MS Teams Değişiyor: Bilmeniz Gereken Her Şey (2022)

Bugün size MS ekiplerinin neden vardiyalarının zamanlama yönetiminiz için yararlı bir özellik olduğunu göstereceğim.

MS team shifts, ekibiniz için çizelgeler oluşturmanıza, güncellemenize ve yönetmenize yardımcı olan bir çizelge yönetim aracıdır. Sosyal mesafe önlemleri ışığında hepimizin farklı şekilde çalışmaya alışması gerekiyor. Haftanızın rotasını ve değişim saatlerini bilmek daha karmaşık olabilir ve patronunuzun belirli saatlerde müsait olmadığınızı fark etmesini sağlamak.

1 Bu hayatınızı nasıl kolaylaştıracak?

2 Kuruluşunuzda MS ekiplerinin vardiyalarını etkinleştirin veya devre dışı bırakın

3 Belirli kullanıcılar için MS ekipleri vardiyalarını etkinleştirin veya devre dışı bırakın

4 MS ekipleri vardiyalarına başlarken

5 MS ekipleri görünümü değiştirir

6 MS ekipleri program paylaşımını değiştirdi

7 MS ekibi zaman saatini değiştirir

8 MS ekipleri programı değiştirdi

9 MS ekipleri vardiya oluşturur

10 MS ekibi vardiya ataması

11 MS ekibi, istek zamanını kaydırdı

12 MS ekibi grup planlamasını değiştirir

13 MS ekibi kopyalamayı değiştiriyor

14 MS ekipleri tekrar eden vardiyalar

15 MS ekibi ihracat programını değiştirdi

16 MS ekibi ithalat programını değiştirdi

17 MS ekibi denetim günlüğünü değiştirir

18 MS ekibi bildirimleri değiştirdi

19 MS ekibi API'yi değiştiriyor

Birincil çalışanlar için 20 MS ekibi vardiya

21 MS ekipleri verileri değiştiriyor

22 Sıkça Sorulan Sorular

Bu hayatınızı nasıl kolaylaştıracak?

Patronunuz tarafından güncellendiği sürece, vardiyalarınızın hareketlerini bilgisayar veya cep telefonlarında gerçek zamanlı tarayıcıda görebileceksiniz.

• Müsait olmadığınızda ayarlayabilirsiniz
• Hangi atanmamış vardiyaları yapmak istediğinizi seçebilirsiniz.
• Patronunuzu rahatsız etmeden değişikliklere geçerek bir personel ile değiş tokuş yapın
• İzin talep etme hakkınız olmalı

Kuruluşunuzda MS ekiplerinin vardiyalarını etkinleştirin veya devre dışı bırakın

Vardiyalar, kuruluşunuzdaki tüm Teams kullanıcıları için varsayılan olarak etkindir.  Uygulamayı , Microsoft Teams yönetim merkezindeki Uygulamaları yönet sayfasında kuruluş düzeyinde kapatabilir veya açabilirsiniz  .

• Microsoft Teams yönetim merkezinin sol gezinme bölümünde  Teams uygulamaları  >  Uygulamaları yönet seçeneğine gidin .
• Uygulamalar listesinde aşağıdakilerden birini yapın:
  • Kuruluşunuz için Vardiyaları kapatmak için Vardiyalar uygulamasını arayın, seçin ve ardından  Engelle'ye tıklayın .
  • Kuruluşunuz için Vardiyaları açmak için Vardiyalar uygulamasını arayın, seçin ve ardından  İzin Ver 'i tıklayın .

Belirli kullanıcılar için MS ekipleri vardiyalarını etkinleştirin veya devre dışı bırakın

Kuruluşunuzdaki belirli kullanıcıların Vardiyaları kullanmasına izin vermek veya bunu engellemek için Uygulamaları yönet sayfasında kuruluşunuz için Vardiyaların açık olduğundan emin olun   ve ardından özel bir uygulama izin ilkesi oluşturup bu kullanıcılara atayın. Daha fazla bilgi edinmek için  Teams'de uygulama izin politikalarını yönetme konusuna bakın .

MS ekipleri vardiyalarına başlarken

Başlamak için Vardiyalar uygulamasını açmanız gerekecek. Soldaki Takımlarda yerleşik olarak bulunur. Orada göremiyorsanız, Diğer seçenekler'i tıklamanız ve listede bulmanız gerekecektir. Çevrimiçiyken, gelecek hafta için planladığınız bir dizi Vardiyayı görebilirsiniz. Hiçbiri olmadığında, size bir hamle yapmak veya web'de bir tane eklemelerini istemek için bir patrona veya yöneticiye ihtiyacınız olacak.

