10 วิธีในการจัดระเบียบเอกสารใน Google เอกสาร

การจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิผล โดยเฉพาะเอกสารที่มีความยาว อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ด้วยคุณลักษณะในตัวของGoogle เอกสารคุณสามารถเขียนรายงาน บทความ เรียงความ ข้อเสนอ เอกสารของทีม และอื่นๆ ได้หลายวิธีอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณต้องจัดโครงสร้างเอกสารเพื่อให้แสดงข้อมูลและสแกนรายละเอียดได้ง่าย มาดูคุณลักษณะหลักหลายประการสำหรับการจัดระเบียบ Google เอกสารถัดไปของคุณกัน

สารบัญ

MONTREAL, CANADA - 26 เมษายน 2019 โลโก้ Google Docs และแอพในหน้าแรก Google เป็นบริษัทเทคโนโลยีข้ามชาติสัญชาติอเมริกันที่เชี่ยวชาญด้านบริการและผลิตภัณฑ์อินเทอร์เน็ต

1. สแกนเอกสารพร้อมสรุปและโครงร่าง

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างภาพรวมของรายละเอียดเอกสารของคุณคือการใช้คุณสมบัติสรุปและเค้าร่าง เครื่องมือที่มีประโยชน์เหล่านี้อยู่นอกเนื้อหาเพื่อไม่ให้เสียสมาธิและสามารถแสดงหรือซ่อนได้ด้วยการคลิก

คุณลักษณะขององค์กรเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถสรุปเนื้อหาในเอกสารของคุณและข้ามไปยังส่วนที่คุณต้องการด้วยโครงร่างที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

แสดงและปิดสรุปและโครงร่าง

หากต้องการแสดงสรุปและโครงร่าง ให้ไปที่แท็ บ มุมมองและเลือกแสดงโครงร่าง

จากนั้นคุณจะเห็น ไอคอน แสดงโครงร่างเอกสารที่ด้านซ้ายบนของพื้นที่เอกสาร เลือกเพื่อขยาย

เมื่อคุณสรุปและโครงร่างเสร็จแล้ว ให้ใช้ ลูกศร ปิดโครงร่างเอกสารเพื่อซ่อนและแสดง ไอคอน แสดงไอคอนโครงร่างเอกสารอีกครั้ง

เพิ่มข้อมูลสรุปและโครงร่าง

หากต้องการเพิ่มสรุป ให้ใช้เครื่องหมายบวกเพื่อเปิดช่องและป้อนข้อความ

หากต้องการเปลี่ยนในภายหลัง เพียงเลือก ไอคอน แก้ไข (ดินสอ)

หากต้องการใช้โครงร่าง ให้เพิ่มส่วนหัวลงในเอกสารของคุณ (อธิบายไว้ด้านล่าง) จากนั้นหัวข้อเหล่านั้นจะปรากฏในโครงร่างโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณสามารถเลือกส่วนหัวเพื่อข้ามไปยังส่วนนั้นของเอกสารได้

คุณสามารถลบหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งออกจากโครงร่างได��หากจำเป็น โดยเลือกXทางด้านขวาของหัวข้อนั้นในโครงร่าง

2. รวมและปรับแต่งสารบัญ

หากคุณต้องการบางสิ่งในเนื้อหาที่ผู้อ่านสามารถใช้เพื่อนำทางเอกสารของคุณ คุณสามารถแทรกสารบัญใน Google เอกสารได้ คุณลักษณะนี้เป็นคุณลักษณะพื้นฐาน แต่ Google ได้ปรับปรุงคุณลักษณะนี้เมื่อเวลาผ่านไปเพื่อให้สามารถปรับแต่งได้และน่าสนใจ

แทรกสารบัญ

หากต้องการสร้างสารบัญให้จัดโครงสร้างส่วนเอกสารของคุณด้วยส่วนหัว ป้อนข้อความสำหรับส่วนหัว เลือกจากนั้นเลือกระดับส่วนหัวจากกล่องดรอปดาวน์สไตล์ ในแถบเครื่องมือ ส่วนหัวเหล่านี้จะปรากฏในตารางให้คุณโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณพร้อมที่จะแทรกตาราง ให้วางเคอร์เซอร์ในเอกสารในตำแหน่งที่คุณต้องการ จากนั้น เปิด เมนู แทรกย้ายไปที่สารบัญและเลือกสไตล์จากข้อความธรรมดา จุด และลิงก์

