Panduan Langkah Demi Langkah Untuk Pentadbir Pasukan Microsoft (2022)

Ini ialah panduan langkah demi langkah untuk pentadbir pasukan Microsoft.

Jika anda ingin memainkan peranan penting dalam penggunaan, penggunaan dan penggunaan Microsoft Teams di seluruh organisasi anda, anda akan menyukai panduan baharu ini.

Jom terjun terus.

1 Fahami Microsoft Teams

1.1 Pembeza

1.2 Definisi

1.2.1 Organisasi

1.2.2 Pasukan

1.2.3 Saluran

1.2.4 Keahlian Pasukan

1.2.5 Peranan Pasukan

1.2.6 Tetapan Pasukan

2 Pasang Microsoft Teams

2.1 Dayakan Microsoft Teams untuk organisasi anda

2.2 Penyambung

2.3 Pengagihan pelanggan

2.4 Dayakan atau lumpuhkan lesen Microsoft Teams

2.5 URL dan julat alamat IP Microsoft Teams

3 Melancarkan pasukan perintis 3.1 Merancang

3.1.1 Mengenal pasti pasukan perintis

3.1.2 Mengenal pasti juara pasukan

3.1.3 Sediakan juruterbang untuk berjaya

3.2 Pelancaran

3.2.1 Mengadakan pertemuan sepak mula dengan juara pasukan

3.2.2 Menjemput juara pasukan ke Microsoft Teams

3.2.3 Membantu juara pasukan peringkat dan melancarkan juruterbang

3.2.3.1 Pementasan Pasukan Microsoft

3.2.3.2 Melancarkan Microsoft Teams

3.3 Memupuk

3.3.1 Alihkan kerja kepada Microsoft Teams

3.3.2 Mengintegrasikan Pasukan Microsoft

3.3.3 Pantau Pasukan Microsoft

4 Lancarkan ke seluruh organisasi anda

4.1 Meningkatkan Kesedaran

4.2 Menyediakan Latihan

4.3 Dayakan Inovasi

Fahami Microsoft Teams

Microsoft Teams direka bentuk untuk pasukan yang bekerjasama rapat untuk menyelesaikan sesuatu:

• Kongsi maklumat dan kemas kini secara terbuka untuk kekal dalam pengetahuan
• Bergantung pada perbincangan dan sokongan pasukan membuat keputusan pantas dengan cepat
• Bekerjasama dalam projek dan tugasan, termasuk kandungan dan penghantaran

Microsoft Teams ialah ruang kerja berasaskan sembang dalam Microsoft 365. Ia adalah satu perkhidmatan kerjasama dalam Microsoft 365 yang menangani keperluan unik dan cabaran bekerja dalam pasukan. Kerana keperluan syarikat sekitar kerjasama adalah unik, tidak ada satu saiz yang sesuai untuk semua. Syarikat bergantung pada satu, dua atau berbilang aplikasi dalam Microsoft 365, seperti Outlook, SharePoint, Skype for Business dan Yammer untuk memenuhi keperluan yang berbeza untuk bekerjasama.

Pembeza

• Menjadi sebahagian daripada Microsoft 365 bermakna Microsoft Teams dilengkapi dengan penyepaduan terbina dalam kepada Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Microsoft 365 Groups dan banyak lagi. Ini membolehkan anda memaksimumkan pelaburan Microsoft 365 anda sambil menyediakan pengalaman pengguna yang mudah dan selamat merentas alatan.
• Microsoft 365 mempunyai komitmen kukuh mengenai keselamatan, pematuhan, privasi dan ketelusan. Microsoft Teams dibina menggunakan prinsip yang sama ini untuk menyampaikan platform gred perusahaan.
• Sejak awal, Microsoft Teams telah diarkitek dengan mengambil kira pematuhan, pengesahan dan privasi. Microsoft Teams akan mempunyai pematuhan terbina dalam, dengan sokongan untuk piawaian industri termasuk ISO 27001 dan 27018, SOC 1 dan SOC 2, HIPPA, Klausa Model EU dan banyak lagi.
• Microsoft Teams melindungi data pasukan dengan selamat menggunakan langkah keselamatan yang kukuh termasuk pengesahan dua faktor, kata laluan keras dan dasar akses. Data anda disulitkan, sama ada bersembang, nota atau fail. Ia adalah data anda, anda memilikinya, anda mengawalnya. Microsoft tidak melombong data pelanggan untuk tujuan pengiklanan dan kami melindungi data pelanggan dengan komitmen kontrak yang kukuh.
• Selaras dengan komitmen kami untuk menyediakan pelanggan dengan ketelusan sepenuhnya, pelanggan boleh melihat masa beroperasi, lokasi data mereka dan laporan terperinci tentang cara Microsoft 365 mengawal memetakan kepada kawalan keselamatan, privasi, pematuhan dan pengurusan risiko yang ditakrifkan dalam Keselamatan Awan Alliance Cloud Control Matrix (CSA CCM).
• Microsoft Teams adalah gred perusahaan, dengan sokongan dalam 18 bahasa merentas 181 pasaran dan 6 pusat data di seluruh dunia, SLA yang disokong kewangan 99.9% dan sokongan 24/7.

