere collegamenti per assicurarti che i custodi riconoscano di aver ricevuto queste informazioni. Viene fornito un editor di testo avanzato per creare l'avviso di sospensione e sono disponibili variabili che possono essere utilizzate per creare l'avviso.

L'amministratore può definire se si tratta di una nuova emissione, riemissione o rilascio di sospensione per la comunicazione e definire il contenuto all'interno della sospensione, nonché utilizzare variabili comuni come nome visualizzato, collegamento di riconoscimento e altro.

• Fare clic sulla scheda Comunicazioni e selezionare + Nuova comunicazione

• Immettere il nome e selezionare un funzionario emittente

• Fare clic su Avanti

Nota : tutte le notifiche di custodia saranno inviate per conto dell'ufficiale emittente.

• Crea l' avviso di sospensione utilizzando l'editor RTF e unisci i campi. Puoi copiare la lettera come segue e aggiornare i campi per l'avviso di sospensione. Nell'editor di testo, evidenzia Sostituisci con COLLEGAMENTO DI RICONOSCIMENTO , quindi fai clic sul pulsante Collegamento di riconoscimento situato nella parte superiore dell'editor per inserire il campo di unione.

Mantieni l'ordine

Riservato

A: {{DisplayName}}
Da: Office of General Counsel
Data: {{IssuingDate}}

La società ha ricevuto una citazione dalla SEC che richiederà la raccolta e la produzione di alcuni documenti aziendali in relazione a un'indagine sull'insider trading. Intendiamo rispettare pienamente la citazione e collaborare con l'indagine della SEC.

Al fine di rispettare pienamente la citazione della SEC, è fondamentale che tutti i documenti descritti nell'allegato (compresi i documenti cartacei, nonché i dati e i documenti elettronici) siano conservati e tutta la distruzione o l'eliminazione di routine di tali documenti o dati, siano essi ai sensi delle politiche aziendali formali o altro, essere sospeso fino a nuovo avviso. Ciò include la disattivazione di qualsiasi funzione di "eliminazione automatica" e la garanzia che i nastri di backup vengano conservati e non sovrascritti o eliminati. Se hai una domanda sul fatto che qualcosa debba essere preservato o meno, per favore conservalo fino a quando non sarà consigliato diversamente da un consulente legale.

Questa politica si applica a tutti questi documenti conservati in ufficio, in strutture di stoccaggio fuori sede oa casa tua. Include non solo documenti aziendali formali, ma anche materiali come note scritte a mano, bozze, calendari e simili. Inoltre, se qualcuno sotto la tua supervisione ha la custodia o il controllo di tali documenti o dati e non è elencato come destinatario di questo memorandum, ti preghiamo di inoltrarlo immediatamente. Se sei a conoscenza di altri che dovrebbero ricevere questo memorandum, o se sei a conoscenza di documenti al di fuori del nostro controllo che dovrebbero essere conservati, ti preghiamo di avvisare immediatamente {{IssuingOfficerEmail}}.

Seguiranno a breve istruzioni dettagliate in merito alle procedure per la raccolta dei documenti e saranno studiate per ridurre al minimo l'interruzione delle vostre attività lavorative quotidiane. Fino a quando non vengono fornite tali istruzioni, tutti i documenti e i file devono essere conservati poiché sono conservati nel normale svolgimento dell'attività.

La citazione non dovrebbe essere discussa al di fuori di eventuali discussioni necessarie per la conservazione e la conformità dei documenti o nelle comunicazioni con il consulente legale dell'azienda. Non dovrebbero esserci discussioni con terze parti.

Ti chiediamo di riconoscere questo avviso facendo clic sul link sottostante

Sostituisci con LINK DI RICONOSCIMENTO

In caso di domande relative a questo avviso, contattare {{IssuingOfficerEmail}}

• Una volta creato il contenuto del portale, fare clic su Avanti
• Nella pagina Imposta notifiche - Richiesto, fai clic su Modifica e crea nuove notifiche di emissione, riemissione e rilascio

Emissione :
Destinatario: Tutti i custodi
Oggetto: Emissione della notifica di sospensione
Organismo di notifica: Questa è l'emissione della notifica di sospensione.
{{IssuingOfficerEmail}}

Riemissione :
Destinatario: Tutti i custodi
Oggetto: Riemissione della notifica di sospensione
Organismo di notifica: Questa è la riemissione della notifica di sospensione.
{{IssuingOfficerEmail}}

Rilascio :
Destinatario: Tutti i custodi
Oggetto: Rilascio della notifica di blocco
Ente di notifica: Questo è il rilascio della notifica di blocco.
{{IssuingOfficerEmail}}

Nota : se necessario, puoi aggiungere un CC\BCC.

• Dopo aver creato le notifiche del set richiesto, fare clic su Avanti
• Nella pagina Imposta notifiche - Facoltativo , fare clic su Avanti. Le notifiche facoltative includono un flusso di lavoro di promemoria ed escalation per inviare messaggi ricorrenti ai custodi specificati e/o al loro manager
• Nella pagina Scegli i custodi che desideri notificare, verifica che tutti i custodi siano selezionati e fai clic su Avanti

• Nella pagina Rivedi le tue impostazioni, verifica le impostazioni e fai clic su Invia.

Panoramica dei lavori

Qualsiasi processo in Advanced eDiscovery che richiede più di pochi secondi viene creato come processo. La scheda Lavori tiene traccia dello stato dei lavori in esecuzione o completati.

• Nella pagina Test 12, fare clic sulla scheda Lavori . Fare clic sul pulsante Filtro

• Accanto a Tipo, seleziona gli elementi da mostrare e nascondere per mostrarne i dettagli

• Facoltativo : scorri fino in fondo ai filtri e ripeti la visualizzazione e la scomparsa dei filtri applicati per le sezioni Stato e Ambito .

• Fare clic su Applica .

Esportare

In alcuni casi, un avvocato o un'altra terza parte potrebbe aver bisogno solo di scaricare cinque documenti da un caso per una specifica deposizione e, in tal caso, forniamo l'opzione di download.

• Nella pagina Test12, fare clic sulla scheda Revisione set , quindi fare clic sul set di revisione dei dati di custodia
• Fai clic sul menu a discesa Azione , quindi fai clic su Esporta

• Immettere il nome Esporta e fare clic su Esporta

• Nella A è stato creato un lavoro! finestra di dialogo, fare clic su OK

• Per monitorarne lo stato, vai alla pagina Test12, fai clic sulla scheda Lavori

• Al termine, seleziona il lavoro e fai clic su Esporta per scaricare i dati.

Leggi anche : Microsoft Cloud App Security: The Definitive Guide

È così che Advanced ediscovery O365 si concentra sui documenti chiave per prendere decisioni più rapide e informate.

Ora è il tuo turno:

Quale strategia della guida di oggi proverai per prima? O forse hai una domanda su qualcosa che ho trattato.

Fammi sapere lasciando un breve commento qui sotto in questo momento.