Trova il tempo per la riunione in Outlook: la migliore guida (2022)

In questo post, approfondirò ciò che offre questo Trova il tempo per incontrarsi in Outlook.

Quindi, senza ulteriori indugi, iniziamo.

1 Che cos'è la prospettiva FindTime?

2 Come funziona FindTime?

3 Chi può utilizzare FindTime Outlook?

4 Come utilizzare la prospettiva FindTime?

5 Utilizzo della prospettiva FindTime

6 Perché la tua azienda ha bisogno di FindTime?

7 FindTime vs Doodle

7.1 Cosa offre Doodle?

7.2 Scarabocchio 1: 1

7.3 L'app Doodle

Che cos'è la prospettiva FindTime?

• FindTime Outlook è un componente aggiuntivo gratuito che aiuta i dipendenti a stabilire un consenso sul momento migliore per tenere una riunione.
• Lo strumento interroga i potenziali partecipanti alla riunione per determinare le loro preferenze e classifica l'opportunità di incontro disponibile più favorevole.
• Una volta ottenuto il consenso, FindTime può creare la riunione per tuo conto e invierà automaticamente gli inviti, risparmiando tempo e fatica.
• Questa funzione è particolarmente utile quando si tenta di pianificare riunioni con persone esterne alle organizzazioni.

Come funziona FindTime?

• Gli inviti a votare sugli orari delle riunioni possono essere inviati a diversi indirizzi e-mail. Questi includono Yahoo, Gmail e altri provider.
• Con i dati forniti dagli utenti, FindTime può capire rapidamente quali giorni e orari funzioneranno meglio.
• Il programma può trovare aperture nel programma di ogni persona che lavoreranno per le riunioni.
• L'individuo che invia gli inviti può quindi proporre diverse volte selezionate per l'incontro. I partecipanti che hanno ricevuto gli inviti voteranno tutti nel tempo che desiderano.
• Dopo aver scelto l'ora della riunione, FindTime invia un avviso a ciascun partecipante.

Chi può utilizzare FindTime Outlook?

• Per usare FindTime, è necessario che l'individuo o l'azienda che organizza la riunione disponga di Microsoft 365 Apps for Business.
• Può essere utilizzato anche con un account Enterprise che dispone di Exchange Online .
• È importante sapere che non è necessario che i destinatari delle riunioni pianificate utilizzando FindTime abbiano installato il componente aggiuntivo.
• Se a una persona viene inviata una richiesta da qualcuno che ha FindTime, questa persona può comunque votare sugli orari delle riunioni senza avere effettivamente l'app. In effetti, non hanno nemmeno bisogno di Microsoft 365. È solo necessario disporre di un'e-mail per essere un destinatario.

Come utilizzare la prospettiva FindTime?

L'installazione è incredibilmente facile. Tutto ciò di cui una persona ha bisogno sono Microsoft 365 Apps for Business. Può anche essere installato su Exchange Online tramite un account Enterprise. Secondo  il supporto Microsoft , è necessario eseguire i seguenti passaggi per installare FindTime Outlook web.

Apri Outlook e seleziona " Ottieni componenti aggiuntivi " dalla barra multifunzione Home.

Cerca o individua " FindTime " e fai clic su Aggiungi . Al termine, chiudere la finestra dei componenti aggiuntivi.

Il componente aggiuntivo FindTime è ora installato. Dalle visualizzazioni Posta in arrivo o Calendario, fai clic su più opzioni (...) e vedrai il pulsante Trova Ora. Fare clic su questo pulsante per iniziare.

Per utilizzare il sondaggio Rispondi con il sondaggio della riunione, seleziona l'e-mail e fai clic su più opzioni e fai clic su " Rispondi con il sondaggio della riunione "

Utilizzando la prospettiva FindTime

Puoi selezionare l'opzione FindTime quando stai redigendo un nuovo messaggio e-mail OPPURE quando stai rispondendo a un'opzione e-mail esistente.

• All'interno di una nuova e-mail, fai clic su più opzioni (...) e seleziona  Nuovo sondaggio riunione  dalla sezione FindTime all'interno della barra multifunzione in alto a destra.