Definisi

Organisasi

Semua pasukan yang dibuat oleh pekerja dalam organisasi anda dikaitkan dengan penyewa Microsoft 365 anda. Anda boleh menetapkan semua pekerja atau subset pekerja dengan keupayaan untuk mencipta pasukan, menggunakan Microsoft 365 Groups.

Pasukan

Pasukan direka bentuk untuk mengumpulkan sekumpulan orang yang bekerja rapat untuk menyelesaikan sesuatu. Pasukan boleh menjadi dinamik untuk kerja berasaskan projek (cth melancarkan produk, mencipta bilik perang digital), serta berterusan, untuk mencerminkan struktur dalaman organisasi anda (cth jabatan dan lokasi pejabat). Perbualan, fail dan nota merentas saluran pasukan hanya boleh dilihat oleh ahli pasukan.

Saluran

• Saluran membantu mengatur perbualan, kandungan dan alatan pasukan mengenai topik tertentu.
• Saluran boleh diatur, contohnya, mengikut topik (acara), disiplin (reka bentuk), projek (pelancaran), atau hanya untuk keseronokan (perkara yang menyeronokkan).
• Pemilik pasukan boleh membuat saluran dan membolehkan ahli pasukan dengan keupayaan untuk mencipta saluran, seperti yang diperlukan. Tab di sepanjang bahagian atas saluran membolehkan pasukan menyimpan fail, nota dan kandungan tersuai seperti metrik Power BI, matlamat perniagaan pada dokumen Word atau carta organisasi pada slaid PowerPoint.
• Kandungan ini kemudiannya boleh diakses dengan mudah oleh semua orang dalam pasukan. Penyambung tambahan kepada aplikasi pihak ketiga boleh disesuaikan di peringkat saluran untuk membawa masuk data daripada alatan harian seperti Trello, Asana, GitHub dan banyak lagi.

Keahlian Pasukan

• Apabila Microsoft Teams diaktifkan untuk keseluruhan organisasi anda, pemilik pasukan yang ditetapkan boleh menjemput mana-mana pekerja yang mereka bekerjasama untuk menyertai pasukan mereka. Microsoft Teams memudahkan pemilik pasukan menambah orang dalam organisasi berdasarkan nama mereka.
• Pemilik pasukan juga boleh membuat pasukan berdasarkan Kumpulan Microsoft 365 sedia ada. Sebarang perubahan yang dibuat pada kumpulan akan disegerakkan dengan Microsoft Teams secara automatik. Mencipta pasukan berdasarkan Kumpulan Microsoft 365 sedia ada bukan sahaja memudahkan proses menjemput dan mengurus ahli tetapi juga menyegerakkan fail kumpulan dalam Microsoft Teams.

Peranan Pasukan

Terdapat dua peranan utama dalam Microsoft Teams : pemilik pasukan, orang yang mencipta pasukan dan ahli pasukan, orang yang mereka jemput untuk menyertai pasukan mereka. Pemilik pasukan boleh menjadikan mana-mana ahli pasukan mereka sebagai pemilik bersama apabila mereka menjemput mereka ke pasukan atau pada bila-bila masa selepas mereka menyertai pasukan. Mempunyai berbilang pemilik pasukan membolehkan anda berkongsi tanggungjawab mengurus tetapan dan keahlian, termasuk jemputan.

Tetapan Pasukan

Pemilik pasukan boleh mengurus tetapan seluruh pasukan secara langsung dalam Microsoft Teams. Tetapan termasuk keupayaan untuk menambah gambar pasukan, menetapkan kebenaran merentas ahli pasukan untuk membuat saluran, menambah tab dan penyambung, @menyebut keseluruhan pasukan atau saluran dan penggunaan GIF, pelekat dan meme.

Sebagai pentadbir Microsoft Teams, anda mempunyai akses kepada tetapan seluruh sistem di pusat pentadbir. Tetapan ini boleh memberi kesan kepada pilihan dan lalai yang dilihat pemilik pasukan di bawah tetapan pasukan. Contohnya, anda boleh mendayakan saluran lalai, " Umum ", untuk pengumuman seluruh pasukan, perbincangan dan sumber, yang akan muncul merentas semua pasukan.

