วิธีเปรียบเทียบข้อความใน Excel: 8 วิธีที่ดีที่สุดและง่ายดาย

หากคุณต้องจัดการกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ในสเปรดชีต Excel และจำเป็นต้องล้างฐานข้อมูลเพื่อหารายการที่ซ้ำกัน คุณสามารถใช้เทคนิคต่อไปนี้เพื่อเปรียบเทียบข้อความใน Excel

สเปรดชีต Excel ไม่ได้มีไว้เพื่อรักษาบัญชีการเงิน สมุดรายชื่อ หรือฐานข้อมูลข้อความเท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน นอกจากนี้ คุณสามารถใช้สูตรง่ายๆ และฟังก์ชันเชิงตรรกะของเวิร์กชีต Excel เพื่อเปรียบเทียบเซลล์และช่วงเซลล์เพื่อค้นหาค่าเฉพาะที่คุณต้องการ

แม้ว่าคุณจะสามารถขูดดูแผ่นงานทั้งหมดเพื่อดูค่าที่ซ้ำกันหรือค่าเป้าหมายได้ แต่อาจไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมที่สุดเมื่อแผ่นงาน Excel มีรายการหลายพันรายการ นอกจากนี้ ฟังก์ชันการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่หลากหลายยังช่วยให้คุณสามารถเน้นเซลล์โดยอัตโนมัติเมื่อตรวจพบค่าที่คุณต้องการ

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีเปรียบเทียบข้อความใน Excel คุณจะพบวิธีที่ Excel เปรียบเทียบข้อความในสองคอลัมน์โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มาขุดกันเถอะ!

ทำไมคุณต้องเรียนรู้การเปรียบเทียบข้อความใน Excel?

อาจมีเหตุผลมากมายในการเปรียบเทียบข้อความในฟังก์ชัน Excel อย่างไรก็ตาม สิ่งต่อไปนี้คือสิ่งที่พบบ่อยที่สุดในชีวิตส่วนตัวและอาชีพของคุณ:

• คุณดำเนินธุรกิจและสร้างฐานข้อมูล Excel แยกต่างหากสำหรับลูกค้าจากทั้ง 50 รัฐของสหรัฐอเมริกา ตอนนี้มีคนผสมชื่อลูกค้า ที่นี่ แทนที่จะขัดแผ่นงานด้วยตนเอง คุณสามารถใช้ข้อความเปรียบเทียบใน Excel เพื่อค้นหาชื่อลูกค้าที่ปะปนกันระหว่าง 50 สถานะ
• ธุรกิจของคุณมีสองฐานข้อมูลแยกกันสำหรับที่อยู่ในบัญชีดำและที่อนุญาตพิเศษสำหรับการจัดส่งสินค้าจากร้านค้าอีคอมเมิร์ซของคุณ พนักงานผสมที่อยู่ ในสถานการณ์เลวร้ายนี้ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันเปรียบเทียบสตริงของ Excel
• คุณสร้างรายการซื้อของชำสำหรับทั้งเดือนและผสมรายการกับของชำบางรายการที่คุณได้รับเมื่อเดือนที่แล้ว ที่นี่คุณสามารถใช้ข้อความเปรียบเทียบใน Excel
• ถ้าคุณเป็นครูมัธยมปลายและต้องการประเมินคำตอบของนักเรียนต่อคำถามโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้สตริง Excel เพื่อเปรียบเทียบคอลัมน์และแถวได้
• เพื่อจุดประสงค์ในการโปรโมตธุรกิจ คุณกำลังแจกรหัสส่วนลดให้กับลูกค้าหลายพันราย ตอนนี้ คุณต้องการกำหนดเป้าหมายใหม่ไปยังลูกค้าที่ใช้รหัสส่วนลดเพื่อนำเสนอผลิตภัณฑ์ระดับพรีเมียมและการสมัครสมาชิก คุณสามารถใช้ Excel เปรียบเทียบข้อความในฟังก์ชันสองคอลัมน์เพื่อจับคู่ชื่อลูกค้าที่ใช้รหัสโปรโมชันจากฐานข้อมูลหลักของลูกค้าที่คุณส่งอีเมลโปรโมชันไปให้

อาจมีเหตุผลอื่นอีกมากมายในการเปรียบเทียบค่าและข้อความใน Excel ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณจะพบว่าวิธีการเปรียบเทียบข้อความในสองคอลัมน์ของ Excel แปดวิธีต่อไปนี้มีประโยชน์:

1. เปรียบเทียบข้อความใน Excel โดยใช้ตัวดำเนินการเท่ากับ

ตัวอย่างเช่น คุณเพียงแค่ต้องเปรียบเทียบข้อมูลสองคอลัมน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีวัสดุสิ้นเปลืองทั้งหมดที่คุณต้องการ ที่นี่ คุณสามารถจับคู่วัสดุสิ้นเปลืองที่ขอกับของที่จัดส่งโดยใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบที่ไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ เท่ากับ

ดังนั้น คุณสามารถคัดลอกข้อมูลอ้างอิงจากแอปหนึ่งและวางข้อมูลนั้นภายใต้คอลัมน์อ้างอิงหรือวัสดุสิ้นเปลืองที่ร้องขอ จากนั้น คุณสามารถนำเข้าข้อมูลเป้าหมายจากแอปอื่น และวางข้อมูลภายใต้คอลัมน์เป้าหมายหรือวัสดุที่ได้รับ

คุณไม่จำเป็นต้องคิดเกี่ยวกับการจับคู่กรณีและค่าของข้อความในเซลล์ แม้ว่าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากแอปต่างๆ นี่คือวิธีการทำงานของการเปรียบเทียบโดยไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์:

• คัดลอกและวางสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ที่คุณต้องการผลการเปรียบเทียบ:

=A2=B2

• กดEnterแล้ว Excel จะแสดง True หรือ False ขึ้นอยู่กับข้อมูลอ้างอิงและข้อมูลเป้าหมาย

สำรวจการเปรียบเทียบข้อความใน Excel โดยใช้ตัวดำเนินการเท่ากับ

• หากสูตรดูดี ให้คัดลอกและวางลงในคอลัมน์ทั้งหมดเพื่อรับแนวคิดทันทีเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับเทียบกับสินค้าที่สั่งซื้อ

2. ใช้ฟังก์ชัน EXACT เพื่อเปรียบเทียบข้อความใน Excel

ลองพิจารณาว่าคุณกำลังทำงานในโครงการที่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่เป็นข้อพิจารณาที่สำคัญเมื่อจับคู่ค่าระหว่างคอลัมน์ในเวิร์กชีต Excel ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณไม่สามารถใช้ตัวดำเนินการเท่ากับเพื่อเปรียบเทียบข้อความใน Excel

ในสถานการณ์ที่ละเอียดอ่อนนี้ คุณสามารถใช้สูตร EXACT ดังที่แสดงด้านล่าง:

• สร้างส่วนหัวของคอลัมน์ที่เหมาะสมและป้อนข้อมูลอ้างอิงในแถวด้านล่างคอลัมน์
• ในทำนองเดียวกัน ให้สร้างคอลัมน์ข้อมูลที่จะประเมินข้างคอลัมน์แรกและเติมข้อมูลในแถวด้านล่าง

เรียนรู้วิธีใช้ฟังก์ชัน EXACT เพื่อเปรียบเทียบข้อความใน Excel

• เมื่อเสร็จแล้ว ให้ใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=)ในเซลล์ที่คุณต้องการผลการเปรียบเทียบ TRUE หรือ Fales แล้วพิมพ์สูตรต่อไปนี้:

=EXACT(B2,C2) (สำหรับแผ่นงานเดียวกัน)

=EXACT(Sheet8!B2,Sheet9!C2) (สำหรับแผ่นงานที่แตกต่างกัน)

• คุณยังสามารถเลือกข้อมูลอ้างอิงหรือเป้าหมายจากแผ่นงานอื่นของสมุดงาน Excel เดียวกัน
• กดEnterและคุณจะได้รับการเปรียบเทียบอย่างรวดเร็วโดยพิจารณาจากตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กของข้อความที่กำหนด

3. เปรียบเทียบข้อความใน Excel โดยใช้สูตร IF

สมมติว่าคุณต้องการใช้สูตร EXACT หรือตัวดำเนินการเท่ากับเพื่อเปรียบเทียบข้อความ แต่คุณไม่ต้องการเห็น TRUE หรือ FALSE เป็นผลลัพธ์การเปรียบเทียบ อันที่จริง คุณต้องการแสดงข้อความแบบ Matched และ Not Matched ในกรณีนั้น คุณสามารถซ้อนสูตรใดๆ ข้างต้นไว้ในฟังก์ชัน IF ตามที่ระบุไว้ด้านล่าง:

• ใส่ เครื่องหมายเท่ากับ ( =)และเริ่มสูตรด้วยIF
• จากนั้นป้อนสูตรใดๆ ข้างต้นเป็นโจทย์เชิงตรรกะของฟังก์ชัน IF
• หลังจากการท้าทายเชิงตรรกะ ให้ป้อนข้อความที่จะแสดง เช่นMatchedภายในเครื่องหมายอัญประกาศ

วิธีเปรียบเทียบข้อความใน Excel โดยใช้สูตร IF

• ใส่เครื่องหมายจุลภาคแล้วใส่ข้อความอื่นที่คุณต้องการให้ Excel แสดงหากความท้าทายเชิงตรรกะล้มเหลว ในกรณีนี้Not Matchedจะล้อมรอบด้วยเครื่องหมายคำพูด
• ดังนั้น สูตรสุดท้ายจะเป็นดังที่แสดงด้านล่าง:

=IF(EXACT(B2,C2),"ตรงกัน","ไม่ตรงกัน")

4. ใช้ VLOOKUP เพื่อเปรียบเทียบข้อความใน Excel

ตัวอย่างเช่น คุณต้องค้นหาชื่อของผู้ที่ได้รับการคัดเลือกจากกลุ่ม A ที่นี่ คุณต้องจับคู่ชื่อในกลุ่ม A กับชื่อในคอลัมน์ของผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกทั้งหมด

ที่นี่ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่อให้ Excel เปรียบเทียบข้อความในสองคอลัมน์ได้อย่างง่ายดาย นี่คือวิธีการ:

• คอลัมน์แรกของแผ่น งานควรมีชื่อจากกลุ่ม A
• ในคอลัมน์ถัดไป คุณสามารถคัดลอกและวางชื่อของผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือก

เปรียบเทียบข้อความใน Excel โดยใช้ VLOOKUP

• ในคอลัมน์นอกสุดจะแสดงผลการเปรียบเทียบซึ่งจะแสดงชื่อผู้ผ่านการคัดเลือกในรอบแรก
• ตอนนี้ เพียงคัดลอกและวางสูตรต่อ ไปนี้ที่คุณต้องการรายการเปรียบเทียบของ ชื่อ กลุ่ม Aจากชื่อสั้น

=VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE)

• หากต้องการแทนที่ ข้อผิดพลาด #N/Aด้วยข้อความล้มเหลว ให้ใช้สูตรนี้ที่กล่าวถึงด้านล่าง:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),“ล้มเหลว”)

5. เปรียบเทียบข้อความเพื่อค้นหาผู้เข้าร่วมประชุมที่ขาดงานได้อย่างรวดเร็ว

สมมติว่าคุณเป็นผู้ประสานงานกิจกรรมสำหรับการประชุมทางเทคโนโลยี คุณต้องจับคู่ผู้เข้าร่วมกับรายชื่อบุคคลที่ลงทะเบียนเพื่อส่งใบรับรองให้กับบุคคลที่เข้าร่วมสัมมนาเท่านั้น ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถทำได้โดยใช้สูตร VLOOKUP และ IFNA ซึ่งคุณกำลังเปรียบเทียบข้อความระหว่างสองคอลัมน์:

• สร้างส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับRegisteredและใส่ชื่อในแถวด้านล่าง
• ทางด้านขวาของคอลัมน์นี้ ให้สร้างอีกคอลัมน์หนึ่งสำหรับบุคคลที่เข้าร่วมการสัมมนาจริงๆ

วิธีเปรียบเทียบข้อความเพื่อค้นหาผู้เข้าร่วมประชุมที่ขาดงานอย่างรวดเร็ว

• ในคอลัมน์ที่สาม ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),“ขาด”)

• คัดลอกและวางสูตรด้านล่างเพื่อรับสถานะปัจจุบันหรือไม่อยู่ของบุคคลที่ลงทะเบียน

Excel จะจับคู่ชื่อที่ลงทะเบียนจากคอลัมน์อ้างอิงเพื่อแสดงผลในคอลัมน์ที่สามที่คุณต้องการชื่อ นอกจากนี้ สูตร IFNA จะช่วยให้แน่ใจว่าข้อผิดพลาด #N/A ปรากฏขึ้นหรือไม่ Excel จะแทนที่รหัสข้อผิดพลาดด้วยข้อความ "ขาด"

6. เปรียบเทียบข้อความใน Excel สำหรับค่าบางส่วน

สมมติว่าคุณต้องการเปรียบเทียบข้อความระหว่างคอลัมน์ A และ B แต่คุณไม่ได้มองหาการจับคู่แบบสัมบูรณ์ ในสถานการณ์นี้ คุณต้องใช้สูตร FIND ตามที่ระบุไว้ด้านล่าง:

• ใส่ข้อมูลข้อความอ้างอิงภายใต้คอลัมน์ Aและข้อมูลเป้าหมายในคอลัมน์ B

วิธีใช้ FIND เพื่อเปรียบเทียบข้อความใน Excel

• ในคอลัมน์ Cให้ป้อนสูตรต่อไปนี้เพื่อค้นหาและแสดงค่าสำหรับการเปรียบเทียบข้อความบางส่วนใน Excel:

=ค้นหา(C2,A2)

ใช้ FIND และ ISNUMBER ร่วมกัน

• ฟังก์ชันFINDส่งกลับข้อผิดพลาดที่ไม่พบการจับคู่บางส่วน ฉันซ้อน ฟังก์ชัน FINDไว้ในฟังก์ชันISNUMBER ตอนนี้ สูตรจะแสดงTRUEเมื่อมีการจับคู่บางส่วน และเป็น FALSEเมื่อไม่มีการจับคู่เลย

=ISNUMBER(ค้นหา(C2,A2))

7. เปรียบเทียบข้อความหรือสตริงโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

พิจารณาว่าคุณอยู่ในสำนักงานที่คุณรับผิดชอบในการตรวจสอบการซื้อทั้งหมด คุณได้รับข้อกำหนดการซื้อที่แตกต่างกันจากแผนกต่างๆ ของธุรกิจ เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าองค์กรของคุณไม่ได้ส่งใบสั่งซื้อสำหรับรายการที่ซ้ำกัน

ในสถานการณ์สมมตินี้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel สามารถเปรียบเทียบข้อมูลตั้งแต่สองคอลัมน์ขึ้นไป และเน้นเซลล์ที่มีค่าซ้ำกัน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อฝึกฝนเคล็ดลับการเปรียบเทียบข้อความใน Excel:

• รวบรวมฐานข้อมูลข้อความที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
• เลือกช่วงทั้งหมดแล้วคลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน เมนู หน้าแรกของริบบิ้น Excel

เลือกค่าที่ซ้ำกันในตัวเลือกเน้นกฎเซลล์

• ในรายการดรอปดาวน์ ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปเหนือตัวเลือกHighlight Cell Rules

วิธีเปรียบเทียบข้อความหรือสตริงโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• กฎหลายเซลล์จะปรากฏขึ้น เลือกค่าที่ซ้ำกัน
• ในป๊อปอัปค่าที่ซ้ำกัน คุณสามารถเลือกรูปแบบการเน้นสีได้โดยคลิกที่รายการแบบเลื่อนลงค่าที่ มี

8. เปรียบเทียบคอลัมน์ Excel ถ้าข้อความ 1 อยู่ภายในข้อความ 2

หากคุณต้องการค้นหาชุดข้อความภายในกลุ่มข้อความ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน SEARCH ดังที่แสดงไว้ที่นี่:

• สร้างคอลัมน์ข้อความสำหรับอ้างอิงและอีกคอลัมน์สำหรับข้อความทดสอบ
• ตอนนี้ ป้อนสูตรต่อไปนี้ในคอลัมน์ที่สาม:

=ค้นหา(C2,A2)

• กดEnter _ ตอนนี้ คัดลอกและวางสูตรในเซลล์ของคอลัมน์ที่สาม

วิธีเปรียบเทียบคอลัมน์ Excel ถ้าข้อความ 1 อยู่ภายในข้อความ 2

• กดEnterเพื่อรับผลลัพธ์เพิ่มเติม

Excel จะแสดงหมายเลขอักขระจากตำแหน่งที่พบการจับคู่สำหรับข้อความทดสอบในคอลัมน์อ้างอิง

บทสรุป

อาจมีสูตรอื่นๆ อีกมากมายและสูตรที่ซ้อนกันเพื่อจับคู่ข้อความระหว่างเซลล์หรือคอลัมน์ตั้งแต่สองเซลล์ขึ้นไปใน Excel แต่วิธีที่ง่ายและใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดคือวิธีที่กล่าวถึงข้างต้นในบทความนี้

หากคุณทราบวิธีอื่นๆ ในการเปรียบเทียบข้อความใน Excel อย่าลืมพูดถึงวิธีการในช่องความคิดเห็นด้านล่าง ในระหว่างนี้ คุณสามารถเรียนรู้  วิธีใช้สูตร IF-THEN ของ Excel