Belirli bir kanal için vardiya oluşturmakla ilgileniyorsanız, vardiyaları açın ve yeni bir program ekleyin ve oluştur öğesini seçin .

Ardından, istediğiniz saat dilimini seçin. Hazır olduğunuzda, onayla'yı tıklayın .

Şimdi, yeni oluşturulan vardiyalara üye eklemek için soldaki “ Kişi Ekle ” yi seçin.

Yukarıdaki ekran görüntüsünün solunda iyi görünmeyen “ Adsız grup ” var. Grup adının yanındaki Diğer seçenekleri kullanılarak ad değiştirilebilir .

Ardından, istediğiniz adı yazın ve Tamam'a tıklayın. Ekibimin olmasını tercih ederim. Yazmaya başladığımda otomatik olarak ekrana yansıyor.

MS ekipleri görünümü değiştirir

Programları ve vardiyaları görüntülemek için birkaç farklı seçenek vardır:

• Programı günlük, haftalık veya aylık görünüm olarak görüntülemeyi seçebilirsiniz. Program görünümünü kişiler yerine vardiyaya göre gruplandırmak ve gruplar ve açık vardiyalar vb. gibi hangi bilgilerin görüntüleneceğini yapılandırmak için yukarıda gösterilen seçenekleri de kullanabilirsiniz.
• Farklı görüş seviyeleri, yöneticilerin belirli bir gün, hafta veya ay için personel kapsamını takip etmelerini kolaylaştırır. Gerekli olmayan bilgiler gizlenebilir, böylece ekranları gereksiz bilgilerle dolup taşmaz.
• Vardiyalar, Microsoft Teams mobil istemcisinde de mevcuttur. Mobil sürüm, tam masaüstü istemcisinin kısaltılmış bir sürümüdür ve ön saflardaki çalışanların vardiyaları görüntülemesi, izin talepleri oluşturması ve iş arkadaşlarıyla vardiyaları değiştirmesi için tasarlanmıştır.
• Microsoft Teams shifts uygulamasına, Teams mobil uygulamasının sol üst köşesindeki waffle menüsüne basılarak ve ardından Daha Fazla Uygulama seçilerek mobil istemcide erişilebilir .

MS ekipleri program paylaşımını değiştiriyor

Vardiya eklediğinizde, değişiklikler onları yalnızca sizin sahip olarak göreceğinizi belirten bir yıldız işaretiyle etiketlenir. Güncellemeleri yayınlamak için üst kısımdaki Ekiple paylaş * seçeneğine tıklayın, böylece ekiple iletişim kurabilir ve başkalarının planı görmesini sağlayabilirsiniz.

Ekiple Paylaş'ı tıkladıktan sonra hangi tarihlerin " yayınlanacağını " ve tüm ekibe mi yoksa yalnızca değişikliklerden/eklemelerden etkilenenlere mi bildirileceğini seçersiniz.

Üyelerin güncellemelerinizden haberdar olması için her değişiklik yaptığınızda paylaşmanız gerekir .

MS ekipleri zaman saatini değiştirir

Programlamadan sonraki mantıklı parça, gerçek vardiya performansının kendisidir. Vardiyalar, raporlama için isteğe bağlı konum algılama ile mobil saat giriş ve çıkış saatini sağlayan bir Zaman Saati özelliğini de içerir. Zaman saatine erişmek için aşağıdaki adımları izleyin.

İlişkili "vardiya takvimini " açın. Üst kısımdaki “ Ayarlar
”a tıklayın ve aşağıya doğru aşağı kaydırın. "Kurulumu başlat "ı seçin ve İleri'ye tıklayın .

Konum izlemeyi açmayı seçerseniz, çalışanların giriş ve çıkış yapmasını beklediğiniz koordinatları girmelisiniz.

MS ekipleri programı değiştirir

MS ekiplerinin vardiyalarının işlevi genellikle bir ekibe bağlıdır. Ekip sahipleri Vardiya yöneticileridir ve ekip üyeleriyle paylaşmak için programlar oluşturabilirler. En azından şu an için ziyaretçilerin vardiya kullanamayacağına dikkat edin.

