วิธีใช้ฟังก์ชันกรองและเรียงลำดับข้อมูลใน Microsoft Excel

Microsoft Excel เป็นหนึ่งในเครื่องมือสร้างภาพและวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ตัวอย่างของคุณลักษณะการวิเคราะห์ ได้แก่ เครื่องมือกรองและเรียงลำดับในแท็บข้อมูลของ Excel Ribbon เพียงคลิกตัวเลือกตัวกรองหรือเรียงลำดับก็จะแยกและจัดเรียงชุดข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม ข้อเสียประการหนึ่งของการใช้ปุ่มตัวกรองคือการซ่อนชุดข้อมูลอื่นๆ ในเวิร์กชีตเพื่อเน้นการเลือกของคุณ

วิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าชุดข้อมูลทั้งหมดยังคงมองเห็นได้บนเวิร์กชีตของคุณ ในขณะที่แยกช่วงข้อมูลตามเกณฑ์ที่คุณกำหนดคือการใช้ฟังก์ชันตัวกรอง ฟังก์ชันตัวกรองยังสามารถใช้ร่วมกับฟังก์ชันการเรียงลำดับได้อีกด้วย ต่อไปนี้คือวิธีใช้ฟังก์ชันตัวกรองและเรียงลำดับข้อมูลใน Microsoft Excel

สิ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันตัวกรองและเรียงลำดับ

ตามที่กล่าวไว้ก���อนหน้านี้ ฟังก์ชันตัวกรองช่วยให้คุณสามารถดึงข้อมูลจากชุดข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณได้ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันตัวกรองกับเกณฑ์เดียวหรือหลายเกณฑ์ได้ ฟังก์ชั่นตัวกรองมีลักษณะดังนี้:

=FILTER(อาร์เรย์,รวม,[if_empty])

• อาร์เรย์(จำเป็น) : หมายถึงช่วงหรือชุดข้อมูลที่จะกรอง ในกรณีส่วนใหญ่ โดยปกติจะเป็นตารางภายในเวิร์กชีต Excel แต่อาจเป็นแถวหรือคอลัมน์ที่มีค่าก็ได้
• รวม(จำเป็น) : นี่เป็นการระบุข้อมูลที่จะแยก
• หากว่างเปล่า (ไม่บังคับ) : เป็นทางเลือก���ละเป็นผลลัพธ์ที่จะแสดงหากไม่มีรายการตามเกณฑ์ที่ระบุ

ฟังก์ชัน Sort ยังสามารถใช้เพื่อเรียงลำดับเนื้อหาของช่วงหรืออาร์เรย์ตามลำดับที่คุณระบุ ฟังก์ชันการเรียงลำดับมีลักษณะดังนี้:

=SORT(อาร์เรย์,[sort_index],[sort_order],[by_col])

• อาร์เรย์ (จำเป็น) : หมายถึงช่วงหรือชุดข้อมูลที่จะกรอง ในกรณีส่วนใหญ่ โดยปกติจะเป็นตารางภายในเวิร์กชีต Excel แต่อาจเป็นแถวหรือคอลัมน์ที่มีค่าก็ได้
• sort_index (เป็นทางเลือก) : ระบุจำนวนแถวหรือคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับ
• sort_order (เป็นทางเลือก) : ระบุหมายเลขสำหรับการเรียงลำดับที่ต้องการ หากต้องการเรียงลำดับจากน้อยไปมาก ให้ใช้ 1 และสำหรับการเรียงลำดับจากมากไปน้อย ให้ใช้ -1
• by_col (เป็นทางเลือก) : ระบุทิศทางการจัดเรียงที่ต้องการตามแถวหรือคอลัมน์

วิธีใช้ฟังก์ชันตัวกรองสำหรับเกณฑ์เดียว

ในสถานการณ์ที่คุณต้องการกรองข้อมูลตามเกณฑ์เดียว ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถทำได้ด้วยฟังก์ชันตัวกรอง:

ขั้นตอนที่ 1:จากเมนู Start หรือทาสก์บาร์ของพีซีของคุณ ให้คลิกแอป Microsoft Excel หรือสมุดงานเพื่อเปิด

ขั้นตอนที่ 2:ในเซลล์ว่าง ให้พิมพ์ =FILTER แล้วแตะปุ่ม Tab

ขั้นตอนที่ 3:เลือกอาร์เรย์ที่มีชุดข้อมูลที่คุณต้องการกรอง ในตัวอย่างของเรา เรากำลังเลือกเซลล์ B3 ถึง I20 ซึ่งมีข้อมูลที่เราต้องการกรอง ดังนั้นเราจึงมี:

=ตัวกรอง(B3:I20,

ขั้นตอนที่ 4:ป้อนเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้กรองในส่วน 'รวม' ในตัวอย่างของเรา เรากำลังกรองค่า HJ ภายในคอลัมน์ G ดังนั้นเราจึงได้:

=FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,

หมายเหตุ: คุณสามารถรวมเกณฑ์ที่คุณกำลังกรองลงในสูตรได้โดยตรงเช่นเดียวกับที่เราได้ทำข้างต้น หรือพิมพ์ลงในเซลล์และอ้างอิงถึงภายในสูตร การพิมพ์ลงในเซลล์ที่แยกจากกันทำให้แน่ใจได้ว่าคุณจะต้องแก้ไขเซลล์นั้นเพียงเซลล์เดียวเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกณฑ์ อย่างไรก็ตาม หากคุณเขียนลงในสูตรโดยตรง คุณต้องแก้ไขเพื่ออัปเดตเกณฑ์

ขั้นตอนที่ 5:ป้อนค่าที่คุณต้องการให้ Excel ส่งคืนหากค่าใด ๆ ในอาร์เรย์ไม่ตรงตามเกณฑ์ของคุณ ในตัวอย่างของเรา เราต้องการให้ Excel ส่งคืน N/A หากไม่ตรงตามเกณฑ์ของเรา คุณยังสามารถขอให้ Excel ส่งกลับสตริงว่างได้โดยใช้ (“”) ดังนั้นเราจึงมี:

=FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,”N/A”) หรือ =FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,””)

ขั้นตอนที่ 6:แตะ Enter สำหรับ Excel เพื่อแสดงผลลัพธ์ตามเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้

วิธีใช้ฟังก์ชันตัวกรองสำหรับหลายเกณฑ์

คุณสามารถรวมหลายเกณฑ์เพื่อกรองชุดข้อมูลโดยใช้ฟังก์ชันตัวกรอง หากต้องการรวมหลายเกณฑ์ คุณสามารถใช้ตัวดำเนินการ Excel ที่แตกต่างกัน เช่น (*) สำหรับ AND กับสูตรฟังก์ชัน ต่อไปนี้คือวิธีการดำเนินการดังกล่าว

ขั้นตอนที่ 1:ในเซลล์ว่าง ให้พิมพ์ =FILTER แล้วแตะปุ่ม Tab

ขั้นตอนที่ 2:เลือกอาร์เรย์ที่มีชุดข้อมูลที่คุณต้องการกรอง ในตัวอย่างของเรา เรากำลังเลือกเซลล์ B3 ถึง I20 ซึ่งมีข้อมูลที่เราต้องการกรอง ดังนั้นเราจึงมี:

=ตัวกรอง(B3:I20,

ขั้นตอนที่ 3:ป้อนเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้กรองในส่วน 'รวม' ในตัวอย่างของเรา ภายในคอลัมน์ G เรากำลังกรองค่า HJ และในคอลัมน์ C เรากำลังกรองหา HBN ดังนั้นเราจึงมี:

=FILTER(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”)

ขั้นตอนที่ 4:ป้อนค่าที่คุณต้องการให้ Excel ส่งคืนหากค่าใด ๆ ในอาร์เรย์ไม่ตรงตามเกณฑ์ของคุณ ในตัวอย่างของเรา เราต้องการให้ Excel ส่งคืน "N/A" หากไม่ตรงตามเกณฑ์ของเรา

=FILTER(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”),”N/A”)

ขั้นตอนที่ 5:แตะ Enter สำหรับ Excel เพื่อแสดงผลลัพธ์ตามเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้

วิธีการใช้ฟังก์ชันการเรียงลำดับ

เช่นเดียวกับฟังก์ชันตัวกรอง คุณสามารถใช้ฟังก์ชันเรียงลำดับเพื่อเรียงลำดับข้อมูลในชุดข้อมูลได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:

ขั้นตอนที่ 1:ในเซลล์ว่าง ให้พิมพ์ =SORT แล้วแตะปุ่ม Tab

ขั้นตอนที่ 2:เลือกอาร์เรย์ที่มีชุดข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง ในตัวอย่างของเรา เรากำลังเลือกเซลล์ C3 ถึง C20 ซึ่งมีข้อมูลที่เราต้องการเรียงลำดับ ดังนั้นเราจึงมี:

=เรียงลำดับ(B3:B20,

ขั้นตอนที่ 3:ป้อนหมายเลขแถวหรือคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับ ในตัวอย่างของเรา เรามีเพียงหนึ่งคอลัมน์เท่านั้น ดังนั้นเราจึงมี:

=เรียงลำดับ(B3:B20,1

ขั้นตอนที่ 4:ป้อนลำดับที่คุณต้องการจัดเรียงข้อมูล ในตัวอย่างของเรา เรากำลังเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก ดังนั้นเราจึงมี:

=เรียงลำดับ(B3:B20,1,1)

ขั้นตอนที่ 5:แตะ Enter สำหรับ Excel เพื่อแสดงผลลัพธ์ตามเกณฑ์การเรียงลำดับของคุณ

การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel ด้วยรายการที่กำหนดเอง

ใน Microsoft Excel คุณสามารถเรียงลำดับข้อมูลในรูปแบบอื่นได้ ไม่ใช่แค่จากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลตามประเภทสีหรือรายการแผนกได้ อย่างไรก็ตาม ในการทำเช่นนั้น คุณจะต้องใช้เครื่องมือ Excel Sort และสร้างรายการที่กำหนดเอง โดยไม่คำนึงว่าเราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจฟังก์ชันตัวกรองและการเรียงลำดับได้ดีขึ้น