メールをGoogleドキュメントに統合する方法

コロナウイルスのパンデミックは、特に在宅勤務に関して、新たな課題をもたらしました。チームが一緒にプロジェクトに取り組んでいる場合、それは特に難しい場合があります。チームが複数の場所または大陸から作業しようとするため、仮想コラボレーションは現代の作業環境では新しい標準になりました。

Googleドキュメントは、チームワークに柔軟に対応し、スマートフォンからでも簡単にアクセスできる優れたコラボレーションツールです。しかし、この柔軟性により、電子メールの統合が依然として必要です。電子メールは、コアビジネスコミュニケーションツールになりました。いくつかの電子メールはゴミ箱に捨てられ、いくつかはアーカイブされたほうがよいです。裏付けとなるツールを使用しているときに、他のチームメンバーが変更を実行または表示する必要がある場合があります。この機能は、会議の招待状の追跡、スケジュールの電子メール送信などに役立ちます。

メールをGoogleドキュメントに統合する

Googleには、Googleドキュメントとメールのマージに役立つ機能がいくつかあります。最初のオプションについては、以下の手順に従ってください。

ドキュメント作成を有効にする

Gmailにログインし、右上にある歯車の形をしたアイコンをクリックします。この後、設定をクリックします。上部中央付近で、[ラボ]タブをクリックし、ゆっくりと下にスクロールします。次に[有効にする]をクリックして、ドキュメントを作成します。この後、行った変更を保存します。したがって、次回Googleドキュメントにメールを保存するときは、[その他]ボタンをクリックするだけです。このボタンは、メッセージ閲覧パネルの上部中央にあります。次に、[ドキュメントの作成]をクリックします。タブが開き、そこから編集または保存するのは非常に簡単です。PDFやその他のファイル形式にエクスポートすることもできます。

Googleドキュメントの添付ファイル

2番目のオプションは、Googleドキュメントの[ファイル]タブをクリックして下にスクロールすると、[添付ファイルとしてメール]オプションが表示されます。このオプションを選択すると、次の図に示すような電子メールポップアップが表示されます。ここでは、ドキュメントを送信するメンバーの電子メールアドレスを追加するオプションがあります。また、ドキュメントを共有する前に本文にメッセージを入力する権限もあります。この統合はGoogleによって促進されました。Googleドキュメントへのアクセスに使用されるGmailアカウントは、メールの送信に使用されます。

ChromeウェブストアからGoogleChrome拡張機能を追加して、拡張機能を選択することで、Googleドキュメントを統合してメールに変換することもできます。Google拡張機能をダウンロードしたら、追加します。次に、「Gmailで開く」というボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、「Googleドキュメントをメールに変換しています」というポップアップが表示されます。この後、GoogleドキュメントがGmailまたはGoogleアプリのメールとして送信されたことを確認するメッセージが表示されます。

Chrome拡張機能

Googleドキュメントでメールを編集するためのChrome拡張機能を追加することで、メールをGoogleドキュメントと統合することもできます。Chrome拡張機能を取得できます。この拡張機能は、Googleドキュメントでメールを編集する贅沢を提供します。拡張機能をダウンロードしたら、[拡張機能の追加]をクリックします。

メールチェックを開いたら、GoogleアプリケーションのメールまたはGmailの[Googleドキュメントで編集]アイコンをクリックします。Googleドライブへのアクセスを許可するように要求する通知を受け取る場合があります。[Googleドライブアカウントの追加]オプションを選択します。これは、Googleドキュメントでメールを編集した後にGoogleドライブにメールを保存する場合に重要になります。この機能は、特に大規模なチームでプロジェクトに取り組んでいる場合に役立ちます。