วิธีผสานจดหมายจาก Excel เป็น Word ใน 2 วิธีที่ง่ายดาย

หากคุณประสบปัญหาในการส่งอีเมลจำนวนมากหรือจดหมายถึงลูกค้าและลูกค้าโดยการปรับเนื้อหาของแต่ละเอกสารให้เป็นส่วนตัว จดหมายเวียนสามารถช่วยได้ สำหรับจดหมายเวียน ชุดค่าผสมที่ดีที่สุดคือ Excel และ Word ค้นหาวิธีการส่งจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Word ด้วยวิธีง่ายๆ สองวิธี

จดหมายเวียนเป็นรูปแบบการทำงานอัตโนมัติในสำนักงานที่เหมาะสมที่สุดบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและแล็ปท็อป คุณเพียงแค่ต้องกำหนดค่าแอป Microsoft Word เพื่อดึงข้อมูลสำหรับข้อความตัวยึดจากฐานข้อมูล เช่น ไฟล์ Excel สำหรับเอกสารหนึ่งฉบับ

เมื่อตั้งค่าแล้ว คุณสามารถสร้างจดหมาย ซองจดหมาย อีเมล ไดเร็กทอรี ป้ายที่อยู่ และอื่นๆ ในแบบของคุณได้ในคลิกเดียว หากคุณเรียนรู้วิธีการทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ ใบเรียกเก็บเงินรายเดือน รายละเอียดการสมัครสมาชิก และเอกสารทางการอื่นๆ อีกมากมายสำหรับลูกค้าหลายแสนรายได้ในไม่กี่คลิก

ด้วยการเรียนรู้วิธีการทำจดหมายเวียนใน Word จาก Excel คุณสามารถสร้างอีเมลและเมลที่มีข้อมูลจำนวนมาก และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่มีความเสี่ยงเมื่อสร้างเอกสารดังกล่าวด้วยตนเอง ดังนั้นเรามาเริ่มกันด้วยวิธีการทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word

วิธีจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word: วิธีการด้วยตนเอง

มีสองวิธีในการทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word วิธีแรกคือวิธีการแบบแมนนวลที่คุณเพิ่มข้อความตัวยึดด้วยตัวคุณเองสำหรับเอกสารหนึ่งฉบับและ Word จะทำส่วนที่เหลือสำหรับจดหมายหรืออีเมลที่เหลือ เรียนรู้ขั้นตอนสำหรับจดหมายเวียนด้วยตนเองที่นี่:

สร้างแหล่งข้อมูลบนแผ่นงาน Excel

ก่อนอื่น คุณต้องสร้างฐานข้อมูลซึ่ง MS Word จะดึงข้อมูลไปยังเขตข้อมูลจดหมายเวียนภายในเทมเพลตอีเมล จดหมาย ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ คุณต้องสร้างฐานข้อมูล Excel ในลักษณะที่ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้รับหนึ่งราย ที่มีอยู่ในแถวเดียว

คุณสามารถแยกข้อมูลต่างๆ ในแถวเดียวภายใต้ส่วนหัวของคอลัมน์ต่างๆ ส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้จะทำงานเป็นคู่สำหรับเขตข้อมูลจดหมายเวียนใน Word คุณสามารถสร้างส่วนหัวของคอลัมน์ได้ตามต้องการ แต่ในภายหลัง คุณต้องทำการแก้ไขเล็กน้อยในส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อให้ตรงกับฟิลด์ใน Word

ค้นหาขั้นตอนพื้นฐานด้านล่างเพื่อสร้างฐานข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนใน Excel บทช่วยสอนนี้จะสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือที่บ้าน ซึ่งคุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้จำนวนมากและใบเรียกเก็บเงินรายเดือนให้กับลูกค้าหลายพันรายในราคาย่อมเยาโดยไม่ต้องพึ่งพาโซลูชันออนไลน์หรือตัวแทนบุคคลที่สามที่มีราคาแพง:

• สร้างไฟล์ Excel เปล่าและเปลี่ยนชื่อชีตเป็นInvoices
• คุณต้องเติมข้อมูลทั้งหมดสำหรับจดหมายเวียนในเวิร์กชีตนี้
• ตอนนี้สร้างรายการที่คุณต้องการรวมไว้ในเอกสารจดหมายเวียนเป็น ส่วนหัว ของคอลัมน์ สิ่งเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นเขตข้อมูลจดหมายเวียนใน Word
• พิมพ์ชื่อลูกค้าและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องภายใต้ส่วนหัวของคอลัมน์ตามลำดับในแถวเดียวกัน หากคุณเปลี่ยนแถวสำหรับลูกค้ารายเดียวกัน Word จะไม่สามารถเติมข้อมูลที่ถูกต้องในเอกสารที่ผสานได้

