Outlookで会議の時間を見つける:ベストガイド(2022)

この投稿では、このOutlookでの会議の検索時間が提供するものについて詳しく説明します。

それで、これ以上面倒なことはせずに、始めましょう。

1 FindTime Outlookとは何ですか?

2 FindTimeはどのように機能しますか?

3 FindTime Outlookを使用できるのは誰ですか?

4 FindTime Outlookの使用方法は?

5FindTimeOutlookの使用

6なぜあなたの会社はFindTimeを必要としますか?

7 FindTime vs Doodle

7.1 Doodleは何を提供しますか?

7.2 Doodle 1:1

7.3Doodleアプリ

FindTimeの見通しとは何ですか?

  • FindTime Outlookは、従業員が会議を開くのに最適な時間のコンセンサスを確立するのに役立つ無料のアドインです。
  • このツールは、潜在的な会議参加者をポーリングして、彼らの好みを判断し、利用可能な最も有利な会議の機会をランク付けします。
  • コンセンサスが形成されると、FindTimeはあなたに代わって会議を作成し、招待状を自動的に送信して、時間と手間を節約します。
  • この機能は、組織外の人との会議をスケジュールする場合に特に便利です。

FindTimeはどのように機能しますか?

  • 会議時間に投票するための招待状は、さまざまな電子メールアドレスに送信できます。これらには、Yahoo、Gmail、およびその他のプロバイダーが含まれます。
  • ユーザーから提供されたデータを使用して、FindTimeはどの曜日と時間が最も効果的かをすばやく判断できます。
  • プログラムは、会議に役立つ各人のスケジュールの開始点を見つけることができます。
  • 招待状を送信する個人は、会議のために選択した複数の時間を提案できます。招待状を受け取った参加者は全員、希望する時間に投票します。
  • 会議時間が選択されると、FindTimeは各出席者に通知を送信します。

FindTime Outlookを使用できるのは誰ですか?

  • FindTimeを使用するには、会議を主催する個人または企業がMicrosoft 365 AppsforBusinessを持っている必要があります。
  • ExchangeOnlineを持つエンタープライズアカウントでも使用できます。
  • FindTimeを使用してスケジュールされた会議の受信者は、アドインをインストールする必要がないことを知っておくことが重要です。
  • FindTimeを持っている人からリクエストが送信された場合でも、その人は実際にアプリを持っていなくても会議時間に投票できます。実際、Microsoft365も必要ありません。受信者になるために必要なのは電子メールだけです。

FindTime Outlookの使用方法は?

インストールは信じられないほど簡単です。必要なのは、Microsoft 365 AppsforBusinessだけです。Enterpriseアカウントを介してExchangeOnlineにインストールすることもできます。Microsoftのサポートによると 、FindTime Outlook Webをインストールするには、次の手順を実行する必要があります。

Outlookを開き、ホームリボンから[アドインの取得]を選択します。

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「 FindTime 」を検索または検索して、[追加]をクリックします。終了したら、[アドイン]ウィンドウを閉じます。

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これで、FindTimeアドインがインストールされました。受信トレイまたはカレンダービューで、その他のオプション(…)をクリックすると、[検索時間]ボタンが表示されます。開始するには、このボタンをクリックしてください。

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会議の投票で返信を使用するには、メールを選択してその他のオプションをクリックし、[会議の投票で返信]をクリックします。

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FindTimeOutlookの使用

新しい電子メールメッセージを作成するとき、または既存の電子メールオプションに返信するときに、FindTimeオプションを選択できます。

  • 新しい電子メール内で、その他のオプション(…)をクリック  し、右上のリボン内の[FindTime]セクションから[新しい会議の投票]を選択します。

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  • 既存の電子メールに返信する場合は、その他のオプションをクリックし、右上のリボン内の[FindTime]セクションから[会議の投票で返信]をクリックします。 
  • [FindTime]ボタン([新しい会議の投票]または[会議の投票で返信])をクリックすると、FindTimeは自分のカレンダーと他の従業員のカレンダーを検索し、利用可能な最適な会議の日時を提案します。

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  • 人物アイコンは、招待者が必要かどうか、および招待者の空き状況を示します

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追加情報:

  • オンライン会議はデフォルトで有効になっています。[オンライン会議]チェックボックスを選択して無効にします。
  • オンライン会議が選択されている場合、FindTimeはMicrosoftTeams会議をスケジュールします。
  • FindTimeは、組織によって設定されたものをデフォルトのオンライン会議チャネルとして使用します。
  • [会議の設定]を選択し、オン/オフオプションを切り替えます。

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ポーリング設定を選択 し、オン/オフ オプション を切り替え ます。

注:  [選択した時間]リストで[ X ] を 選択すると、この時点で選択した会議時間を削除でき  ます。

  • 投票の更新について通知する:出席者が投票するたびにメールが届きます。メッセージには、現在のポーリングステータスとスケジュールするオプションが含まれています。
  • 出席者が合意に達したときのスケジュール:必要なすべての出席者が特定の時間オプションに賛成票を投じた場合、カレンダーイベントが自動的にスケジュールされます。複数のオプションが利用可能な場合は、最も早いオプションがスケジュールされます。
  • カレンダーで選択した時間を保持する:提案する時間オプションごとに、暫定的なイベントがカレンダーに配置されます。会議がスケジュールされるか、投票がキャンセルされると、すべての保留が解除されます。
  • 出席者の投票をロックする:出席者は、新しい時間を提案したり、他の出席者を編集したりすることはできません。
  • 出席者に本人確認を要求する:匿名投票を防ぐために、出席者は投票する前に認証する必要があります。
  • FindTime言語での電子メール通知:FindTimeを使用する言語は、関連する電子メール通知の送信に使用されます。それ以外の場合、これらの通知は英語で送信されます。

