Gelen Kutusu Sıfır: Bilmeniz Gereken Her Şey

E-posta Gelen Kutusu—Bu terimi duyduktan sonra aklınıza gelen ilk şey nedir? Bazılarınız ekranın üzerinde gezinen binlerce promosyon e-postasıyla dolu bir gelen kutusunu hayal etmeye başlamış olmalısınız, değil mi? Peki, en son ne zaman gelen kutunuzu temizlemek için çaba harcadınız? Tonlarca e-posta mesajı yıllarca gelen kutumuzda yatmaya devam ediyor ve ne yazık ki bu konuda gerçekten hiçbir şey yapmıyoruz.

E-posta yönetiminden bahseden Inbox Zero, gelen kutunuzu boş tutmayı amaçlayan yeni bir yaklaşımdır. Ve boş olarak, kesinlikle sıfır sayıda e-postaya sahip olduğunu kastetmiyoruz. Aslında Inbox Zero, üretkenliğinizi geliştirmek ve artırmak için e-posta gelen kutunuzu etkin bir şekilde yöneten daha titiz bir stratejidir. Kulağa ilginç geliyor, değil mi? Inbox Zero'nun ne olduğunu ve bunu nasıl başarabileceğinizi merak ediyor musunuz? Merak etme! Doğru yere geldiniz. Bu yazıda, Gelen Kutusu Sıfır ve bu terimin etrafında dönen her şeyden bahsedeceğiz.

Resim Kaynağı: Yardım İzci

Başlayalım.

Gelen Kutusu Sıfırı nedir?

Inbox Zero konsepti, 2006 yılında Merlin Mann olarak bilinen ünlü bir üretkenlik uzmanı tarafından tanıtıldı. Gelen Kutusu Sıfırına yaklaşımı anlamak söz konusu olduğunda, öncelikle “Gelen Kutusu Sıfır” terimindeki Sıfırın boş bir gelen kutusu anlamına gelmediğini anlamanız gerekir.

E-postalar zaman içinde en güçlü iletişim modlarından biri haline geldiğinden, bu, herhangi birinin sizinle nasıl iletişim kurmaya çalıştığının tek güvenilir ve güvenilir kaynağı olur. İster iş müşterileriniz, ister promosyon pazarlamacılarınız olsun, etrafınızdaki hemen hemen herkes mesajlarıyla e-posta gelen kutunuzu hedefliyor. Bir tatil tatilinden sonra E-posta gelen kutumuzu açmamızın ne kadar korkunç olduğunu hayal edin? Tonlarca okunmamış sürekli e-posta mesajı gelen kutumuzu dolduruyor ve yanıt vermemizi bekliyor. Ve zamanla, kişinin aldığı e-postaların sayısı artıyor, bu da e-posta gelen kutumuzu daha da karmaşık hale getiriyor.

Görüntü Kaynağı: Kinkread Tech

Peki, Gelen Kutusu Sıfırı tam olarak nedir? Basit terimlerle anlamaya çalışırsak, Gelen Kutusu Sıfır, gelen kutumuzu düzenlemeyi amaçlayan bir e-posta yönetim stratejisidir. Gelen Kutusu Sıfırına sahip olmanın nihai amacı, gelen kutunuzda sıfır okunmamış e-postanız olduğunda ve tüm e-postalar gerektiği gibi yanıtlandığında, okunduğunda, etiketlendiğinde veya gereken her türlü işlemin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi gerektiği zamandır.

Ayrıca bakınız:-

Microsoft Outlook'ta PST dosyası Nasıl Yönetilir Microsoft Outlook, tüm e-posta hesabınızı tek bir yerde senkronize etmek için çok iyi bir araçtır. Tüm bilgileri saklar...

Inbox Zero Verimliliğimizi Nasıl Artırabilir?

Gün içinde tamamlamanız gereken tonlarca bekleyen göreviniz varken, işte yoğun bir gün geçirdiğinizi hayal edin. Ardından, e-posta hesabınıza giriş yapar yapmaz, yanıt vermenizi bekleyen bir sürü e-posta görürsünüz. Üstüne kiraz istemezsin, değil mi? Diğer iş görevlerinizi yerine getirmeye çalışsanız bile, bu okunmamış e-postalar sizi rahatsız etmeye devam edecek.

Bir Gelen Kutusu Sıfır yaklaşımını izlemek, üretkenliğinizi artırmak söz konusu olduğunda yapılacak doğru şeydir. Verimliliğinizin zarar görmesini istemiyorsanız, Gelen Kutusu Sıfır stratejisini benimsemeniz gerekir. Yoğun programınızdan biraz zaman ayırın ve gelen kutunuzdaki tüm bu okunmamış e-posta mesajlarından kurtulmak için gerekli işlemi yapın. İşte Gelen Kutusu Sıfır stratejisine ulaşmak için gerçekleştirebileceğiniz bazı önemli e-posta eylemleri.

Gelen Kutusu Sıfır Stratejileri

Görüntü Kaynağı: Tech Soup Canada

• Sil: E-posta sizinle alakalı mı? Zilch bile değil! O zaman ne bekliyorsun? Sil düğmesine dokunun ve bu e-postayı hemen çöp kutusuna gönderin.
• Delege: İlgili e-postanın sizinle bir ilgisi var mı? Evet ise, cevap verin. Ve başka birinin dikkatini gerektiriyorsa, ilgili kişiye göndererek e-postayı hemen devredin.
• Arşiv: Hemen ilgilenmenizi gerektirmeyen ancak önemli bir mesaj içeren bazı e-postalar vardır. Bu tür e-postalarla başa çıkmak için yapılacak en iyi eylem, gelecekte istediğiniz zaman erişebilmeniz için “Arşivlemektir”.
• Yanıtla: Zamanınız kısıtlıysa ve bir e-posta acilen ilgilenmenizi gerektiriyorsa, yanıtlamakta gecikmeyin. Bir cevap taslağı hazırlamak iki dakikanızı almaz, değil mi? Peki, bunu yapmak için neden bütün gün bekleyesiniz ve üretkenliğinizden zarara uğrayasınız? Hemen yap!

Çözüm

Yukarıda bahsedilen Inbox-Zero stratejisinden hangisini kullanırsanız kullanın, kesinlikle içinizin rahat etmesini sağlayacaktır. Okunmamış e-postalarla uğraşmak, gün içinde endişelenecek bir şey daha az olacağından üretkenliğinizi de artıracaktır. Umarız bu yazı, Gelen Kutusu Sıfır'ın ne olduğu ve e-posta gelen kutunuzu yönetmek için bunu nasıl başarabileceğiniz konusundaki tüm şüphelerinizi gidermiştir. Peki, bu e-posta yönetimi stratejisi hakkında ne düşünüyorsunuz? Aşağıdaki yorum kutusunda görüşlerinizi ve geri bildirimlerinizi paylaşmaktan çekinmeyin.