Cum să ajungeți la Inbox Zero în Gmail

Ați ratat vreodată un e-mail important deoarece căsuța dvs. de e-mail era plină de mesaje anterioare, fără răspuns? Majoritatea oamenilor s-au confruntat cu asta și aproape toată lumea cunoaște distracția a cincizeci de e-mailuri necitite care vă solicită atenția imediat ce vă deschideți căsuța de e-mail dimineața. 

Potrivit studiilor, lucrătorii petrec până la 28% din săptămână citind și răspunzând la e-mailuri. Adică mai mult de un sfert din timpul tău la serviciu. Cât de mult ai putea realiza dacă nu ar fi trebuit să faci față unui val constant de e-mailuri? 

Ce este Inbox Zero?

Inbox Zero este un concept dezvoltat de Merlin Mann, expert în productivitate. Deși majoritatea oamenilor interpretează „zero” din nume pentru a se referi la numărul de e-mailuri pe care le are o persoană, inițial a făcut referire la cât timp petrec oamenii gândindu-se la e-mail. Dacă nu aveți e-mailuri, nu petreceți aproape niciun timp gândindu-vă la ele.

Acest articol vă va explica cum să păstrați numărul de e-mailuri necitite din căsuța dvs. de e-mail la un nivel minim absolut, utilizând instrumentele disponibile în Gmail, precum și practicile pe care le puteți aplica zilei de lucru care vă vor ajuta să controlați mulțimea de e-mailuri pe care le primiți. pe parcursul zilei. 

Noțiuni de bază pentru gestionarea e-mailului

Primul pas pentru a vă îmbunătăți productivitatea e-mailului este să vă închideți căsuța de e-mail. Ar putea suna contraintuitiv, dar este mai bine să vă acordați perioade de timp stabilite pentru a citi și a răspunde la e-mailuri decât să le adresați pe măsură ce sosesc. Cercetările au arătat că termenele limită, autoimpuse sau nu, îmbunătățesc eficiența și reduc timpul petrecut într-un proiect.

Alocați cinci minute la începutul fiecărei ore, sau poate douăzeci de minute la începutul și la sfârșitul zilei, pentru a răspunde la e-mailuri . Ștergeți toate e-mailurile care sunt în mod clar spam . Dacă un e-mail necesită două minute sau mai puțin pentru a răspunde, răspundeți mai întâi la el. 

Dacă un e-mail va necesita mai mult timp pentru a răspunde, mutați-l într-un dosar special desemnat.

Utilizarea Gmail pentru a ajunge la Inbox Zero

Gmail este cel mai folosit client de e-mail din lume, dar majoritatea oamenilor nu realizează cât de versatilă este platforma. Gmail este plin de instrumente și opțiuni personalizabile care vă oferă un control extraordinar asupra aspectului său. Inbox Zero devine mult mai realizabil atunci când profitați de aceste instrumente. 

Utilizați stele speciale

Toată lumea știe despre capacitatea de a „stea” un e-mail făcând clic pe pictograma Steaua – dar știați că există 12 stele diferite care pot fi folosite? Faceți clic pe Setări > Vedeți toate setările > General și apoi derulați până când vedeți subsecțiunea Stele . 

Există diferite culori de stele, dar există și pictograme precum un semn de exclamare, o săgeată de derulare rapidă înainte, un semn de bifă, un semn de întrebare și un i cu litere mici. În mod implicit, doar steaua principală este activă, dar puteți face clic și trage oricare dintre pictograme în secțiunea În uz pentru a le activa. 

Doar un singur simbol va apărea în Gmail. Faceți clic pe acesta de mai multe ori pentru a parcurge toate stelele diferite pe care le-ați selectat. Alegeți cel puțin patru simboluri: steaua standard, steaua roșie, i cu litere mici și bifa verde. 

Configurați mai multe căsuțe de intrare și filtre

S-ar putea să fiți deja familiarizați cu mai multe dintre filele disponibile pentru dvs. în Gmail: Promoții, Personale, Sociale etc. Navigați la Setări > Mesaje primite și lângă Tip Mesaje primite, faceți clic pe caseta derulantă și selectați Mai multe căsuțe primite.

