Microsoft Teams Yöneticisi için Adım Adım Kılavuz (2022)

Bu, Microsoft ekipleri yöneticisi için adım adım bir kılavuzdur.

Kuruluşunuz genelinde Microsoft Teams'in dağıtımı, benimsenmesi ve kullanımında kritik bir rol oynamak istiyorsanız, bu yeni kılavuzu seveceksiniz.

Hemen dalalım.

1 Microsoft Teams'i Anlayın

1.1 Farklılaştırıcılar

1.2 Tanımlar

1.2.1 Organizasyon

1.2.2 Takım

1.2.3 Kanal

1.2.4 Ekip Üyeliği

1.2.5 Takım Rolleri

1.2.6 Takım Ayarları

2 Microsoft Teams'i Dağıtın

2.1 Kuruluşunuz için Microsoft Teams'i etkinleştirin

2.2 Konnektörler

2.3 İstemci dağıtımı

2.4 Microsoft Teams lisanslarını etkinleştirin veya devre dışı bırakın

2.5 Microsoft Teams URL'leri ve IP adresi aralıkları

3 Pilot ekipleri başlatın 3.1 Plan

3.1.1 Pilot ekipleri belirleyin

3.1.2 Takım şampiyonlarını belirleyin

3.1.3 Başarı için pilotları ayarlayın

3.2 Başlatma

3.2.1 Takım şampiyonlarıyla bir başlangıç ​​toplantısı düzenleyin

3.2.2 Takım şampiyonlarını Microsoft Teams'e davet edin

3.2.3 Takım şampiyonlarının pilotları hazırlamasına ve başlatmasına yardımcı olun

3.2.3.1 Microsoft Teams'i Hazırlama

3.2.3.2 Microsoft Teams'i Başlatma

3.3 Yetiştirme

3.3.1 Çalışmayı Microsoft Teams'e kaydırma

3.3.2 Microsoft Teams'i Entegre Etme

3.3.3 Microsoft Teams'i İzleme

4 Kuruluşunuzun geri kalanına başlayın

4.1 Farkındalığı Arttırın

4.2 Eğitim Sağlayın

4.3 İnovasyonu Etkinleştirin

Microsoft Teams'i anlayın

Microsoft Teams , işleri halletmek için birlikte çalışan ekipler için tasarlanmıştır:

• Haberdar olmak için bilgileri ve güncellemeleri açıkta paylaşın
• Ekip tartışmasına ve anında karar verme desteğine güvenin
• İçerik ve çıktılar dahil olmak üzere projeler ve görevler üzerinde işbirliği yapın

Microsoft Teams, Microsoft 365'teki sohbet tabanlı çalışma alanıdır. Microsoft 365'te, ekipler halinde çalışmanın benzersiz ihtiyaçlarını ve zorluklarını ele alan bir işbirliği hizmetidir. Bir şirketin işbirliğine yönelik ihtiyaçları benzersiz olduğundan, herkese uyan tek bir boyut yoktur. Şirketler, birlikte çalışmanın farklı gereksinimlerini karşılamak için Microsoft 365'te Outlook, SharePoint, Skype Kurumsal ve Yammer gibi bir, iki veya birden çok uygulamaya güvenirler.