Gunakan Microsoft Teams

Microsoft Teams tersedia untuk pelanggan komersial Microsoft 365 dengan salah satu pelan berikut: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 dan E5. Microsoft Teams juga akan tersedia kepada pelanggan yang membeli E4 sebelum bersara. Sebagai pelanggan Microsoft 365, Microsoft Teams tersedia untuk seluruh organisasi anda. Sebelum anda menggunakan Microsoft Teams, terdapat beberapa perkara yang perlu anda ketahui tentang tetapan dalam pusat pentadbir Microsoft 365.

Dayakan Microsoft Teams untuk organisasi anda

Pentadbir perlu menggunakan Pusat Pentadbiran Microsoft 365 untuk mendayakan Pasukan Microsoft untuk organisasi anda.

• Pergi ke " Pusat pentadbir Microsoft 365 "
• Navigasi ke Tetapan > Tetapan organisasi.
• Pilih " Perkhidmatan " dan klik Microsoft Teams .

• Pada skrin tetapan Microsoft Teams yang terbuka, dayakan Business & Enterprise dan lain-lain jika anda ingin mendayakan Microsoft Teams untuk organisasi anda. Anda juga boleh mendayakan akses tetamu dan klik Simpan .

• Anda boleh mengawal pengguna dalam organisasi anda yang boleh menggunakan Microsoft Teams. Secara lalai, penciptaan Kumpulan Microsoft 365 didayakan dalam Exchange Online. Tetapi, terdapat beberapa cara pentadbir boleh mengehadkan penciptaan kumpulan baharu kepada pengguna tertentu.
• Setiap pengguna Exchange Online mempunyai dasar peti mel OWA yang mengawal perkara yang boleh dan tidak boleh mereka lakukan dengan peti mel mereka. Dengan menggunakan cmdlet Set-OwaMailboxPolicy , anda boleh mengkonfigurasi parameter GroupCreationEnabled menjadi $true untuk pengguna yang dibenarkan membuat kumpulan dan $false untuk pengguna yang tidak dibenarkan membuat kumpulan. Pada masa ini, satu-satunya cara untuk mengemas kini dasar peti mel adalah melalui Windows PowerShell.
• Lihat Gunakan PowerShell untuk mengurus Kumpulan Microsoft 365 – Bantuan pentadbir untuk mendapatkan maklumat lanjut.

Nota: Perintah ini mematikan penciptaan kumpulan hanya untuk OWA dan Outlook.

Jika anda ingin mematikan penciptaan kumpulan dalam organisasi anda, gunakan tetapan Azure Active Directory. Atau, Ketersediaan Umum Microsoft 365 Planner memberi peluang untuk menukar mekanisme kawalan kepada dasar yang disimpan dalam Azure Active Directory. Kelebihan pendekatan ini ialah Direktori Aktif Azure menyediakan titik pusat yang boleh disemak oleh semua aplikasi Microsoft 365. Selepas dasar yang sesuai dibuat, kawalan ke atas penciptaan Kumpulan Microsoft 365 baharu adalah konsisten di mana-mana sahaja. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, lihat catatan blog Mengawal penciptaan Kumpulan Microsoft 365 menggunakan dasar Azure Active Directory .

Penyambung

Penyambung membenarkan pengguna Microsoft Teams anda menerima kemas kini daripada perkhidmatan popular seperti Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub dan VSTS.

Untuk mendapatkan maklumat lanjut, lihat Sambungkan apl ke kumpulan anda dan Platform Penyambung Pejabat .

Pengedaran pelanggan

• Fail persediaan untuk klien Microsoft Teams ialah boleh laku yang boleh dimuat turun oleh pentadbir dan pengguna akhir daripada https://teams.microsoft.com/downloads . Pengguna akhir pada desktop boleh memasang aplikasi dengan syarat mereka mempunyai keistimewaan yang sesuai. Pentadbir juga boleh mengedarkan pemasang dan mengedarkannya melalui alat pengedaran pelanggan.
• Pengguna akhir yang menggunakan peranti mudah alih boleh memuat turun apl Microsoft Teams daripada gedung aplikasi platform mudah alih.
• Microsoft Teams tersedia pada Windows (Windows 7 dan ke atas) dan desktop Mac (Mac 10.10 dan ke atas).
• Ia juga tersedia pada iOS v9 dan ke atas (iPhone dan iPad), Android 4.4 dan ke atas, dan Windows Phone 10.0.10586 dan ke atas. Microsoft Teams menyokong klien web pada Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ dan Chrome 51.0+
• Pengguna yang cuba membuka klien web Microsoft Teams di Safari akan diarahkan untuk memuat turun klien desktop. Sokongan untuk Safari akan datang kemudian.

