Gmail のアーカイブの仕組み

Gmail でメールをアーカイブすると、古いメールスレッドを削除せずに受信トレイを整理できます。誰かが新しいメールを送信して古いスレッドを更新すると、受信トレイに再び表示されます。そうしないと、アーカイブされたメールは Google のサーバーの別のフォルダに隠されます。

この記事では、Gmail のアーカイブ機能の仕組み、メールをアーカイブする方法、アーカイブされたメールを簡単に見つける方法について説明します。

Gmail のアーカイブとは

多くの人は、不要になった古いメールをすべて削除します。しかし、将来そのメッセージを再び参照する必要がある場合はどうしますか? ここでアーカイブが役に立ちます。

削除された電子メールは、Google のサーバーから消去される前に 30 日間ゴミ箱フォルダに送信されますが、アーカイブされた電子メールは代わりに隠しフォルダに送信され、無期限に残ります。

これにより、万が一に備えて潜在的に重要な電子メールメッセージを保持しながら、受信トレイを整理することができます。

Gmail でアーカイブする方法

Gmail を使用してメールをアーカイブするには、3 つの簡単な方法があります。

Web ブラウザで電子メールをアーカイブするには:

Gmail を開き、Gmail アカウントにサインインします。
メールを右クリックし、ドロップダウンメニューで[アーカイブ]オプションを選択します。

または、アーカイブしたいメールを開いている場合:

メールの上部にある[アーカイブ]ボタンを選択します。これは、上に下向きの矢印が付いたフォルダーのように見えます。

Android または iOS を使用して Gmail メールをアーカイブするには:

Gmail アプリを開きます。
アーカイブするメールを見つけて開きます。
アーカイブアイコンをタップします。これはブラウザ版と同じアイコンで、上に下向きの矢印が付いたフォルダのように見えます。

Gmailでアーカイブされたメールを見つける方法

残念ながら、メールが保存される別の Gmail アーカイブフォルダーはありません。ただし、アーカイブされたメールを見つける方法は 2 つあります。まず、件名または送信者を覚えている場合は、Gmail の検索バーを使用してメールを検索できます。

重要な用語を覚えていない場合は、PC または Mac でアーカイブされたメールを見つける方法を次に示します。

Gmail の受信トレイを開きます。
左側のメニューで[その他]を選択します。

[すべてのメール]をクリックします。

この受信トレイには、アーカイブされているかどうかにかかわらず、すべてのメールが含まれています。スクロールして、探しているアーカイブ済みメールを見つけます。

注:その場しのぎの「すべてのメール」ラベルを使用して検索することもできます。これを行うには、検索バーに「-in:Sent -in:Draft -in:Inbox」と入力します。

iPhone または Android でアーカイブされた Gmail メッセージを検索するには:

Gmail アプリを開きます。
左上隅にあるハンバーガーアイコンを選択して、サイドバーメニューを開きます。
[すべてのメール]フォルダーをタップします。

アーカイブされたメールが見つかるまでスクロールします。

残念ながら、重要な用語を覚えていない場合、すべてのメールを検索するには時間がかかる場合があります。このため、より高度な並べ替え戦略を使用してスパムを減らし、電子メールを整理すると、特に仕事用の電子メールを使用している場合 (および安全な電子メール手順に準拠し続ける必要がある場合) に役立ちます。

アーカイブされたメールを受信トレイに戻す方法

誤ってメールをアーカイブしてしまった場合や、単にアーカイブされたメッセージの 1 つをアーカイブ解除したい場合は、簡単にメインの受信トレイに戻すことができます。

Microsoft PC または Mac でメールを解凍するには:

Gmailを開き、アーカイブを解除するメールを見つけます。
メールを右クリックし、[移動先] 、 [受信トレイ]の順に選択します。

Apple または Android デバイスでメッセージを解凍するには:

Gmail アプリを開き、アーカイブを解除するメールを見つけます。
メールをタップして開きます。
右上隅にある3 つのドットをタップします。

[受信トレイに移動]を選択します。

アウト・オブ・サイト、アウト・オブ・マインド

現在、ほとんどの人は 1 週間に数百通のメールを受信しており、メールのアーカイブは受信トレイを整理する優れた方法です。ただし、アーカイブ機能は最も強力な並べ替え手法ではありません。Gmail の受信トレイを整理する最善の方法は、アーカイブ、削除、およびカテゴリフィルターを組み合わせて使用することです。

Tags: #Google ソフトウェア/ヒント

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