Shifts simgesine tıklamak üç şeyin gerçekleşmesini sağlayabilir:

• En az bir ekibin sahibi olduğunuzda ancak hiçbirinde vardiya değişikliği olmadığında, tüm ekipleriniz için bir plan oluşturma fırsatınız olacaktır.
• Sahibi olmadığınızda, parçası olduğunuz ekiplerin hiçbirinde vardiya programı yoktur, "Sizin için henüz bir takım programı yok gibi görünüyor" mesajını görürsünüz.
• Parçası olduğunuz veya sahibi olduğunuz takımlardan en az biriyle bir vardiya programı varsa, o plana yönlendirilirsiniz. Birkaç program açıksa, gördüğünüz en son program gösterilecektir.
• Daha önce hiç vardiyaya gitmediyseniz, ilk gününüz olarak kullanmak istediğiniz takım programını seçebileceğiniz bir tablo göreceksiniz.
• En az bir programa erişiminiz olduğunda tüm programlarınızın bir listesini açabilir ve Shifts'in sol üst köşesindeki “hamburger” menüsü aracılığıyla bunlar arasında geçiş yapabilirsiniz.
• Aynı perspektifte diğer ekipleriniz için vardiya çizelgeleri eklemek için En Son Programlama bağlantısını da kullanacaksınız.

MS ekipleri vardiya oluşturur

Vardiya oluştururken aşağıdaki seçeneklere sahipsiniz:

• Vardiyanın başlangıç, bitiş tarihi ve saati
• Vardiya açık mı yoksa birileri görevlendirildi mi?
• Boş bir vardiyanız varsa, boşluk sayısını seçebilirsiniz. Aynı zamanda, bu aynı vardiyanın birkaç kopyasının yapıldığını ve bunların aynı anda çalışan çeşitli insanlara tahsis edilebileceğini ve aynı türde bir değişiklik yaratılabileceğini gösterir.
• Program görünümünde kullanılacak özel bir etiket/başlık (boş bırakılırsa değişiklik tarihi görüntülenir)
• Mevcut, ödenmemiş bir aranın süresi.
• Harekete dahil etmek isteyebileceğiniz herhangi bir ayrıntı için bir bildirim alanı.
• Geçiş sırasında alt faaliyetlerin bir özeti
• Renkli hareket! Hareketin her belirli formu için bir renk seçin ve daha kolay izleme için hoş bir renk kodlu program elde edin.

MS ekipleri atamaları değiştirir

• Bir vardiyayı açık vardiya olarak (daha sonra devredilecek) oluşturabilir veya bunu özel olarak bir kişi için oluşturabilirsiniz (şu anda mobil uygulamada tek seçenek budur).
• Bir değişikliğe bir tüketici atamadan önce, onları, değişikliği yaptığınız veya oluşturmayı düşündüğünüz topluluğa bağlamanız gerekir.
• Zamanlama gruplarına üye eklenmesi ekip üyeleriyle sınırlıdır. Kişi seçicide görünmeyen bir kişiye değişiklik uygulamayı seçerseniz, öncelikle bu kişinin ekip lideri olduğundan emin olun.
• Tüketiciyi katılımcı olarak kabul ettikten sonra, müşteri detaylarının değişikliklerle koordine edilmesini beklemek de uygun olabilir.

MS ekipleri istek zamanını değiştirir

• Takım temsilcileri mola isteyebilir ve takım liderleri bu talepleri kabul edebilir veya reddedebilir.
• Programda onaylanan zaman aşımı, kullanıcı için otomatik olarak engellenir.
• Bir ekip üyesi, aynı zaman çizelgesi içindeki vardiyalarından birinin diğer çalışanın vardiyalarından biriyle değiştirilmesini önerebilir. İş arkadaşı bunun yerine itirazı reddeder veya destekler.
• Diğer hareketin aynı partide olması gerekmez, dolayısıyla ilgilenen kişilerin tüm sınıfların katılımcısı olması gerekmez.
• Diğer çalışan takası onaylarsa, son adım olarak bir yöneticiden takası onaylaması istenir. Kullanıcılar diğer zamanlama sınıflarının katılımcıları değilse, artık otomatik olarak dahil edilirler.
• Ekip üyeleri, grupların üyesi olmasalar bile tüm zamanlama gruplarını ve vardiyaları görebildiği için bu bir güvenlik sorunu değildir.
• Takım liderleri, genellikle herhangi bir takım liderine, karşılığında bir hamle yapmadan vardiyalarından birini kolayca verebilir. Takas yöntemi, değişiklik takaslarıyla aynı şekilde çalışır.

Tüm bu özelliklere Vardiyalar sekmesinden erişilebilir .

MS ekipleri grup planlamasını değiştirir

• Bir ekibin yalnızca bir programı olabilirken, bir proje neredeyse sonsuz sayıda grup içerebilir.
• Basit bir programda yalnızca bir grup olabilir, ancak birden fazla kategori veya bölüm gerekiyorsa gruplar bu ihtiyacı destekleyebilir.
• Vardiya oluştururken, bunları yine de bir ekip için programda oluşturmanız gerekir. Gruplar arası vardiyaları taşıyamazsınız.
• Bir hatanız varsa veya takvimde birden çok sınıfla aynı değişiklikleri oluşturmaya karar verirseniz, basit değişikliği çoğaltabilirsiniz, böylece harekete eylem koyduysanız, herhangi bir şey içermeyecektir.
• Tüm programları kopyalarsanız, etkinlikleri de kopyalayın.

