Outlook.comを最大限に活用するためのヒントとコツ

パンデミックが依然として猛威を振るっていますが、大小を問わず多くの企業が、従業員が自宅で仕事をすることを提案しています。これは、受信トレイでより多くの時間を費やしている可能性が高いことを意味します。そのため、Outlook.comを最大限に活用するためのヒントとコツをいくつか見ていきます。

フォーカスされた受信トレイをオンにします。通常はデフォルトでオンになっていますが、画面の左上隅にある設定の歯車をクリックしてから、フォーカスされた受信トレイのトグルスイッチをクリックすることでオンにできます。フォーカスされた受信トレイを使用して、Outlookは最も重要と思われるメッセージをフィルタリングします

FocusedとOtherの間でメッセージを移動して、Focusedの受信トレイをトレーニングします。これを行うには、[その他]からのメッセージをクリックしてから、画面上部の[移動]ボタンをクリックします。そこから、[常にフォーカスされた受信トレイに移動する]を選択します。

忙しい一日の時間を節約するために、キーボードショートカットを使用してください。

画面右上の設定歯車から、一般的な設定を検索できます。これには、テーマの切り替え、共有、転送、タイムゾーンなどが含まれます。

署名を作成し、不在通知を設定して、Outlookのエクスペリエンスをカスタマイズできるようにします。

会社の規模に関係なく、Microsoft 365を使用している場合は、運用の一環としてWeb上のOutlookに依存する必要があります。しかし、パンデミックが依然として猛威を振るっているため、大小を問わず多くの企業が、従業員が在宅勤務することを提案しています。これは、受信トレイでより多くの時間を費やしている可能性が高いことを意味します。そのため、本日は、Outlook.comを最大限に活用するためのヒントとコツをいくつか見ていきます。

受信トレイを整理する

私たちのリストの最初は、受信トレイを整理するいくつかの方法です。FocusedInboxをオンにすることをお勧めします。通常はデフォルトでオンになっていますが、画面の左上隅にある設定の歯車をクリックしてから、フォーカスされた受信トレイのトグルスイッチをクリックすることでオンにできます。Outlookは、フォーカスされた受信トレイを使用して、最も重要と思われるメッセージをフィルタリングします。[その他]セクションをクリックすると、いつでも重要でないメッセージに切り替えることができます。

ここにいる間、受信トレイをフィルタリングすることもできます。フォーカスされた受信トレイがオンになっている場合でも、自分に当てはまらないメッセージが表示されることがあるので、フィルター機能を自由に使用してください。受信トレイの右上隅にある[フィルター]ボタンをクリックして、メッセージをフィルターします。未読、私にとって、フラグ付き、メンション、添付ファイル、並べ替えなどでフィルタリングできます。

焦点を絞った受信トレイをトレーニングする

フォーカスされた受信トレイが正確にフォーカスされておらず、代わりにメッセージが[その他]に表示されている場合は、問題を解決する方法があります。2番目のヒントとして、フォーカスされた受信トレイ間でメッセージを移動してトレーニングすることをお勧めします。これを行うには、[その他]からのメッセージをクリックしてから、画面上部の[移動]ボタンをクリックします。そこから、[常にフォーカスされた受信トレイに移動する]を選択します。このオプションを選択すると、この送信者からのメッセージは常にフォーカスされた受信トレイに送信され、表示されます。

キーボードショートカットを試す

Outlook.comを使用して忙しい一日の時間を節約したいですか？マウスをドラッグする代わりに、いくつかのキーボードショートカットを使用してみませんか。Word、Excel、PowerPointと同様に、Outlook on theWebには一般的な機能のためのキーボードショートカットがいくつかあります。これらのショートカットを使用すると、時間を節約し、さらに多くの作業を行うことができます。上記の表をご覧になり、Microsoftで完全なリストを確認してください。

虚しく感じている？ヘルプの設定を検索する

Outlook.comの初心者であれば、迷子になりやすいかもしれません。受信トレイ、メッセージの読み取り、メッセージの送信などに関連する設定を変更する方法がわからない場合があります。まあ、マイクロソフトはあなたの背中を持っています。画面右上の設定歯車から、一般的な設定を検索できます。これには、テーマの切り替え、共有、転送、タイムゾーンなどが含まれます。リンクをクリックして、すべてのOutlook設定を表示することもできます。下部にあります。

署名を作成するか、不在通知を設定します

私たちのリストの最後はあなたに役立つ2つのことです。1つは署名を作成することで、もう1つは不在通知を設定することです。署名を作成すると、メールに個人的な感触が与えられ、不在通知は、仕事ができないときにメッセージに自動返信します。

署名を設定するには、[設定]メニューに移動し、[すべてのOutlook設定を表示する]を選択します。そこから、[メール]、[作成]、[返信]の順にクリックします。そのページから、電子メールメッセージに自動的に追加される署名を作成できます。作成する新しいメッセージ、または転送または返信するメッセージに含めることもできます。

最後に、不在通知を設定するには、設定メニューに戻り、[すべてのOutlook設定を表示する]を選択します。そこから、[メール]、[自動返信]の順にクリックします。チェックボックスを選択して自動返信をオンにし、返信を送信する日時を入力してから、メッセージ（不在について）を入力し、[保存]をクリックします。 

詳細については、他のガイドをご覧ください。

過去1年間、Microsoft365に関連する他の多くのトピックを取り上げてきました。専用のニュースハブでチェックすることをお勧めします。一部のトピックには、会議の管理方法、OutlookでのMicrosoft ToDoの使用方法などが含まれます。また、下にコメントを記入して、Outlookの使用状況をお知らせください。