Gmail で Inbox Zero にアクセスする方法

受信トレイが以前の返信されていないメッセージでいっぱいだったために、重要なメールを見逃したことはありませんか? ほとんどの人がこれを経験しており、ほとんどの人は、朝に受信トレイを開くとすぐに注意を必要とする 50 通の未読メールの気晴らしを知っています。 

調査によると、従業員は1 週間の 28% をメールの閲覧と返信に費やしています。これは、あなたの全勤務時間の 4 分の 1 以上です。絶え間ないメールの集中砲火を処理する必要がなかったら、どれだけ多くのことを達成できたでしょうか? 

インボックスゼロとは？

Inbox Zero は、生産性の専門家である Merlin Mann によって開発されたコンセプトです。名前の「ゼロ」は、メールの数を指すと解釈する人がほとんどですが、もともとは、メールについて考えるのにどれくらいの時間を費やしているかを示していました。メールがない場合、メールについて考えるのに費やす時間はほとんどありません。

この記事では、Gmail 内で利用できるツールを使用して、受信トレイ内の未読メールの数を最小限に抑える方法と、受信するメールの群れを抑えるのに役立つ日常業務に適用できるプラクティスについて説明します。一日中。 

メール管理の基本

メールの生産性を向上させるための最初のステップは、受信トレイを閉じることです。直感に反するように聞こえるかもしれませんが、メールが届いたらすぐに対処するよりも、一定の時間を設けてメールを読んで返信する方がよいでしょう。調査によると、締め切りは、自主的であるかどうかにかかわらず、効率が向上し、プロジェクトに費やされる時間が短縮されることが示されています。

各時間の開始時に 5 分間、または 1 日の開始時と終了時に 20 分程度、電子メールに応答する時間を確保します。明らかにスパムである電子メールを削除します。メールの返信に 2 分以内の時間がかかる場合は、まずメールに返信してください。 

メールの返信に時間がかかる場合は、特別に指定されたフォルダーに移動してください。

Gmail を使用して受信トレイ ゼロに到達する

Gmail は世界で最も使用されているメール クライアントですが、ほとんどの人はこのプラットフォームが実際にどれほど用途が広いかを認識していません。Gmail には、その外観を大幅に制御できるツールとカスタマイズ可能なオプションがぎっしり詰まっています。これらのツールを活用すると、Inbox Zero の達成がはるかに容易になります。 

特別な星を使う

スター アイコンをクリックしてメールに「スター」を付ける機能は誰もが知っていますが、使用できるスターが 12 種類あることをご存知ですか? [設定] > [すべての設定を表示] > [一般]をクリックし、 [スター]サブセクションが表示されるまでスクロールします。 

星の色はさまざまですが、感嘆符、早送り矢印、チェック マーク、疑問符、小文字の i などのアイコンもあります。デフォルトでは、メインのスターのみがアクティブですが、アイコンをクリックして [使用中]セクションにドラッグしてアクティブにすることができます。 

Gmail に表示される記号は 1 つだけです。複数回クリックして、選択したすべての星を循環します。少なくとも 4 つの記号を選択します: 標準の星、赤い星、小文字の i、および緑のチェック。 

複数の受信トレイとフィルターを設定する

Gmail で使用できるいくつかのタブ (プロモーション、個人、ソーシャルなど) は既にご存知かもしれません。[設定] > [受信トレイ] に移動し、[受信トレイの種類]の横にあるドロップダウン ボックスをクリックして、[複数の受信トレイ] を選択します。

複数の受信トレイ セクションという新しいセクションが表示されます。デフォルトでは 2 つが入力されていますが、最大 5 つのカスタム セクションに名前を付けて、メインの受信トレイと一緒に表示できます。1 つのセクションはスター付きメール用で、もう 1 つのセクションは下書き用です。これらのセクションは検索クエリによって指定されるため、セクションを確保するには、それぞれの特別な星が何と呼ばれているかを知る必要があります。

各星の名前は次のとおりです。

• イエロースター
• レッドスター
• オレンジスター
• グリーンスター
• 青い星
• パープルスター
• イエローバン (感嘆符)
• レッドバン
• 紫の質問
• Orange-guillemet (早送り記号)
• グリーンチェック
• Blue-info (小文字の i)

検索クエリ フィールドはさまざまな演算子を認識するため、OR/AND コマンドを使用して同じセクション内に複数の星を含めることができます。検索クエリフィールドの横には、セクション名フィールドがあります。フィールドを呼び出す特定の名前をここに入力します。

Inbox Zero を達成するには、いくつかの特定のセクションを設定することをお勧めします。

• アクション/返信が必要
• 緊急の返信が必要
• 返信待ち
• 委任された

必要に応じて 5 番目のセクションを設定することもできますが、これらの 4 つは最も基本的なタスクを処理します。 

受信トレイゼロに到達

Gmail の設定を変更したので、次はすべてを実行に移します。まず、フィルターを設定します。次のように入力します：

メールを受信したら、最初に行うべきことは、返信が必要かどうか、または削除する必要があるかどうかを判断することです。電子メールがスパムである場合、または単に返信する必要がない場合は、すぐに削除するかアーカイブしてください。 

メールに返信が必要で、2 分以内で済む場合は、返信してください。2 分以上必要な場合は、スターアイコンを 1 回クリックします。メールが緊急で、次に返信する必要がある場合は、アイコンを 2 回クリックして赤い星印を付けます。 

メールに返信したら、返信を待っている場合は、スターアイコンを 3 回クリックして、「返信待ち」として指定します。他の人が処理したほうがよいメールを受け取った場合は、そのメールを適切な人に転送し、スターアイコンを 4 回クリックして「委任済み」としてマークします。 

メールに返信する時間を選択し、その時間内にのみ作業に集中してください。メールを処理する期限と期間を設定することで、受信トレイに費やす時間を減らし、より重要なタスクに集中できます。時間の初めに対処することを選択した場合は、最初に緊急のメールへの返信に集中し、それから残りを処理します. 

これらの方法を実践することで、すぐに受信トレイを完全に制御できるようになります. すでに混乱している場合は、1 日 30 分を確保して、すでに持っているメールを整理し、それらが重要かどうかを判断します。必要なものには返信し、不要なものは削除してください。 

少し時間がかかるかもしれませんが、フィルター、指定された受信トレイ、およびその他のツールは、受信トレイ ゼロに到達するのに役立ちます。また、そこにとどまるのに最も役立つテクニックを見つけることができます。