MS ekipleri kopyalamayı değiştiriyor

Personele manuel olarak vardiya atamak yerine, oluşturulmuş bir planı ekibinizin aynı pozisyonda görev yapacak başka bir üyesine kolayca aktarmalısınız. Kopyalamak ve ardından başka bir noktaya eklemek için bireysel harekette Daha fazla seçenek düğmesine tıklayın .

Yukarıdakiler, tek bir vardiya programının bir üyeden diğerine nasıl kopyalanabileceğini gösterir. Evet, ayrıca birkaç gün içinde birkaç değişikliği kopyalayıp yapıştırabilirsiniz.

Aynı program, manuel çabadan zaman kazanmak için haftanın geri kalanında kopyalanabilir. Sadece günleri sürükleyip kopyalayın ve tekrar sürükleyip yapıştırın.

MS ekipleri yinelenen vardiyalar

• Geliştiriciler (unuttu mu?) hiçbir şekilde tekrarlama ekipleri vardiyası için bir fırsat uygulamadı.
• İhmal edilmesi birçok insanı kızdırdı ve bu çok beklenen özellik henüz Microsoft'ta ortaya çıkmadı .
• Neyse ki, düzenli değişiklikler yapmanıza izin verecek bir çözüm var, ancak biraz fazla çaba sarf ederek. Önce yeni bir değişiklik yapmak.
• Her gün aynı Shift'i beğendiğinizde, Shift'in içeriğini kopyalayıp örnek gününe yapıştırın. Aynı şekilde, değişikliği düzenli olarak tekrarlamaya karar verirseniz, tekrar olmasını istiyorsanız, sadece bir sonraki güne aktarın.
• Microsoft, yinelenen vardiyaları uygulamaya çalışacağını onayladı, ancak yayın tarihimiz yok.

MS ekipleri ihracat programını değiştiriyor

Vardiya programını günlük saatleri, izinleri ve vardiya notlarını içeren csv dosyası olarak dışa aktarabilirsiniz. Güzel şeyler. Bunu yapmak için,

• Microsoft ekiplerinde "Vardiyalar" a gidin
• En üstte, Diğer seçenekler'i (…) tıklayın.
• " Takvimi Dışa Aktar " ı seçin
• Birkaç saniye sonra, indirilenler dosyanıza bir csv dosyası aktarılacaktır.

• Programı farklı bir kanala taşımakla ilgileniyorsanız , aynı seçeneklerde içe aktarma programını kullanabilirsiniz.

MS ekipleri içe aktarma programını değiştiriyor

• zamanlayıcınızda
• En üstte, Diğer seçenekler'i (…) tıklayın.
• " İthalat planı " seçeneğini seçin

• Örnek excel şablonunu indirin.
• İşiniz bittiğinde dosyayı CSV (Virgülle Ayrılmış) olarak kaydedin.
• CSV dosyasını yükleyin
• Gerekirse bilinmeyen sütunları düzenleyin
• İçe aktarılan vardiyaları gözden geçirin, düzenlemeler yapın ve gerekirse daha fazla vardiya ekleyin
• Özeti gözden geçirin ve “ onayla ” düğmesine tıklayın.
• Tüm vardiyalar artık programınıza dahil edildi ve yayınlanmadı
• Hazır olduğunuzda programınızı yayınlayın

• Excel dosyanızı düzenleyin. Her satır bir vardiyadır.

MS ekipleri denetim günlüğünü değiştirir

Denetim günlüğünde arama yapabilmek için önce Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi'nde denetimi açmanız gerekir  . Daha fazla bilgi edinmek için  Denetim günlüğü aramasını açma veya kapatma konusuna bakın . Denetim verilerinin yalnızca denetimi açtığınız noktadan itibaren kullanılabileceğini unutmayın.
Kuruluşunuzdaki Vardiya etkinliğini görüntülemek için denetim günlüğünde arama yapabilirsiniz. Denetim günlüğünde nasıl arama yapılacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek ve denetim günlüğüne  kaydedilen Vardiya etkinliklerinin bir listesini görmek için  .

