Các tùy chọn an toàn để lưu trữ tài liệu kinh doanh từ xa

Mọi doanh nghiệp đều có những tài liệu nhạy cảm và bí mật mà họ muốn được bảo mật. Điều này có thể bao gồm từ dữ liệu cá nhân đến thông tin khách hàng hoặc kế hoạch của công ty và việc mất bất kỳ thông tin nào trong số này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Doanh nghiệp phải giữ cho các tài liệu này được lưu trữ an toàn tránh bị đánh cắp hoặc do lỗi của con người. Họ có thể làm điều này bằng cách sử dụng công nghệ sao lưu đám mây và lưu trữ trực tuyến để lưu trữ từ xa. Lưu trữ đám mây cũng hoạt động như một bản sao lưu để khôi phục thảm họa các tài liệu kinh doanh trong trường hợp ổ cứng bị lỗi.

Thế giới công nghệ hiện tại đã đưa ra nhiều tùy chọn lưu trữ từ xa, nhưng lựa chọn của một cá nhân phụ thuộc vào chi phí, bảo mật, số lượng người dùng và các yếu tố khác. Các tùy chọn sau được coi là an toàn và cung cấp ngân sách linh hoạt cho các quy mô kinh doanh khác nhau.

1. Google Drive

Google Drive tăng cường bảo mật dữ liệu bằng cách cho phép người dùng nén các tài liệu kinh doanh và lưu trữ chúng bên ngoài và trực tuyến. Về mặt nâng cao bảo mật, Google Drive đảm bảo rằng các tài liệu kinh doanh được mã hóa theo tiêu chuẩn TLS trước khi bạn sao lưu chúng trực tuyến.

Đặc biệt, Google Drive cho phép xác thực hai yếu tố và dữ liệu của người dùng cũng được mã hóa trên các máy chủ của Google. Một tính năng bảo mật khác là khả năng giới hạn quyền truy cập vào tài liệu đối với những người dùng sử dụng Google Chrome. Google Drive linh hoạt vì nó có các gói khác nhau dựa trên yêu cầu về dung lượng lưu trữ, số lượng người dùng được hỗ trợ, cho dù đó là cá nhân hay doanh nghiệp.

Giá

Đối với mục đích sử dụng cho công việc, Google Drive được sử dụng cùng với G Suite và cung cấp bộ nhớ lên tới 30GB trên các ứng dụng G Suite, với giá $ 6 mỗi người dùng mỗi tháng.

2. Egnyte

Egnyte cho phép các doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu, cả tại chỗ và trên đám mây, một cách an toàn. Egnyte sử dụng phần mềm mà bạn có thể sử dụng để đồng bộ hóa các tài liệu kinh doanh của mình trước khi tải chúng lên máy chủ đám mây để lưu trữ.

Egnyte tăng cường bảo mật cho các tài liệu kinh doanh của bạn bằng cách lưu trữ chúng với mã hóa AES 256-bit qua SSL. Điều này có tầm quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những người thích đồng bộ hóa và chia sẻ các tài liệu độc quyền. Nếu bạn đang sử dụng Egnyte trên thiết bị di động của mình, các cài đặt bảo mật bổ sung như thực thi mật mã, truy cập hạn chế và xóa từ xa sẽ được bao gồm.

Cổng thông tin trực tuyến của Egnyte cho phép dễ dàng quản lý các tài liệu kinh doanh và hết hạn liên kết thông qua việc thiết lập các quyền và hạn chế của thư mục, do đó cho phép bạn giữ nhiều phiên bản tài liệu của mình có thể truy cập được thông qua các chính sách tạo phiên bản tệp và lưu giữ thùng rác.

Bên cạnh khả năng lưu trữ, Egnyte có thể cho phép người dùng từ xa truy cập tài liệu kinh doanh dễ dàng vì nó tích hợp với một số ứng dụng phổ biến như Office 365.

Giá

Giá bắt đầu từ $ 8 cho mỗi người dùng cho các doanh nghiệp nhỏ có yêu cầu lưu trữ thấp và từ 5 đến 24 nhân viên. Các doanh nghiệp lớn hơn có từ 25 đến 100 nhân viên sẽ phải trả 15 đô la cho mỗi người dùng cho tối đa 10TB dung lượng lưu trữ từ xa.

3. Dropbox

Dropbox là một trong những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ tệp được sử dụng thường xuyên nhất bao gồm đồng bộ hóa tệp, lưu trữ đám mây và phần mềm đám mây cá nhân và chuyên nghiệp. Với nó, chỉ những cá nhân có liên kết lưu trữ mới có thể truy cập vào tài liệu.

Sử dụng tài khoản Dropbox Pro, các tệp và thư mục doanh nghiệp của bạn có thể được bảo vệ thêm bằng mật khẩu. Dropbox có dung lượng lưu trữ tối thiểu là 2GB, có thể nâng cấp lên 16 GB thông qua giới thiệu.

Cái hay là phần mềm này có thể được tích hợp với các ứng dụng khác như MS Office và Slack, nhưng trên hết, nó có thể được cài đặt trong máy tính hoặc bất kỳ thiết bị nào khác như điện thoại thông minh và đồng bộ dễ dàng giữa các ứng dụng. Thông qua Dropbox, bạn có thể chia sẻ các tệp và thư mục doanh nghiệp với những người dùng khác không có tài khoản Dropbox thông qua các liên kết trực tiếp đến các tiện ích của họ.

Giá

Giá bắt đầu từ 0 đô la cho tài khoản cơ bản, 19,99 đô la và 9,99 đô la cho tài khoản Professional và Plus, nếu thanh toán mỗi năm.

4. Tresorit

Đây là một trong những kỹ thuật lưu trữ dữ liệu từ xa an toàn nhất. Sử dụng Tresorit trong doanh nghiệp của bạn sẽ tăng cường bảo mật cho tài liệu của bạn thông qua mã hóa dữ liệu.

Thông qua Tresorit, bạn có thể mã hóa các tệp và thư mục doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng mã hóa phía máy khách trước khi tải chúng lên. Các thư mục được mã hóa và tải lên được gọi là Tresors.

Điểm độc đáo của Tresorit là tính chất mã hóa end-to-end của nó cho phép người dùng chia sẻ các tệp được bảo vệ với những người khác và làm việc cùng nhau trên chúng trong khi vẫn giữ các tệp được đồng bộ hóa và bảo mật.

Giá

Giá bắt đầu từ $ 8,33 mỗi tháng cho mỗi người dùng được hỗ trợ.

Tóm lại, toàn cầu hóa công nghệ đã đưa ra nhiều tùy chọn lưu trữ tài liệu an toàn mà bạn có thể lựa chọn. Trên tất cả, bảo mật của các tệp và thư mục doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng, vì vậy trước khi bạn có thể nghĩ đến lợi ích của việc chia sẻ tệp, bảo mật tệp của bạn là điều quan trọng nhất cần ghi nhớ.

Mặc dù một số tùy chọn trong số này được coi là an toàn hơn những tùy chọn khác, điều quan trọng là bạn cũng nên cài đặt VPN để tăng cường bảo mật cho các tài liệu kinh doanh của bạn thông qua mã hóa.