Microsoft Excel でデータのフィルターと並べ替え機能を使用する方法

Microsoft Excel は、最も人気のあるデータ視覚化および分析ツールの 1 つです。分析機能の例には、Excel リボンの [データ] タブのフィルター ツールと並べ替えツールが含まれます。 [フィルター] または [並べ替え] オプションをクリックするだけで、必要な特定のデータセットがすぐに抽出され、並べ替えられます。ただし、[フィルター] ボタンを使用する場合の欠点の 1 つは、選択内容を強調表示するためにワークシート内の他のデータ セットが非表示になることです。

定義した条件に基づいてデータ範囲を抽出しながら、すべてのデータセットをワークシート上に表示したままにする 1 つの方法は、フィルター関数を使用することです。 Filter 関数は、Sort 関数と組み合わせることもできます。ここでは、Microsoft Excel でデータのフィルター関数と並べ替え関数を使用する方法を説明します。

フィルターと並べ替え機能の使用に関する注意事項

前述したように、フィルター機能を使用すると、基準に適合するデータ セットからデータを抽出できます。フィルター関数は、単一の基準または複数の基準で使用できます。 Filter 関数は次のようになります。

=FILTER(配列,含める,[空の場合])

• 配列(必須) : これは、フィルタリングされる範囲またはデータセットを指します。ほとんどの場合、これは Excel ワークシート内のテーブルですが、値を含む行または列にすることもできます。
• Include (必須) : 抽出するデータを指定します。
• 空の場合 (オプション) : これはオプションであり、指定された基準を満たす項目が存在しない場合に表示される結果です。

Sort 関数を使用して、範囲または配列の内容を指定した順序で並べ替えることもできます。並べ替え機能は次のようになります。

=SORT(配列,[ソートインデックス],[ソート順序],[列順])

• 配列 (必須) : これは、フィルタリングされる範囲またはデータセットを指します。ほとんどの場合、これは Excel ワークシート内のテーブルですが、値を含む行または列にすることもできます。
• sort_index (オプション) : ソートする行または列の番号を指定します。
• sort_order (オプション) : 希望する並べ替え順序の番号を指定します。昇順で並べ替えるには 1 を使用し、降順で並べ替えるには -1 を使用します。
• by_col (オプション) : 希望するソート方向を行または列ごとに指定します。

単一基準に対するフィルター関数の使用方法

1 つの基準のみに基づいてデータをフィルタリングする必要がある状況では、Filter 関数を使用してそれを行う方法を次に示します。

ステップ 1: PC の [スタート] メニューまたはタスクバーから、Microsoft Excel アプリまたはワークブックをクリックして開きます。

ステップ 2:空のセルに「=FILTER」と入力し、「Tab」ボタンをタップします。

ステップ 3:フィルタリングするデータセットを含む配列を選択します。この例では、フィルター対象の情報が含まれるセル B3 から I20 を選択しています。したがって、次のようになります。

=FILTER(B3:I20,

ステップ 4:「含める」セクションにフィルタリングに使用する基準を入力します。この例では、列 G 内の値 HJ をフィルター処理しています。つまり、次のようになります。

=FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,

注: 上で行ったように、フィルタリングする条件を数式に直接含めることも、セルに入力して数式内で参照することもできます。別のセルに入力すると、条件を変更する必要がある場合にその 1 つのセルを編集するだけで済みます。ただし、式に直接記述する場合は、式を編集して基準を更新する必要があります。

ステップ 5:配列内のどの値も条件を満たさない場合に Excel が返す値を入力します。この例では、条件が満たされない場合に Excel が N/A を返すようにします。 ("") を使用して Excel に空の文字列を返すように要求することもできます。したがって、次のようになります。

=FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,”N/A”) または =FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,””)

ステップ 6: Excel の場合は Enter をタップし、設定した条件に基づいて結果を返します。

複数の基準に対してフィルター関数を使用する方法

Filter 関数を使用すると、複数の条件を組み合わせてデータセットをフィルタリングできます。複数の条件を組み合わせるには、関数式との AND の (*) など、さまざまな Excel 演算子を使用できます。その方法は次のとおりです。

ステップ 1:空のセルに「=FILTER」と入力し、「Tab」ボタンをタップします。

ステップ 2:フィルタリングするデータセットを含む配列を選択します。この例では、フィルター処理する情報が含まれるセル B3 から I20 を選択しています。したがって、次のようになります。

=FILTER(B3:I20,

ステップ 3:「含める」セクションにフィルタリングに使用する基準を入力します。この例では、列 G 内で値 HJ をフィルタリングし、列 C で HBN をフィルタリングしています。したがって、次のようになります。

=FILTER(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”)

ステップ 4:配列内のどの値も条件を満たさない場合に Excel が返す値を入力します。この例では、条件が満たされない場合に Excel が「N/A」を返すようにします。

=FILTER(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”),”N/A”)

ステップ 5: Excel の場合は Enter をタップし、設定した条件に基づいて結果を返します。

ソート機能の使い方

Filter 関数と同様に、Sort 関数を使用してデータセット内のデータを並べ替えることができます。その方法は次のとおりです。

ステップ 1:空のセルに「=SORT」と入力し、「Tab」ボタンをタップします。

ステップ 2:並べ替えたいデータセットを含む配列を選択します。この例では、並べ替えたい情報が含まれるセル C3 ～ C20 を選択しています。したがって、次のようになります。

=SORT(B3:B20,

ステップ 3:並べ替える行番号または列番号を入力します。この例では、列が 1 つだけあります。したがって、次のようになります。

=SORT(B3:B20,1

ステップ 4:データを並べ替える順序を入力します。この例では、昇順に並べ替えています。したがって、次のようになります。

=SORT(B3:B20,1,1)

ステップ 5: Excel の場合は Enter をタップし、並べ替え基準に基づいて結果を返します。

カスタム リストを使用して Excel でデータを並べ替える

Microsoft Excel では、昇順または降順だけでなく、他の形式でデータを並べ替えることができます。たとえば、色の種類や部門リストに従ってデータを並べ替えることができます。ただし、これを行うには、Excel 並べ替えツールを使用してカスタム リストを作成する必要があります。いずれにせよ、この記事がフィルター機能と並べ替え機能をより深く理解するのに役立つことを願っています。