Gedeelde mailbox in Office 365: de definitieve gids

Eerder in dit bericht hebben we het gehad over het online archief in Office 365. Vandaag laat ik je zien over de gedeelde mailbox in Office 365.

Een gedeelde mailbox is een Outlook-mailbox die veel lijkt op een mailbox van een gebruiker, maar wordt door verschillende mensen gedeeld. Dit is geweldig voor een bedrijf om een ​​heleboel vragen van klanten te beheren en om projectvragen te behandelen. Wanneer een e-mail wordt verzonden vanuit een gedeeld postvak, wordt het van-adres weergegeven als een gedeeld postvak-e-mailadres. Evenzo is er een aparte agenda beschikbaar voor leden van gedeelde mailboxen om vergaderingen te beheren.

Een gedeeld postvak is niet toegankelijk voor leden zonder toestemming en er is geen wachtwoord voor, dus gebruikers moeten de hulp inroepen van beheerders om de nodige toestemming te geven voor toegang tot een postvak. Zodra dit is gebeurd, hebt u toegang tot de mailbox via browser of Outlook.

Hoe maak je een gedeelde mailbox aan?

Er zijn een aantal opties om een ​​gedeelde mailbox te maken en dit zijn Microsoft 365 Admin Center en Powershell.

• Ga naar " Microsoft 365-beheercentrum "
• Selecteer in de linkernavigatie " Teasms & Groups "
• Selecteer " Gedeelde mailboxen "

• Klik op " Een gedeelde mailbox toevoegen "

• Voer de naam in van de gedeelde mailbox die u wenst en het e-mailadres

• Het gedeelde postvak is gemaakt, maar heeft geen leden.
• Klik op " Leden toevoegen aan uw gedeelde mailbox "

• Klik op " Leden toevoegen "

• Zoek gebruikers en voeg ze toe aan de gedeelde mailbox.
• Klik op " Opslaan "

• Wacht na het opslaan een uur om te repliceren. Probeer na 60 minuten toegang te krijgen tot de mailbox via de browser of Outlook.

Hoe maak je een gedeelde mailbox aan met Powershell?

• Verbinding maken met Exchange Online Powershell
• Voer de onderstaande opdracht uit.
  Nieuwe mailbox -Naam "Techie Test" -Gedeeld

• Zodra dit is gemaakt, volgt u de bovenstaande stappen om leden toe te voegen en wacht u 60 minuten.

Hoe toegang krijgen tot de gedeelde mailbox in Outlook?

Er zijn een paar manieren om toegang te krijgen tot de gedeelde mailbox in Outlook. Ze staan ​​hieronder vermeld.

Optie 1:

• Klik in Outlook op "Bestand "
• Selecteer " Accountinstellingen " -> Accountinstellingen
• Klik onder het tabblad E-mail op Wijzigen en vervolgens op Meer instellingen
• ga naar " Geavanceerd "
• Klik op " Toevoegen "
• Typ " Naam van de gedeelde mailbox "
• Klik OK
• Klik op Toepassen en OK om het toevoegen van de gedeelde mailbox te voltooien.
• Als je er meer dan 1 hebt, kun je de rest tegelijk toevoegen. Toepassen en OK om het toevoegen van de gedeelde mailbox(en) te voltooien.
• De toegang tot de gedeelde mailbox wordt hervat en u kunt nu de gedeelde mailbox " Verzenden als " zonder een niet-leveringsfout te krijgen.

Optie 2:

• Klik vanuit Outlook 2013 en de nieuwste versies op Bestand -> Klik op " Account toevoegen "
• In het scherm ' Account toevoegen ' wordt u gevraagd een e-mailadres in te voeren. Typ het e-mailadres van de gedeelde mailbox.
• Klik op " Verbinden " en selecteer " Microsoft 365 "
• U wordt gevraagd om het wachtwoord in te voeren
• Vervang het e-mailadres van de gedeelde mailbox op de aanmeldingspagina en voer uw e-mailadres en uw wachtwoord in .
• Klik op "Aanmelden " en wacht 5-10 minuten
• Sluit de Outlook en start het opnieuw
• De gedeelde mailbox verschijnt in de linkerhoek van Outlook.