farklılaştırıcılar

• Microsoft 365'in bir parçası olmak, Microsoft Teams'in Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Microsoft 365 Grupları ve daha fazlasıyla yerleşik tümleştirmelerle birlikte geldiği anlamına gelir. Bu, araçlar arasında basit ve güvenli bir kullanıcı deneyimi sağlarken Microsoft 365 yatırımlarınızı en üst düzeye çıkarmanıza olanak tanır.
• Microsoft 365, güvenlik, uyumluluk, gizlilik ve şeffaflık konusunda güçlü taahhütlere sahiptir. Microsoft Teams, kurumsal düzeyde bir platform sunmak için aynı ilkeler kullanılarak oluşturulmuştur.
• Microsoft Teams en başından beri uyumluluk, kimlik doğrulama ve gizlilik göz önünde bulundurularak tasarlandı. Microsoft Teams, ISO 27001 ve 27018, SOC 1 ve SOC 2, HIPPA, EU Model Cümleleri ve daha fazlası dahil olmak üzere endüstri standartları desteğiyle yerleşik uyumluluğa sahip olacaktır.
• Microsoft Teams, iki faktörlü kimlik doğrulama, sabit parolalar ve erişim ilkeleri dahil olmak üzere güçlü güvenlik önlemleri kullanarak ekip verilerini güvenli bir şekilde korur. İster sohbet, ister notlar, ister dosyalar olsun, verileriniz şifrelenir. Bu sizin verileriniz, ona sahipsiniz, kontrol ediyorsunuz. Microsoft, müşteri verilerini reklam amacıyla kullanmaz ve müşteri verilerini güçlü sözleşme taahhütleriyle koruruz.
• Müşterilere en üst düzeyde şeffaflık sağlama taahhüdümüze uygun olarak, müşteriler çalışma süresini, verilerinin konumunu ve Microsoft 365 denetimlerinin Bulut Güvenliği'nde tanımlanan güvenlik, gizlilik, uyumluluk ve risk yönetimi denetimleriyle nasıl eşleştiğine ilişkin ayrıntılı raporları görebilir. İttifak Bulut Kontrol Matrisi (CSA CCM).
• Microsoft Teams, dünya çapında 181 pazarda 18 dilde ve 6 veri merkezinde destek, %99,9 finansal destekli SLA ve 7/24 destek ile kurumsal düzeydedir.

Tanımlar

organizasyon

Kuruluşunuzdaki çalışanlar tarafından oluşturulan tüm ekipler, Microsoft 365 kiracınızla ilişkilendirilir. Microsoft 365 Gruplarını kullanarak ekip oluşturma becerisine sahip tüm çalışanları veya bir çalışan alt kümesini atayabilirsiniz.

Takım

Ekip, işleri halletmek için yakın çalışan bir grup insanı bir araya getirmek için tasarlanmıştır. Ekipler, kuruluşunuzun iç yapısını (örn. departmanlar ve ofis konumları) yansıtmak için proje bazlı çalışma (örn. bir ürün lansmanı, dijital savaş odası oluşturma) için dinamik olabileceği gibi devam eden de olabilir. Ekip kanallarındaki konuşmalar, dosyalar ve notlar yalnızca ekip üyeleri tarafından görülebilir.

Kanal

• Kanal, ekibin konuşmalarını, içeriğini ve araçlarını belirli bir konu etrafında düzenlemeye yardımcı olur.
• Kanallar, örneğin konuya (olaylar), disipline (tasarım), projeye (lansman) göre veya sadece eğlence için (eğlenceli şeyler) düzenlenebilir.
• Ekip sahipleri kanallar oluşturabilir ve ekip üyelerinin gerektiğinde kanal oluşturma becerisine sahip olmasını sağlayabilir. Kanalın üst kısmındaki sekmeler, ekiplerin dosyaları, notları ve Power BI ölçümleri, bir Word belgesinde iş hedefleri veya bir PowerPoint slaydında kuruluş şeması gibi özelleştirilmiş içeriği tutmasına olanak tanır.
• Bu içeriğe daha sonra ekipteki herkes kolayca erişebilir. 3. taraf uygulamalara yönelik ek bağlayıcılar, Trello, Asana, GitHub ve daha fazlası gibi günlük araçlardan veri getirmek için kanal düzeyinde özelleştirilebilir.

Takım Üyeliği

• Microsoft Teams tüm kuruluşunuz için etkinleştirildiğinde, belirlenen ekip sahipleri birlikte çalıştıkları tüm çalışanları ekiplerine katılmaya davet edebilir. Microsoft Teams, ekip sahiplerinin kuruluştaki kişileri adlarına göre eklemesini kolaylaştırır.
• Ekip sahipleri, mevcut bir Microsoft 365 Grubuna dayalı olarak bir ekip de oluşturabilir. Grupta yapılan tüm değişiklikler Microsoft Teams ile otomatik olarak eşitlenecektir. Mevcut bir Microsoft 365 Grubuna dayalı bir ekip oluşturmak, yalnızca üye davet etme ve yönetme sürecini basitleştirmekle kalmaz, aynı zamanda Microsoft Teams içindeki grup dosyalarını eşitler.