ฐานข้อมูล Excel สำหรับจดหมายเวียน Excel เป็น Word

• เมื่อฐานลูกค้าของคุณเพิ่มขึ้น คุณสามารถเริ่มเพิ่มชื่อลูกค้าใหม่ภายใต้ ส่วนหัว ของคอลัมน์ลูกค้า
• นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลใหม่สำหรับลูกค้าปัจจุบันหรือลูกค้าใหม่ภายใต้ส่วนหัวของคอลัมน์ที่ต้องการ
• แต่ละครั้งที่คุณอัปเดตฐานข้อมูลนี้ จดหมายเวียนของ Word จะสร้างเอกสารลูกค้าใหม่โดยอัตโนมัติสำหรับลูกค้าที่เพิ่ม ละเว้นไคลเอ็นต์หากคุณลบบางส่วน และยังอัปเดตตัวเลขในเอกสารตามข้อมูลจากฐานข้อมูล Excel
• จดหมายเวียนของ Word จะไม่นำเข้าการจัดรูปแบบตัวเลขจาก Excel ในการคงองค์ประกอบการจัดรูปแบบตัวเลข เช่น ทศนิยม สัญลักษณ์สกุลเงิน ฯลฯ คุณต้องแทรกโค้ดสั้นๆ ลงในฟิลด์จดหมายเวียนที่ระบุ ฉันจะพูดถึงรหัสและเคล็ดลับในการใช้งานในภายหลังในบทช่วยสอนนี้

แค่นั้นแหละ! คุณได้สร้างฐานข้อมูล Excel สำหรับโครงการจดหมายเวียนเรียบร้อยแล้ว เยี่ยมมาก! มาเริ่มสร้างเทมเพลตจดหมายเวียนใน Microsoft Word กันเถอะ

สร้างอีเมลหรือจดหมายสำหรับลูกค้าของคุณ

ขั้นแรก คุณต้องร่างอีเมลใบแจ้งหนี้หรือจดหมายที่คุณต้องการส่งให้ลูกค้าและลูกค้าของคุณ จดหมายต้องมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับตัวคุณตามที่แสดงด้านล่าง สิ่งเหล่านี้เป็นแบบคงที่สำหรับอีเมลและเมลทั้งหมด

เทมเพลต Word สำหรับวิธีการทำจดหมายเวียนใน Word จาก Excel

• ชื่อของคุณ
• ชื่อธุรกิจของคุณ
• ที่อยู่ธุรกิจของคุณ
• โลโก้บริษัท (ถ้ามี)
• เส้นลายเซ็น

ทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word

ตอนนี้คุณสร้างเทมเพลต Word ที่คุณจะเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนแล้ว มาดูขั้นตอนด้านล่างนี้:

• คลิกแท็บการ ส่งจดหมายบนริบบิ้น Word แล้วเลือกเริ่มจดหมายเวียน

สร้างจดหมายเวียนข้อความอีเมลใน Word

• จาก  รายการดรอปดาวน์ให้เลือกประเภทเอกสารที่คุณต้องการสร้าง ลองเลือกข้อความอีเมล
• ตอนนี้ คลิกการส่งจดหมายอีกครั้งแต่คราวนี้เลือกเลือกผู้รับ
• เนื่องจากคุณต้องการทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word ให้เลือกตัวเลือกUse an Existing List

การเลือกตารางฐานข้อมูลจดหมายเวียนจาก Excel

• ตอนนี้ ค้นหาฐานข้อมูลจดหมายเวียนที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้ใน Excel และเลือก แผ่นงาน ใบแจ้งหนี้ในกล่องโต้ตอบเลือกตาราง
• ตอนนี้ คุณจะเห็นว่า กลุ่มคำสั่ง เขียนและแทรกฟิลด์ เปิดใช้งานบนเมนู Ribbon ของ Word > การส่งจดหมาย

ถึงตอนนี้ คุณเชื่อมต่อฐานข้อมูล Excel สำหรับจดหมายเวียนกับ Word ต่อไป เราจะเรียนรู้วิธีเติมฟิลด์ที่จำเป็นในเอกสารเทมเพลตจดหมายเวียนด้านล่าง:

• คลิก ตัวเลือก บรรทัดทักทายบนแท็บการส่งจดหมายและสร้างบรรทัดทักทายที่คุณต้องการเพิ่ม ข้อความ ตัวแทน «GreetingLine»จะปรากฏขึ้น

