Outlookで検索を使用して電子メールをすばやく検索する方法（2022）

この投稿では、Outlookで検索を使用してメールを適切に検索する方法を紹介します。Outlookでの検索を改善するために、検索条件を絞り込む方法について学習します。Outlookを使用して、添付ファイル内の単語を検索したり、電子メールサイズ、日付などで検索したりできます。

Outlookで抱えている問題の1つは、過去に何かを探すのに費やした時間です。マルチレベルのフォルダー構造を使用して、保持したいメールをアーカイブしましたが、昔のように、ファイリングキャビネットのように整理することに気付きました。さまざまな引き出しがたくさんあるので、見た目がどうあるべきかわからないので、特定のOutlookを使い始めましたが、思ったとおりに機能しませんでした。何百もの結果が返され、視覚的にフィルタリングしようとします。あなたはそこの欲求不満を想像することができます。ある時点で。検索ボックスに単語をドロップしてEnterキーを押すだけでなく、検索するものがはるかに多いことに気付きました。彼は実際にあなたが欲しいものを正確に見つけることができます。あなたはそれを正しい方法で尋ねる方法を知っている必要があります。

Outlookで検索を使用する方法は？

• Microsoftは、2019年にOffice 365の検索機能を更新しました。検索が高速になり、それ自体の検索がOutlookの最上部のタイトルバーに移動しました。これは、デスクトップアプリと、検索を使用するWebの見通しについても同じです。

• マウスで検索内をクリックするか、ショートカットキーAlt+QまたはControl+Eを使用するだけです。これにより、Outlookが最近のアクティビティに基づいてパーソナライズされた提案を行うドロップダウンが開きます。
• これは特に役立つとは思いませんが、検索を繰り返したい場合は、これが役立つ場合があります。
• 以前は、検索語を入力して何百もの結果が返されましたが、それは1速で車を運転するようなものです。どこにでも行くには永遠にかかるでしょう。
• 検索には、インスタント検索とアドバンス検索の2つの方法があります。両方お見せします。

MicrosoftOutlookでのインスタント検索

インスタント検索から始めましょう。キーワードテストで何かを探しているとしましょう。検索ボックスに入力し、を押して入力し、すべての結果を取得します。結果を絞り込むために、追加のボタンがある検索タブに移動できます。

検索を段階的に絞り込むことができます。検索範囲を狭めたり広げたりすることができます。以下のフィールドがあります。

• 現在のメールボックス–デフォルトはメールボックスです。必要に応じてデフォルトを変更する方法については、後で説明します。
• すべてのメールボックス–アカウントがさらにある場合は、検索をすべてのメールボックスに拡張することをお勧めします。
• 現在のフォルダー–検索を制限するもう1つのオプションは、現在のフォルダーのみに絞り込むことです。これは、サブフォルダを除く受信トレイを意味します。
• サブフォルダー–サブフォルダーを選択すると、受信トレイとその下のすべてのフォルダーが含まれます。
• すべてのOutlookアイテム–すべてのOutlookアイテムは可能な限り幅広いものです。メールだけでなく、カレンダーや連絡先もすべてのメールボックスで検索されます。
• 削除済みアイテムを含める–結果の下に、削除済みアイテムを検索に含めるオプションがあります。状況によっては、これは本当に結果を膨らませる可能性があるので、お勧めしません。代わりに、いつでも削除済みアイテムフォルダを個別に検索できます。
• 古い結果を含める–検索で探していたものが返される場合は、古い結果を含めるを選択できます。
• From –この方法では検索に時間がかかる場合があり、検索結果を実際に絞り込むことができます。私が探しているメッセージは私のためでした。からをクリックして送信者名を入力し、この方法でEnterキーを押すことができます。ユーザーが送信者であるExcelplusというキーワードですべてを検索します。
• 件名–件名をクリックして検索に追加できます。
• 添付ファイルあり–メッセージに添付ファイルがあることを知っているので、[添付ファイルあり]を選択します。また、件名にコースという単語が含まれていることも知っています。
• 分類済み–メールを分類する場合、このドロップダウンを使用して結果を特定のカテゴリに制限するか、受信者で検索するために送信します。
• フラグ付き–フラグを付けたメールを検索できます
• 重要–重要としてマークしたメールを検索できます。これらのオプションは、探しているものを見つけるのに本当に役立ちました。

MicrosoftOutlookの高度な検索

• 2番目の方法は、高度な検索を使用することです。さて、これはより効率的な方法であり、インスタント検索で行ったように検索を順番に絞り込むのではなく、さらに多くのオプションを提供します。すべてを1つで行うことができます。
• 取得するには、検索ボックス内をクリックしてからドロップダウンをクリックすると、事前定義された検索フィールドを含むドロップダウンが開きます。

