Gmail で不在時の設定方法

Outlook などの企業環境で一般的なメール クライアントを使用している場合、不在時の返信の設定に慣れていることでしょう。Gmail でも不在時の返信を設定できることをご存知ですか?

ほとんどの人が Gmail を個人のメール アカウントとして使用しているため、休暇中や休日であることを知らせるのに役立ちます。

Gmail でこれを行うのは非常に簡単ですが、そのプロセスは Outlook で慣れている場合とは少し異なります。この記事では、Gmail で不在通知を設定する方法、それを無効にする方法、および有効にした場合に他のユーザーに表示される内容について説明します。

Gmail で不在時の設定方法

しばらく休暇に出かける予定で、いつものようにメールに返信できない可能性があることを人々に警告したい場合は、不在時の返信が最適です。

以下の手順を開始するには、まず Gmail アカウントにログインします。

1. Gmail アカウントの右上隅にある歯車の [設定]アイコンを選択します。

2. [設定] リストの上部にある [すべての設定を表示]を選択します。

3.下部にある休暇応答者セクションまで下にスクロールします。設定を休暇応答者オンに変更します。

4. 休暇の最初の日を選択します。他の人があなたにメールを送信するたびに自動返信する件名とメッセージを入力します。

このフォームに入力する際は、次のオプションに注意してください。

• Last dayを有効にして選択する必要はありませんが、休暇レスポンダーを有効にしておくことを忘れないようにすることをお勧めします。
• デフォルトでは、メッセージ フィールドはリッチ フォーマット エディタを使用し、フォーマット バーを使用してメッセージ テキストをフォーマットできます。メッセージ フィールドの上で[プレーン テキスト]を選択すると、フォーマットがプレーン テキストに変更されます。
• 休暇応答者の自動返信の対象を既に知っている人だけに限定し、その他はすべて無視する場合は、[連絡先に登録されている人にのみ返信を送信する]を選択します。これは、あなたが長期間家を離れていることを知らない人に知られたくない場合に有効です。 

5. [変更を保存]を選択して、休暇レスポンダーを有効にします。

Gmail で不在通知をオフにする方法

Vacation レスポンダーを無効にする方法は 2 つあります。有効になっている間、レスポンダーのステータスに関するメッセージが受信トレイの上部に表示されます。

[今すぐ終了]を選択して、レスポンダーを即座にオフにすることができます。これは、Gmail の設定を再度検索してレスポンダーの設定を変更することなく、無効にする簡単な方法です。

ただし、Gmail の設定で休暇応答者を無効にしたい場合は、通知メッセージで休暇の設定を選択するか、Gmail の設定ウィンドウに戻ることができます。

Gmail の [設定] メニューの一番下までスクロールして、[不在通知]セクションをもう一度見つけます。

自動応答者を無効にするには、[ 不在応答者をオフにする]を選択します。

注 – [最終日]フィールドに休暇の終了日を設定している場合は、これを行う必要はありません。この日付以降、Vacation レスポンダーは自動的に無効になります。

ただし、最終日の設定の前に休暇レスポンダーをオフにしたい場合は、上記の手順が機能します。

Gmail Vacation Responder の仕組み

休暇応答者の開始日と終了日しか入力できないため、時間は電子メールで自動的に設定されることに注意してください。

• 開始日時: 午前 0 時 00 分
• 終了日時: 午後 11 時 59 分

休暇が始まる前の午前 0 時に時間を開始したい場合は、開始日を休暇の開始日の 1 日前に設定します。

休暇のレスポンダーを有効にしているときにメールを送信したユーザーには、Gmail アカウントから次のような動作が表示されます。

• 自動応答は、最初にメッセージを送信したときに表示されます。彼らが再びあなたにメッセージを送った場合、自動応答は送信されません。
• 4 日が経過し、同じ人からメッセージが届いた場合、自動応答が再びトリガーされます。
• 休暇の返信を編集すると、タイマーが最初からやり直し、編集後に初めてメッセージを送信した人には自動返信が届きます。
• Gmail は、迷惑メール フォルダやメーリング リストに自動的に振り分けられたメッセージに自動応答しないほどスマートです。
• 他の Gmail ユーザーがあなた宛てのメールを作成し始めると、あなたの「不在」ステータスが表示されます。 

フィルターを使用して Gmail でよりスマートな不在時の返信を作成する

特定のユーザー向けにカスタマイズされたメッセージを含む、よりターゲットを絞った自動返信を作成する場合は、Gmail フィルターを使用してこれを行うことができます。

1. フィルターを使用して自動再生する前に、返信用のメール テンプレートを作成する必要があります。これを行うには、Gmail で返信用のメールを使用して新しいメールを作成します。次に、ウィンドウの右下隅にある 3 つのドットの [その他] メニューを選択し、[テンプレート]を選択し、[下書きをテンプレートとして保存]を選択してから、[新しいテンプレートとして保存]を選択します。

1. ポップアップ ウィンドウでテンプレートに名前を付けます。

1. Gmail フィルターにアクセスするには、Gmail の設定に戻ります。[設定] ウィンドウの上部にある[フィルターとブロックされたアドレス]を選択します。

1. このページの一番下までスクロールし、[Create a new filter]を選択します。

4. [フィルタの作成] フォームで、自動返信先の電子メール アドレスを [差出人]フィールドに入力します。完了したら、[フィルターの作成]を選択します。

1. [フィルタの作成] ウィンドウで、[テンプレートを送信]の横にあるチェックボックスを有効にします。ドロップダウン ボックスで、前に作成したBoss Replyテンプレートを選択します。

1. 最後に、下部にある[フィルターの作成]ボタンを選択するだけで、新しいフィルターと自動返信が有効になります。

これで、フィルターで定義したアドレスを持つ人があなたにメールを送信するたびに、作成したテンプレートを使用して不在時の返信を受け取ります。