เลือกการออกแบบที่คุณต้องการใช้ จากนั้นคุณจะเห็นตารางปรากฏขึ้น

ปรับแต่งสารบัญ

คุณสามารถปรับรูปลักษณ์และการทำงานของสารบัญใน Google เอกสารได้ ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ดี

หากต้องการเปิดเครื่องมือแก้ไข ให้เลือกตารางที่จะแสดงแถบเครื่องมือขนาดเล็ก จากนั้น ใช้จุดสามจุดบนแถบเครื่องมือเพื่อเลือก ตัว เลือกเพิ่มเติม

เมื่อแถบด้านข้างเปิดขึ้น คุณจะเห็นสองส่วนสำหรับการจัดรูปแบบและระดับส่วนหัว

• การจัดรูปแบบ : เลือกสไตล์ตารางอื่น แสดงหรือซ่อนหมายเลขหน้า และเลือกใช้ตัวนำแท็บ เช่น จุด ขีดกลาง หรือเส้น
• ระดับหัวเรื่อง : เลือกหัวเรื่องที่คุณต้องการแสดงในตารางและปรับการเยื้องหรือไม่ก็ได้

คุณควรเห็นการอัปเดตการปรับเปลี่ยนของคุณแบบเรียลไทม์

3. ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยส่วนหัวที่ยุบได้

Google ได้เพิ่มฟีเจอร์ที่เป็น ประโยชน์อย่างยิ่งให้กับ Docs เมื่อต้นปี 2023 ซึ่งช่วยให้คุณทำงานกับเอกสารที่มีความยาวได้ง่ายขึ้นอีกเล็กน้อย คุณสามารถยุบและขยายส่วนหัวได้ วิธีนี้เหมาะสำหรับการเน้นไปที่ส่วนของเอกสารที่คุณใช้ในขณะที่ยุบส่วนที่คุณไม่ได้ใช้

ในขณะที่เขียนบทความนี้ ส่วนหัวแบบยุบได้จะทำงานเฉพาะเมื่อคุณใช้เค้าโครงแบบไม่มีการแบ่งหน้าเท่านั้น ไม่ชัดเจนว่าในที่สุดฟีเจอร์นี้จะส่งต่อไปยังเค้าโครงของ Pages หรือไม่

หากต้องการใช้เค้าโครง Pageless ในเอกสารใหม่หรือที่มีอยู่ ให้ไปที่ไฟล์และเลือกการตั้งค่าหน้า จากนั้นเลือกPagelessที่ด้านบนและตกลงที่ด้านล่าง

คุณควรเห็นลูกศรทางด้านซ้ายของส่วนหัวในเอกสารของคุณ เพียงใช้ลูกศร เหล่านั้น หรือคลิกขวาเพื่อยุบและขยายส่วนหัว

4. ติดตามข้อมูลได้อย่างง่ายดายด้วย Building Blocks

Building Block ใน Google เอกสารช่วยให้คุณแสดงข้อมูลโดยใช้ตาราง รายการข้อความ และรายการแบบเลื่อนลงได้อย่างรวดเร็วและสะดวก เพียงใส่หนึ่งในบล็อกที่บรรจุไว้ล่วงหน้าเหล่านี้แล้วป้อนรายละเอียดของคุณไว้ในที่เดียว

ขณะนี้คุณสามารถเลือกจากบล็อกที่สร้างไว้ล่วงหน้าสี่บล็อก รวมถึงแผนงานผลิตภัณฑ์ ตัวติดตามบทวิจารณ์ สินทรัพย์โครงการ และตัวติดตามเนื้อหาการเปิดตัว คุณสามารถใช้ Building Block ตามที่เป็นอยู่หรือปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

หากต้องการแทรก Building Block ให้เลือกตำแหน่งในเอกสารของคุณแล้วไปที่แทรก> Building Block เลือกประเภทที่คุณต้องการใช้จากเมนูป๊อปอัป

คุณจะเห็นบล็อกปรากฏขึ้นในเอกสารของคุณพร้อมให้คุณใช้งาน หากคุณต้องการเปลี่ยนส่วนหัวให้ตรงกับเนื้อหาของคุณ คุณสามารถแก้ไขได้เช่นเดียวกับข้อความอื่นๆ

5. สร้างและนำบล็อกที่กำหนดเองกลับมาใช้ใหม่

ถ้าคุณมีบัญชี Google ของที่ทำงานหรือโรงเรียนที่สนับสนุนคุณสามารถตั้งค่า Building Block ที่กำหนดเองในเอกสารได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถสร้างบล็อก บันทึก และนำมาใช้ใหม่ได้ บล็อกนี้จะถูกบันทึกลงใน Google Drive ของคุณเป็นไฟล์ประเภท Google Docs ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้ในเอกสารใหม่ในอนาคตได้เช่นกัน