Dayakan atau lumpuhkan lesen Microsoft Teams

• Pentadbir mengurus lesen Microsoft Teams dengan menggunakan pusat pentadbir Microsoft 365. Anda perlu menjadi pentadbir global Microsoft 365 atau pentadbir pengurusan pengguna untuk mengurus lesen Microsoft Teams.
• Jika anda ingin mengehadkan pengguna yang mempunyai akses kepada Microsoft Teams dalam organisasi anda atau mengalih keluar pengguna yang anda ingin hadkan, anda boleh berbuat demikian dengan melumpuhkan lesen Microsoft Teams untuk orang atau orang itu.
• Setelah lesen dilumpuhkan, pengguna tidak lagi dapat melihat Microsoft Teams dalam pelancar apl dan halaman utama Microsoft 365.
• Anda memberikan atau membatalkan penyerahan lesen Microsoft Teams kepada pengguna dengan cara yang sama seperti anda memberikan mana-mana lesen Microsoft 365 Business atau Enterprise yang lain. Log masuk ke Microsoft 365, navigasi ke pusat pentadbir Microsoft 365 dan pada halaman Pengguna > Pengguna Aktif , tetapkan atau nyahtugaskan lesen Microsoft Teams untuk pengguna. Lihat Berikan atau alih keluar lesen untuk Microsoft 365 untuk perniagaan untuk mendapatkan maklumat lanjut.

URL dan julat alamat IP Microsoft Teams

Jika organisasi anda mengehadkan komputer pada rangkaian anda daripada menyambung ke Internet, lihat URL Microsoft 365 dan julat alamat IP . Artikel ini menyenaraikan titik akhir yang perlu anda sertakan dalam senarai membenarkan keluar anda dan Zon Tapak Dipercayai Internet Explorer komputer klien untuk memastikan komputer anda boleh berjaya menggunakan Pasukan Microsoft dalam Microsoft 365.

Lancarkan pasukan perintis

Sebelum anda melancarkan Microsoft Teams ke seluruh organisasi anda, adalah disyorkan agar anda bermula dengan 2-3 pasukan perintis. Ini akan membantu anda memperhalusi pelan pelancaran anda dan memastikan anda bersedia untuk penggunaan seluruh organisasi. Juruterbang yang berjaya juga membantu menyebarkan berita tentang pengalaman mereka yang menjana keterujaan di seluruh organisasi untuk gelombang pelancaran seterusnya.

Rancang

Kenal pasti pasukan perintis

Jangkau beberapa jabatan untuk mengenal pasti 2-3 pasukan perintis. Untuk mengambil bahagian dalam perintis, seluruh pasukan harus komited untuk menggunakan Microsoft Teams sebagai cara utama untuk berkomunikasi antara satu sama lain dan bekerjasama dalam projek selama sekurang-kurangnya satu minggu. Ini memberi peluang kepada pasukan perintis untuk memahami sepenuhnya keupayaan Microsoft Teams dan mengenal pasti cara terbaik untuk menyepadukannya ke dalam aliran kerja mereka.

Kenal pasti juara pasukan

Kenal pasti juara di seluruh pasukan perintis dan dapatkan mereka untuk memacu penggunaan Microsoft Teams. Juara bukan sahaja bersemangat tentang apa yang mereka lakukan tetapi juga teruja untuk menginjil dan membantu rakan sebaya mereka mempelajari penyelesaian yang lebih berkesan.

Sediakan juruterbang untuk berjaya

Beri juara fleksibiliti untuk menyesuaikan Pasukan Microsoft untuk juruterbang mereka, sambil memastikan anda mengekalkan kawalan melalui keupayaan keselamatan dan pengurusan lanjutan di pusat pentadbir. Mempunyai tetapan terbuka membolehkan pasukan perintis meneroka semua yang ditawarkan oleh Microsoft Teams. Anda sentiasa boleh melaraskan tetapan semasa pasukan berkembang.

Pelancaran

Mengadakan pertemuan sepak mula dengan juara pasukan

Cara terbaik untuk membuat pasukan perintis teruja tentang Microsoft Teams ialah mengumpulkan semua orang, sama ada secara bersemuka atau secara maya. Jadualkan mesyuarat permulaan untuk memperkenalkan Microsoft Teams, membincangkan program perintis dan dapatkan juara pasukan untuk mengalami Microsoft Teams. Tunjukkan lawatan produk sebagai gambaran keseluruhan Microsoft Teams dan Onboarding untuk menunjukkan cara untuk menyediakan pasukan mereka dan berjalan.

