如何在 Gmail 中將收件箱歸零

您是否曾經因為收件箱中塞滿了以前未回复的郵件而錯過了一封重要的電子郵件？大多數人都經歷過這種情況，而且幾乎每個人都知道早上一打開收件箱就會有 50 封未讀的電子郵件讓您分心。 

根據研究，員工每週花費多達28% 的時間閱讀和回復電子郵件。這超過你全部工作時間的四分之一。如果您不必處理持續不斷的電子郵件，您還能完成多少工作？ 

什麼是收件箱零？

Inbox Zero 是生產力專家 Merlin Mann 提出的概念。儘管大多數人將名稱中的“零”解釋為一個人擁有的電子郵件數量，但它最初指的是人們花在思考電子郵件上的時間。如果您的電子郵件為零，那麼您思考它們的時間幾乎為零。

本文將向您介紹如何使用 Gmail 中可用的工具將收件箱中的未讀電子郵件數量保持在絕對最低限度，以及您可以在工作日應用的實踐，這些實踐將幫助您馴服收到的大量電子郵件全天。 

電子郵件管理基礎

提高電子郵件效率的第一步是關閉收件箱。這聽起來可能違反直覺，但最好給自己一定的時間來閱讀和回復電子郵件，而不是在電子郵件到達時立即處理。研究表明，無論是否自行設定截止日期，都可以提高效率並減少花在項目上的時間。

在每小時開始時留出 5 分鐘，或者在一天開始和結束時留出 20 分鐘來回復電子郵件。刪除任何明顯是垃圾郵件的電子郵件。如果電子郵件需要兩分鐘或更短的時間來回复，請先回复。 

如果電子郵件需要更多時間來回复，請將其移至專門指定的文件夾。

使用 Gmail 將收件箱歸零

Gmail 是世界上使用最廣泛的電子郵件客戶端，但大多數人並沒有意識到該平台的用途究竟有多麼廣泛。Gmail充滿了工具和可自定義的選項，讓您可以極大地控制其外觀。當您利用這些工具時，收件箱零變得更容易實現。 

使用特殊的星星

每個人都知道可以通過單擊星形圖標為電子郵件“加星標”——但您知道可以使用 12 種不同的星標嗎？單擊設置 > 查看所有設置 > 常規，然後滾動直到看到星星子部分。 

星星有不同顏色，但也有圖標，如感嘆號、快進箭頭、複選標記、問號和小寫 i。默認情況下，只有主星處於活動狀態，但您可以單擊任何圖標並將其拖動到“使用中”部分以激活它們。 

Gmail 中只會出現一個符號。多次單擊它可循環顯示您選擇的所有不同星星。至少選擇四個符號：標準星號、紅色星號、小寫的 i 和綠色勾號。 

設置多個收件箱和過濾器

您可能已經熟悉 Gmail 中可用的幾個選項卡：“促銷”、“個人”、“社交”等。導航到“設置”>“收件箱” ，然後單擊“收件箱類型”旁邊的下拉框並選擇“多個收件箱”。

出現一個名為多個收件箱部分的新部分。您最多可以命名五個自定義部分以與主收件箱一起查看，但默認情況下會填充兩個。一個部分用於已加星標的電子郵件，而另一個部分用於草稿。這些部分由它們的搜索查詢指定，因此您需要了解每個特殊星星的名稱，以便為它們預留部分。

這些是每顆星的名字：

• 黃星
• 紅星
• 橙星
• 綠星
• 藍色的星星;藍星
• 紫星
• 黃色感嘆號（感嘆號）
• 紅幫
• 紫題
• Orange-guillemet（快進符號）
• 綠色檢查
• 藍色信息（小寫 i）

搜索查詢字段識別不同的運算符，因此您可以使用 OR/AND 命令在同一部分中包含多個星號。搜索查詢字段旁邊是部分名稱字段。在此處輸入您希望該字段被調用的具體名稱。

要實現收件箱零，最好設置幾個特定的部分：

• 需要行動/回复
• 需要緊急回复
• 等待回复
• 委派

您可以根據需要選擇設置第五個部分，但這四個部分將處理最基本的任務。 

收件箱歸零

現在您已經更改了 Gmail 設置，是時候付諸行動了。首先，設置過濾器。輸入以下內容：

當你收到一封電子郵件時，你應該做的第一件事是決定它是否需要回复或者你是否應該刪除它。如果電子郵件是垃圾郵件或只是不需要回复，請立即將其刪除或存檔。 

如果電子郵件需要回复並且需要不到兩分鐘的時間，請回复。如果您需要兩分鐘以上，請單擊星形圖標一次。如果電子郵件很緊急並且應該是您的下一個回复，請單擊該圖標兩次以將其標記為紅星。 

回復電子郵件後，如果您正在等待回复，請點擊星號圖標三次以將其指定為“等待回复”。如果您收到一封由其他人更好地處理的電子郵件，請將其轉發給合適的人並單擊四次 星標圖標將其標記為“已委派”。

選擇您想要回復電子郵件的時間，並只專注於在這些時間內工作。通過給自己設定截止日期和設置時間段來處理電子郵件，您可以減少花在收件箱上的時間，從而可以專注於更重要的任務。如果您選擇在一小時開始處理它，請先專注於回復任何緊急電子郵件，然後再處理其餘的事情。 

通過將這些方法付諸實踐，您可以很快實現對收件箱的完全控制。如果已經是一團糟，請每天留出半小時來整理您已有的電子郵件，並確定它們是否重要。回應需要的，刪掉不需要的。 

這可能需要一些時間，但過濾器、指定收件箱和其他工具將幫助您實現零收件箱——您會發現哪些技術最能幫助您保持零收件箱。