Apare o nouă secțiune numită Secțiuni multiple de inbox. Puteți denumi până la cinci secțiuni personalizate pentru a le vizualiza alături de căsuța de e-mail principală, deși două sunt completate implicit. O secțiune este pentru e-mailurile cu stea, în timp ce cealaltă este pentru schițe. Aceste secțiuni sunt desemnate de interogările lor de căutare, așa că va trebui să aflați cum se numește fiecare dintre stele speciale pentru a le rezerva secțiuni.

Acestea sunt numele fiecărei stele:

• Steaua galbenă
• Stea roșie
• Steaua portocalie
• Steaua verde
• Stea albastra
• Steaua-violet
• Buc galben (semnul exclamării)
• Red-bang
• violet-întrebare
• Orange-guillemet (simbol înainte rapidă)
• Cec verde
• Informații albastre (i minuscule)

Câmpul de căutare recunoaște diferiți operatori, așa că puteți folosi comenzile SAU/ȘI pentru a include mai multe stele în aceeași secțiune. Lângă câmpul de căutare se află câmpul Nume secțiune . Introduceți aici numele specific pe care doriți să îl apelați câmpul.

Pentru a obține Inbox Zero, cel mai bine este să configurați câteva secțiuni specifice:

• Are nevoie de acțiune/răspuns
• Are nevoie de răspuns urgent
• Așteptând răspuns
• Delegat

Puteți alege să configurați o a cincea secțiune în funcție de nevoile dvs., dar acestea patru se vor ocupa de cele mai de bază sarcini. 

Se ajunge la Inbox Zero

Acum că ți-ai schimbat setările Gmail, este timpul să pui totul în acțiune. Mai întâi, setează-ți filtrele. Introduceți următoarele:

Când primiți un e-mail, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să decideți dacă necesită un răspuns sau dacă ar trebui să-l ștergeți. Dacă e-mailul este spam sau pur și simplu nu justifică un răspuns, ștergeți-l imediat sau arhivați-l. 

Dacă e-mailul necesită un răspuns și va dura mai puțin de două minute, răspundeți. Dacă aveți nevoie de mai mult de două minute, faceți clic pe pictograma Steaua o dată. Dacă e-mailul este urgent și ar trebui să fie următorul lucru la care răspundeți, faceți clic pe pictogramă de două ori pentru a-l marca cu o stea roșie. 

După ce răspundeți la un e-mail, dacă așteptați un răspuns, faceți clic pe pictograma stea de trei ori pentru a o desemna ca „În așteptare a răspunsului”. Dacă primiți un e-mail care este mai bine gestionat de altcineva, redirecționați-l persoanei potrivite și faceți clic pe pictograma Stea de patru ori pentru a-l marca ca „Delegat”. 

Alegeți când doriți să răspundeți la e-mailul dvs. și concentrați-vă pe lucrul numai în acele momente. Oferându-vă termene limită și stabilind perioade pentru a gestiona e-mailul, reduceți timpul pe care îl petreceți în căsuța de e-mail, astfel încât să vă puteți concentra pe sarcini mai importante. Dacă alegeți să vă ocupați de asta la începutul orei, concentrați-vă mai întâi pe răspunsul la orice e-mail urgent, apoi gestionați restul de acolo. 

Punând în practică aceste metode, puteți obține în curând controlul total asupra căsuței dvs. de e-mail. Dacă este deja o mizerie, alocă o jumătate de oră pe zi pentru a sorta e-mailurile pe care le ai deja și pentru a stabili dacă sunt importante sau nu. Răspunde celor care au nevoie, șterge-i pe cei care nu au. 

Poate dura ceva timp, dar filtrele , căsuțele de e-mail desemnate și alte instrumente vă vor ajuta să ajungeți la Inbox Zero – și veți găsi care sunt tehnicile care vă ajută cel mai bine să rămâneți acolo.