Tekst vergelijken in Excel: 8 beste en moeiteloze methoden

Als u te maken heeft met een enorme database in een Excel-spreadsheet en de database moet opschonen voor dubbele invoer, kunt u de volgende technieken gebruiken om tekst in Excel te vergelijken.

Excel-spreadsheet is niet alleen bedoeld om financiële rekeningen, adresboeken of tekstdatabases bij te houden. Het kan u ook helpen de gegevens te analyseren om dubbele vermeldingen te wissen. Bovendien kunt u enkele eenvoudige formules en logische functies van het Excel-werkblad gebruiken om cellen en celbereiken te vergelijken om de specifieke waarden te vinden waarnaar u op zoek bent.

Hoewel u visueel door het hele werkblad kunt schrapen voor dubbele of doelwaarden, is dit misschien niet de ideale methode wanneer het Excel-werkblad duizenden items bevat. Bovendien kunt u met de verschillende functies voor voorwaardelijke opmaak automatisch cellen markeren wanneer de waarde wordt gedetecteerd waarnaar u op zoek bent.

Lees verder om te leren hoe u tekst in Excel kunt vergelijken. U zult ook ontdekken hoe Excel tekst in twee kolommen vergelijkt met behulp van voorwaardelijke opmaak. Laten we graven!

Waarom moet u leren om tekst in Excel te vergelijken?

Er kunnen oneindig veel redenen zijn om een ​​vergelijkingstekst in de Excel-functie uit te voeren. De volgende zijn echter de meest voorkomende waarmee u in uw persoonlijke en professionele leven te maken kunt krijgen:

• Je runt een bedrijf en je hebt afzonderlijke Excel-databases gemaakt voor klanten uit alle 50 staten van de VS. Nu heeft iemand de klantnamen door elkaar gehaald. Hier kunt u, in plaats van het werkblad handmatig te schrobben, vergelijkingstekst in Excel gebruiken om klantnamen te vinden die tussen 50 staten door elkaar zijn gehaald.
• Uw bedrijf heeft twee afzonderlijke databases voor adressen op de zwarte lijst en op de witte lijst voor de levering van goederen vanuit uw e-commerce winkel. Een medewerker haalde de adressen door elkaar. In deze vreselijke situatie kunt u de functie voor het vergelijken van tekenreeksen in Excel gebruiken.
• Je hebt een boodschappenlijstje gemaakt voor de hele maand en de lijst verwisseld met wat boodschappen die je vorige maand hebt gehaald. Hier kunt u vergelijkingstekst gebruiken in Excel.
• Als je docent bent op een middelbare school en de antwoorden van studenten automatisch moet evalueren aan de hand van vragen, kun je Excel-tekenreeks gebruiken om kolommen en rijen te vergelijken.
• Voor zakelijke promotiedoeleinden geef je kortingscodes weg aan duizenden klanten. Nu wil je de klanten retargeten die de kortingscodes hebben gebruikt om premiumproducten en abonnementen te pitchen. U kunt Excel-functie voor het vergelijken van tekst in twee kolommen gebruiken om klantnamen te matchen die promotiecodes hebben gebruikt uit de hoofddatabase van klanten naar wie u de promotie-e-mails hebt verzonden.

Er kunnen duizenden andere redenen zijn om waarden en teksten in Excel te vergelijken. Wat de reden ook is, u vindt de volgende acht methoden voor het vergelijken van tekst in twee kolommen in Excel nuttig:

1. Vergelijk tekst in Excel met behulp van de operator Is gelijk aan

U hoeft bijvoorbeeld alleen maar twee kolommen met gegevens te vergelijken om er zeker van te zijn dat u alle benodigdheden hebt die u nodig hebt. Hier kunt u de aangevraagde benodigdheden matchen met de geleverde benodigdheden met behulp van de hoofdletterongevoelige vergelijkingsoperator Is gelijk aan.

Zo kunt u de referentiegegevens uit de ene app kopiëren en onder de kolom referentie of aangevraagde benodigdheden plakken. Vervolgens kunt u de doelgegevens uit een andere app importeren en de gegevens onder de kolom doel of ontvangen benodigdheden plakken.

U hoeft niet na te denken over het afstemmen van de hoofdletters en waarden van de celteksten, hoewel u gegevens uit verschillende apps importeert. Zo werkt de hoofdletterongevoelige vergelijking:

• Kopieer en plak de volgende formule in de cel waar u het vergelijkingsresultaat wilt hebben:

=A2=B2

• Druk op Enter en Excel zal True of False tonen, afhankelijk van de referentie- en doelgegevens.

