วิธีสร้างเทมเพลตอีเมลใน Outlook (2022)

โพสต์นี้จะอธิบายเกี่ยวกับวิธีสร้างและใช้เทมเพลตอีเมลใน Outlook หากคุณพบว่าตัวเองมักตอบอีเมลที่คล้ายกันใน Outlook ฉันมีเคล็ดลับดีๆ มาฝาก คุณสามารถบันทึกการตอบกลับของคุณเป็นเทมเพลต เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ด้วยวิธีนี้ แทนที่จะต้องเขียนข้อความตั้งแต่ต้นทุกครั้งที่คุณสามารถประหยัดเวลาและใช้บล็อคข้อความที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ด้วยการคลิกปุ่ม

ให้ผมแสดง. มีสองวิธีที่ยอดเยี่ยมที่คุณสามารถใช้เพื่อตอบอีเมลด้วยเทมเพลตตอบกลับที่บันทึกไว้ อันแรกใช้ Add-in ของเทมเพลตฟรี และอันที่สองคือฟีเจอร์ Quick parts

เทมเพลตอีเมลพร้อม Add-in ของฉัน

• เริ่มต้นด้วยเทมเพลตของฉันตอนนี้ สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับเทมเพลตของฉันคือจะจัดเก็บไว้ภายในกล่องจดหมายของคุณ ดังนั้นจึงสามารถใช้ได้เมื่อคุณใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือดูบนเว็บ
• ตามค่าเริ่มต้น Add-in ของเทมเพลตของฉันควรเปิดใช้งานใน Outlook ตราบใดที่คุณมี บัญชี Exchangeและไม่พร้อมใช้งานสำหรับบัญชี POP หรือ IMAP คุณสามารถตรวจสอบว่าคุณมี Add-in หรือไม่โดยคลิกที่ Get Add-in ด้านบน.

• ภายใต้ Add-in ของฉัน คุณจะเห็นส่วนนี้ในส่วนของ Add-in ที่ Microsoft จัดเตรียมไว้ให้และมีให้บริการตั้งแต่ปี 2013 เป็นต้นไป

• หากไม่ได้เปิดใช้งานด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณสามารถเปิดใช้งานได้
• คุณใช้เทมเพลตเหล่านี้เพื่อตอบกลับอีเมลอย่างไร เมื่อคุณอยู่ในการตอบกลับ คุณจะเห็นเทมเพลตสองสามรายการและแท็บข้อความใน Ribbon ตลอดทางเมื่อคลิกขวา และจะเปิดบานหน้าต่างเทมเพลต
• มันจะมาพร้อมกับตัวอย่างคำตอบ เมื่อคุณวางเมาส์เหนือเทมเพลต คุณจะได้รับตัวเลือกในการลบและแก้ไขเทมเพลตโดยคลิกที่เครื่องหมายบวก ที่นี่ เพื่อสร้างเทมเพลตของเราเอง
• หากต้องการสร้างเทมเพลตของเราเอง ให้คลิกเครื่องหมายบวก กำหนดชื่อให้กับเทมเพลต

• คุณสามารถเพิ่มข้อความสำหรับการตอบกลับของคุณ ไม่มีตัวเลือกการจัดรูปแบบสำหรับเทมเพลต ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถเปลี่ยนขนาดฟอนต์ สี หรือเพิ่มลิงก์ไปยังข้อความของคุณได้ ซึ่งความจริงแล้วค่อนข้างจำกัด

• สิ่งที่คุณสามารถทำได้คือเขียนข้อความในแอปพลิเคชันอื่น ตัวอย่างเช่น Microsoft Word จากนั้นเพิ่มการจัดรูปแบบทั้งหมดที่คุณต้องการ จากนั้นคัดลอกและวางข้อความของคุณในเทมเพลต

• วิธีนี้คุณสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังคำตอบของคุณเมื่อคุณตอบกลับเสร็จแล้ว ให้คลิกบันทึก ซึ่งจะเพิ่มลงในเทมเพลตที่มีอยู่
• ตอนนี้ขอแจ้งให้ทราบว่า Add-in ของ My Templates มีขนาดรวม 32 กิโลไบต์สำหรับเทมเพลตทั้งหมด ดังนั้นในกรณีที่คุณได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด "เทมเพลตนี้มีขนาดใหญ่เกินกว่าจะบันทึกได้ โปรดย่อให้เล็กลงแล้วลองบันทึกอีกครั้ง” เมื่อคุณพยายามบันทึก คุณจะต้องลดปริมาณเนื้อหาเพื่อให้ขนาดรวมของเทมเพลตทั้งหมดน้อยกว่า 32 กิโลไบต์ อย่าไปลงน้ำและคุณควรจะปรับ
• ครั้งต่อไปที่คุณต้องการตอบกลับข้อความ เพียงคลิกดูเทมเพลตแล้วเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการ มันจะคัดลอกข้อความลงในคำตอบของคุณ
• แค่สองคลิกก็เสร็จแล้ว แน่นอน คุณไม่เพียงแค่ใช้เทมเพลตเหล่านี้ในการตอบกลับเท่านั้น คุณยังสามารถใช้เมื่อคุณกำลังเขียนข้อความใหม่