MS ekipleri bildirimleri değiştirir

• Microsoft ekipleri vardiyaları şu anda Staffhub ile özellik eşliğine sahip değil (birçok insanın görmek istediği Zaman Saati gibi şeyler)
• Ayrıca, MS'nin şu anda düzeltme üzerinde çalıştığı bu uzun süredir devam eden TC ileti dizisinde gösterildiği gibi vardiyalı bildirimlerle ilgili daha geniş bir sorun vardır.
• Kullanıcı sesine oy verirdim ve bu, alındığını size bildirir.

MS ekipleri API'yi değiştiriyor

Bunu  Microsoft 365 Yol Haritasında az önce gördüm . Şu anda kullanıma sunuluyor (bu nedenle, henüz burada değil ama umarım yakında), Saha Çalışanları için Microsoft ekiplerinin vardiyalarını desteklemek için yeni API uç noktaları olacaktır. Bu yeni API çağrıları şunları içerecektir:

• Programları oluşturun, okuyun ve güncelleyin
• Zamanlama Grupları oluşturun, okuyun ve güncelleyin
• Vardiyalar ve vardiya etkinlikleri oluşturun, okuyun, güncelleyin ve silin
• İzinler, izin nedenleri ve izin talepleri oluşturun, okuyun, güncelleyin ve silin
• Yukarıdaki öğelerden herhangi birinin son değişiklik tarihini takip edin

Geldiklerinde, benim tahminim,  Graph API Beta referans belgelerinde görünecekleri olacaktır  (bunu yazarken orada değiller). Bu, 1.0 ad alanına geçmeden önce Graph API'deki yeni öğelerin ilk gittiği yer olma eğilimindedir.

/beta ad alanıyla ilgili bilinmesi gereken tek şey, şu anda önizlemede olan özellikleri içermesidir ve son değişiklikleri beklemeniz gerekir. Üretimde/beta API'leri kullanmanız önerilmez.

Kuruluşunuz, ön saflardaki çalışanlarınıza zengin zamanlama yetenekleri sağlamak için Vardiyalar kullanıyorsa, bu API size Vardiyalardan gelen verileri diğer uygulamalara yerleştirme veya Vardiya yönetiminde bir düzeyde otomasyon sağlama yeteneği verecektir.

MS ekipleri birinci basamak çalışanları için değişiyor

Vardiyalar, yöneticilerin kolayca vardiya çizelgeleri planlayıp oluşturabileceği ve ekip üyelerinin mobil cihazlarından tüm gerçek zamanlı olarak programları gözden geçirip vardiya isteklerinde bulunabileceği, artık Teams'de bulunan zamanlama yönetimi aracınızdır. Vardiya deneyimi varsayılan olarak açıktır ve Teams uygulaması aracılığıyla erişilebilir.

MS ekipleri verileri değiştirir

MS ekipleri vardiya verileri şu anda Azure'da Kuzey Amerika, Batı Avrupa ve Asya Pasifik'teki veri merkezlerinde depolanıyor. Verilerin nerede depolandığı hakkında daha fazla bilgi için bkz.  Verilerim nerede?

Sıkça Sorulan Sorular

1. Vardiyalarda çizelgeler nasıl silinir?

   Şu anda bir programı oluşturulduktan sonra silmenin bir yolu yoktur, bu nedenle kararınız şimdilik nihai olacaktır. UserVoice'a göre , özelliğin gelecekte uygulanması planlanıyor.

2. Vardiya başka bir kişiye nasıl yeniden atanır?

   Bir vardiyayı bir kişiden diğerine yeniden atamak istiyorsanız, önce vardiyayı açık vardiyalara taşımanız ve ardından yeniden atamanız gerekir. Bu beceriksiz davranış olmakla kalmaz, aynı zamanda vardiyalarla ilgili işlemlerin otomatikleştirilmesi söz konusu olduğunda da büyük sorunlara neden olur.

3. Vardiyalar kuruluş dışındaki insanlarla çalışır mı?

   Microsoft Teams'de konuk kullanıcıları kullanıyor olsanız bile, Shifts şu anda konuk kullanıcıları desteklememektedir.

4. Microsoft ekiplerinin vardiyalarında maksimum grup Boyutu nedir?

   Vardiyalardaki bir grubun sınırı, bir Takımın sınırıyla aynıdır.

Daha iyi üretkenlik için Microsoft Teams deneyiminizi geliştirmek mi istiyorsunuz? Burada bahsedilen ipuçlarına ve püf noktalarına göz atın .

Şimdi sizden duymak istiyorum:

Bugünkü rapordan hangi bulguyu en ilginç buldunuz? Ya da belki ele aldığım bir şey hakkında bir sorunuz var.

Her iki durumda da, sizden haber almak isterim. Öyleyse devam edin ve aşağıya bir yorum bırakın.