Takım rolleri

Microsoft Teams'de iki ana rol vardır : ekip sahibi, ekibi oluşturan kişi ve ekip üyeleri, ekiplerine katılmaya davet ettikleri kişiler. Takım sahipleri, takımlarının herhangi bir üyesini takıma davet ettiklerinde veya takıma katıldıktan sonra herhangi bir noktada ortak sahip yapabilirler. Birden fazla ekip sahibine sahip olmak, davetler de dahil olmak üzere ayarları ve üyeliği yönetme sorumluluklarını paylaşmanıza olanak tanır.

Takım Ayarları

Ekip sahipleri, ekip genelindeki ayarları doğrudan Microsoft Teams'de yönetebilir. Ayarlar, bir ekip resmi ekleme, ekip üyeleri arasında kanal oluşturma, sekme ve bağlayıcı ekleme, tüm ekip veya kanaldan @bahsetme ve GIF'ler, çıkartmalar ve memlerin kullanımı için izinler belirleme yeteneğini içerir.

Bir Microsoft Teams yöneticisi olarak, yönetim merkezinde sistem genelindeki ayarlara erişebilirsiniz. Bu ayarlar, takım sahiplerinin takım ayarları altında gördüğü seçenekleri ve varsayılanları etkileyebilir. Örneğin, tüm ekiplerde görünecek ekip çapında duyurular, tartışmalar ve kaynaklar için varsayılan bir kanal olan “ Genel ”i etkinleştirebilirsiniz.

Microsoft Teams'i dağıtın

Microsoft Teams, Microsoft 365 ticari müşterilerine şu planlardan biriyle sunulur: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 ve E5. Microsoft Teams, kullanımdan kaldırılmadan önce E4 satın alan müşterilere de sunulacak. Bir Microsoft 365 müşterisi olarak Microsoft Teams, tüm kuruluşunuz için kullanılabilir. Microsoft Teams'i dağıtmadan önce, Microsoft 365 yönetim merkezindeki ayarlar hakkında bilmeniz gereken birkaç şey var.

Kuruluşunuz için Microsoft Teams'i etkinleştirin

Yöneticilerin, kuruluşunuz için Microsoft Teams'i etkinleştirmek üzere Microsoft 365 Yönetim Merkezi'ni kullanması gerekir.

• " Microsoft 365 yönetim merkezi " ne gidin
• Ayarlar > Kuruluş ayarları'na gidin .
• “ Hizmetler ”i seçin ve Microsoft Teams'e tıklayın .

• Açılan Microsoft Teams ayarları ekranında, kuruluşunuz için Microsoft Teams'i etkinleştirmek istiyorsanız Business & Enterprise ve diğerlerini etkinleştirin. Ayrıca misafir erişimini etkinleştirebilir ve Kaydet 'i tıklayabilirsiniz .

• Kuruluşunuzdaki hangi kullanıcıların Microsoft Teams kullanabileceğini kontrol edebilirsiniz. Varsayılan olarak, Exchange Online'da Microsoft 365 Grup oluşturma etkinleştirilmiştir. Ancak, yöneticilerin yeni grupların oluşturulmasını belirli kullanıcılarla sınırlandırmasının birkaç yolu vardır.
• Her Exchange Online kullanıcısının, posta kutusuyla ne yapıp ne yapamayacağını yöneten bir OWA posta kutusu ilkesi vardır. Set-OwaMailboxPolicy cmdlet'ini kullanarak , GroupCreationEnabled parametresini grup oluşturma izni olan kullanıcılar için $true ve grup oluşturma yetkisi olmayan kullanıcılar için $false olacak şekilde yapılandırabilirsiniz. Şu anda posta kutusu ilkesini güncellemenin tek yolu Windows PowerShell'dir.
• Daha fazla bilgi için Microsoft 365 Gruplarını yönetmek için PowerShell'i kullanma - Yönetici yardımı konusuna bakın.