Verken Tekst vergelijken in Excel met behulp van de operator Is gelijk aan

• Als de formule er goed uitziet, kopieert en plakt u deze in de hele kolom om direct een idee te krijgen van de ontvangen goederen versus de bestelde goederen.

2. Gebruik de EXACT-functie om tekst in Excel te vergelijken

Stel dat u aan een project werkt waarbij hoofdlettergevoeligheid een belangrijke overweging is bij het matchen van waarden tussen kolommen in een Excel-werkblad. In dit scenario kunt u de operator Is gelijk aan niet gebruiken om tekst in Excel te vergelijken.

In dit delicate scenario kunt u de EXACTE formule gebruiken zoals hieronder weergegeven:

• Maak een geschikte kolomkop en voer de referentiegegevens in de rijen onder de kolom in.
• Maak op dezelfde manier de te evalueren kolom naast de eerste kolom en vul de gegevens in de onderstaande rijen in.

Leer hoe u de functie EXACT gebruikt om tekst in Excel te vergelijken

• Als u klaar bent, plaatst u een gelijkteken (=) in de cel waar u een vergelijkingsresultaat wilt, TRUE of Fales, en typt u de volgende formule:

=EXACT(B2,C2) (voor hetzelfde werkblad)

=EXACT(Blad8!B2,Blad9!C2) (voor verschillende werkbladen)

• U kunt ook de referentie- of doelgegevens uit een ander werkblad van dezelfde Excel-werkmap selecteren.
• Druk op Enter en je krijgt een snelle vergelijking op basis van de hoofdletters en kleine letters van de gegeven teksten.

3. Vergelijk tekst in Excel met behulp van de IF-formule

Stel dat u de formule EXACT of de operator Is gelijk aan wilt gebruiken om tekst te vergelijken, maar dat u WAAR of ONWAAR niet als vergelijkingsresultaat wilt zien. Eigenlijk wil je teksten als Matched en Not Matched laten zien. In dat geval kunt u elk van de bovenstaande formules in een IF-functie nesten, zoals hieronder wordt beschreven:

• Voer een gelijkteken (=) in en begin de formule met IF .
• Voer vervolgens een van de bovenstaande formules in als de logische uitdaging van de ALS-functie.
• Voer na de logische uitdaging de weer te geven tekst in, zoals Matched tussen aanhalingstekens.

Hoe tekst in Excel te vergelijken met behulp van de IF-formule

• Plaats een komma en plaats vervolgens een andere tekst die Excel moet weergeven als de logische uitdaging mislukt. In dit geval wordt Not Matched omgeven door aanhalingstekens.
• De uiteindelijke formule wordt dus zoals hieronder weergegeven:

=ALS(EXACT(B2,C2),“Overeenkomend”,“Niet overeenkomend”)

4. Gebruik VERT.ZOEKEN om tekst in Excel te vergelijken

U moet bijvoorbeeld de namen vinden van kandidaten op de shortlist uit groep A. Hier moet u de namen in groep A matchen met de namen in de kolom met alle kandidaten op de shortlist.

Hier kunt u eenvoudig de functie VERT.ZOEKEN gebruiken om Excel tekst in twee kolommen te laten vergelijken. Hier is hoe het gedaan is:

• De eerste kolom van het werkblad moet de namen uit groep A bevatten .
• In de volgende kolom kunt u de namen van kandidaten op de shortlist kopiëren en plakken.

Vergelijk tekst in Excel met VERT.ZOEKEN

• In de buitenste kolom vindt u de vergelijkingsresultaten die de namen tonen van de kandidaten die zich in de eerste ronde hebben gekwalificeerd.
• Kopieer en plak nu eenvoudig de volgende formule waar u een vergelijkingslijst met Groep A- namen uit de namen op de shortlist wilt hebben .

=VERT.ZOEKEN(A2,$C2:2:C$15,1,ONWAAR)

• Gebruik de onderstaande formule om de #N/A -fouten te vervangen door de tekst Mislukt:

=IFNA(VERT.ZOEKEN(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),“Mislukt”)

5. Vergelijk tekst om snel afwezige aanwezigen te vinden

Laten we eens kijken, u bent de evenementcoördinator voor een technische conferentie. U moet de aanwezigen vergelijken met een lijst van geregistreerde personen om alleen certificaten te sturen naar de personen die kwamen opdagen voor het seminar. Hier leest u hoe u dit kunt doen met behulp van de VLOOKUP- en IFNA-formule waarbij u tekst tussen twee kolommen vergelijkt:

• Maak een kolomkop voor Geregistreerd en plaats de namen in de onderstaande rijen.
• Maak rechts van deze kolom nog een kolom voor de personen die het seminar daadwerkelijk hebben bijgewoond.

