受信トレイをクリーンアップして整理するためにWindows10上のOutlookでルールを設定する方法

受信トレイが混乱している場合は、Windows 10のOutlookアプリでルールを設定して、電子メールメッセージを自動的に移動、フラグ付け、および応答することができます。方法を見てみましょう。

• メッセージを右クリックして[ルール]を選択し、メッセージからルールを作成します。次に、[ルールの作成]を選択します。条件を選択することができます。
• [ファイル]メニューを選択し、[ルールとアラートの管理]を選択して、テンプレートからルールを作成します。次に、[新しいルール]をクリックします。そこから、テンプレートを選択します。整理された状態を維持し、最新の状態を維持するために選択できるさまざまなテンプレートがあります。

受信トレイが混乱している場合は、Outlookで管理する方法がたくさんあります。フォルダ、フィルタ、およびカテゴリの使用方法についてはすでに説明しましたが、これらはすべて、メールが届いた後の事実の変更後のものです。本当にクリーンな受信トレイが必要な場合は、Windows 10のOutlookアプリでルールを設定して、電子メールメッセージを自動的に移動、フラグ付け、および応答することができます。方法を見てみましょう。

メッセージからルールを作成する

Outlookでルールを作成する最も簡単な方法の1つは、メッセージの1つを使用することです。メッセージを右クリックし、[ルール]を選択してから、[ルールの作成]を選択することで開始できます。選択できる条件がいくつかありますが、[詳細オプション]をクリックして追加の条件を見つけることもできます。例とデフォルトのシナリオとして、そのタイトルまたは送信者のメッセージをフォルダーに移動するようにOutlookを構成し、[件名に含まれるもの]のチェックボックスを選択してから、[アイテムをフォルダーに移動する]のチェックボックスを選択します。

次のセクションで説明しようとしているルールはたくさんあります。しかし、満足したら、1つを選択できます。次に、[OK]をクリックします。その後、すぐにルールを使用することを選択できます。[現在のフォルダに既にあるメッセージに対してこの新しいルールを今すぐ実行する]チェックボックスを選択し、[OK]を選択するだけです。メッセージが選択したフォルダに移動することを確認する必要があります。

テンプレートからルールを作成する

メッセージからルールを作成するだけでなく、テンプレートからルールを作成することもできます。これを行うには、[ファイル]メニューを選択し、[ルールとアラートの管理]を選択します。次に、[新しいルール]をクリックします。そこから、テンプレートを選択します。整理された状態を維持し、最新の状態を維持するために選択できるさまざまなテンプレートがあります。ゼロから選択できるものもあります。

整理されたテンプレートを維持すると、メッセージを移動したり、メッセージにフラグを付けたりするのに役立ちます。最新のテンプレートを使用すると、アラートウィンドウに誰かからのメールを表示したり、サウンドを再生したり、電話にアラートを送信したりできます。

この例では、フォローアップのために誰かからのメッセージにフラグを立てるを選択します。テンプレートをクリックし、アンダースコアの値をクリックして変更し、[OK]をクリックして説明を編集します。その後、[次へ]を選択し、条件を選択し、関連情報を追加して、[次へ]をクリックします。次に、名前を付けて確認し、[完了]を選択して、セットアップを完了できます。

ルールに関する注意

Outlookには2種類のルールがあります。1つ目はサーバーベースで、2つ目はクライアントのみです。サーバーベースのルールは、Outlookが実行されていないときはいつでも、サーバー上のメールボックスで実行されます。これらは最初に受信トレイに送信されるメッセージに適用され、サーバーを通過するまでルールは実行されません。一方、クライアントのみのルールは、コンピューター上でのみ実行されます。これらは、サーバーではなくOutlookで実行されるルールであり、Outlookの実行中にのみ実行されます。違いについて詳しくは、Microsoftのサポートページをご覧ください。