Google スプレッドシートのドロップダウン リストの使用方法

他の人が入力する必要がある Google スプレッドシートを作成する場合、ドロップダウン リストを使用すると、データ入力プロセスを簡素化できます。

ドロップダウン リストの項目を別のセル範囲から取得するか、直接入力することができます。両方を行う方法と、既存のドロップダウン リストを変更する方法を学びます。

Google スプレッドシートで手動ドロップダウン リストを作成する

Google スプレッドシートのドロップダウン リストを作成する最も簡単な方法は、データ検証設定内に項目をリストすることです。

これをする：

1. ドロップダウン リストを作成するセルを選択します。メニューから[データ]を選択し、 [データの検証]を選択します。

2. [条件] の横にある[アイテムのリスト]を選択します。 

3. この選択項目の横のフィールドに、ドロップダウン リストに含める項目をコンマで区切って入力します。

4. [保存]ボタンを選択すると、選択したセルにドロップダウン リストが表示されます。

データ検証オプション

[データ検証] ウィンドウには、注意すべき重要な設定がいくつかあります。

[セルにドロップダウン リストを表示] の選択を解除すると、ドロップダウン矢印は表示されません。ただし、ユーザーが入力を開始すると、リスト項目が表示されます。

[無効なデータの場合]セクションで[警告を表示]を選択すると、赤色の警告インジケーターが表示されます。これにより、入力された項目がリスト内のどの項目とも一致しないことをユーザーに警告するメッセージが表示されます。

代わりに[入力を拒否]を選択すると、Google スプレッドシートはエントリを拒否し、代わりにドロップダウン リストの最初の項目に置き換えます。

[外観]セクションで[検証ヘルプ テキストを表示する]を選択し、その下のフィールドにテキストを入力すると、ユーザーがドロップダウン セルを選択したときにそのテキストが表示されます。

Google スプレッドシートの範囲からドロップダウン リストを作成する

Google スプレッドシートのドロップダウン リストを作成するより動的な方法は、セルの範囲の内容を使用してリストを埋めることです。

これをする：

1. まず、任意の範囲のセルに検証リストを作成します。これらは同じスプレッドシートにある必要はありません。これらのリストは、他のスプレッドシート タブでも作成して選択できます。

2. 次に、ドロップダウン リストを作成するセルを選択します。メニューから[データ]を選択し、 [データの検証]を選択します。

3. 今度は、Criteria ドロップダウン リストからList from a rangeを選択します。次に、小さなグリッド選択アイコンを選択して、範囲選択ウィンドウを開きます。

4. リストとして使用する範囲を選択すると、[データ範囲の選択]フィールドに範囲テキストが表示されます。

5. [OK]を選択して選択ウィンドウを閉じ、検証ウィンドウに戻ります。残りのドロップダウン オプションを構成し、[保存]ボタンを選択して終了します。

6. これで、選択したセルのドロップダウン リスト項目として範囲データが表示されます。

7. 動的ドロップダウン リストとして追加する他の列についても、この同じプロセスを続けます。

データのソースとして範囲を使用すると、作成したすべてのドロップダウン リストを手動で調べて更新することなく、スプレッドシートを最新の状態に保つことができます。

Google スプレッドシートのドロップダウン リストに関する興味深い事実

範囲に接続された Google スプレッドシートのドロップダウン リストは、スプレッドシートの全体的なメンテナンスを大幅に削減するため、最も便利です。

1 回の範囲変更で複数のセルを更新する

これは、1 つの項目範囲からデータを描画するセルが多数ある場合に特に当てはまります。これらのリスト アイテムを更新または変更する場合は、1 つの範囲でのみ変更を行う必要があります。

これらのリスト アイテムを含むセルが何百もある場合でも、範囲を 1 回更新すると、それらのドロップダウン セルがすべて即座に更新されます。

検証済みセルをコピーして時間を節約する

検証済みのドロップダウン セルを他のセルにコピーすることで、時間を節約することもできます。これにより、検証画面を再度ステップ実行するプロセスを実行する時間を節約できます。

検証済みセルのコピーは、日、月、時間、およびその他の標準データセットなどの選択リストに特に役立ちます。

セル検証をすばやく削除

どのセルにもリスト項目を含めたくない場合を考えてみましょう。セルを右クリックして[検証]を選択し、 [データ検証] ウィンドウで [検証の削除]を選択すると、それらをすばやく削除できます。

セルからドロップダウン矢印が消え、すべてのドロップダウン アイテムが消えます。セルは、別の通常のスプレッドシート セルになります。

Google スプレッドシートでダブル ドロップダウン リストを使用する

Google スプレッドシートのドロップダウン リストを使用するもう 1 つの便利な方法は、シート間で情報を渡すことです。この手法を使用して、人々の間で情報を中継することもできます。

たとえば、あるチームが完了したタスクのリストを含む元のシートがある場合、それらの完了したタスクに基づいて 2 番目のスプレッドシートを作成できます。

前のセクションで説明したのと同じ動的ドロップダウン リストに基づいて、最初のリストを作成したい場合としない場合があります。

どちらの方法でも、完了したタスクを送信するシートのセルを別のドロップダウン リストとして選択し、前のセクションで説明したように検証ウィンドウを開きます。データ範囲を選択したら、このソース タスク スプレッドシートに切り替えて、タスクの列全体 (空白セルを含む) を選択します。

これで、コピー先のスプレッドシートで、タスク列のデータが取り込まれていることがわかります。これは、2 番目のチームが、最初のチームから完了したタスクに基づいて独自のプロジェクト タスクを実行できることを意味します。

最初のチームは、新しく完了したタスクを元のソース スプレッドシートに追加し続けることができます。

ソース範囲に空白のセルを含めたため、これらの新しい固有のタスクが 2 番目のチームのドロップダウン リストに表示されます。 

2 番目のドロップダウン リストには固有のタスクのみが表示されることに注意してください。ソースから特定の行項目を渡すのに最適な方法ではありませんが、他の人がスプレッドシートに追加したすべての一意の項目を 2 番目のチームが確認するのに最適な方法です。

Google スプレッドシートのドロップダウン リストをどのように使用しますか?

ご覧のとおり、Google スプレッドシートには、他のセルから情報を取得してドロップダウン リストに入力する方法が多数用意されています。または、データ入力のニーズがかなり単純な場合は、カンマで区切られたドロップダウン リスト項目に手動で入力することに固執することができます。 

いずれにせよ、スプレッドシートのデータ入力を可能な限り簡単かつシンプルにできるはずです。