Hoe u de gegevensfilter- en sorteerfunctie in Microsoft Excel gebruikt

Microsoft Excel is een van de populairste tools voor gegevensvisualisatie en -analyse. Voorbeelden van de analysefuncties zijn onder meer de hulpmiddelen Filter en Sorteren op het tabblad Gegevens van het Excel-lint. Een simpele klik op de opties Filter of Sorteren zal snel de specifieke dataset die u nodig heeft, extraheren en sorteren. Een nadeel van het gebruik van de knop Filter is echter dat andere gegevenssets in het werkblad worden verborgen om uw selecties te markeren.

Eén manier om ervoor te zorgen dat alle gegevenssets zichtbaar blijven op uw werkblad, terwijl u een reeks gegevens extraheert op basis van de criteria die u definieert, is door de functie Filter te gebruiken. De filterfunctie kan ook worden gecombineerd met een sorteerfunctie. Hier leest u hoe u de functies voor het filteren en sorteren van gegevens in Microsoft Excel gebruikt.

Dingen om op te merken over het gebruik van de filter- en sorteerfunctie

Zoals eerder vermeld, kunt u met de filterfunctie gegevens extraheren uit een gegevensset die aan uw criteria voldoet. U kunt de functie Filter gebruiken met een enkel criterium of met meerdere criteria. De filterfunctie ziet er als volgt uit:

=FILTER(matrix,opnemen,[if_leeg])

• Array (vereist) : dit verwijst naar het bereik of de dataset die moet worden gefilterd. In de meeste gevallen is het meestal een tabel binnen het Excel-werkblad, maar het kan ook een rij of kolom met waarden zijn.
• Opnemen (vereist) : dit specificeert de gegevens die moeten worden geëxtraheerd
• Indien leeg (optioneel) : dit is optioneel en is het resultaat dat wordt weergegeven als er geen items bestaan ​​voor de opgegeven criteria.

De functie Sorteren kan ook worden gebruikt om de inhoud van een bereik of array te sorteren in de volgorde die u opgeeft. De sorteerfunctie ziet er als volgt uit:

=SORTEREN(matrix,[sorteerindex],[sorteervolgorde],[op_col])

• Array (vereist) : dit verwijst naar het bereik of de dataset die moet worden gefilterd. In de meeste gevallen is het meestal een tabel binnen het Excel-werkblad, maar het kan ook een rij of kolom met waarden zijn.
• sort_index (optioneel) : dit specificeert het nummer van de rij of kolom waarop moet worden gesorteerd
• sort_order (optioneel) : dit specificeert het nummer voor de gewenste sorteervolgorde. Om in oplopende volgorde te sorteren, gebruikt u 1, en voor aflopende volgorde gebruikt u -1.
• by_col (optioneel) : dit specificeert de gewenste sorteerrichting per rij of kolom.

Hoe u de filterfunctie voor afzonderlijke criteria gebruikt

In een situatie waarin u gegevens moet filteren op basis van slechts één criterium, kunt u dit als volgt doen met de functie Filter:

Stap 1: Klik vanuit het Startmenu of de taakbalk van uw pc op de Microsoft Excel-app of -werkmap om deze te openen.

Stap 2: Typ =FILTER in een lege cel en tik op de Tab-knop.

Stap 3: Selecteer de array met de dataset die u wilt filteren. In ons voorbeeld selecteren we de cellen B3 tot en met I20, die de informatie bevatten waarop we willen filteren. Dus we hebben:

=FILTER(B3:I20,

Stap 4: Voer de criteria in die u wilt gebruiken om te filteren in het gedeelte 'Inclusief'. In ons voorbeeld filteren we op de waarde HJ in kolom G. We hebben dus:

=FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,

Opmerking: u kunt de criteria waarop u filtert rechtstreeks in de formule opnemen, zoals we hierboven hebben gedaan, of deze in een cel typen en ernaar verwijzen in de formule. Als u het in een aparte cel typt, zorgt u ervoor dat u alleen die ene cel hoeft te bewerken als u wijzigingen in de criteria moet aanbrengen. Als u het echter rechtstreeks in de formule schrijft, moet u het bewerken om de criteria bij te werken.

Stap 5: Voer de waarde in die Excel moet retourneren als door geen enkele waarde in de array aan uw criteria wordt voldaan. In ons voorbeeld willen we dat Excel N.v.t. retourneert als niet aan onze criteria wordt voldaan. U kunt Excel ook vragen een lege tekenreeks terug te geven door (“”) te gebruiken. Dus we hebben:

=FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,”N.v.t.”) of =FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,””)

Stap 6: Tik op Enter voor Excel om resultaten te retourneren op basis van de criteria die u instelt.

Hoe u de filterfunctie voor meerdere criteria gebruikt

U kunt meerdere criteria combineren om een ​​gegevensset te filteren met behulp van de filterfunctie. Om meerdere criteria te combineren, kunt u verschillende Excel-operatoren gebruiken, zoals (*) voor EN met de functieformule. Hier ziet u hoe u dat kunt doen.

Stap 1: Typ =FILTER in een lege cel en tik op de Tab-knop.

Stap 2: Selecteer de array met de dataset die u wilt filteren. In ons voorbeeld selecteren we de cellen B3 tot en met I20, die de informatie bevatten die we willen filteren. Dus we hebben:

=FILTER(B3:I20,

Stap 3: Voer de criteria in die u wilt gebruiken om te filteren in het gedeelte 'Inclusief'. In ons voorbeeld filteren we in kolom G op de waarde HJ, EN in kolom C filteren we op HBN. Dus we hebben:

=FILTER(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”)

Stap 4: Voer de waarde in die Excel moet retourneren als door geen enkele waarde in de array aan uw criteria wordt voldaan. In ons voorbeeld willen we dat Excel “N.v.t.” retourneert als niet aan onze criteria wordt voldaan.

=FILTER(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”),”N.v.t.”)

Stap 5: Tik op Enter voor Excel om resultaten te retourneren op basis van de criteria die u instelt.

Hoe u de sorteerfunctie gebruikt

Net als de functie Filter kunt u een sorteerfunctie gebruiken om gegevens in een gegevensset te sorteren. Hier leest u hoe u dit doet:

Stap 1: Typ =SORT in een lege cel en tik op de Tab-knop.

Stap 2: Selecteer de array met de dataset die u wilt sorteren. In ons voorbeeld selecteren we de cellen C3 tot en met C20, die de informatie bevatten die we willen sorteren. Dus we hebben:

=SORTEREN(B3:B20,

Stap 3: Voer het rij- of kolomnummer in waarop u wilt sorteren. In ons voorbeeld hebben we slechts één kolom. Dus we hebben:

=SORTEREN(B3:B20,1

Stap 4: Voer de volgorde in waarop u de gegevens wilt sorteren. In ons voorbeeld sorteren we in oplopende volgorde. Dus we hebben:

=SORTEREN(B3:B20,1,1)

Stap 5: Tik op Enter voor Excel om resultaten te retourneren op basis van uw sorteercriteria.

Gegevens sorteren in Excel met een aangepaste lijst

In Microsoft Excel kunt u gegevens in andere vormen sorteren, niet alleen in oplopende of aflopende volgorde. U kunt gegevens bijvoorbeeld sorteren op kleurtype of afdelingslijst. Om dit te doen, moet u echter de Excel-sorteertool gebruiken en een aangepaste lijst maken . Hoe dan ook, we hopen dat dit artikel je heeft geholpen de filter- en sorteerfuncties beter te begrijpen.