1. ไปที่แทรก > แบบเอกสารสำเร็จรูปและเลือกแบบเอกสารสำเร็จรูปแบบกำหนดเองในเมนูป็อปเอาท์

1. เมื่อข้อความป๊อปอัปปรากฏขึ้นในเอกสารของคุณ ให้เลือกแบบเอกสารสำเร็จรูปแบบกำหนดเองใหม่

1. เลือกเนื้อหาที่คุณต้องการใช้เป็นบล็อกแบบกำหนดเอง และเลือกบันทึกในแถบสีน้ำเงินที่ด้านบน

1. ป้อนชื่อบล็อกของคุณ และอาจใส่คำอธิบายก็ได้ จาก นั้นเลือกสร้าง คุณจะได้รับการยืนยันว่าบล็อกของคุณได้รับการบันทึกแล้ว

หากต้องการใช้บล็อกใหม่ของคุณ ให้พิมพ์สัญลักษณ์ @ (At) ตามด้วยชื่อบล็อก และเลือกจากรายการที่ปรากฏขึ้น

6. ป้อนข้อมูลโค้ดการเขียนโปรแกรมด้วย Code Blocks

หากเอกสารของคุณมีโค้ดโปรแกรมเช่น Java, JavaScript หรือ Python คุณสามารถใช้ประโยชน์จากโค้ด Building Block ได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถจัดโครงสร้างรหัสของคุณเรียบร้อยในเอกสารของคุณ

ไปที่แทรก > แบบเอกสารสำเร็จรูปย้ายไปที่Code blockและเลือกภาษาในเมนูที่แสดงออกมา

เมื่อบล็อกของคุณปรากฏขึ้น เพียงป้อนข้อมูลโค้ดของคุณ หากคุณต้องการเปลี่ยนภาษาการเขียนโปรแกรม ให้ใช้กล่องแบบเลื่อนลงที่ด้านซ้ายบน หากต้องการอัปเดตสี ให้ใช้ ไอคอน รีเฟรชที่มุมขวาบน

7. ทำงานร่วมกันทางอีเมล คำเชิญในปฏิทิน และบันทึกการประชุม

เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างในการจัดระเบียบรายการใน Google เอกสารคือบล็อกเทมเพลตในตัว สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณทำงานร่วมกันทางอีเมล คำเชิญในปฏิทิน และบันทึกการประชุม

สำหรับอีเมล คุณสามารถกรอกผู้รับ เรื่อง และข้อความได้ จากนั้นเลือก ไอคอน Gmailเพื่อสร้างฉบับร่างใน Gmail โดยตรง

สำหรับคำเชิญในปฏิทิน ให้ป้อนชื่อ แขก เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด สถานที่ และคำอธิบาย ใช้ ไอคอน ปฏิทินเพื่อเปิดกิจกรรมใน Google ปฏิทิน

สำหรับบันทึกการประชุม ให้เลือกกิจกรรมจากรายการดรอปดาวน์ จากนั้นคุณจะได้รับบล็อกที่มีชื่อเรื่อง วันที่ และผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับบันทึกย่อและกล่องกาเครื่องหมายสำหรับรายการดำเนินการ ใช้ ไอคอน อีเมลเพื่อสร้างฉบับร่างพร้อมบันทึกการประชุมใน Gmail

ไม่มีรูปภาพ

หากต้องการใช้เทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งเหล่านี้ ให้ไปที่แทรก > แบบเอกสารสำเร็จรูปและเลือกตัวเลือกจากเมนูที่แสดงออกมา

8. ป้อนรายละเอียดโดยใช้รายการแบบเลื่อนลง

การใช้ Building Block ด้านบนสำหรับข้อมูลการติดตาม คุณสามารถใช้ประโยชน์จากรายการแบบเลื่อนลงที่สร้างไว้ล่วงหน้าของ Google เอกสารได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงของคุณเองได้เช่นเดียวกับใน Google ชีต สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับคุณ ผู้อ่าน หรือผู้ร่วมงานของคุณในการกรอกรายละเอียดที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย

วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการรายการ เปิด เมนู แทรกและเลือกดรอปดาวน์