Hoe voeg ik een externe gebruiker toe aan de gedeelde mailbox?

Gedeelde mailboxen zijn alleen toegankelijk voor interne gebruikers en externe gebruikers kunnen niet als lid worden toegevoegd. Dit komt vooral omdat leden van gedeelde mailboxen een Active Directory-account nodig hebben, wat voor externe gebruikers onmogelijk is.

Hoe een gebruikersmailbox naar een gedeelde mailbox te converteren?

Beheerders zouden een verzoek ontvangen om een ​​gebruikerspostvak om te zetten in een gedeeld postvak of omgekeerd. Dit kan worden bereikt met behulp van het Microsoft 365 Admin Center of PowerShell.

• Ga naar " Exchange Admin Center "
• Selecteer in de linkernavigatie " Ontvangers " en selecteer " Mailboxen "
• Zoek een mailbox en open deze.
• Klik nu op "Overige " en klik op " Omzetten naar gedeelde mailbox "

We kunnen de PowerShell ook gebruiken om de mailbox te converteren.

Maak verbinding met Exchange Online PowerShell en voer de onderstaande opdracht uit. Je zou goed moeten zijn om te gaan.
Set-mailbox "Voer de naam of het e-mailadres van de gedeelde mailbox in" -Type Gedeeld

Als u de voorkeur geeft aan het converteren van een gedeeld postvak naar een gebruikerspostvak, volgt u deze stappen.

• Ga naar " Exchange Admin Center "
• Selecteer in de linkernavigatie " Ontvangers " en selecteer " Mailboxen "
• Zoek een mailbox en open deze.
• Klik nu op "Overige " en klik op " Omzetten naar gewone mailbox ".

Om van een gedeeld postvak naar een gebruikerspostvak te converteren, moet het postvaktype Normaal zijn. De PowerShell-opdracht staat hieronder.
Set-mailbox "Voer de naam of het e-mailadres van de gedeelde mailbox in" -Typ Normaal

Beperkingen voor gedeelde mailboxen van Microsoft 365

Er zijn enkele beperkingen in het gedeelde postvak van Microsoft 365 en deze worden hieronder vermeld.

• Het vereist geen licentie en is zeker gratis te gebruiken. Standaard wordt het geleverd met een quotum van 50 GB .
• Als het wordt overschreden, is een online licentie voor het uitwisselen vereist.
• Gebruikers met een Exchange Online Kiosk- licentie zijn niet toegankelijk.
• E-mailarchief kan niet worden gedaan.
• Journaling kan niet worden ondersteund.
• Een gedeeld postvak mag geen gebruikersnaam en wachtwoord hebben, zodat gebruikers zich er niet rechtstreeks op kunnen aanmelden. Het is alleen toegankelijk nadat een gebruiker zijn mailbox heeft geopend met machtigingen.
• ActiveSync-clients zijn niet toegankelijk.

Lees ook:

• Hoe een gedeelde mailbox op te lossen die wordt weergegeven als e-mailgebruiker?
• Hoe een teamvergadering plannen vanuit een gedeelde mailbox?

Raadpleeg de Microsoft-website voor meer informatie over gedeelde mailboxen .

Wilt u uw Exchange Online-ervaring verbeteren voor een betere productiviteit? Bekijk de tips en trucs die hier worden genoemd .

Nu hoor ik graag van je:

Welke bevinding uit het rapport van vandaag vond u het meest interessant? Of misschien heb je een vraag over iets dat ik behandeld heb.

Hoe dan ook, ik hoor graag van je. Dus ga je gang en laat hieronder een reactie achter.