オプションと日付/時刻を確認したら、[メールに追加]をクリックします。

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提案された時間は、メッセージの本文に追加されます。これでメッセージを送信できます。

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仮の待ち合わせ場所の所有者は、提案ごとにカレンダーに作成されます。すべての回答を受け取り、その会議の最終日時を選択すると、他のすべてのプレースホルダーがカレンダーから自動的に削除されます。

FindTimeは、「HOLD」というタイトルの一時的なカレンダーイベントの後に会議の名前を作成します。これらは、すべての参加者が時間について合意するまでその場にとどまります。すべての招待者が時間について合意した後、FindTimeは最終的なカレンダーイベントを送信し、 「 HOLD
」 というタイトルのすべてのイベントを削除します。

受信者が投票を送信すると、確認メールと最新情報が届きます。受信者は、投票できるFindTimeメールを受け取ります。

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会議の[ステータス/更新時刻を表示]をクリックすると、FindTimeリクエストのステータスをいつでも確認できます。

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FindTimeは、応答を確認するためのボタンコントロールが記載された確認メールを返信します。必要な回答がすべて揃ったら、メールの[スケジュール]ボタンをクリックして会議を終了し、招待状を送信できます。

必要に応じて、[オプションの編集]を選択して会議の設定を変更します。

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:変更を加えて会議時間を再挿入する場合は、元の招待を手動で削除する必要があります。

なぜあなたの会社はFindTimeを必要としますか?

FindTimeは実装が簡単で、あらゆるタイプの従業員が使用できます。時間の節約と同じ24時間の生産性の向上は、すべての組織が目指していることです。 TechRepublic は、企業がFindTimeを使用する理由をいくつか述べています。

  • FindTimeは使いやすいです。
  • FindTimeは、会議をスケジュールする個人にのみ必要です。
  • FindTimeは、会議のスケジュールを設定しようとする人の間で行ったり来たりする煩わしさを解消します。
  • FindTimeは会議を設定し、招待された各人に通知します。
  • FindTimeは、多くの人がすでに持っているMicrosoft365の一部です。

FindTime Outlookは、大小を問わず、ほぼすべての種類のビジネスが役立つアドインです。実際に会議に参加するのではなく、会議のスケジュールを設定するためにより多くの時間を費やすことは、FindTimeでは過去のものになります。

FindTimeとDoodle

  • 何人かの人が時間のある予定を探す頻度はどれくらいですか。会議、会社のパーティー、ディナー、友人との映画館への個人的な訪問など、毎日のように感じます。
  • 多くの人を集めるのは本当に神経質になるかもしれませんが、私たちはお互いを助け、ツールに私たちをサポートさせる方法を知っています。
  • ほとんどの人はおそらくDoodleのことを聞いたことがある  か、自分でアンケートを作成したことさえあります。

Doodleは何を提供しますか?

  • Doodleは、  私を含め、多くの人が利用したことのある無料の調査サービスです。予約をするか、バーベキューで誰が何を食べたいかを調査するかどうかに関係なく。
  • 投票はすばやく簡単に作成できます。前述のように、予定に加えて、他のコンテンツも照会できます。
  • 「必要に応じて」など、さまざまな設定を行うこともできます。つまり、オプションは機能しますが、最適ではないか、参加者ごとに1つのオプションしか選択できません。
  • 名前と投票が秘密にされ、作成者だけが結果を見ることができるように、隠された投票も実用的です。
  • 調査が終了したら、リンクを渡すことができ、リンクを持っている人は誰でも調査に参加できます。そして、すべて無料のサービスとして。Doodleアカウントも必要ありません–悪くはありませんか?

一見すると、無料版では次のことができません。

  • 期限の設定–投票の期限を決定します
  • 連絡先の詳細を取得する–メールアドレス、住所、または電話番号を入力してもらいます
  • すべての招待者の活動–誰がまだ行方不明であるか、または誰がすでに招待を受け取って開いたかを確認します
  • その後、リマインダーを送信することもできます
  • 広告なし
  • Doodle 1:1

Doodle 1:1

Doodle 1:1機能 は、2つの有料バージョンに含まれており、無料の予約についてユーザーに通知するオプションを提供します。これにより、ユーザーは自分に最も適したものを選択するだけで済みます。 同僚、外部パートナー、顧客のいずれであっても、数回クリックするだけで会議を手配できます。

Doodleアプリ

また、無料アカウントでDoodleアプリをテストしました 。また、 そこでアンケートを作成するのも非常に簡単です。そして、特に私的使用のための素晴らしい機能:調査を作成した後、リンクを送信するだけでなく、WhatsAppまたはFacebookMes​​sengerを使用して調査を配布することもできます。

Outlookでの会議の時間の検索の詳細については、MicrosoftのWebサイトにアクセスしてください。

今、私はあなたから聞きたいです:

今日のレポートから、最も興味深いと思ったのはどれですか?あるいは、私が取り上げた何かについて質問があるかもしれません。

いずれにせよ、私はあなたから聞きたいです。だから先に進んで、下にコメントを残してください。



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