วิธีบันทึกอีเมล Outlook เป็นเอกสาร PDF

Outlook เป็นโปรแกรมรับส่งอีเมลยอดนิยมที่ผู้คนหลายล้านคนทั่วโลกใช้ แม้ว่าจะเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการส่งและรับอีเมล แต่ก็ไม่มีตัวเลือกในตัวสำหรับการบันทึกอีเมลเป็น PDF นั่นคือจุดที่การบันทึกอีเมล Outlook เป็นเครื่องมือเอกสาร PDF เข้ามามีบทบาท ในคู่มือที่ครอบคลุมนี้ เราจะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนในการบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความอันมีค่าของคุณจะถูกเก็บรักษาไว้และเข้าถึงได้ง่าย ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพที่มีประสบการณ์หรือผู้ที่ชื่นชอบเทคโนโลยี คุณจะพบว่าคู่มือนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการทำให้การจัดการอีเมลของคุณง่ายขึ้น

วิธีบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF

เหตุใดจึงบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF

ก่อนที่จะเจาะลึกในส่วน "วิธีการ" เรามาสำรวจสาเหตุกันสั้นๆ ว่าทำไม การบันทึกอีเมล Outlookเป็น PDF มีข้อดีที่น่าสนใจหลายประการ:

ความเข้ากันได้สากล: PDF เข้ากันได้ในระดับสากล ทำให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาอีเมลของคุณยังคงสามารถเข้าถึงได้ไม่ว่าอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ที่ผู้รับของคุณใช้อยู่ก็ตาม

การรักษาการจัดรูปแบบ: PDF จะรักษารูปแบบเดิมของอีเมลของคุณ รวมถึงแบบอักษร รูปภาพ และไฮเปอร์ลิงก์ เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีสิ่งใดสูญหายไปในการแปล

ข้อกำหนดทางกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนด:อุตสาหกรรมและองค์กรจำนวนมากกำหนดให้มีการเก็บถาวรอีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนด PDF ถือเป็นรูปแบบที่เชื่อถือได้และเป็นที่ยอมรับสำหรับสิ่งนี้

การแบ่งปันที่ง่ายดาย: PDF นั้นง่ายต่อการแบ่งปัน ทำให้การส่งอีเมลสำคัญไปยังเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าเป็นเรื่องง่ายโดยไม่ต้องกังวลกับปัญหาความเข้ากันได้

เมื่อคุณเข้าใจถึงคุณประโยชน์แล้ว เรามาดำเนินการตามคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF กันดีกว่า

อ่านเพิ่มเติม: วิธีส่งอีเมลที่เข้ารหัสโดยใช้ Gmail และ Outlook

บันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF

วิธีที่ 1: การใช้กล่องโต้ตอบการพิมพ์

วิธีหนึ่งในการบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF คือการใช้กล่องโต้ตอบการพิมพ์ โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1:เปิดอีเมล Outlook ที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF

ขั้นตอนที่ 2:คลิกแท็บไฟล์

ขั้นตอนที่ 3:คลิกพิมพ์

ขั้นตอนที่ 4:ในเมนูแบบเลื่อนลงเครื่องพิมพ์ให้เลือกMicrosoft Print to PDF

ขั้นตอนที่ 5:คลิกพิมพ์

ขั้นตอนที่ 6:ใน กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น เลือกตำแหน่งและชื่อสำหรับไฟล์ PDF ของคุณ

ขั้นตอนที่ 7:คลิกบันทึก

อ่านเพิ่มเติม: ซอฟต์แวร์กู้คืนอีเมลที่ดีที่สุดสำหรับ Microsoft Outlook

วิธีที่ 2: การใช้ตัวแปลง PDF ของบุคคลที่สาม

หากคุณต้องการบันทึกอีเมล Outlook หลายฉบับเป็น PDF หรือหากคุณต้องการควบคุมกระบวนการแปลงมากขึ้น คุณสามารถใช้ตัวแปลง PDF ของบริษัทอื่นได้ มีตัวแปลง PDF มากมายให้เลือกทั้งแบบฟรีและเสียเงิน แม้ว่า Microsoft Outlook อาจไม่มีฟีเจอร์ "บันทึกเป็น PDF" โดยตรง แต่ก็มีวิธีแก้ปัญหาที่ชาญฉลาดที่ช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์เดียวกัน คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการบันทึกอีเมล Outlook ของคุณเป็นไฟล์ที่มีรูปแบบ HTML จากนั้นใช้โปรแกรมแปลงไฟล์ PDF ที่เชี่ยวชาญเพื่อแปลงอีเมล HTML นั้นให้เป็นรูปแบบ PDF

