Chiar dacă lumea devine din ce în ce mai digitală în fiecare an, poșta fizică rămâne o modalitate importantă de a comunica cu ceilalți, în special pentru companii. Suita Google Apps are o selecție excelentă de instrumente și suplimente care vă pot ajuta să simplificați procesul de creare a plicurilor. Tot ce aveți nevoie este o imprimantă, un computer Windows sau Apple și acces la un browser precum Google Chrome sau la aplicațiile iOS și Android.
Iată cum puteți imprima plicuri folosind Google Docs.
Cum să imprimați plicuri folosind Google Docs
Există mai multe suplimente pentru plicuri pentru Google Docs care vă permit să creați și să imprimați plicuri. Pentru acest tutorial, vom folosi programul de completare Mail Merge .
Notă: Îmbinarea prin corespondență vă va permite să efectuați 20 de îmbinări de până la 30 de rânduri în perioada de încercare gratuită.
Pasul 1: Deschideți documentul
Deschideți un document Google Docs accesând aplicația web Google Docs (sau aplicația pentru smartphone) și făcând clic pe Nou Document Google .
Pasul 2: Deschideți Combinarea corespondenței și alegeți dimensiunea plicului
Dacă nu aveți încă suplimentul Mail Merge, îl puteți instala urmând pașii următori. Dacă este deja instalat, treceți la pasul 5.
- Faceți clic pe Extensii în bara de instrumente, apoi selectați Suplimente > Obțineți suplimente .
- În meniul de suplimente Google Docs, unde scrie „Căutare aplicații”, tastați Îmbinare corespondență . Selectați Îmbinare corespondență din listă.
- Faceți clic pe aplicația Îmbinare corespondență și selectați Instalare .
- Selectați Continuați, apoi confirmați-vă contul și acordați-le pentru Combinare prin corespondență permisiunile necesare.
- Odată instalat, faceți clic pe Extensii > Îmbinare corespondență > Plicuri . Alternativ, selectați Îmbinare corespondență din bara laterală și selectați Plicuri .
- Așteptați să se încarce fereastra pop-up, apoi selectați dimensiunea plicului din meniul derulant sau setați o dimensiune personalizată a paginii. Faceți clic pe Salvare pentru a finaliza.
Notă: dacă nu puteți crea un șablon de plic în acest fel, selectați Fișier > Configurare pagină . Aici, puteți seta Orientarea și dimensiunea hârtiei înainte de a trece la pasul următor.
Pasul 3: Personalizați-vă plicul
Următorul pas este să editați documentul pentru a adăuga câmpurile necesare, inclusiv adresa destinatarului și adresa dvs. de retur. Pentru a face acest lucru, utilizați instrumentele de editare Google Docs așa cum ați proceda într-un document normal. De exemplu:
Notă: adăugați fonturi, culori și branding personalizate pentru a vă personaliza plicul.
Pasul 4: Adăugați câmpuri de îmbinare
Dacă imprimați o serie de plicuri dintr-o listă de corespondență, puteți adăuga câmpuri de îmbinare pentru a accelera procesul prin crearea unui șablon de plic Google Docs (în loc să adăugați detalii individuale în fiecare plic). Pentru a face acest lucru:
- Faceți clic pe Extensii > Îmbinare corespondență > Start .
- Selectați Deschideți foaia de calcul .
- Selectați foaia dvs. de calcul Google. Dacă nu apare în meniul derulant, selectați Google Drive și utilizați caseta de căutare pentru a localiza documentul. Dacă ați folosit Microsoft Excel pentru a crea foaia de calcul, o puteți converti cu ușurință într-o foaie de calcul Google.
- Plasați cursorul acolo unde doriți să inserați un câmp de îmbinare. În meniul drop-down Câmp de îmbinare , selectați câmpul pe care doriți să îl adăugați (de exemplu, Nume destinatar). Faceți clic pe Adăugați .
- Când ați terminat, selectați Litere în caseta derulantă Îmbinare cu . Apoi faceți clic pe Merge .
- Mail Merge va afișa câte plicuri doriți să creați. Faceți clic pe Da dacă acest lucru este corect.
- Plicurile dvs. vor fi generate conform valorilor din foaia de calcul.
Pasul 5: Deschideți documentul nou și imprimați
După finalizarea procesului, deschideți documentul plic. Aceasta va afișa toate plicurile dvs. nou create într-o listă. Verificați de două ori dacă totul este formatat corect.
Dacă da, este timpul să imprimați:
- Selectați Fișier > Imprimare .
- Selectați Mai multe setări și asigurați-vă că dimensiunea hârtiei și alte setări sunt corecte.
- Selectați Imprimare .
Trimiterea e-mailurilor nu a fost niciodată mai ușoară
Cu acest tutorial, ar trebui să puteți imprima cu ușurință câte plicuri doriți. Am folosit Mail Merge deoarece este unul dintre cele mai populare și cunoscute suplimente Google Docs. Cu toate acestea, există o mulțime de opțiuni gratuite dacă utilizați versiunea de încercare gratuită și considerați că prețul este prea ridicat.
Opțional: Folosiți o listă de corespondență pentru a vă completa automat adresele din plic
Pașii de mai sus vă permit doar să modificați dimensiunea hârtiei din documentul dvs. Google. Dar aceasta nu este caracteristica principală a îmbinării corespondenței. Știați că îl puteți folosi pentru a introduce automat numele și adresele plicurilor dintr-o listă de corespondență? Iată cum.
Configurați-vă lista de corespondență pe Foi de calcul Google
Cel mai bine este să vă configurați lista de corespondență înainte de a utiliza Mail Merge pentru Google Docs. Acest lucru vă face mai convenabil să adăugați câmpurile îmbinate. Dacă nu ați configurat nicio listă de corespondență înainte, iată cum să începeți una:
- Accesați https://sheets.google.com/ și începeți o nouă foaie de calcul.
- Pe primul rând al foii de lucru, tastați următoarele antete de coloană:
- Numele destinatarului
- Adresă
- Oraș
- Stat
- Cod poștal+4
- Completați celulele de sub aceste anteturi de coloană cu informațiile de corespondență ale destinatarilor.
Configurați câmpurile de îmbinare
Antetele de coloană pe care le-ați introdus în foaia de calcul vor servi drept câmpuri de îmbinare. Păstrați-le curate și simple pentru a preveni erorile nedorite. După ce ați făcut acest lucru, le puteți adăuga în document. Iată cum să o faci:
- Reveniți la documentul dvs. Google, apoi apăsați butonul „ SELECTARE ” de sub câmpul „ Selectați destinatarii ”.
- Selectați foaia de calcul pentru lista de corespondență din noua fereastră care apare.
- Faceți clic pe butonul „ Selectați ”.
- Deschideți meniul derulant pentru „ Inserați un câmp de îmbinare ” și alegeți câmpurile pe care doriți să le includeți în plic.
- Apăsați butonul „ START MAIL MERGE ” după ce ați configurat câmpurile de îmbinare.
Vizualizați documentul dvs. îmbinat prin corespondență
Pentru a vedea documentul de tipărire a plicului completat automat pe Google Docs, faceți clic pe butonul „ DESCHIDERE ” din bara laterală. De asemenea, puteți face clic pe butonul „ PDF ” pentru a descărca documentul îmbinat prin corespondență într-un format portabil.