8 công nghệ cần thiết cho nơi làm việc

Dường như không bao giờ có sự kết thúc đối với các email, cuộc gọi và các công việc cần phải hoàn thành trong một ngày. Thực tế là không thể tiếp tục hoàn thành công việc của bạn nếu không có một chút trợ giúp. Chúng tôi đã đưa ra danh sách 8 thủ thuật cần thiết tại nơi làm việc tập trung vào công nghệ để giúp tăng năng suất trong khi duy trì sự tỉnh táo của bạn.

1. Đặt điện thoại của bạn thành 'Không làm phiền'

Hầu hết mọi người đều có bản năng kiểm tra điện thoại ngay lập tức khi họ cảm thấy rung trong túi hoặc nghe thấy tiếng ping nhẹ của điện thoại. Chỉ cần đặt điện thoại của bạn thành Không làm phiền trong những thời điểm quan trọng trong ngày có thể giúp bạn loại bỏ những phiền nhiễu không cần thiết.

Có thể là bất cứ điều gì nó có thể chờ đợi.

2. Sử dụng 'Chuyển giọng nói thành văn bản' để đọc chính tả

Rất ít người có thể gõ nhanh như họ có thể nói. Bằng cách sử dụng phần mềm như Dragon hoặc Watson của IBM, bạn sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn nhiều.

Hiện tại, có một số phiên bản có sẵn. Vì vậy, ngay cả khi bạn đang làm việc trong một ngành có rất nhiều từ ngữ hoặc biệt ngữ cụ thể, chẳng hạn như lĩnh vực y tế, bạn vẫn có thể có được một ngành có thể nhận ra mọi từ bạn nói.

3. Sử dụng Kính hoặc Bộ lọc Ánh sáng Xanh

Hack này có thể là một cứu cánh. Ngày càng có nhiều  nghiên cứu  chỉ ra rằng thời gian con người ngồi trước các nguồn phát ra ánh sáng xanh có thể gây ra những tác động tiêu cực. Những vấn đề này có thể bao gồm từ nhức đầu và mỏi mắt đến các vấn đề về giấc ngủ.

Kính ánh sáng xanh hoặc bộ lọc màn hình có thể giúp giảm bớt những vấn đề này với chi phí tối thiểu.

4. Sử dụng các chương trình cuộc gọi hội nghị trực tuyến

Các chương trình như Slack và Whatsapp có thể mang lại lợi ích to lớn cho năng suất của nhóm. Họ cung cấp khả năng luôn được kết nối. Bây giờ, không phải chờ đợi một email phản hồi. Bạn có thể thiết lập các nhóm riêng lẻ để chỉ bao gồm các thành viên trong nhóm cần thiết. Vì có các ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động, bạn có thể thiết lập các cuộc họp bất kể nhóm của bạn hiện đang ở đâu.

Nếu cần một cuộc gọi điện video, thì có rất nhiều tùy chọn bao gồm MS Team, Zooom hoặc Skype dành cho doanh nghiệp. Tất cả đều cung cấp các định dạng dễ sử dụng để nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau.

5. Chia sẻ lịch Outlook

Hack này có lẽ là một trong những cách dễ dàng nhất để bỏ qua. Bất cứ khi nào có cuộc họp, cố gắng tìm ra thời điểm thích hợp nhất có thể là một điều phiền phức. Chỉ cần chia sẻ lịch triển vọng, mọi thành viên trong nhóm sẽ có thể xem các thành viên khác đang làm gì. Điều này sẽ làm giảm lượng thông tin liên lạc cần thiết để lên lịch họp và như một phần thưởng bổ sung, đó là một cách dễ dàng để ghi nhớ ngày sinh của mọi người.

6. Sử dụng Macro để hợp lý hóa quy trình làm việc

Sử dụng macro thực sự có thể giúp hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại trong ngày của bạn. Microsoft Suite và Google Docs đều có khả năng chạy macro tùy chỉnh. Dành một vài phút để tìm hiểu những gì họ có thể làm cho bạn có thể thấy năng suất của bạn tăng lên nhanh chóng.

7. Tạo danh sách việc cần làm ưu tiên hàng ngày

Bằng cách tạo danh sách Việc cần làm được ưu tiên cho bản thân và nhóm của bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc.

Có rất nhiều ứng dụng sẽ giúp bạn làm điều này. Đơn giản chỉ cần tìm kiếm cửa hàng ứng dụng ưa thích của bạn. Sau đó, bắt đầu bằng cách tạo danh sách mọi thứ cần hoàn thành cùng với thời hạn cho từng mục hàng. Tiếp theo, chia các mục thành cho các loại; khẩn cấp và quan trọng, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng và không quan trọng hoặc khẩn cấp.

Một khi bạn đã hoàn thành việc này, bạn sẽ dễ dàng quyết định những gì cần phải làm và những gì có thể chờ đợi. Hãy thừa nhận điều đó: rất nhiều thứ chúng ta có thể làm là những thứ có thể chờ đợi.

8. Tham gia Tech Breaks

Mặc dù về mặt kỹ thuật đây không phải là một vụ hack công nghệ, nhưng nó là một vụ hack tinh thần tuyệt vời. Mỗi giờ một lần, hãy nghỉ ngơi một chút. Đứng dậy khỏi bàn làm việc và vươn vai hoặc đi bộ đến bồn nước làm mát. Chỉ cần rời xa công nghệ trong vài phút, bạn có thể thiết lập lại và bắt đầu công việc hiệu quả hơn nhiều.

Tuy nhiên, có một chìa khóa cho vụ hack này. Đừng tạm dừng công nghệ bằng cách sử dụng điện thoại hoặc kiểm tra email.

Đó là sự nghỉ ngơi khỏi nhiệm vụ chứ không phải là sự nghỉ ngơi khỏi công nghệ. Hãy thử và nếu bạn không muốn thức dậy mỗi giờ một lần, hãy thử  quy tắc 20-20-20 . Đây là thời gian nghỉ ngơi sau mỗi 20 phút để tập trung vào một thứ ở cách xa 20 feet trong 20 giây. Chỉ cần tập trung vào điều gì đó xa hơn trong vài giây có thể giúp bạn tập trung.

Lời kết

Trong thế giới ngày nay, tất cả chúng ta đang cố gắng trở nên hiệu quả nhất có thể. Hãy thử những bản hack này. Bạn hoàn toàn sẽ thấy năng suất của mình tăng lên.