โซลูชันที่โดดเด่นอย่างหนึ่งสำหรับงานนี้คือSystweak PDF Editorซึ่งเป็นเครื่องมือซอฟต์แวร์ PDF ที่แข็งแกร่งและอเนกประสงค์ ซึ่งปรับปรุงกระบวนการแปลงอีเมล Outlook เป็น PDF ความอเนกประสงค์ของโปรแกรมแก้ไข PDF นี้ ทำให้มันโดดเด่น ไม่เพียงแต่แปลงอีเมล Outlook เป็น PDF ได้อย่างง่ายดาย แต่ยังช่วยให้คุณสามารถแปลงไฟล์แนบจากรูปแบบต่างๆ เช่น Excel, Word, PowerPoint และอื่นๆ ให้เป็น PDF

ขั้นตอนที่ 1:เปิดอีเมล Outlook ที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF

ขั้นตอนที่ 2:บันทึกอีเมลเป็นไฟล์ HTML โดยคลิก แท็บ ไฟล์คลิกบันทึกเป็นและเลือก*HTML (*.htm; .html)จากเมนูแบบเลื่อนลงบันทึกเป็นประเภท

ขั้นตอนที่ 3:เปิด Systweak PDF Editor แล้วเลือก“เปิด PDF” ตอนนี้ค้นหาไฟล์ HTML ที่มีอีเมล Outlook ของคุณแล้วคลิก"เปิด" ตอนนี้ให้กระบวนการแปลง Outlook เป็น PDF เริ่มต้นภายในโปรแกรม

ขั้นตอนที่ 5:หลังจากกระบวนการแปลงเสร็จสิ้น ไฟล์ PDF ที่ได้จะเปิดขึ้นใน Systweak PDF Editor โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 6:หากต้องการบันทึกเป็น PDF เพียงคลิกที่"ไฟล์"จากนั้นเลือก ปุ่ม "บันทึกเป็น"ภายใน Systweak PDF Editor

อ่านเพิ่มเติม: วิธีแปลง PDF เป็น Excel โดยไม่สูญเสียการจัดรูปแบบ

แปลงอีเมล Outlook เป็น PDF

การเรียนรู้วิธีบันทึกอีเมล Outlook เป็น PDF ถือเป็นทักษะอันทรงคุณค่าที่ช่วยให้การจัดการอีเมลง่ายขึ้น ปรับปรุงความเข้ากันได้ และรับประกันการรักษาข้อมูลที่สำคัญ ด้วยการทำตามขั้นตอนตรงไปตรงมาที่อธิบายไว้ในคู่มือนี้ คุณสามารถแปลงอีเมลของคุณเป็น PDF ได้อย่างง่ายดาย ทำให้เข้าถึงและแชร์ได้มากขึ้น

ด้วย Systweak PDF Editor ที่คุณจัดการได้ การจัดการอีเมล Outlook ของคุณในรูปแบบ PDF จะกลายเป็นความพยายามที่ไม่ยุ่งยากและหลากหลาย บอกลาความกังวลเรื่องความเข้ากันได้และพบกับประสบการณ์การแปลงไฟล์ PDF ที่ราบรื่น

หากต้องการคำแนะนำในการแก้ไขปัญหา รายการ และ เคล็ดลับและคำแนะนำเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับ Windows, Android, iOS และ macOS ติดตามเราบนFacebook , Instagram , Twitter , YouTubeและPinterest

อ่านถัดไป: วิธีกำหนดเวลาอีเมลบน Outlook