Ekipler Toplantısında Ara Odaları: Yeni Kılavuz (2022)

Microsoft Teams'de en çok beklenen özelliklerden biri sonunda burada! Toplantı düzenleyicilerinin bir grup görüntülü veya sesli aramayı daha küçük grup tartışmaları için farklı oturumlara ayırmasına olanak tanıyan Microsoft Teams'deki güçlü bir araçtır. Kullanıcıları bir odaya atayabilir, odaları ekleyebilir/kaldırabilir/yeniden adlandırabilirler. Ekiplerdeki ara odaları yalnızca toplantı düzenleyicisi tarafından yönetilebilir ve bunları ayarlamak için seçeneği görmek üzere toplantıya katılmalısınız.

Bir oturum sırasında odaları birden fazla açıp kapatabilir veya katılımcıları odalar arasında taşıyabilirsiniz. Bir ara odasına katılırken, toplantı düzenleyicisi otomatik olarak sessize alınır. Tartışmaya katılmak için organizatörün önce "sessiz" olması ve ardından "sesi açması" gerekir. Ara odaları yalnızca Teams istemcisi kullanılarak oluşturulabilir, Teams web kullanılarak oluşturulamaz.

1 Bir toplantı planlayın

2 Ara Odaları Oluşturun

3 Katılımcıları odalara atayın

4 Odaları yeniden adlandırın

5 Ara Odalarını Başlatın

6 Bir Ara Odasına Katılın

7 Ara Odalarına bir duyuru gönderin

8 Katılımcıları yeniden atayın

9 Bir Ara Odasındaki katılımcılarla sohbet edin

10 Bir Ara Odası ekleyin veya silin

11 Yakın Ara Oda

12 Ara Odalarından dosyaları, kayıtları ve notları kaydedin

13 Ara Odası ayarlarını düzenleyin

14 Breakout Odası İpuçları

15 Sıkça Sorulan Sorular

Bir toplantı planlamak

• Takvim > + Yeni toplantı'yı seçin. Ara Odaları oluşturmak ve yönetmek için toplantı düzenleyicisi olmanız gerekir.

• Katılımcıları katılımcı olarak ekleyin.

Ara Odaları Oluşturun

• Toplantınıza planlanan zamanda katılın ve katılımcılarınızın katılmasını bekleyin.
• Toplantınız kendi penceresinde açılacaktır.
• Katılımcılarınız katıldığında ve siz hazır olduğunuzda, toplantı kontrollerinizden Ara Odaları'nı seçin.

• Açılır menüden kaç tane oda oluşturmak istediğinizi seçin. Katılımcıları odalara kendiniz atamayı tercih ediyorsanız, Teams'in odalara katılımcıları Otomatik mi yoksa El ile mi atamasını istediğinizi seçin.

• Odalar Oluştur'u seçin.

İpucu : Bu, katılımcıları odalara otomatik olarak atamayı seçebileceğiniz tek zamandır. Bu seçeneği daha sonra seçemeyeceksiniz.

Katılımcıları odalara atayın

Otomatik olarak seçtiyseniz, katılımcılar zaten farklı ara odalarına atanacaktır.

Katılımcıları odalara manuel olarak eklemek için:

• Katılımcı ata altındaki listeyi genişletin.
• Onay kutuları görünene kadar katılımcı adlarının üzerine gelin. Onay kutularını seçerek katılımcıları seçin.
• Diğer seçenekler'i seçin ve listeden bir oda seçin.
• Tüm katılımcılar odalara atanana kadar bu işlemi tekrarlayın.
• Bir Ara Odasına atanan katılımcıları görüntülemek için oda adının yanındaki oku genişletin.

Odaları yeniden adlandır

• Küçük katılımcı grupları veya projeleri yansıtacak şekilde Ara Odalarınıza ad verin.
• Odanın yanındaki Diğer seçenekler'i ve ardından Odayı yeniden adlandır'ı seçin.
• Yeni adı yazın ve Odayı yeniden adlandır'ı seçin.

Ara Odalarını Başlat

Odaları ayrı ayrı başlatmak için:

Odanın yanındaki Diğer seçenekler'i ve ardından Odayı aç'ı seçin.

Odaları bir kerede başlatmak için:

Açık odalar'ı seçin.

Durumları Açık olarak değiştiğinde odaların başarıyla açıldığını bileceksiniz.

Bir Ara Odasına Katılın

Bir odaya katılmak ve ilerlemesini kontrol etmek için:

• Odanın yanındaki Diğer seçenekler'i ve ardından Odaya katıl'ı seçin.
• Ara Odasından ayrılmaya ve ana toplantıya dönmeye hazır olduğunuzda Geri Dön'ü seçin.