• Quando si risponde a un'e-mail esistente, fare clic su più opzioni e fare clic su " Rispondi con  sondaggio riunione " dalla sezione FindTime all'interno della barra multifunzione in alto a destra.
• Quando fai clic sul pulsante FindTime (" Nuovo sondaggio riunione " o " Rispondi con sondaggio riunione ") FindTime cercherà nel tuo calendario e in quello di qualsiasi altro dipendente e suggerirà le migliori date e orari disponibili per le riunioni.

• Le icone delle persone mostrano se gli invitati sono necessari e la loro disponibilità

Informazioni aggiuntive:

• Le riunioni online sono abilitate per impostazione predefinita, seleziona la casella di controllo Riunione online per disabilitarla.
• Quando si seleziona Riunione online, FindTime pianificherà una riunione di Microsoft Teams .
• FindTime utilizzerà quello che è stato impostato dalla tua organizzazione come canale di riunione online predefinito.
• Seleziona Impostazioni riunione e attiva/disattiva le opzioni.

Seleziona  Impostazioni sondaggio  e  attiva/disattiva le  opzioni.

Nota:  a questo punto è ancora possibile eliminare gli orari di riunione selezionati selezionando  X  nell'elenco  Orari selezionati  .

• Avvisami sugli aggiornamenti del sondaggio: riceverai un'e-mail ogni volta che un partecipante vota. Il messaggio include lo stato attuale del sondaggio e un'opzione per la pianificazione.
• Pianifica quando i partecipanti raggiungono il consenso : un evento del calendario viene programmato automaticamente se tutti i partecipanti richiesti hanno votato a favore di un'opzione di orario specifica. Se sono disponibili più opzioni, verrà programmata la prima opzione.
• Mantieni orari selezionati sul mio calendario : un evento provvisorio viene inserito nel tuo calendario per ogni opzione di tempo che proponi. Tutte le sospensioni vengono rimosse quando la riunione è pianificata o il sondaggio viene annullato.
• Blocca sondaggio per i partecipanti : i partecipanti non potranno suggerire nuovi orari o modificare altri partecipanti.
• Richiedi ai partecipanti di verificare la propria identità : per evitare il voto anonimo, ai partecipanti sarà richiesto di autenticarsi prima di votare.
• Notifiche e-mail nella lingua FindTime : la lingua in cui utilizzi FindTime verrà utilizzata per inviare notifiche e-mail correlate. In caso contrario, queste notifiche verranno inviate in inglese.

Dopo aver esaminato le opzioni e la data/ora, fare clic su " Aggiungi a e-mail ".

Gli orari suggeriti verranno aggiunti al corpo del tuo messaggio. Ora puoi inviare il messaggio.

I titolari di luogo di incontro provvisorio verranno creati sul tuo calendario per ogni suggerimento che hai fatto. Dopo aver ricevuto tutte le risposte e aver selezionato una data/ora finale per quella riunione, tutti gli altri segnaposto verranno automaticamente rimossi dal tuo calendario.

FindTime creerà eventi di calendario temporanei intitolati " HOLD " seguiti dal nome della riunione. Questi rimarranno in vigore fino a quando tutti i partecipanti non avranno concordato un orario. Dopo che tutti gli invitati hanno concordato un orario, FindTime invierà un evento di calendario finale e rimuoverà
tutti gli eventi con il titolo " ATTESA ".

Riceverai e-mail di conferma e aggiornamenti man mano che i destinatari inviano i loro voti. I destinatari riceveranno un'e-mail FindTime in cui potranno esprimere il loro voto:

Puoi sempre controllare lo stato della tua richiesta FindTime facendo clic su "Visualizza stato/orari aggiornati" in una riunione.

FindTime ti invierà un'e-mail di conferma con i controlli dei pulsanti per verificare la presenza di risposte. Una volta che hai tutte le risposte di cui hai bisogno, puoi fare clic sul pulsante " Programma " nell'e-mail per finalizzare la riunione e inviare gli inviti.

Selezionare Modifica opzioni per modificare le impostazioni della riunione, se necessario.

