6 วิธียอดนิยมในการรวมชื่อและนามสกุลใน Microsoft Excel

เบื่อกับการเล่นกลคอลัมน์ชื่อและนามสกุลแยกกันใน Excel หรือไม่? การรวมชื่อจะทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นมาก เนื่องจากคุณจะมีสเปรดชีตที่จัดระเบียบมากขึ้นเพื่อประหยัดเวลา ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนง่ายๆ ในการรวมชื่อและนามสกุลใน Microsoft Excel

Excel เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการจัดระเบียบและทำความเข้าใจข้อมูลทั้งหมด โดยเกี่ยวข้องกับการทำงานกับช่องข้อความ เช่น ชื่อ สถานที่ ตำแหน่งงาน หรือคำอธิบายผลิตภัณฑ์ การรู้วิธีทำงานกับข้อมูลข้อความนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการได้รับสิ่งที่คุณต้องการ มาร่วมเรียนรู้วิธีผสานคอลัมน์ชื่อและนามสกุลใน Excel กันดีกว่า

วิธีที่ 1: ด้วยความช่วยเหลือของ Flash Fill

Flash Fill เป็นเครื่องมืออัจฉริยะใน Excel ที่ช่วยขจัดความจำเป็นในการใช้สูตรที่ซับซ้อนและการจัดการข้อมูลด้วยตนเอง ทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างมาก

ด้วยการจัดเตรียมตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ให้กับ Excel ว่าคุณต้องการให้ชื่อที่รวมกันปรากฏอย่างไร Flash Fill จะวิเคราะห์รูปแบบอย่างชาญฉลาด จากนั้นจะทำให้งานสำหรับชุดข้อมูลทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อรวมเซลล์:

ขั้นตอนที่ 1:คลิกปุ่มเริ่ม พิมพ์Excelในช่องค้นหา แล้วกด Open

ขั้นตอนที่ 2:เปิดสเปรดชีตที่คุณต้องการรวมสองคอลัมน์หรือสร้างใหม่

ขั้นตอนที่ 3:พิมพ์ชื่อเต็มของบุคคลแรกในเซลล์ที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 4:ตอนนี้ มุ่งหน้าไปยังเซลล์ถัดไปแล้วเริ่มพิมพ์ชื่อเต็มของบุคคลที่สอง คุณจะเห็นว่า Excel จะแสดงคำแนะนำตามผลลัพธ์ก่อนหน้าของคุณ กดปุ่ม Enter เพื่อยอมรับข้อเสนอแนะ

ขั้นตอนที่ 5:หากคุณไม่เห็นคำแนะนำ ให้ไปที่แท็บข้อมูลแล้วคลิกเติมแบบรวดเร็ว

เคล็ดลับ:คุณยังสามารถกด Ctrl + E บนแป้นพิมพ์เพื่อเรียกใช้ทางลัดได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีแก้ไข Excel ไม่ตอบสนองหรือช้า

วิธีที่ 2: ใช้สัญลักษณ์ & (เครื่องหมายและ)

สัญลักษณ์เครื่องหมายและ (&) ทำหน้าที่เป็นตัวเร่งปฏิกิริยา ซึ่งอำนวยความสะดวกในการรวมข้อมูลที่แตกต่างกัน คุณสามารถวางไว้ระหว่างเซลล์ที่มีชื่อและนามสกุลได้ จากนั้น Excel จะผสานเนื้อหาให้เป็นเซลล์เดียวได้อย่างราบรื่น ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อใช้วิธีนี้:

ขั้นตอนที่ 1:ค้นหาไฟล์ Excel ที่คุณต้องการรวมเซลล์ชื่อและนามสกุล ดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิด

ขั้นตอนที่ 2:มุ่งหน้าไปยังเซลล์ที่คุณต้องการชื่อเต็มหลังจากที่คุณรวมสองคอลัมน์แล้ว ป้อนสูตรด้านล่างลงในเซลล์แล้วกด Enter

=[ตัวอักษรแสดงถึงคอลัมน์ชื่อแรก][ตัวเลขแสดงถึงแถวชื่อแรก] & " " & [ตัวอักษรแสดงถึงคอลัมน์ชื่อที่สอง][ตัวเลขแสดงถึงแถวชื่อที่สอง]

