Le 5 migliori funzionalità di Microsoft Teams per le riunioni online

Microsoft Teams è uno strumento eccellente per le riunioni, ma per molti utenti una riunione è semplicemente una videochiamata. Non è fino a quando non devono effettuare videochiamate e affrontano le varie limitazioni che derivano da semplici strumenti di videochiamata che capiscono che è necessaria una soluzione più sofisticata come Microsoft Teams.

Le 5 migliori funzionalità di Microsoft Teams

Se hai sentito molto parlare di Microsoft Teams ma non sei sicuro di quali caratteristiche abbia che lo rendano migliore di altri strumenti per riunioni online, consulta l'elenco seguente per scoprirlo.

1. Programmazione delle riunioni e inviti

Le riunioni ad hoc sono facili da tenere in tutti gli strumenti per riunioni online, ma la pianificazione è più avanzata. Quando viene pianificata una riunione online, l'ora e la data non sono le uniche informazioni che devono essere condivise. È inoltre necessario condividere un collegamento alla riunione su cui gli utenti possono fare clic.

In teoria, probabilmente puoi condividere il collegamento a una riunione quando è ora che inizi, ma è noiosa e richiederà tempo lontano dalla riunione. Con Microsoft Teams puoi creare un invito e inviarlo a tutti. Questo invito può essere aggiornato ogni volta che è necessario e conterrà un collegamento alla riunione. Tutto ciò che gli utenti devono fare è fare clic sul pulsante Partecipa.

2. Stanze per gruppi di lavoro

I gruppi di lavoro sono una funzionalità relativamente nuova in Microsoft Teams. I gruppi di lavoro vengono creati da una riunione già in corso e i partecipanti sono un sottoinsieme di tutti i partecipanti alla riunione.

I gruppi di lavoro consentono a tutti i partecipanti di una riunione di rimanere nella riunione ma di creare le proprie sottoriunioni separate al di sotto di essa. Possono spostarsi tra le diverse stanze e tornare alla riunione principale se e quando necessario. 

Pensa a un grande incontro in cui i membri si dividono in gruppi più piccoli per discutere di qualcosa e occasionalmente tornano per unirsi agli altri. I gruppi di lavoro sono una versione virtuale di questo esercizio. 

3. Modalità di presentazione: condivisione dello schermo e controllo delle richieste

La maggior parte degli strumenti di videochiamata consente la condivisione dello schermo, anche quelli eseguiti su piattaforme mobili, ma condividere uno schermo spesso non è sufficiente in una riunione. 

Microsoft Teams ha una modalità di presentazione sofisticata che consente agli utenti di presentare una presentazione di PowerPoint, visualizzare le note delle diapositive e controllare le diapositive che un utente può vedere e navigare durante la presentazione. 

La modalità di condivisione dello schermo consente agli utenti di richiedere il controllo e controllare in remoto lo schermo dell'altro utente o l'app che stanno condividendo. Oltre a richiedere il controllo, un relatore può anche trasferire volontariamente il controllo a un utente tramite la funzione Concedi accesso. 

4. Sfondi e sfocatura dello sfondo

Se non hai un ufficio allestito a casa o desideri bloccare altre persone in background durante una videochiamata, sfocare lo sfondo o aggiungere uno sfondo personalizzato farà il lavoro.

Microsoft Teams fornisce questa funzionalità in modo nativo ed è eccellente. Può rilevare una persona con precisione, isolarla dallo sfondo e sfocarla o sostituirla completamente . La funzionalità è disponibile solo nelle app desktop e non nell'app Web Microsoft Teams .

5. Registrazioni e trascrizioni

Le riunioni tenute nella vita reale, ad esempio con i membri tutti fisicamente presenti in una stanza, sono organizzate in base ad ordini del giorno e seguite da riunioni. Con le riunioni online, non c'è motivo di smettere di usare uno di questi strumenti se aiuta in seguito.

Microsoft Teams non solo consente agli utenti di registrare una riunione , ma può anche generare una trascrizione per la riunione . Certo, questa particolare funzionalità richiede una licenza aziendale, ma la trascrizione è abbastanza accurata e nessuno deve crearla manualmente.

Conclusione

Questo è un breve elenco delle funzionalità di Microsoft Teams per le riunioni. Le riunioni sono solo una parte dell'app; offre anche la pianificazione dei turni, un'ampia soluzione di chiamata e un'eccellente configurazione di collaborazione. È possibile trovare strumenti per riunioni che offrono funzionalità simili o in qualche modo comparabili a Microsoft Teams, ma le alternative sono generalmente incentrate sulle riunioni e hanno poco altro da offrire per le conferenze Web esterne.