Panoramica della cassetta postale di archiviazione di Office 365

Ho pensato a lungo di scrivere un articolo sulla panoramica della cassetta postale di archiviazione di Office 365 e accadrà oggi.

Una cassetta postale di archiviazione è una cassetta postale specializzata che viene visualizzata accanto alle cartelle della cassetta postale principale del dipendente in Outlook e Outlook Web App. Come la cassetta postale principale, è possibile cercare nell'archivio e recuperare gli elementi eliminati.

1 Funzionalità dell'archivio online

2 Come abilitare l'archivio online in Microsoft 365

2.1 Utilizzo di Exchange in locale

2.2 Interfaccia di amministrazione di Exchange in Microsoft 365

2.3 Portale di conformità Microsoft Purview

3 Come impostare un criterio su una casella di posta di archivio per spostare automaticamente le e-mail dalla casella di posta principale?

4 Come si spostano i messaggi nella casella di posta dell'archivio cloud in Outlook?

5 Come accedere a una casella di posta di archivio?

5.1 Outlook Web Access:

5.2 Outlook 2013 e versioni successive:

6 Come si effettua una ricerca sia in Outlook che in Exchange Online?

7 Posso concedere a qualcun altro l'accesso alla mia casella di posta dell'archivio cloud?

Funzionalità di archiviazione online

• La cassetta postale di archiviazione cloud ha spazio di archiviazione illimitato e nessuna limitazione come una cassetta postale principale che è interessante.
• È possibile accedere facilmente all'archivio online tramite Outlook 2013 e versioni successive e OWA.
• Le e-mail sono facilmente ricercabili nella casella di posta dell'archivio e puoi accedervi da qualsiasi luogo.
• Le e-mail possono essere spostate in una casella di posta di archivio da una casella di posta principale utilizzando lo sforzo manuale e automatico.

Come abilitare l'archivio online in Microsoft 365

Ci sono alcune opzioni per abilitare l'archivio online nel cloud e sono elencate di seguito.

Utilizzo di Exchange in locale

Se ti trovi in ​​un ambiente ibrido, puoi usare in locale per abilitare l'archiviazione online nella cassetta postale degli utenti. Al termine della sincronizzazione, puoi visualizzare le modifiche in Microsoft 365.

• Per fare ciò, vai a PowerShell di Exchange in locale
• Esegui il comando. Enable-RemoteMailbox "nome visualizzato" -Archivio

• Attendi la replica delle modifiche nel cloud.
• Controllare lo stato tramite PowerShell di Exchange Online.

Interfaccia di amministrazione di Exchange in Microsoft 365

Sì, puoi usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 per abilitare l'archivio online nelle cassette postali degli utenti. Non è necessario attendere una sincronizzazione come il metodo precedente.

• Vai a " Centro di amministrazione di Exchange "
• Seleziona “ Destinatari ” > Caselle di posta “
• Cerca l'utente e fai clic su Altri
• Fare clic su " Gestisci archivio casella di posta "

• Attiva l'opzione e fai clic su Salva .

Portale di conformità Microsoft Purview

Abbiamo un'altra opzione per abilitare l'archivio in Microsoft 365 che è il portale di conformità Microsoft Purview. Analogamente all'Interfaccia di amministrazione di Exchange, questa opzione non richiede la sincronizzazione.

• Vai a " Portale di conformità Microsoft Purview "
• Nel riquadro sinistro del portale di conformità Microsoft Purview, fare clic su  Gestione del ciclo di vita dei dati e quindi fare clic sulla   scheda Archivio
• Nell'elenco delle cassette postali, selezionare l'utente per cui si desidera abilitare la cassetta postale di archiviazione e selezionare  Abilita archivio .
• Cerca l'utente e fai clic su Abilita a destra.

Come impostare un criterio su una casella di posta di archivio per spostare automaticamente le e-mail dalla casella di posta principale?

Gli utenti finali possono scegliere un criterio per ciascuna cartella su una cassetta postale principale per spostare i messaggi di posta elettronica in una cassetta postale di archivio. Per farlo,

• Accedi a " Outlook Web Access (OWA) "
• Fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella (posta in arrivo come esempio)
• Seleziona " Assegna politica "
• Scegli una polizza che desideri applicare.

• Se sei interessato a eliminare le e-mail da una cartella specifica, segui i passaggi precedenti ma utilizza il criterio di conservazione che elimina automaticamente le e-mail.

Come si spostano i messaggi nella cassetta postale dell'archivio cloud in Outlook?

• Puoi spostare gli elementi dalla tua casella di posta principale alla casella di posta dell'archivio cloud con un semplice trascinamento della selezione. Questo è l'ideale per spostare piccole quantità di e-mail nella casella di posta dell'archivio. Utilizzo di Copia/Incolla/Elimina per spostare grandi quantità di e-mail.
• Seleziona più messaggi dalla tua casella di posta principale, premi CTRL+C per copiarli.
• Apri la cartella di destinazione nella tua casella di posta di archivio.
• Fare clic su CTRL-V per incollarli nella cartella di destinazione.
• Torna alla tua casella di posta principale ed elimina i messaggi che hai appena copiato nella casella di posta di archivio.

Come accedere a una casella di posta di archivio?

Questa è la domanda che molti di voi potrebbero porsi. Ecco la risposta.

• Outlook, vedrai una casella di posta aggiuntiva chiamata ' Archivio online - Il tuo indirizzo e-mail '.
• In Outlook Web Access (OWA) l'archivio online è chiamato " Archivio sul posto - Il tuo nome ". Vedi le immagini qui sotto.

Outlook Web Access:

Outlook 2013 e versioni successive:

Come faccio a cercare sia in Outlook che in Exchange Online?

Puoi scegliere tutte le caselle di posta nel campo di ricerca per cercare sia la casella di posta principale che quella di archivio. Questo mostrerà i risultati non solo della casella di posta principale ma anche online.

Posso concedere a qualcun altro l'accesso alla mia casella di posta dell'archivio cloud?

Se un utente deve accedere a una cassetta postale di archiviazione cloud di un altro utente, devono essere concessi diritti di accesso completi alla cassetta postale dell'utente. Gli stessi diritti verranno concessi automaticamente alla casella di posta dell'utente.

Congratulazioni! Hai appreso la panoramica della cassetta postale di archivio di Office 365.

Leggi anche : Come crittografare le e-mail di Office 365 in modo efficace?

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