E-postalarınızı Yönetmek için Basit Ama Etkili İpuçları

Hepimiz çok sayıda e-posta alıyoruz. Yöneticilerden çalışanlarına, meslektaşlarına, abone olduğunuz çeşitli hizmetlerden haber bültenlerine ve ne yok!

Bu tür hacimli e-posta verilerini elemek, zaman ve enerji kaybıdır. E-postalarınızı nasıl etkili bir şekilde yöneteceğinizi neden yeniden değerlendirmiyorsunuz?

Bazı basit numaralarla e-postalarınızı planlayabileceğinizi biliyor muydunuz?

• Önemsiz şeylerden kurtulun

Diyelim ki, günde ortalama yüz e-posta alıyorsunuz, bunların sadece yarısı önemli ve geri kalanı 'önemsiz'. İstenmeyen e-postaların tekrar eden örnekleriyle karşı karşıya kalmanız durumunda, istenmeyen e-postaların çoğunu yakalamak için gereksiz dosyaları kullanın ve istenmeyen e-postalardan kurtulmak için günde iki kez tarayın. Gelen kutunuzdaki çöplerin yüzde otuzunu azaltacaktır.

Ayrıca Bakınız:  Outlook 2016, 2013, 2010 ve 365'te 'Ofis Dışında Yardımcısı' nasıl kullanılır?

• Akıllı klasörleri ayarlayın

Gelen kutunuzu açtığınızda, e-postaların dörtte birinin özel teklifler, indirim teklifleri, iletilen şakalar veya reklam bildirimleri olduğunu fark edeceksiniz. Temel olarak, e-posta pazarlama şeyleri. Daha fazla müşteri çekmek için bir satış hilesidir. Bu nedenle, gelen kutunuzu düzenli tutmak için e-postalarınızı alt kategorilerde önceliklendirin. Acil durumlarda e-postaları bulmak veya birden fazla e-postayı birlikte silmek kolay olacaktır.

• Tüm e-posta bildirimlerini kapat

E-posta anlık bir iletişim aracı değildir. Bunun için cep telefonları ve anlık mesajlaşma kullanıyoruz. E-posta, anında yanıta ihtiyaç duymadığınız işletmeler için iyidir. Bu nedenle, başkalarının işinizi engellemesine izin vermeyin. E-posta uyarıları ve bip sesleri konsantrasyonunuzu kesintiye uğratır, toplantı ve konuşmalarda sizi yönlendirebilir. Her yeni e-posta için telefonun titreşimini veya sesli sesini kapatın.

• İstenmeyen promosyon e-postalarının aboneliğini iptal edin

Tüm reklam ve tanıtım e-postalarını asla okumak istemezsiniz. Gereksiz olanlardan aboneliğinizi iptal edin. Kolay ve hızlı bir işlemdir. İstemediğiniz haber bültenlerinin aboneliğinden çıkmak için, e-posta hesabınıza giriş yapın ve bıktığınız e-postalarda 'abonelikten çık' ifadesini arayın. Arama sonuçlarını inceleyin ve hangi e-posta ile devam etmek istediğinize karar verin. Ayrıca www.unroll.me adresini ziyaret edebilir ve çöpe atmak istediğiniz haber bültenlerinin aboneliğinden çıkabilirsiniz . Gelen kutusunu farklı kategoriler ve klasörlerle düzenleyecektir.

• E-postayı okumak ve yanıtlamak için zamanınızı planlayın 

Bir uyarı veya bildirim almak, sorumluluklarınıza odaklanmamanıza neden olur. E-postalarınızı planlanan zamanda değerlendirmek, acil yardımda size yardımcı olacağı gibi, toplantılarla ilgili takviminizi tutmanıza ve güncellemenize yardımcı olacaktır.
Ayrıca iletişim numaranızı güncelleyerek ve size ulaşması için uygun zaman sağlayarak herhangi bir acil durum için e-posta taslağı oluşturabilirsiniz. Yoğun iş yükü nedeniyle e-postalarınızı her saat başı on ila on beş dakika arasında kontrol edebilir veya sabah öğle ve akşam olmak üzere günde 3-4 kez e-postalarınızı kontrol edebilirsiniz.

Ayrıca Okuyun:  Android için Outlook uygulamasında e-posta nasıl kurulur

• E-postaları kategoriye göre sıralama

Birlikte çok fazla e-posta aldığınızda, önemli e-postalara dikkat etmeyi unutabilir veya bazen onları okumadan yanlışlıkla silebilirsiniz. Gelen kutunuzdaki tüm e-postaları aldığınızda ve e-postayı ilgili klasörlere koyacak klasör ve kategori olmadığında olur. Bazen gelen kutunuzdan önemsizleri sildiğinizde, işle ilgili e-postaları da silebilirsiniz. Ancak, onları çöp kutusundan kurtarabilirsin ama bazen bunu yapıp yapmadığının farkında değilsin!

Şunları da Sevebilirsiniz:  Outlook Gmail ile Nasıl Kullanılır

Herkesin eşyalarını halletmek için kendi yolu vardır. Bu, e-postalarınızı nasıl etkili bir şekilde yöneteceğiniz ve nasıl yapabileceğiniz konusunda basit bir öneri. Ancak sizin için çalışan bir sistem bulabilirsiniz.