Google ドキュメントで変更を追跡する方法

Google ドキュメントは、クラウドベースの生産性ツールの Google スイートの一部です。ドキュメントの共同作業や他のユーザーとの共有が簡単になります。ドキュメントの変更を追跡して、最新バージョンとの違いを確認する方法を紹介します。

Word の Track Changes との違い

Microsoft Word では、ドキュメントの共同作業が連続して行われます。1 人が「変更の追跡」を有効にし、ドキュメントで作業し、編集を終了して、レビューのために次の人にドキュメントを送信します。その担当者は、追跡された変更を確認して編集を行うことができるため、同じドキュメントの複数のバージョンを作成できます。

Google ドキュメントでは、ドキュメントの複数のバージョンはありません。クラウドには 1 つのコピーがあり、複数のユーザーが同時に編集できます。

他の違いを知りたい場合は、Google Docs vs. Microsoft Word – What are the Differences? をチェックしてください。

ドキュメントを共有することを忘れないでください

他の人がレビューできるように Google ドキュメントの変更を追跡する場合は、その人とドキュメントを共有する必要があります。

ドキュメントを他のユーザーと共有するには:

Google ドキュメントの右上にある[共有]ボタンを選択します。

[ ユーザーとグループの追加 ]の下にユーザーの電子メールアドレスを入力します。

ユーザーのリストの追加が完了したら、右側のドロップダウンメニューで役割を選択します。

ドキュメントを共有したことを通知するボックスをオンまたはオフにします。

必要に応じて説明文を書きます。

[送信]を選択します。

ドキュメントの改訂履歴を確認する

Google ドキュメントは、ドキュメントが作成された時点からのドキュメントの履歴を記録します。そのため、Google ドキュメントの変更を追跡する方法を忘れたり、知らなかった場合でも、ドキュメントの改訂履歴を使用していつでも調べることができます。

Google ドキュメントを開きます。
[ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を表示] を選択します。

右側のペインに、そのドキュメントのすべての改訂セッションの日時、作成者が表示されます。これらのいずれかをクリックして、各エディターによる変更を確認できます。

自動的に作成されたバージョンの縦に並んだ 3 つのドットをクリックすると、特定のバージョンに名前を付けるか、新しい別の Google ドキュメントとしてコピーを作成するかを選択できます。

誰かがテキストに破壊的な編集を加えた場合、ドキュメントを以前のバージョンに復元することもできます。

提案モードを使用する

提案モードは、Google ドキュメントで見つかった変更を追跡するための最も近い機能です。これは、他の人が作成したドキュメントを編集するよう招待された場合に最も便利です。

提案モードを使用する場合:

編集内容は別の色で表示されます。
これらの変更は、Doc の右側にコメントとしてまとめられています。
あなたと他の編集者は、これらのコメントバブル内の個々の変更についてチャットメッセージを交換できます。
変更に同意したら、チェックマークを選択して同意するか、X を選択して拒否します。

これがどのように見えるかの例です：

提案モードをオンにするのは簡単です。

鉛筆アイコンのドロップダウンメニューを選択します。

[提案]を選択するか、ページにカーソルを合わせたときに、この緑色の提案ショートカットボタンをクリックします。

これで、テキストを完全に変更することなく、ドキュメントに必要な変更を加える準備が整いました。

他のユーザーにコメントを残す

自動提案に加えて、他の編集者やライターにコメントを残して、提案の背景を説明することもできます。

コメントを残すには:

Google ドキュメントを開きます。

コメントしたいテキストを強調表示するか、コメントを残したい箇所にカーソルを置きます。

[挿入] > [コメント]を選択するか、ページにカーソルを合わせるとページの右側にポップアップする青い「+」ショートカットを使用します。

コメントを入力し、[コメント]ボタンを選択します。

@ 記号を使用して他の編集者にタグを付けることができることに注意してください。他のライターが同時にオンラインになっている場合は、ライブチャット機能を使用することもできます.

ドキュメントを Word ファイルとしてダウンロードする

Google ドキュメントを Word ドキュメントとしてダウンロードすることで、提案を変更履歴に変換できます。Word で開くと、提案は変更履歴として表示され、すべてのコメントが保持されます。方法は次のとおりです。

[ファイル] > [ダウンロード] > [Microsoft Word]を選択します。

注:ダウンロードしたドキュメントは、クラウド内の Google ドキュメントから独立しています。そのドキュメントに加えられた変更は、クラウドバージョンには反映されません。Word 文書の編集内容を共有したい場合は、それを新しい Google ドキュメントとしてアップロードし、最初から共有する必要があります。

この方法で Word とドキュメントをまたがって編集することはお勧めしません。時間がかかり、書式設定の問題が発生し、混乱を招く可能性があるためです。適切な代替手段は、同様のクラウドベースの機能とコラボレーションを含むMicrosoft 365を使用することです。

再びトラックを失うことはありません

Google ドキュメントで変更を追跡して共有できるようになりました。文書を編集している他の編集者とこの記事を共有することを忘れないでください。編集者はすべて個別に提案モードを有効にする必要があるからです。