Outlookで電子メールテンプレートを作成する方法(2022)

この投稿では、Outlookでメールテンプレートを作成して使用する方法について説明します。Outlookで同様の電子メールに頻繁に返信していることに気付いた場合は、すばらしいヒントがあります。返信をテンプレートとして保存して、必要なときにいつでもアクセスできるようにすることができます。このように、毎回テキストを最初から書き出す代わりに、ボタンをクリックするだけで時間を節約し、事前定義されたテキストブロックを使用できます。

披露させて。保存された返信テンプレートを使用してメールに返信するために使用できる2つの優れた方法があります。1つ目は無料のテンプレートアドインを使用し、2つ目はクイックパーツ機能です。

テンプレートアドインを使用したメールテンプレート

  • 今から私のテンプレートから始めましょう。私のテンプレートの優れている点は、メールボックス内に保存されているため、別のコンピューターを使用しているときやWebを検索しているときにも使用できることです。
  • デフォルトでは、 Exchangeアカウントがあり、POPまたはIMAPアカウントで使用できない限り、Outlookでマイテンプレートアドインをオンにする必要があります。アドインがあるかどうかは、[アドインの取得]をクリックして確認できます。頂上で。

Outlookで電子メールテンプレートを作成する方法(2022)

  • 私のアドインでは、Microsoftが提供するアドインのセクションに表示され、2013年以降に利用可能になります。

Outlookで電子メールテンプレートを作成する方法(2022)

  • 何らかの理由でオンになっていない場合は、有効にすることができます。
  • これらのテンプレートをどのように使用してメールに返信しますか?返信中は、いくつかのテンプレートとリボンのメッセージタブが右クリックすると表示され、テンプレートペインが開きます。
  • いくつかのサンプル応答が付属します。テンプレートにカーソルを合わせると、ここにあるプラス記号をクリックしてテンプレートを削除および編集するオプションが表示され、独自のテンプレートを作成できます。
  • 独自のテンプレートを作成するには、プラス記号をクリックして名前を割り当てます。

Outlookで電子メールテンプレートを作成する方法(2022)

  • 応答のテキストを追加できます。テンプレートにはフォーマットオプションがないため、フォントサイズや色を変更したり、テキストにリンクを追加したりすることはできません。正直なところ、これにはかなりの制限があります。

Outlookで電子メールテンプレートを作成する方法(2022)

  • あなたができることは、別のアプリケーションでテキストを書くことです。たとえば、Microsoft Wordを使用して、必要なすべての書式を追加し、テキストをコピーしてテンプレートに貼り付けます。

Outlookで電子メールテンプレートを作成する方法(2022)

  • このようにして、応答が完了したときに応答へのリンクを追加することもできます。[保存]をクリックすると、使用可能なテンプレートに追加されます。
  • これで、マイテンプレートアドインの合計サイズはすべてのテンプレートで32キロバイトになるため、「このテンプレートは大きすぎて保存できません。小さくしてから、もう一度保存してみてください。」それを保存しようとするときは、すべてのテンプレートの合計サイズが32キロバイト未満になるようにコンテンツの量を減らす必要があります。船外に出ないでください。大丈夫です。
  • 次回メッセージに返信する必要があるときは、[テンプレートの表示]をクリックして、目的のテンプレートを選択するだけです。テキストが応答にコピーされます。
  • 2回クリックするだけで完了です。もちろん、返信にこれらのテンプレートを使用するだけではありません。新しいメッセージを作成するときにも使用できます。

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クイックパーツ付きのメールテンプレート

もう1つのオプションは、MicrosoftがOutlook 2007で導入した機能であるクイックパーツを使用することです。クイックパーツを使用すると、基本的に再利用可能なコンテンツやギャラリーを保存できます。テキスト画像、表、さらには書式設定を含めることができます。ただし、これが問題です。これらは、コンピューターでローカルにのみ使用できます。それらは自動的に同期されません。

  • クイックパーツを使用してテンプレートを作成するには、必要なテキストを入力するか、既存の返信のテキストを使用します。標準の応答として使用するテキストの部分を強調表示してから、テキストグループの右側にある[挿入]タブに移動すると、クイック部分が表示されます。それをクリックすると、選択範囲をいわゆるビルディングブロックとしてクイックパーツギャラリーに保存するオプションが表示されます。

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  • カテゴリのドロップダウンを使用して、このクイックパーツに名前を付けることができます。新しいカテゴリを作成することで、クイックパーツを個別のグループに整理できます。今、私はそれを必要としないので、私は将軍と一緒に行くつもりです。[OK]をクリックします。

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  • 次回このテキストを使用するときは、メッセージに返信するときに、[クイックパーツの挿入]をクリックして、必要なテンプレートを選択するだけです。

Outlookで電子メールテンプレートを作成する方法(2022)

  • より高速な方法は、ギャラリーをクイックアクセスツールバーに追加することです。リボンのクイックパーツを右クリックし、[クイックアクセスツールバーに追加]を選択するだけで、オートコンプリートをさらに高速に使用するように選択できます。

Outlookで電子メールテンプレートを作成する方法(2022)

  • クイックパーツの名前を入力するだけです。私の場合、それはテストであり、F3を押して、そこにあります。

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  • 一意である限り、名前全体を入力する必要はありません。私の場合、テストを入力してからF3で十分です。クイックパーツの大きな利点は、構成要素がテキストだけに限定されないことです。
  • この場合、特定の商品の在庫がなく、別の商品を受け取った顧客のリクエストに対応したいとします。

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  • 受け取った応答には、顧客の要求に応答するためのテキストをいくつか含めました。また、この代替製品とその仕様の写真を追加しました。これらはすべて便利に保存され、数回クリックするだけで利用できます。

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  • 受信した応答を右クリックすると、整理して削除するオプションが表示されます。

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  • あなたが持っているすべてのビルディングブロックが表示されます。それらのプロパティを編集したり、削除したり、新しいプロパティを挿入したりできます。クイックパーツはコンピュータでローカルに受信されることはすでに説明しました。

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クイックパーツを別のPCにエクスポートする

最後に、それらをエクスポートする方法について説明します。それらが保存されるファイルはNormalEmail.dotmと呼ばれます

場所を見つけるには:

  • ファイルエクスプローラー/Windowsエクスプローラーを開きます。
  • アドレスバーに「%APPDATA%\ Microsoft \ Templates 」と入力し、Enterキーを押します。
  • NormalEmail.dotmfileが見つかります。
  • このファイルには、追加または変更した可能性のあるスタイルの設定が含まれています。

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  • Outlookが閉じているときに、このファイルをバックアップ場所または別のコンピューターまたはユーザーのテンプレートフォルダーにコピーできます。

このようにして、Outlookで電子メールテンプレートを使用して、電子メールの作成や繰り返しの要求への応答にかかる時間を節約できます。

詳細については、MicrosoftのWebサイトにアクセスしてください。

今、私はあなたから聞きたいです:

今日のレポートから、最も興味深いと思ったのはどれですか?あるいは、私が取り上げた何かについて質問があるかもしれません。

いずれにせよ、私はあなたから聞きたいです。だから先に進んで、下にコメントを残してください。



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