Not: Bu komutlar, yalnızca OWA ve Outlook için grup oluşturmayı kapatır.

Kuruluşunuzda grup oluşturmayı kapatmak istiyorsanız Azure Active Directory ayarlarını kullanın. Veya Microsoft 365 Planner'ın Genel Kullanılabilirliği , denetim mekanizmasını Azure Active Directory'de depolanan bir ilkeyle değiştirme fırsatı sağlar. Bu yaklaşımın avantajı, Azure Active Directory'nin tüm Microsoft 365 uygulamalarının kontrol edebileceği merkezi bir nokta sağlamasıdır. Uygun bir ilke oluşturulduktan sonra, yeni Microsoft 365 Gruplarının oluşturulması üzerindeki denetim her yerde tutarlı olur. Daha fazla bilgi için, Azure Active Directory ilkesi kullanarak Microsoft 365 Gruplarının oluşturulmasını denetleme blog gönderisine bakın .

Konnektörler

Bağlayıcılar, Microsoft Teams kullanıcılarınızın Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub ve VSTS gibi popüler hizmetlerden güncellemeler almasına olanak tanır.

Daha fazla bilgi için bkz . Uygulamaları gruplarınıza ve Office Connectors Platformuna bağlayın .

Müşteri dağıtımı

• Microsoft Teams istemcisinin kurulum dosyaları, yöneticiler ve son kullanıcılar tarafından https://teams.microsoft.com/downloads adresinden indirilebilen bir yürütülebilir dosyadır . Masaüstü bilgisayarlardaki son kullanıcılar, uygun ayrıcalıklara sahip olmaları koşuluyla uygulamayı yükleyebilir. Yöneticiler ayrıca yükleyiciyi dağıtabilir ve istemci dağıtım araçları aracılığıyla dağıtabilir.
• Mobil cihazları kullanan son kullanıcılar, Microsoft Teams uygulamasını mobil platformun uygulama mağazasından indirebilir.
• Microsoft Teams, Windows (Windows 7 ve üzeri) ve Mac masaüstünde (Mac 10.10 ve üzeri) mevcuttur.
• Ayrıca iOS v9 ve üzeri (iPhone ve iPad), Android 4.4 ve üzeri ve Windows Phone 10.0.10586 ve üzeri sürümlerde mevcuttur. Microsoft Teams, Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ ve Chrome 51.0+ üzerinde web istemcisini destekler
• Safari'de Microsoft Teams web istemcisini açmaya çalışan kullanıcılar, masaüstü istemcisini indirmeye yönlendirilecektir. Safari desteği daha sonraki bir tarihte sunulacak.

Microsoft Teams lisanslarını etkinleştirin veya devre dışı bırakın

• Yöneticiler, Microsoft 365 yönetim merkezini kullanarak Microsoft Teams lisanslarını yönetir. Microsoft Teams lisanslarını yönetmek için Microsoft 365 genel yöneticisi veya kullanıcı yönetimi yöneticisi olmanız gerekir.
• Kuruluşunuzdaki Microsoft Teams erişimi olan kullanıcıları sınırlamak veya kısıtlamak istediğiniz bir kullanıcıyı kaldırmak istiyorsanız, o kişi veya kişiler için Microsoft Teams lisansını devre dışı bırakarak bunu yapabilirsiniz.
• Lisans devre dışı bırakıldığında, kullanıcılar artık Microsoft 365 uygulama başlatıcısında ve ana sayfasında Microsoft Teams'i göremez.
• Kullanıcılara Microsoft Teams lisansını, diğer Microsoft 365 İş veya Kurumsal lisansları atadığınız şekilde atar veya lisans atamasını kaldırırsınız. Microsoft 365'te oturum açın, Microsoft 365 yönetim merkezine gidin ve Kullanıcılar > Etkin Kullanıcılar sayfasında, kullanıcılar için Microsoft Teams lisansı atayın veya lisans atamasını kaldırın. Daha fazla bilgi için İşletmeler için Microsoft 365 lisansları atama veya kaldırma konusuna bakın.

Microsoft Teams URL'leri ve IP adresi aralıkları

Kuruluşunuz ağınızdaki bilgisayarların İnternet'e bağlanmasını kısıtlıyorsa, Microsoft 365 URL'lerine ve IP adresi aralıklarına bakın . Bu makale, bilgisayarlarınızın Microsoft 365'te Microsoft Teams'i başarıyla kullanabilmesini sağlamak için giden izin listelerinize ve istemci bilgisayarların Internet Explorer Güvenilen Siteler Bölgesine eklemeniz gereken uç noktaları listeler.

Pilot ekipleri başlat

Microsoft Teams'i kuruluşunuzun tamamında kullanıma sunmadan önce 2-3 pilot ekiple başlamanız önerilir. Bu, başlatma planınızı hassaslaştırmanıza ve kuruluş çapında bir dağıtım için hazır olduğunuzdan emin olmanıza yardımcı olacaktır. Başarılı pilotlar, bir sonraki fırlatma dalgası için organizasyon genelinde heyecan yaratan deneyimlerinin yayılmasına da yardımcı olur.

Plan

Pilot ekipleri tanımlayın

2-3 pilot ekip belirlemek için birkaç departmana ulaşın. Pilot uygulamaya katılmak için tüm ekip, en az bir hafta boyunca birbirleriyle iletişim kurmanın ve projeler üzerinde işbirliği yapmanın birincil yolu olarak Microsoft Teams'i kullanmayı taahhüt etmelidir. Bu, pilot ekiplere Microsoft Teams'in yeteneklerini tam olarak anlama ve onu iş akışlarına entegre etmenin en iyi yolunu belirleme fırsatı verir.

Takım şampiyonlarını tanımlayın

Pilot ekipler arasında şampiyonları belirleyin ve Microsoft Teams'in benimsenmesini sağlamak için onları görevlendirin. Şampiyonlar yalnızca yaptıkları iş konusunda tutkulu olmakla kalmaz, aynı zamanda müjdeyi duyurmaktan ve akranlarının daha etkili çözümler öğrenmelerine yardımcı olmaktan da heyecan duyar.

Başarı için pilotları ayarlayın

Yönetici merkezindeki gelişmiş güvenlik ve yönetim özellikleriyle kontrolü elinizde tutmanızı sağlarken şampiyonlara pilotları için Microsoft Teams'i özelleştirme esnekliği verin. Açık ayarlara sahip olmak, pilot ekiplerin Microsoft Teams'in sunduğu her şeyi keşfetmesini sağlar. Ekipler geliştikçe ayarları her zaman değiştirebilirsiniz.

Başlatmak

Takım şampiyonlarıyla bir başlangıç ​​toplantısı düzenleyin

Pilot ekipleri Microsoft Teams konusunda heyecanlandırmanın en iyi yolu, yüz yüze veya sanal olarak herkesi bir araya getirmektir. Microsoft Teams'i tanıtmak, pilot programı tartışmak ve takım şampiyonlarının Microsoft Teams'i deneyimlemesini sağlamak için bir başlangıç ​​toplantısı planlayın. Ürün turunu Microsoft Teams'e genel bir bakış olarak gösterin ve ekiplerini nasıl hazır hale getirip çalıştıracaklarını göstermek için Onboarding'i gösterin.

Takım şampiyonlarını Microsoft Teams'e davet edin

Lansmanı planlarken takım şampiyonlarınızla Microsoft Teams'i kullanmaya başlayın. Lansmanla ilgili önemli güncellemeleri iletin, pilot ekiplerden geri bildirim alın, hızlı soruları yanıtlayın ve Microsoft Teams'de başarıyı paylaşın.

Takım şampiyonlarının pilotları hazırlamasına ve başlatmasına yardımcı olun

Microsoft Teams'i hazırlama

Takım ayarları, kanallar ve Trello, Asana, GitHub ve daha fazlası gibi 3. taraf uygulamalarla entegrasyonlar dahil olmak üzere Microsoft Teams'in hazırlanmasında şampiyonlara yardımcı olun. Takım şampiyonlarını, kullanıcıların ürünün içinde keşfetmeleri için karşılama gönderileri ve ekip kaynakları oluşturmaya teşvik edin. Kullanıcıların organik olarak kanallar oluşturmasına, sekmeleri özelleştirmesine ve gerektiğinde bağlayıcılar eklemesine izin vermek için ilk aşamayı çok düşük düzeyde tutmanız önerilir.