Jemput juara pasukan ke Microsoft Teams

Mula menggunakan Microsoft Teams dengan juara pasukan anda semasa anda merancang untuk dilancarkan. Sampaikan kemas kini penting berkenaan pelancaran, tangkap maklum balas daripada pasukan perintis, jawab soalan pantas dan kongsi kejayaan dalam Microsoft Teams.

Bantu juara pasukan peringkat dan lancarkan juruterbang

Pementasan Microsoft Teams

Bantu juara dengan pementasan Pasukan Microsoft mereka, termasuk tetapan pasukan, saluran dan penyepaduan dengan aplikasi pihak ketiga seperti Trello, Asana, GitHub dan banyak lagi. Galakkan juara pasukan untuk menyemai siaran alu-aluan dan sumber pasukan untuk ditemui oleh pengguna di dalam produk. Adalah disyorkan agar anda mengekalkan pementasan awal dengan sangat minimum untuk membolehkan pengguna membuat saluran secara organik, menyesuaikan tab dan menambah penyambung mengikut keperluan.

Melancarkan Microsoft Teams

• Juara pasukan bertanggungjawab untuk menentukan tujuan pasukan mereka, skop penggunaan berbanding alat lain, norma untuk berkomunikasi secara terbuka dan konvensyen untuk mencipta saluran pasukan.
• Semasa juara pasukan bersedia untuk pelancaran, dorong mereka untuk menganjurkan mesyuarat dengan pasukan perintis mereka, sama seperti mesyuarat permulaan awal anda.
• Juara pasukan harus memastikan ahli pasukan disediakan dengan betul untuk menggunakan Microsoft Teams dengan menumpukan masa untuk semua orang log masuk, memuat turun aplikasi desktop dan mudah alih serta mula bersembang antara satu sama lain.

Memupuk

Alihkan kerja ke Microsoft Teams

Bantu pasukan perintis berlepas dengan menggalakkan juara untuk mengalihkan perbualan, kemas kini dan projek penting kepada Microsoft Teams. Ini akan membuatkan ahli pasukan berasa yakin untuk membuat suis sendiri.

Sepadukan Microsoft Teams

Bawa kemas kini langsung dan data daripada aplikasi dan perkhidmatan pihak ketiga seperti Trello, Asana, GitHub terus ke dalam Microsoft Teams. Ini akan menjimatkan masa pekerja dengan menyemak berbilang alatan untuk mendapatkan maklumat tepat pada masanya. Galakkan juara pasukan untuk berkongsi idea mereka untuk penyepaduan tersuai dengan aplikasi dan bot pihak ketiga, yang dibuat khusus untuk pasukan mereka.

Pantau Pasukan Microsoft

Kongsi analitik sekitar penerimaan dan penggunaan Microsoft Teams dengan juara pasukan, dan ingatkan mereka untuk berkongsi maklum balas daripada ahli pasukan dalam saluran " Maklum Balas ".

Lancarkan ke seluruh organisasi anda

Tingkatkan kesedaran

Melangkaui pasukan perintis untuk memberitahu seluruh organisasi anda tentang Microsoft Teams. FastTrack menyediakan sumber Pentadbir IT untuk melakukan ini dengan memasukkan sumber untuk membantu menyebarkan berita, seperti templat Pengumuman, templat Countdown, Flyer, Poster dan e-mel Petua dan Helah.

Menyediakan Latihan

Atur acara latihan dan sesi Soal Jawab yang disesuaikan dengan pasukan tertentu dan kes penggunaan.

Dayakan Inovasi

Bekerjasama dengan juara di seluruh organisasi untuk mengenal pasti kes penggunaan lanjutan, termasuk penyepaduan tersuai dan bot untuk memanfaatkan Microsoft Teams sepenuhnya. Pertimbangkan untuk mencipta pasukan untuk juara Microsoft Teams di seluruh organisasi untuk berkongsi idea yang akan mengubah cara pasukan mereka bekerjasama. Kongsi maklum balas Microsoft Teams melalui Suara Pengguna atau melalui pautan Maklum Balas dalam produk. Terlibat dengan Pakar IT lain dalam Komuniti Teknologi Microsoft Teams .

Sekarang saya ingin mendengar daripada anda:

Dapatan manakah daripada laporan hari ini yang anda rasa paling menarik? Atau mungkin anda mempunyai soalan tentang sesuatu yang saya bincangkan.

Walau apa pun, saya ingin mendengar daripada anda. Jadi teruskan dan tinggalkan komen di bawah.