8つのエッセンシャルテクノロジーワークプレイスハック

1日で完了する必要のある電子メール、電話、およびタスクに終わりはないようです。少しの助けなしにあなたの仕事の上にとどまるのは事実上不可能です。正気を維持しながら生産性を向上させるために、テクノロジーに焦点を当てた8つの重要な職場ハックのリストを作成しました。

1.電話を「邪魔しない」に設定します

ほとんどの人は、ポケットの振動を感じたり、電話の柔らかいpingを聞いたりすると、すぐに電話をチェックする本能を持っています。一日の重要な時間帯にスマートフォンをサイレントモードに設定するだけで、不必要な気晴らしをなくすことができます。

チャンスはそれが待つことができるものは何でもです。

2.「音声からテキストへ」を使用して口述する

話すことができるほど速くタイプできる人はほとんどいません。DragonやIBMのWatsonなどのソフトウェアを利用することで、タスクをはるかに効率的に実行できるようになります。

現在、いくつかのバージョンが利用可能です。したがって、医療分野のように特定の専門用語や専門用語がたくさんある業界にいる場合でも、あなたが言うすべての単語を認識するものを手に入れることができます。

3.ブルーライトフィルターまたはメガネを使用する

このハックは命の恩人になる可能性があります。ますます多くの研究が、人間が青色発光光源の前で費やしている時間の長さが悪影響を与える可能性があることを示しています。これらは、頭痛や眼精疲労から睡眠の問題にまで及ぶ可能性があります。

ブルーライトグラスまたはモニターフィルターは、最小限のコストでこれらの問題を軽減するのに役立ちます。

4.オンライン電話会議プログラムを使用する

SlackやWhatsappのようなプログラムは、チームの生産性に大きなメリットをもたらす可能性があります。それらは常に接続する機能を提供します。これで、応答メールを待つ必要はありません。必要なチームメンバーのみを含めるように個々のグループを設定できます。デスクトップアプリケーションとモバイルアプリケーションがあるため、チームが現在どこにいるかに関係なく、会議を設定できます。

ビデオハングアウトが必要な場合は、MS Team、Zoom、Skype forBusinessなどの豊富なオプションがあります。これらはすべて使いやすいフォーマットを提供しているため、チームは共同で作業できます。

5.Outlookのカレンダーを共有する

このハックはおそらく見落としがちなものの1つです。会議があるときはいつでも、最も適切な時間を見つけようとするのは面倒なことがあります。Outlookカレンダーを共有するだけで、チームのすべてのメンバーが他のメンバーが何をしているかを確認できます。これにより、会議のスケジュールに必要なコミュニケーションの量が減り、追加のボーナスとして、全員の誕生日を簡単に覚えることができます。

6.マクロを使用したワークフローの合理化

マクロを使用すると、1日の一部である反復的なタスクを合理化するのに非常に役立ちます。MicrosoftSuiteとGoogleDocsは、どちらもカスタムマクロを実行できます。彼らがあなたのために何ができるかを学ぶのに数分を費やして、あなたの生産性がすぐに上がるのを見ることができます。

7.優先ToDoリストを毎日作成する

あなた自身とあなたのチームのために優先順位付けされたTo-Doリストを作成することにより、全員が確実にタスクを遂行できるようになります。

これを行うのに役立つ多くのアプリがあります。お好みのアプリストアを検索するだけです。次に、各ラインアイテムの期限を完了するために必要なすべてのリストを作成することから始めます。次に、アイテムをカテゴリに分割します。緊急かつ重要、重要であるが緊急ではない、緊急であるが重要ではなく、重要でも緊急でもない。

これを実行すると、何を実行する必要があり、何を待機できるかを簡単に決定できます。それを認めましょう。私たちにできることの多くは、待つことができるものです。

8.技術的な休憩を取る

これは技術的にはテクノロジーハックではありませんが、優れたメンタルハックです。1時間に1回、少し休憩します。机から起き上がって、ストレッチするか、ウォータークーラーまで歩いてください。テクノロジーから数分間離れるだけで、リセットしてタスクにジャンプするのがはるかに効果的になります。

ただし、このハッキングには鍵があります。電話に出たり、メールをチェックしたりして、テクノロジーを中断しないでください。

それは、テクノロジーからの脱却ではなく、タスクからの脱却です。試してみてください。1時間に1回起きられない場合は、20-20-20ルールを試してください。これは、20分ごとに休憩を取り、20フィート離れた場所に20秒間焦点を合わせます。数秒間遠くの何かに焦点を合わせるだけで、集中力を保つことができます。