Microsoft Teams'i Başlatma

• Takım şampiyonları, takımlarının amacını, diğer araçlara karşı kullanım kapsamını, açık iletişim normlarını ve takım kanalları yaratma kurallarını tanımlamaktan sorumludur.
• Takım şampiyonları lansmana hazırlanırken, onları ilk başlangıç ​​toplantınıza benzer şekilde pilot ekipleriyle bir toplantı düzenlemeye teşvik edin.
• Ekip şampiyonları, herkesin oturum açması, masaüstü ve mobil uygulamaları indirmesi ve birbirleriyle sohbet etmeye başlaması için zaman ayırarak ekip üyelerinin Microsoft Teams'i kullanacak şekilde doğru şekilde ayarlandığından emin olmalıdır.

Beslemek

İşi Microsoft Teams'e kaydırma

Şampiyonları önemli konuşmaları, güncellemeleri ve projeleri Microsoft Teams'e kaydırmaya teşvik ederek pilot ekiplerin harekete geçmesine yardımcı olun. Bu, ekip üyelerinin geçişi kendileri yapma konusunda kendilerini güvende hissetmelerini sağlayacaktır.

Microsoft Teams'i entegre edin

Trello, Asana, GitHub gibi 3. taraf uygulamalardan ve hizmetlerden canlı güncellemeleri ve verileri doğrudan Microsoft Teams'e getirin. Bu, zamanında bilgi almak için birden fazla aracı kontrol ederek çalışanlara zaman kazandıracaktır. Ekip şampiyonlarını, ekipleri için özel olarak hazırlanmış 3. taraf uygulamalar ve botlarla özel entegrasyonlar için fikirlerini paylaşmaya teşvik edin.

Microsoft Teams'i izleyin

Microsoft Teams'in benimsenmesi ve kullanılmasıyla ilgili analizleri ekip şampiyonlarıyla paylaşın ve " Geri Bildirim " kanalında ekip üyelerinden gelen geri bildirimleri paylaşmalarını hatırlatın.

Kuruluşunuzun geri kalanına başlayın

Bilinçlendirmek

Tüm kuruluşunuzun Microsoft Teams hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamak için pilot ekiplerin ötesine geçin. FastTrack, Duyuru şablonu, Geri Sayım şablonu, El İlanı, Poster ve İpuçları ve Püf Noktaları e-postaları gibi sözcüğün yayılmasına yardımcı olacak kaynakları dahil ederek BT ​​Yöneticisi kaynakları sağlar.

Eğitim Sağlayın

Belirli ekiplere ve kullanım senaryolarına göre uyarlanmış eğitim etkinlikleri ve Soru-Cevap oturumları düzenleyin.

İnovasyonu Etkinleştir

Microsoft Teams'den en iyi şekilde yararlanmak için özel entegrasyonlar ve botlar dahil olmak üzere gelişmiş kullanım örneklerini belirlemek için kuruluş genelindeki şampiyonlarla işbirliği yapın. Ekiplerinin birlikte çalışma şeklini değiştirecek fikirleri paylaşmak için kuruluş genelinde Microsoft Teams şampiyonları için bir ekip oluşturmayı düşünün. Microsoft Teams geri bildirimlerini Kullanıcı Sesi veya ürün içi Geri Bildirim bağlantısı aracılığıyla paylaşın. Microsoft Teams Tech Community'deki diğer BT Uzmanlarıyla etkileşim kurun .

Şimdi sizden duymak istiyorum:

Bugünkü rapordan hangi bulguyu en ilginç buldunuz? Ya da belki ele aldığım bir şey hakkında bir sorunuz var.

Her iki durumda da, sizden haber almak isterim. Öyleyse devam edin ve aşağıya bir yorum bırakın.