สร้างบรรทัดคำทักทายในจดหมายเวียนสำหรับ Word

• ตอนนี้ คุณสามารถเขียนคำสั่งที่กล่าวถึงการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ นี่จะเป็นคำสั่งคงที่ที่จะส่งไปยังผู้รับทั้งหมด
• ใต้บรรทัดทักทาย คุณสามารถเพิ่มฟิลด์จดหมายเวียนอื่นๆ เช่นอีเมลผู้ใช้ «Customer_Email» ; หมายเลขใบแจ้งหนี้: «Invoice_Number» ; วันที่ในใบแจ้งหนี้: «Invoice_Date»ฯลฯ

การสร้างส่วนบนของอีเมลจดหมายเวียนสำหรับใบแจ้งหนี้

• จากนั้นคลิก ตัวเลือก แทรกเขตข้อมูลผสานเพื่อเริ่มเพิ่มส่วนประกอบไดนามิกของโครงการจดหมายเวียน
• คำสั่งแทรกฟิลด์ผสานจะแสดงส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Excel ที่คุณเพิ่มลงในเอกสารจดหมายเวียน ใช้เวลาของคุณเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

การสร้างรายละเอียดใบแจ้งหนี้หลักและใบแจ้งยอดปิดในอีเมลจดหมายเวียน

• ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ผสานเหล่านี้: «Services_Line_1» ; «วันที่_บรรทัด_1» ; «จำนวนเส้น_1» ; «บริการ_สาย_2» ; «วันที่_บรรทัด_2» ; «จำนวนเส้น_2» ; «จำนวน_ยอดรวม_».

วิธีจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word ด้วยตนเอง เทมเพลตจดหมายเวียนทั้งหมด

• เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์ไดนามิกทั้งหมดแล้ว คุณสามารถปิดอีเมลของคุณโดยเพิ่มหมายเหตุปิดและบรรทัดลายเซ็น อีกครั้งนี่จะเป็นส่วนประกอบแบบคงที่
• ตอนนี้คุณสามารถคลิก ปุ่ม ดูตัวอย่างผลลัพธ์ใต้แท็บการส่งจดหมายเพื่อดูเอกสารที่ผสานแรก

ดังที่คุณเห็นในการแสดงตัวอย่างว่าจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ไม่แสดงสกุลเงินหรือจุดทศนิยม หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนที่แสดงไว้ที่นี่:

• คลิกขวาที่ช่องจดหมายเวียน «Amount_Line_1» แล้วคลิกToggle Field Codes

การปรับเปลี่ยนรหัสฟิลด์สลับในจดหมายเวียน Word

• ตอนนี้ คุณควรเห็น MERGEFIELD แล้วตามด้วยฟิลด์
• ป้อนรหัสต่อไปนี้ตามที่แสดงในภาพด้านบน:

#$0.00

• ตอนนี้ เลือกฟิลด์อีกครั้ง คลิกขวา และสลับรหัสฟิลด์

สลับรหัสฟิลด์เพื่อจัดรูปแบบจำนวนเงินจาก Excel

• จากนั้น ดูการแสดงตัวอย่างเพื่อยืนยันว่าจดหมายเวียนกำลังนำเข้าการจัดรูปแบบตัวเลขหรือไม่
• ขณะนี้ คุณสามารถป้อนรหัสข้างต้นในฟิลด์จดหมายเวียนอื่นที่มีตัวเลข เช่น« Amount_Line_2»และ«Amount_Total_»

คุณสามารถเน้นข้อมูลสำคัญในเทมเพลตอีเมลได้แล้ว จดหมายเวียนของ Word จะดำเนินการจัดรูปแบบในเอกสารอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณสร้างในโครงการจดหมายเวียนนี้

เสร็จสิ้นการผสานใน Word

เมื่อพร้อมแล้ว ให้คลิกเสร็จสิ้นและผสาน > แก้ไขเอกสารแต่ละรายการ > ทั้งหมดในกล่องโต้ตอบผสานระเบียน คลิกตกลงเพื่อสร้างเอกสารที่ผสานทั้งหมดสำหรับลูกค้าแต่ละรายในฐานข้อมูล Excel

เรียนรู้วิธีการจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word ด้วยตนเอง

จดหมายเวียนของ Word จะสร้างเอกสารใหม่พร้อมกับอีเมลที่ผสาน ดังนั้น คุณต้องบันทึกไฟล์แยกต่างหากหรือส่งอีเมลทันที

วิธีจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word: Mail Merge Wizard