ขั้นตอนที่ 3:หากต้องการใช้สูตรเดียวกันสำหรับเซลล์ทั้งหมด ให้คลิกที่มุมล่างขวาของเซลล์แล้วลากสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ลงเพื่อคัดลอกลงในเซลล์ที่เหลือทั้งหมด

วิธีที่ 3: ผ่านฟังก์ชัน CONCAT

CONCAT ย่อมาจาก concatenate ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วหมายถึงการรวมหรือรวมสิ่งต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ฟังก์ชัน CONCAT ใน Excel ช่วยให้คุณสามารถรวมสตริงข้อความต่างๆ เข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย นี่คือวิธีการใช้งาน:

ขั้นตอนที่ 1:กดไอคอน Windows ในทาสก์บาร์ ในกล่องค้นหา ให้พิมพ์Excelแล้วคลิก เปิด

ขั้นตอนที่ 2:สร้างสมุดงานใหม่หรือมุ่งหน้าไปยังสมุดงานที่มีอยู่ที่คุณต้องการดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 3:ตรวจสอบว่าชื่ออยู่ในคอลัมน์หนึ่งและนามสกุลอยู่ในคอลัมน์อื่น ตอนนี้ เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ชื่อเต็มรวมกันปรากฏ

ขั้นตอนที่ 4:พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ที่เลือกแล้วกด Enter

=CONCAT([ตัวอักษรแสดงถึงคอลัมน์ชื่อแรก][ตัวเลขแสดงถึงแถวชื่อแรก], " ", [ตัวอักษรแสดงถึงคอลัมน์ชื่อที่สอง][ตัวเลขแสดงถึงแถวชื่อที่สอง])

หมายเหตุ:คุณสามารถแทนที่ CONCAT ในสูตรด้วย CONCATENATE ซึ่งจะทำงานในลักษณะเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 5:ถ้าคุณต้องการใช้สูตรกับเซลล์อื่น ให้ใช้จุดจับป้อนอัตโนมัติ โฮเวอร์เหนือมุมขวาล่างของเซลล์พร้อมกับสูตรจนกว่าคุณจะเห็นสี่เหลี่ยมเล็กๆ (จุดจับเติม) จากนั้นลากลงหรือข้ามเพื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกัน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel

วิธีที่ 4: ใช้ฟังก์ชัน TEXTJOIN

ฟังก์ชัน TEXTJOIN ใน Excel สามารถรวมข้อความจากหลายช่วงหรือสตริงข้อความแต่ละรายการโดยยึดตามตัวคั่นที่ระบุ นี่คือวิธีการใช้งาน:

ขั้นตอนที่ 1:เปิดสเปรดชีตที่คุณต้องการรวมคอลัมน์ชื่อและนามสกุลโดยดับเบิลคลิกที่มัน

ขั้นตอนที่ 2:ไปที่เซลล์ที่คุณต้องการให้เริ่มต้นชื่อที่รวมกัน ป้อนสูตรต่อไปนี้:

=TEXTJOIN(" ", TRUE, [ตัวอักษรแสดงถึงคอลัมน์ชื่อแรก][ตัวเลขแสดงถึงแถวชื่อแรก], [ตัวอักษรแสดงถึงคอลัมน์ชื่อที่สอง][ตัวเลขแสดงถึงแถวชื่อที่สอง])

หมายเหตุ: TRUE บ่งชี้ว่าฟังก์ชันควรละเว้นเซลล์ว่าง

ขั้นตอนที่ 3:ลากจุดจับเติม (สี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของเซลล์) ลงเพื่อใช้สูตรกับทั้งคอลัมน์ ซึ่งจะรวมชื่อและนามสกุลทั้งหมดเข้าด้วยกัน

วิธีที่ 5: ผ่าน Power Query

Power Query เป็นผู้ช่วยที่เชื่อถือได้ของคุณซึ่งจะช่วยล้าง จัดรูปแบบ และผสานข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดาย เหมือนกับการมีผู้ช่วยส่วนตัวที่ช่วยจัดระเบียบสเปรดชีตที่ยุ่งเหยิงของคุณด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อผสานคอลัมน์ชื่อและนามสกุลใน Excel โดยใช้ Power Query:

ขั้นตอนที่ 1:คลิกไอคอนเริ่มในทาสก์บาร์ ในกล่องค้นหา ให้พิมพ์Excelแล้วคลิก เปิด

ขั้นตอนที่ 2:นำทางไปยังสมุดงานที่มีอยู่หรือสร้างสมุดงานใหม่เพื่อดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 3:เลือกช่วงของเซลล์ที่มีชื่อและนามสกุล ไปที่แท็บข้อมูลแล้วคลิกจากตาราง/ช่วงเพื่อเปิด Power Query Editor เลือกตกลงเมื่อได้รับแจ้ง

ขั้นตอนที่ 4:ในตัวแก้ไข Power Query เลือกคอลัมน์ที่มีชื่อและนามสกุล คลิกที่แท็บเพิ่มคอลัมน์และเลือกผสานคอลัมน์

ขั้นตอนที่ 5:เลือกตัวคั่น (เช่น ช่องว่าง) เพื่อรวมชื่อ เปลี่ยนชื่อคอลัมน์แล้วคลิกตกลง

ขั้นตอนที่ 6:ปิดหน้าต่างโดยกดไอคอน X เมื่อได้รับแจ้ง ให้เลือก เก็บ

ข้อมูลของคุณที่มีชื่อและนามสกุลรวมกันพร้อมแล้วใน Excel และจะแสดงในคอลัมน์ใหม่

วิธีที่ 6: ใช้สคริปต์ VBA เพื่อรวมชื่อและนามสกุลใน Excel

สคริปต์แบบกำหนดเองนำเสนอวิธีที่ทรงพลังและยืดหยุ่นในการรวมชื่อและนามสกุลใน Excel โดยเฉพาะสำหรับผู้ใช้ Excel ที่มีประสบการณ์และคุ้นเคยกับ VBA วิธีการนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่หรือข้อกำหนดการจัดรูปแบบที่ซับซ้อน ช่วยให้สามารถปรับแต่งวิธีการผสานชื่อได้อย่างแม่นยำ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อใช้สคริปต์ VBA เพื่อรวมสองคอลัมน์:

ขั้นตอนที่ 1:เปิดสมุดงาน Excel ที่คุณต้องการรวมชื่อและนามสกุล

ขั้นตอนที่ 2:กด Alt + F11 เพื่อเปิดตัวแก้ไข Visual Basic for Applications (VBA)

ขั้นตอนที่ 3:ในตัวแก้ไข VBA ให้คลิกขวาที่รายการใด ๆ ในหน้าต่าง Project Explorer ทางด้านซ้าย เลือกแทรก จากนั้นเลือกโมดูล

ขั้นตอนที่ 4:คัดลอกและวางโค้ดด้านล่างแล้วปิดหน้าต่างเพื่อบันทึก

ชื่อรวมย่อย()
    Dim เป็นแผ่นงาน
    สลัว LastRow ตราบเท่าที่
    ติ่มซำฉันตราบเท่าที่
    
    ' เปลี่ยน "Sheet1" เป็นชื่อชีตจริงของคุณ
    ตั้งค่า ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    
    ' ค้นหาแถวสุดท้ายที่มีข้อมูลในคอลัมน์ A (สมมติว่าชื่ออยู่ในคอลัมน์ A)
    LastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    
    ' วนซ้ำแต่ละแถวด้วยข้อมูล
    สำหรับ i = 2 To LastRow ' สมมติว่าแถว 1 เป็นส่วนหัว
        ' รวมชื่อ (คอลัมน์ A) และนามสกุล (คอลัมน์ B) แล้ววางผลลัพธ์ในคอลัมน์ C
        ws.Cells(i, "C").Value = ws.Cells(i, "A").Value & " " & ws.Cells(i, "B").Value
    ถัดไป
จบหมวดย่อย

=TRIM(การอ้างอิงเซลล์)

=สะอาด(เซลล์_อ้างอิง)

=SUBSTITUTE(cell_reference, "old_text", "new_text")