Tekst vergelijken om snel afwezige aanwezigen te vinden

• Voer in de derde kolom de volgende formule in:

=IFNA(VERT.ZOEKEN(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),“Afwezig”)

• Kopieer en plak de formule naar beneden om de huidige of afwezige status van de geregistreerde personen te krijgen.

Excel zoekt geregistreerde namen uit de referentiekolom om de resultaten weer te geven in een derde kolom waar u de namen wilt hebben. Ook zorgt de IFNA-formule ervoor dat als er een #N/A-fout verschijnt, Excel de foutcode vervangt door de tekst Afwezig.

6. Vergelijk tekst in Excel voor gedeeltelijke waarden

Stel dat u teksten tussen kolom A en kolom B wilt vergelijken, maar dat u niet op zoek bent naar een absolute overeenkomst. In deze situatie moet u de FIND-formule gebruiken zoals hieronder beschreven:

• Plaats de referentietekstgegevens onder kolom A en de doelgegevens in kolom B.

Hoe FIND te gebruiken om tekst in Excel te vergelijken

• Voer in kolom C de volgende formule in om een ​​waarde voor gedeeltelijke tekstvergelijking in Excel te vinden en weer te geven:

=ZOEKEN(C2,A2)

Gebruik FIND en ISNUMBER samen

• De functie FIND retourneert een fout wanneer er geen gedeeltelijke overeenkomst kan worden gevonden. Ik heb de FIND- functie genest in de ISNUMBER- functie. Nu zal de formule TRUE weergeven als er een gedeeltelijke overeenkomst is en FALSE als er helemaal geen overeenkomst is.

=ISGETAL(VINDEN(C2;A2))

7. Vergelijk teksten of tekenreeksen met behulp van voorwaardelijke opmaak

Bedenk dat u zich in een kantoor bevindt waar u de leiding heeft over alle aankopen. Je krijgt verschillende inkoopwensen van verschillende afdelingen van het bedrijf. Het is uw plicht ervoor te zorgen dat uw organisatie geen inkooporders indient voor dubbele artikelen.

In dit scenario kan de voorwaardelijke opmaak van Excel twee of meer kolommen met gegevens vergelijken en cellen markeren die dubbele waarden bevatten. Volg deze stappen om deze vergelijkingsteksttruc in Excel te oefenen:

• Stel een database samen van teksten die je wilt vergelijken.
• Selecteer het hele bereik en klik op Voorwaardelijke opmaak in het menu Start van het Excel-lint.

Selecteer Waarden dupliceren in de optie Regels voor cellen markeren

• Beweeg de muiscursor in de vervolgkeuzelijst over de optie Celregels markeren .

Teksten of tekenreeksen vergelijken met behulp van voorwaardelijke opmaak

• Er verschijnen meerdere celregels. Selecteer Waarden dupliceren .
• In het pop-upvenster Waarden dupliceren kunt u het markeringsformaat selecteren door op de vervolgkeuzelijst Waarden met te klikken .

8. Vergelijk Excel-kolommen als tekst 1 zich in tekst 2 bevindt

Als u een reeks teksten binnen een groep teksten moet vinden, kunt u de ZOEK-functie gebruiken zoals hier getoond:

• Maak een kolom met teksten voor referentie en een andere kolom voor testteksten.
• Voer nu de volgende formule in de derde kolom in:

=ZOEKEN(C2,A2)

• Druk op Enter . Kopieer en plak nu de formule in de cellen van de derde kolom.

Excel-kolommen vergelijken als tekst 1 zich in tekst bevindt 2

• Druk op Enter om meer resultaten te krijgen.

Excel toont het tekennummer van waaruit het een match vindt voor de testtekst in de referentiekolom.

Conclusie

Er kunnen veel andere formules en geneste formules zijn om teksten tussen twee of meer cellen of kolommen in Excel te matchen. Maar de eenvoudigste en meest gebruikte methoden zijn degene die hierboven in dit artikel worden genoemd.

Als u een andere intuïtieve manier kent om tekst in Excel te vergelijken, vergeet dan niet de methode te vermelden in het opmerkingenveld hieronder. In de tussentijd kunt u leren  hoe u de ALS-DAN-formule van Excel gebruikt .