วิธีที่สองในการทำจดหมายเวียนคือการใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของ Microsoft Word อย่างไรก็ตามนี่เป็นวิธีที่ยุ่งยาก คุณต้องแก้ไขฐานข้อมูลต้นทางใน Excel ตามเขตข้อมูลจดหมายเวียนที่มีอยู่ใน Word ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อลองใช้จดหมายเวียนอัตโนมัติใน Word:

• สร้างเทมเพลตเอกสาร Word จากนั้นคลิกการส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > ประเภทของเอกสารที่คุณต้องการสร้าง

ส่วนติดต่อผู้ใช้สำหรับตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

• จากนั้นคลิกเริ่มจดหมายเวียนอีกครั้ง จากนั้นเลือกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

ขั้นตอนที่สองของจดหมายเวียนในตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน

• คำแนะนำจะแสดงในหกขั้นตอนในบานหน้าต่างนำทางด้านขวาของ Word
• คุณต้องดำเนินการตามที่แสดงในขั้นตอนแรก จากนั้นคลิก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้น เพื่อทำตามวิซาร์ด

วิธีผสานจดหมายจาก Excel เป็น Word: คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะผสานข้อมูลจาก Excel เป็น Word โดยอัตโนมัติได้อย่างไร

คุณสามารถผสานข้อมูลไปยัง Word จาก Excel ได้โดยอัตโนมัติโดยใช้ฟีเจอร์จดหมายเวียนของ Word ในการทำเช่นนี้ คุณต้องมีไฟล์ Excel ติดตัวไปด้วย จากนั้น สร้างเอกสาร Word ใหม่และเริ่มเขียนอีเมลหรือจดหมายของคุณ ในตำแหน่งที่คุณต้องการนำเข้าค่าจาก Excel ให้คลิกฟิลด์แทรกจดหมายเวียนและเพิ่มค่าที่ต้องการ

ก่อนทำสิ่งนี้ คุณต้องเพิ่มฐานข้อมูล Excel โดยไปที่ การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่ แล้วเลือกไฟล์ Excel เมื่อคุณสร้างเอกสารแม่แบบด้วยตนเอง ให้ดำเนินการจดหมายเวียนให้เสร็จสิ้น จากนั้น Word จะสร้างอีเมลหรือจดหมายอื่นๆ ทั้งหมดโดยอัตโนมัติสำหรับผู้รับที่เกี่ยวข้อง

ฉันจะสร้างจดหมายเวียนจากข้อมูล Excel ได้อย่างไร

คุณสามารถสร้างจดหมายเวียนจากข้อมูล Excel ได้ตามปกติสำหรับรายชื่อผู้ติดต่อใหม่หรือผู้ติดต่อจาก Outlook แต่หากต้องการใช้ข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• บันทึกไฟล์ Excel และเทมเพลตจดหมายเวียน Word บนที่จัดเก็บในตัวเครื่อง
• เปิดไฟล์ Word แล้วคลิก การส่งจดหมาย
• ตอนนี้ เลือกตัวเลือก เลือกผู้รับ แล้วคลิก ใช้รายชื่อที่มีอยู่
• ตอนนี้ไปที่ไดรฟ์ที่มีไฟล์ Excel อยู่ เลือกแล้วคลิกเปิด
• แค่นั้นแหละ! คุณเชื่อมโยงไฟล์ Excel สำหรับจดหมายเวียนสำเร็จแล้ว

หกขั้นตอนของจดหมายเวียนคืออะไร?

ตามตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน ต่อไปนี้เป็นหกขั้นตอนสำหรับจดหมายเวียนใน Word:

• เลือกประเภทเอกสาร เช่น จดหมาย ซองจดหมาย ไดเร็กทอรี ฯลฯ
• เลือกเอกสารเริ่มต้น เช่น เอกสารปัจจุบันหรือเอกสารที่มีอยู่
• เลือกผู้รับจากรายการที่มีอยู่ (Excel) ที่ติดต่อ Outlook หรือรายการใหม่
• เขียนจดหมายของคุณ
• ดูตัวอย่างจดหมายของคุณ
• เสร็จสิ้นการผสาน

บทสรุป

ตอนนี้คุณรู้วิธีการส่งจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Word โดยทำตามวิธีการด้วยตนเองหรือตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของ Word ลองใช้วิธีใดก็ได้โดยขึ้นอยู่กับเอกสารจดหมายเวียน ฐานข้อมูล และระดับของการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณที่คุณต้องการ

อย่าลืมแสดงความคิดเห็นด้านล่างหากคุณทราบวิธีการอื่นๆ ที่ง่ายดายในการทำจดหมายเวียนใน Word จาก Excel คุณอาจต้องการทราบ  วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel โดยใช้จดหมายเวียน MS Word  และ  รวม ความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงจากเอกสารหลายฉบับ