MS Word Mail Merge を使用して Excel からラベルを印刷する方法

クリスマスの挨拶、結婚式、その他のホームイベントの招待状を送るためにラベルを印刷する必要があるのはいつですか? オンライン ショッピング サイトの配送先住所を一括で印刷したいですか。Microsoft Word の差し込み印刷機能を使用して Excel からラベルを印刷する方法については、この記事をお読みください。

Microsoft Excel は、ビジネスまたは個人の連絡先用の大規模なデータベースを作成するための優れたアプリです。ただし、配送ラベルやその他のラベルをラベル用紙に印刷する場合は、それほどユーザーフレンドリーではありません。

Excel でラベルのようなセルを手動で作成し、手動でコンテンツを書き込むことができます。少数のラベルに対してこの手作業を行うことはできますが、カード、招待状、および商品を何百人もの受信者に送信する必要がある場合、手作業はオプションではありません。

したがって、この記事を最後まで読んで、Microsoft Word の差し込み印刷機能を使用して Excel からラベルを印刷する方法を学ぶ必要があります。また、最後にいくつかのスマートなヒントを探ります!

Excelでラベルを印刷する方法：準備作業

Excel から宛名ラベルを印刷するプロセス、または Excel から宛名ラベルを印刷するプロセスには、Excel ファイルと Word との相互互換性が必要です。したがって、Excel の連絡先リストを使用して Word でラベルを印刷する場合は、Word で次の調整を行う必要があります。

• PC または Mac で Microsoft Word アプリを開きます。
• [ファイル]をクリックし、[オプション]を選択します。
• [Word のオプション] ウィンドウで[詳細設定]をクリックします。
• [全般]セクションが表示されるまで下にスクロールします。

開いたときにファイル形式の変換を確認する

• そこで、Confirm file format conversion on open の横にあるチェックボックスをオンにします。
• [OK]をクリックして変更を保存し、[Word のオプション] ウィンドウを終了します。

ラベルを印刷する前に、Word の差し込み印刷機能がラベルをサポートしているかどうかを確認する必要があります。Microsoft は、トップ ベンダーのラベル ステッカーの仕様をアプリにまとめました。ラベル ステッカーのリストとドキュメント コードを確認する方法は次のとおりです。

• Word リボン メニューの[差し込み文書]タブをクリックします。
• [差し込み印刷の開始]を選択し、ドロップダウン リストから [ラベル]を選択します。
• [ラベル オプション] ダイアログ ボックスが表示されます。

Word 差し込み印刷で宛名ラベルのベンダーと製品コードを選択する

• [ラベル情報]セクションの下に、 [ラベル ベンダー]と[製品番号]リストが表示されます。
• ラベル用紙のベンダー名と製品コードを選択します。詳細は、購入したラベル用紙のパッケージに記載されています。
• [OK]をクリックして、このラベル印刷プロジェクトに変更を適用します。

上記のリストにラベル ベンダー名が表示されない場合は、その仕様を手動で入力できます。したがって、Word はプリンターと適切に同期するため、住所ラベル、宛名ラベル、配送ラベルを簡単に印刷できます。

新しいラベル構成を作成するには、次の手順に従います。

• [ラベル オプション]ダイアログ ボックスで[新しいラベル]をクリックします。

差し込み印刷で新しいラベル構成を作成する

• ここで、新しい構成ファイルの名前を入力します。
• 次に、上余白、横余白、ラベルの高さ、ラベルの幅、ページ サイズなどのパラメータを調整します。
• [OK]をクリックして変更を保存します。

それでおしまい！後で使用したり、作業中に電源が落ちた場合に復元したりできるように、差し込み印刷の Word 文書を保存することを忘れないでください。

Excel からラベルを印刷する方法: 連絡先リストの準備

ここで、Word 差し込み印刷ツールが受信者の名前、住所、およびその他の詳細を取得できるデータベースを作成する必要があります。次の手順に従って、このプロジェクトの Excel 連絡先リストを作成して保存します。

• Excel で新しい空白のワークシートを開きます。
• 配送ラベル連絡先リストまたは任意の名前で保存します。
• 行または列に空白のセルを残さずに、ワークシートの上隅からデータの入力を開始します。

Excel からラベルを印刷する方法 連絡先リストを準備する

• Word の Maile Merge ツールが検出し、[フィールドの一致] オプションで使用する列ヘッダーを入力します。
• この列ヘッダーの下に、適切なデータを入力します。
• 任意の連絡先アプリから CSV (コンマ区切り値) ファイルをインポートし、列ヘッダーを追加して Excel で書式設定できる場合に最適です。
• Excel アプリの下部にあるワークシート タブをダブルクリックし、名前を連絡先リストまたはその他の覚えやすい名前に変更します。
• 完了したら、Excel ファイル全体を再度保存します。

Excel からラベルを印刷する方法: Word で差し込み印刷を使用する

配送先住所の Excel データベースの準備ができたら、郵送先住所を印刷する物理的な用紙に一致するラベル形式を保存した Word ファイルに移動します。差し込み印刷のラベル ファイルが開いたら、次の手順に従います。

• [差し込み印刷] タブの[差し込み印刷の開始]セクションで、[受信者の選択]を選択します。
• ドロップダウン リストから [既存のリストを使用]オプションを選択します。
• [データ ソースの選択]ダイアログ ボックスのポップアップが開きます。
• 連絡先リストを保存した Excel ファイルに移動します。