เทมเพลตอีเมลพร้อมอะไหล่ด่วน

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ Quick parts ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ Microsoft เปิดตัวใน Outlook 2007 ขณะนี้ ด้วยชิ้นส่วนด่วน คุณสามารถจัดเก็บเนื้อหาและแกลเลอรีที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ พวกเขาสามารถรวมรูปภาพข้อความ ตาราง และแม้กระทั่งการจัดรูปแบบ นี่คือสิ่งที่แม้ว่า มีเฉพาะในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น พวกเขาจะไม่ซิงค์โดยอัตโนมัติ

• เมื่อต้องการสร้างเทมเพลตด้วยส่วนด่วน ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการหรือใช้ข้อความจากการตอบกลับที่มีอยู่ เน้นส่วนของข้อความที่คุณต้องการใช้เป็นคำตอบมาตรฐาน จากนั้นไปที่แท็บแทรกทางด้านขวาในกลุ่มข้อความ คุณจะเห็นส่วนด่วน คลิกแล้วคุณจะได้รับตัวเลือกในการบันทึกการเลือกเป็นสิ่งที่เรียกว่าบล็อคส่วนประกอบไปยังแกลเลอรีชิ้นส่วนด่วน

• คุณสามารถตั้งชื่อชิ้นส่วนด่วนนี้ด้วยเมนูดรอปดาวน์สำหรับหมวดหมู่ คุณสามารถจัดระเบียบชิ้นส่วนด่วนของคุณในกลุ่มต่างๆ ได้โดยการสร้างหมวดหมู่ใหม่ ตอนนี้ ฉันไม่ต้องการมันแล้ว ฉันจะไปกับนายพล คลิกที่ตกลง

• ครั้งต่อไปที่คุณต้องการใช้ข้อความนี้ เมื่อคุณตอบกลับข้อความ เพียงคลิกที่แทรกส่วนด่วน แล้วเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการ

• วิธีที่เร็วกว่าคือการเพิ่มแกลเลอรีลงในแถบเครื่องมือด่วนของคุณ เพียงคลิกขวาที่ส่วนด่วนใน Ribbon แล้วเลือกเพิ่มในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน จากนั้นคุณสามารถเลือกใช้การเติมข้อความอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น

• เพียงพิมพ์ชื่อของส่วนด่วน ในกรณีของฉันคือทดสอบและกด F3 และอยู่ที่นั่น

• ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ชื่อเต็มด้วยซ้ำ ตราบใดที่ชื่อไม่ซ้ำกัน ในกรณีของฉัน การทดสอบการพิมพ์แล้ว F3 ก็เพียงพอแล้ว ข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยมของ Quick parts คือการสร้างบล็อคไม่ได้จำกัดอยู่แค่ข้อความเท่านั้น
• ในกรณีนี้ สมมติว่าสินค้าบางรายการไม่มีในสต็อก และเราต้องการตอบสนองต่อคำขอของลูกค้าที่มาพร้อมกับสินค้าทางเลือก

• ในการตอบกลับ ฉันได้รวมข้อความเพื่อตอบกลับคำขอของลูกค้า ฉันยังเพิ่มรูปภาพของผลิตภัณฑ์ทางเลือกนี้และข้อมูลจำเพาะ ทั้งหมดนี้บันทึกไว้อย่างสะดวกและพร้อมใช้งานด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

• หากคุณคลิกขวาที่การตอบกลับที่ได้รับ คุณจะได้รับตัวเลือกในการจัดระเบียบและลบ

• คุณจะเห็นหน่วยการสร้างทั้งหมดที่คุณมี คุณสามารถแก้ไขคุณสมบัติ ลบ หรือแทรกคุณสมบัติใหม่ ฉันได้กล่าวไปแล้วว่าได้รับชิ้นส่วนด่วนในคอมพิวเตอร์ของคุณ

ส่งออกชิ้นส่วนด่วนไปยังพีซีเครื่องอื่น

สิ่งสุดท้ายที่ฉันต้องการแสดงให้คุณเห็นเกี่ยวกับวิธีการส่งออก ไฟล์ที่บันทึกเรียกว่า NormalEmail.dotm

หากต้องการค้นหาสถานที่:

• เปิด File Explorer/Windows Explorer
• พิมพ์%APPDATA%\Microsoft\Templates ” ลงในแถบที่อยู่และกด Enter
• คุณจะพบ NormalEmail.dotmfile
• ไฟล์นี้มีการตั้งค่าสำหรับสไตล์ใดๆ ที่คุณอาจเพิ่มหรือแก้ไข

• คุณสามารถคัดลอกไฟล์นี้ไปยังตำแหน่งสำรองของคุณหรือไปยังโฟลเดอร์เทมเพลตของคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือของผู้ใช้เมื่อปิด Outlook

นั่นคือวิธีที่คุณสามารถใช้เทมเพลตอีเมลใน Outlook เพื่อประหยัดเวลาในการเขียนอีเมลหรือตอบคำขอซ้ำๆ

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดไปที่เว็บไซต์Microsoft

ตอนนี้ฉันอยากได้ยินจากคุณ:

การค้นพบใดจากรายงานวันนี้ที่คุณพบว่าน่าสนใจที่สุด หรือบางทีคุณอาจมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันกล่าวถึง

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันอยากได้ยินจากคุณ ดังนั้นไปข้างหน้าและแสดงความคิดเห็นด้านล่าง