Nota : se apporti modifiche e reinserisci gli orari della riunione, devi eliminare manualmente l'invito originale.

Perché la tua azienda ha bisogno di FindTime?

FindTime è facile da implementare e può essere utilizzato da qualsiasi tipo di dipendente. Risparmiare tempo e aumentare la produttività nelle stesse 24 ore è qualcosa per cui ogni organizzazione si batte. TechRepublic  afferma diversi buoni motivi per cui un'azienda vorrebbe utilizzare FindTime.

• FindTime è facile da usare.
• FindTime è necessario solo per la pianificazione individuale della riunione.
• FindTime pone fine al fastidio di andare avanti e indietro tra coloro che cercano di pianificare una riunione.
• FindTime imposta la riunione e informa ogni persona invitata.
• FindTime fa parte di Microsoft 365, che molte persone hanno già.

FindTime Outlook è un componente aggiuntivo che quasi ogni tipo di azienda, grande o piccola, troverà utile. Trascorrere più tempo cercando di pianificare una riunione invece di partecipare effettivamente alla riunione sarà un ricordo del passato con FindTime.

Trovatempo vs scarabocchio

• Con quale frequenza cerchi appuntamenti in cui più persone hanno tempo? Sembra ogni giorno, indipendentemente dal fatto che si tratti di un meeting, una festa aziendale, una cena o una visita privata al cinema con gli amici.
• Riunire molte persone può essere davvero snervante, ma sappiamo come aiutarci a vicenda e lasciamo che gli strumenti ci supportino.
• La maggior parte di voi probabilmente ha sentito parlare di  Doodle  o ha persino creato sondaggi da soli.

Cosa offre Doodle?

• Doodle è il  servizio di sondaggi gratuito  che molti di voi hanno probabilmente utilizzato, me compreso. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un appuntamento o di un sopralluogo su chi vorrebbe mangiare cosa al barbecue.
• I sondaggi sono facili e veloci da creare. Oltre agli appuntamenti, come detto, possono essere consultati anche altri contenuti.
• Si possono comunque effettuare anche varie impostazioni, come "Se necessario", cioè l'opzione funziona per me, ma non è ottimale oppure è possibile selezionare solo un'opzione per partecipante.
• Il sondaggio nascosto è anche pratico in modo che il nome e il voto siano riservati e solo il creatore possa vedere i risultati.
• Una volta terminato il sondaggio, puoi trasmettere il link e chiunque abbia il link può partecipare al sondaggio. E tutto come un servizio gratuito. Non hai nemmeno bisogno di un account Doodle, non male vero?.

A prima vista, la versione gratuita non può:

• Imposta scadenza: determina la scadenza per la votazione
• Ottieni i dettagli di contatto: chiedi alle persone di inserire la loro e-mail, indirizzo o numero di telefono
• Attività di tutti gli invitati: vedere chi è ancora scomparso o chi ha già ricevuto e aperto l'invito
• È quindi anche possibile inviare promemoria
• Nessuna pubblicità
• Scarabocchio 1: 1

Scarabocchio 1: 1

La  funzione Doodle 1: 1  è inclusa nelle due versioni a pagamento e ti offre la possibilità di informare una persona sui tuoi appuntamenti gratuiti in modo che poi debba solo scegliere quello più adatto a loro. Che si tratti di colleghi, partner esterni o clienti, è possibile organizzare un incontro con pochi clic.

L'app Doodle

Abbiamo anche testato  per te l'app Doodle con l'account gratuito  ed è semplicissimo anche creare sondaggi lì. E una bella funzionalità soprattutto per uso privato: dopo aver creato il sondaggio, non solo puoi inviare il link ma anche utilizzare WhatsApp o Facebook Messenger per distribuire il sondaggio.

Per ulteriori informazioni su Trova l'ora per la riunione in Outlook, visitare il sito Web Microsoft .

Ora vorrei sentirti:

Quale risultato del rapporto di oggi hai trovato più interessante? O forse hai una domanda su qualcosa che ho trattato.

Ad ogni modo, mi piacerebbe avere tue notizie. Quindi vai avanti e lascia un commento qui sotto.