連絡先リストを差し込み印刷にインポートして、Excel から宛名ラベルを印刷する方法

• ファイルを選択し、[開く]をクリックします。
• ここで、 [テーブルの選択] ウィンドウが表示されます。
• このウィンドウには、インポートした Excel ファイルで使用可能なすべてのワークシートが表示されます。
• 連絡先リストを作成したワークシートを選択します。
• このチュートリアルでは、連絡先リストワークシートです。[OK]をクリックして続行します。
• これで、ラベル ステッカーがNext Recordとして表示されるはずです。

ラベルシールの配置

• 最初のラベル ステッカーは空になります。大丈夫。

Word Mail Merge でラベルの行と列を入力したので、次に Excel の連絡先リスト データベースから実際のデータをインポートします。このタスクを完了するには、次の手順をお試しください。

• [メーリング] タブを開いていることを考慮して、[受信者リストの編集]をクリックします。

受信者テーブル リスト

• 連絡先とその住所の表を確認してください。問題がないか確認してください。
• 上の表で問題がなければ、[OK]をクリックします。

Excel からラベルを印刷する方法 Word で差し込み印刷を使用する

• 次に、差し込み印刷ツールの[書き込みとフィールドの挿入]メニューで [差し込みフィールドの挿入] をクリックします。
• ドロップダウン リストに、インポートした Excel ファイルの連絡先リスト データベースにあるすべての列ヘッダーが表示されます。
• タイトルをクリックします。
• Shift + Enterを押します。
• 次に、[差し込みフィールドの挿入]を再度クリックし、[名]を選択します。
• Shift + Enterを押して、左上隅のラベル ステッカーにすべての列ヘッダーが表示されるまで、上記の手順を繰り返します。
• ラベル ステッカー ツールのさまざまなコンポーネントをカスタマイズできます。
• [ホーム]タブに移動し、ラベル上のテキストを選択して、フォントの種類、フォント サイズ、色、強調表示の色などの書式設定オプションを適用します。
• すべてが正しく表示されたら、 [メーリング]タブに戻ります。

ラベルを更新して差し込み印刷のラベルのデータを設定する

• [ラベルの更新]ボタンをクリックします。
• これにより、ページ上のすべてのラベルのデータが入力されます。

Word 差し込み印刷を使用して Excel からラベルを印刷する方法の結果のプレビューをクリックします。

• ここで、[結果のプレビュー]をクリックするだけで、実際のデータをラベルに表示できます。

Excel の連絡先リストを使用して差し込み印刷でメール アドレスまたは配送ラベルを作成する場合は、ラベルに多くのコンポーネントをインポートしないでください。ラベルが乱雑になります。パッケージを正常に配信するために絶対に必要なコンポーネントを選択してください。

Excel からラベルを印刷する方法: ドキュメントの印刷

ここまでで、差し込み文書のラベルを正常に作成しました。次に、次の手順に従って印刷します。

• プリンターからすべての用紙を取り出します。
• 物理ラベル ステッカー用紙をプリンターの用紙フィーダーに挿入します。
• Word のラベル ページに戻り、Ctrl + Pを押します。これが印刷コマンドです。
• 次に、左側のナビゲーション ペインから印刷設定を調整します。
• 印刷設定が、プリンター、設定、用紙サイズ、余白などの適切な印刷条件を反映していることを確認する必要があります。
• [印刷] をクリックして、ラベル印刷用紙にラベルの印刷を開始します。

素晴らしい！個人用または業務用の見栄えの良い配送先住所または宛名ラベルを印刷しました。

Excel からラベルを印刷する方法: FAQ

Is There a Way to Print Address Labels From Excel?

はい！Excel で連絡先リスト データベースを作成できます。名前、住所、郵便番号、国、電話番号、州などの列を作成し、これらの列ヘッダーの下にデータを入力できます。

完了したら、このデータベースを Word 差し込み印刷にインポートして、差し込み印刷のラベル作成ツールを使用して住所ラベルを作成できます。この記事の上記の手順に従って、正確な動きを見つけてください。

How Do I Create Labels From Excel to Word?

Word の差し込み印刷機能を使用して、Excel シートから連絡先リストのデータをインポートできます。次に、Word の [差し込み文書] タブにあるラベル作成ウィザードを使用して、ラベルを作成し、Excel からデータを入力できます。Insert Merge Field コマンドは、ラベルにフィールドを追加するのに役立ちます。

How Do I Print Multiple Labels on One Page?

Word の差し込み印刷機能を使用して Excel から宛名ラベルを印刷すると、1 ページあたり 10、20、30 などの数のラベルを常に印刷できます。[ラベル情報] ダイアログ ボックスで適切な製品番号とラベル ベンダーを選択するだけです。

結論

これで、Word の差し込み印刷機能を使用して Excel からラベルを印刷する方法がわかりました。

このプロセスの重要な部分は、差し込み印刷でラベル データを入力する前に、適切なラベル ステッカー ページを使用することです。間違った用紙を選択すると、位置合わせされていないラベルが印刷されて物理的な用紙が無駄になる可能性があります。

用紙のベンダーと製品コードがわからない場合は、すべてのプロセスを実行する前に、必ず新しいラベル用紙を作成してください。

Excel から住所ラベルを印刷する他の方法を見逃していると思いますが、その方法とそのプロセスを下のコメント ボックスに記載してください。

次は、  Excel で 2 つの列を結合する方法です。