Ara Odalarına bir duyuru gönderin

Ara Odaları başladığında, zaman güncellemeleri vermek veya bilgi istemlerini paylaşmak için duyurular gönderin.

• Diğer seçenekler > Duyuru yap'ı seçin.
• Duyurunuzu yazın ve Gönder'i seçin.
• Katılımcılar, duyurunuzu kontrol etmek için toplantı sohbetlerinde bir bildirim alacaklardır.

Katılımcıları yeniden atayın

Katılımcıları ayrı ayrı farklı Ara Odalarına taşıyın.

Not : Şu anda katılımcıları yalnızca Ara Odaları kapalıyken taşıyabilirsiniz.

Katılımcıları tek tek taşımak için:

• Bir Ara Odası altındaki katılımcı listesini genişletin.
• Fareyle bir katılımcının adının üzerine gelin ve beliren onay kutusunu seçin.
• Diğer seçenekler'i ve ardından katılımcıyı taşımak istediğiniz Ara Odası'nı seçin.

Bir Ara Odasındaki katılımcılarla sohbet edin

• Her Ara Odasının kendi sohbeti olacaktır. Siz ve katılımcılar buna normal toplantılarda olduğu gibi sohbet listenizden ve Ara Odasındaki Sohbet'ten erişebileceksiniz.
• Katılımcılar, yalnızca siz odayı başlattığınızda bir Ara Odası sohbetine eklenecektir. Oda kapanır kapanmaz kaldırılacaktır.
• Tüm Ara Odası sohbetlerine erişiminiz olacak.
• Katılımcılar, Ara Odası kapatıldıktan sonra sohbet geçmişini ve paylaşılan dosyaları görmeye devam edebilir.

Bir Ara Odası ekleme veya silme

Ek bir Ara Odası eklemek için:

• Oda ekle'yi seçin. Yeni odanıza bir isim verin ve onaylayın.
• Yukarıdaki talimatları kullanarak odaya katılımcı ekleyin.

Bir Ara Odasını silmek için:

Odanın yanındaki Diğer seçenekler'i ve ardından Odayı sil'i seçin.

Ara Odalarını Kapat

Odaları ayrı ayrı kapatmak için:

Odanın yanındaki Diğer seçenekler'i ve ardından Odayı kapat'ı seçin.

Odaları bir kerede kapatmak için:

Odaları kapat'ı seçin.

Durumları Kapalı olarak değiştiğinde odaların başarıyla kapatıldığını bileceksiniz. Herkes Ara Odalarından döndüğünde Devam Et'i seçin ve daha büyük bir grup olarak tekrar buluşmaya hazırsınız.

Ara Odalarından dosyaları, kayıtları ve notları kaydedin

Bir Ara Odasındaki dosyalara, kayıtlara ve notlara sohbetinden erişilebilir. Oda kapandıktan sonra siz ve katılımcılarınız bu materyallere erişebileceksiniz, ancak katılımcılar sohbet edemez veya ek materyal ekleyemez.

Ara Odası ayarlarını düzenle

Varsayılan olarak Ara Odaları, katılımcıları otomatik olarak açılan odalara taşıyacak şekilde ayarlanacaktır. Bu ayarı değiştirmek isterseniz:

• Diğer seçenekler > Odalar ayarları'nı seçin.
• İnsanları açılan odalara otomatik olarak taşı onay kutusunun seçimini kaldırın.

Otomatik ayar kapatıldığında, katılımcılara bir Ara Odasına katılmalarını isteyen bir mesaj gönderilir. Taşınmadan önce Odaya katıl'ı seçmeleri gerekecek.

Breakout Odası İpuçları

Hazır ol

• Her şeyin nasıl çalıştığını anladığınızdan emin olmak için toplantınızdan önce Ara Odaları ile bir test yapın.
• Generals dosyasına sunum materyallerinin bir PDF'sini göndermek ve katılımcıların bunu indirmelerini önermek iyi bir fikirdir.
• Eklere izin verilmez, ancak dosyalara bağlantılar eklenebilir.
• Gruplarla gönderileri veya duyuruları kullanarak iletişim kurmayı planlıyorsanız, grupların duyurular için Ara Odası kanal sohbetine göz kulak olacak bir kişi atamasını önerebilirsiniz.

Duyurular

• Duyuru, doğru zamanda gönderilmek üzere önceden hazırlanabilir.
• Ara kanallarını başlattıktan hemen sonra, organizatörün herkese yeniden toplanma zamanını içeren bir duyuru göndermesi yararlıdır.
• Ayrılan sürenin bitiminden 5 dakika önce, organizatör grupların saat 00:00'da geri dönmelerini hatırlatmak için başka bir mesaj gönderir.

Sıkça Sorulan Sorular

Kimler bir ara odası başlatabilir?

• Ara odalarını yalnızca toplantı düzenleyicisi başlatabilir.