หากต้องการใช้รายการแบบเลื่อนลงที่สร้างไว้ล่วงหน้า ให้เลือกหนึ่งรายการจากส่วนล่าง

หากต้องการสร้างรายการของคุณเอง ให้เลือกเมนูแบบเลื่อนลงใหม่ จากนั้นป้อนชื่อและรายการตัวเลือก คุณสามารถเลือกสีที่อยู่ติดกับแต่ละรายการ เพิ่มรายการอื่นๆ และจัดเรียงลำดับใหม่ได้โดยใช้การลากและวาง เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือกบันทึก

จากนั้นคุณจะเห็นรายการแบบเลื่อนลงใหม่ซึ่งคุณสามารถใช้ซ้ำได้หลายครั้ง เพียงเลือกจากเมนูแทรก > แบบเลื่อนลง

หากต้องการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง ให้เปิดรายการแบบเลื่อนลงแล้วเลือกเพิ่ม / แก้ไขตัวเลือก

9. เข้าถึงข้อมูลด้วยชิปอัจฉริยะ

หากต้องการแสดงรายการและดูรายชื่อติดต่อ กิจกรรม ไฟล์ สถานที่ และวันที่อย่างชัดเจน คุณสามารถแทรกชิปอัจฉริยะในเอกสารของคุณได้ เครื่องมือเก๋ๆ เหล่านี้ยังคงถูกย่อไว้แต่จะขยายออกเพื่อแสดงรายละเอียดและช่วยให้คุณดำเนินการต่างๆ ได้ในคลิกเดียว

คุณสามารถแทรกชิปอัจฉริยะได้โดยพิมพ์สัญลักษณ์ @ ตามด้วยชื่อรายการ หรือไปที่แทรก > ชิปอัจฉริยะและเลือกจากเมนูป๊อปอัป

เมื่อคุณใส่ชิปแล้ว ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือชิปหรือเลือกชิปเพื่อดูตัวอย่าง ชิปแต่ละตัวมีรายละเอียดและการทำงานที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับประเภทของชิป ตัวอย่างเช่น ด้วย File Smart Chip คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ คัดลอกลิงก์ไปยังไฟล์นั้น หรือเปิดไฟล์ได้

หากคุณมีบัญชี Google Workspace ที่รองรับคุณจะมีสิทธิ์เข้าถึงชิปอัจฉริยะเพิ่มเติม รวมถึงนาฬิกาจับเวลา ตัวจับเวลา และตัวแปรที่ใช้ซ้ำได้

ใช้ประโยชน์จากชิปอัจฉริยะเหล่านี้เพื่อรวมข้อมูลที่คุณต้องการในขณะที่ทำให้เนื้อหาของคุณสั้นและกระชับ

10. แทรกสมการอย่างง่ายดาย

เครื่องมือ ที่ดีอีกประการหนึ่งที่ Google Docs มอบให้คือสมการ ไม่ว่าจะเป็นนักเรียนหรืออาจารย์ คุณสามารถหยุดค้นหาสัญลักษณ์ที่ถูกต้องแล้วจัดรูปแบบให้พอดีกับเอกสารของคุณได้ เพียงใช้เครื่องมือแก้ไขสมการ

หากต้องการเปิดตัวแก้ไข ให้ไปที่มุมมอง > แสดงแถบเครื่องมือสมการ คุณยังสามารถเลือกแทรก > สมการ ได้อีก ด้วย คุณจะเห็นแถบเครื่องมือแก้ไขปรากฏที่ด้านบนของเอกสาร

ใช้กล่องแบบเลื่อนลงภายในแถบเครื่องมือเพื่อเพิ่มสัญลักษณ์ของคุณ คุณสามารถใช้ตัวอักษรกรีก ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ สัญลักษณ์ความสัมพันธ์ และลูกศรได้

จากนั้นคุณจะเห็นสมการของคุณปรากฏในกล่องข้อความที่สวยงามและเรียบร้อยภายในเอกสารของคุณ

ตั้งแต่สรุปไปจนถึงตารางติดตามไปจนถึงรายการแบบเลื่อนลงไปจนถึงชิปที่มีรายละเอียด คุณสามารถจัดระเบียบเอกสาร Google ของคุณได้หลากหลายวิธีเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ คุณสมบัติใดต่อไปนี้จะกลายเป็นรายการโปรดของคุณอย่างรวดเร็ว?

สำหรับบทแนะนำที่เกี่ยวข้องในแอป Google อื่น ๆโปรดดูวิธีตั้งวันหมดอายุในไฟล์ Google ไดรฟ์