• 探しているものに添付ファイルがあるかどうかを検索する場所を定義できます。
• 基本的に、[検索]タブに表示されたすべての検索オプションはここでも見つけることができ、さらに多くの選択肢があります。たとえば、添付ファイルが含まれていると、メッセージの添付ファイルにあることがわかっているキーワードを直接検索できます。
• たとえば、探しているメッセージにSet1という単語を含む添付ファイルが含まれていることがわかっているとします。フレーズを完全に一致させたいので、引用符で囲みます。記事の最後で検索構文について説明しますので、私と一緒にいてください。

• それはいいね。また、ドロップダウンに表示された定義済みの検索フィールドに限定されません。高度な検索に戻って、隅にオプションが多いボタンに注目してみましょう。

• 追加の検索フィールドを有効にできる高度な検索オプションが表示されます。BCCで受信者を具体的に検索するオプションが必要だとしましょう。[BCC]チェックボックスをオンにして、[適用]をクリックします。これで検索できるようになりました。これらの追加オプションを覚えておいてください。フィールドが見つからない場合は、結果を今に制限する必要があります。

Outlookでの検索の設定とインデックス作成

• オプションとインデックス付けについて話しましょう。いつものように、オフィス製品には、検討すべき標準的なアプリケーションオプションがいくつかあります。
• ファイルに移動してオプションを選択し、検索を選択します。結果の下で、インスタント検索のデフォルトフォルダを定義できます。2番目のオプションでは、すべてのアイテムを検索するときに、削除されたアイテムを含めることを選択できます。通常、私はそれを有効にしません。ハイライトの色を変更することもできます。これは、上部の結果で検索用語を強調表示するために使用される色です。

• インデックス作成オプションもあります。これは、検索に関して重要なトピックです。インデックス作成は、より高速な検索結果を取得するのに役立ちます。
• これは、Outlook検索だけでなく、Windowsで実行している検索にも関連します。基本的に、インデックス作成は、ファイル、メッセージ、およびPC内の他のコンテンツを調べます。情報をカタログ化しています。
• Outlookの検索で探しているものが見つからない場合、または結果が不完全な場合は、インデックス作成が正しく機能していません。

• インデックス作成についてはまだまだたくさんありますが、覚えておくべき2つの重要なことがあります。インデックス作成オプションをクリックすると、現在のステータスが表示されます。インデックス作成が完了していることを確認してください。第二に、見通しが索引付けの一部として含まれていることを確認してください。これらの場所のインデックスの下に、MicrosoftOutlookが表示されます。そうでない場合は、変更を選択し、クリックして最後の手段として有効にします。

• それでも正確な検索結果に問題がある場合、またはインデックス作成が完了しない場合は、検索カタログを再構築する必要があります。これにより、データファイルのインデックス作成が再開されます。

Outlookの検索構文と演算子

• 最後に、検索構文について説明しましょう。これで、Outlook検索の技術を理解できました。検索構文に関するいくつかの基本をカバーしましょう。
• Outlook検索では、プレフィックス照合が使用されます。検索ボックスにプラスと入力すると、プラスプラスとぬいぐるみを含むメッセージが検索されますが、プラスまたは余剰は含まれません。また、大文字と小文字は区別されないため、適切な場合はプラス、その他の場合はプラスが検出されます。

• セット1のような正確なフレーズを検索する場合は、引用符で囲む必要があることはすでに説明しました。そうしないと、すべてのバリエーションが返されます。
• 検索では、、、またはなどの論理演算子を使用することもできますが、大文字を使用する必要があります。たとえば、リーラとガラニを検索すると、リラとカレヒーニの両方を含むアイテムが返されますが、必ずしもそうとは限りません。この順序で、LillahまたはGaraniは、Lailah、Leyla's Garani、または大文字と小文字のその他の組み合わせを含むアイテムを検索します。キラニではなくリラは、ガラニという単語を含まないリラのすべてのアイテムを検索します。

• サイズより大きいまたは小さいなどの比較演算子を使用することもできます。たとえば、メッセージサイズを入力する場合は、検索ボックスにコロンを入力し、次に大なり記号5MBを入力します。5メガバイトを超えるアイテムを返します。

• かなりかっこいいですよね？2021年2月6日以降に受信した構文を使用すると、2021年2月6日以降に受信したすべての電子メールが返されます。

検索構文と演算子の詳細については、MicrosoftのWebサイトにアクセスしてください。

このようにして、Outlookで検索を使用して、電子メールを非常に高速に見つけることができます。

また読む：Office365アーカイブメールボックスの概要

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