Ara odalarını nasıl kullanabilirim?

• Toplantı düzenleyicisi, yalnızca masaüstü istemcisinde bir ara odası başlatabilir.
• Katılımcılar bir ara odasına masaüstünden, web'den veya mobilden katılabilir. Microsoft Teams Rooms, henüz ara odası özelliklerine sahip değildir.
• Birden fazla cihazdan oturum açan katılımcılar, tüm bitiş noktalarının aynı ara odasına katılmasını sağlar.

'Mola Odaları' simgesini görmüyorum?

• Bu simgeyi görmek için toplantıda olmanız gerekir , seçeneği görmek için ' Şimdi buluş ' veya ' Yeni Toplantı ' seçeneğini kullanın.

Web üzerinde Teams ile ara odaları oluşturabilir miyim?

• Şu anda değil, toplantı düzenleyicilerinin ara odaları oluşturmak için Teams istemcisini kullanması gerekiyor. Bu, Microsoft'un üzerinde çalıştığı gelecekteki bir geliştirmedir. Katılımcıların Web üzerinde Teams ile katılabileceğini unutmayın.

Ara odaları için yakında neler olacak?

• Ara odalarını önceden yapılandırma.
• Çoklu toplantı organizatörleri.
• Ara odalarındaki toplantı içeriğini ana toplantıda paylaşın.
• Etiketler ekleyerek ara odaları atayın.
• Harici müşteriler/ortaklar ekleme.

Toplantı düzenleyicileri ara odalarıyla ne yapabilir?

• Planlanan veya şimdi buluş toplantılarında 50 adede kadar ara odası oluşturun
• Ara odaları arasında özgürce hareket edin
• Ara odaları ekleyin, taşıyın ve silin
• Ara odalarına başlık verin
• Katılımcıların ara odalarına otomatik olarak eklenip eklenmeyeceğine veya katılımcının onaylaması gerekip gerekmediğine karar verin
• Katılımcıları farklı odalara yeniden atayın
• Tüm ara odası eserlerine (sohbet, dosyalar, kayıtlar) erişin

Ara odalarını kullanmaya başlayabileceğimden nasıl emin olabilirim?

• Yeni toplantı deneyiminin etkinleştirildiğinden emin olun (Ekipler -> Ayarlar -> Genel -> “Yeni toplantı deneyimini aç” seçeneğini işaretleyin)
• En son Teams güncellemelerine sahip olduğunuzdan emin olun ( Microsoft Teams'i Güncelleyin – Office Desteği )
• BT yöneticileri, kiracılarının güncellemeleri ne sıklıkta aldıklarını kontrol edebilir; bu, kullanıcılarının ara odaları gibi yeni özellikleri ne zaman alacağını etkileyebilir ( Standart veya Hedefli sürüm seçeneklerini ayarlayın – Microsoft 365 yöneticisi | Microsoft Docs )

Toplantı katılımcıları ara odaları ile ne yapabilir?

Katılımcılar şunları yapabilir:

• Tarayıcı, masaüstü ve mobil cihazlar için Teams'in ara odalarına katılın
• Ara odasında içerik paylaşın (PowerPoint sunumları, Beyaz Tahtalar)
• Ara odasında sohbet edin (bunu yalnızca odadakiler ve toplantı düzenleyicisi görebilir)

Katılımcılar şunları yapamaz:

• Ara odaları ve ana toplantı arasında özgürce hareket edin.
• Katılımcılar, organizatörün onları ana toplantıya geri getirmesini veya başka bir ara odasına atamasını beklemelidir. Ancak, toplantı düzenleyicisinin kendilerini geri aramasını isteyebilirler.

Not – Ara odaları özel sohbet alanları değildir, ancak yalnızca bir ara odasına atanan katılımcılar o ara odasındaki konuşmaları ve sunumları görebilir, toplantı düzenleyicisi herhangi bir ara odasına istediği zaman katılabilir.

Ben bir eğitimciyim, öğrencilerim ne yapabilecek?

• Eğitimciler, öğrencilerin herhangi bir ek işlem yapmasına gerek kalmadan öğrencileri ara odalarına itme ve ana toplantıya geri çekme seçeneğine sahip olacaktır.
• Öğrenciler ara odalarına atanabilir, ara odalarına katılabilir, normal okul toplantılarında izin veriliyorsa beyaz tahta veya ekran paylaşımını kullanabilir, ana toplantıya yeniden katılabilir ve ara odası sohbetlerini görebilir.
• Ara odaları Teams toplantıları olduğundan, ara odası için aynı güvenlik ilkeleri ve seçenekleri geçerlidir.
• Okulunuzda veya üniversitenizde ara odalarını kullanma hakkında daha fazla bilgiyi  buradan edinebilirsiniz .