10 個您不知道的隱藏 Google 表格功能

如果您經常使用 Google 表格，您可能會熟悉那些經常使用的工具。然而，該電子表格應用程序的許多功能未被注意到且未得到充分利用。

在這裡，我們將介紹幾個很酷的 Google 表格功能，這些功能可能會很快成為您的最愛。前往Google 表格，使用您的 Google 帳戶登錄，然後嘗試其中一些隱藏的瑰寶。

目錄

1. 從智能芯片中提取數據

如果您已經利用了Google 應用程序中的智能芯片，那麼您會很高興知道您可以用它們做更多事情。插入智能芯片後，您可以從中提取數據並將其放入工作表中，從而使芯片更加有用。

您當前可以從人員、文件和日曆事件智能芯片中提取數據。這包括姓名和電子郵件、所有者和文件名以及摘要和位置。

1. 插入智能芯片後，將光標懸停在其上，選擇它，或右鍵單擊。然後，選擇數據提取。

1. 當側邊欄打開時，使用“提取”選項卡標記要提取的項目的複選框。

1. 使用提取到字段輸入或選擇您想要數據的工作表位置。

1. 選擇提取，您將看到數據顯示在您選擇的位置。

如果需要刷新提取的數據，可以使用側邊欄中的刷新和管理選項卡。

2. 創建二維碼

二維碼是共享信息、引導人們訪問您的網站甚至提供折扣的流行方式。通過在 Google 表格中創建您自己的二維碼（無需加載項或第三方工具），您或您的協作者可以快速採取行動。

要製作 QR 碼，您將使用 Google Sheets IMAGE 函數和指向 Google 根 URL 的鏈接： https: //chart.googleapis.com/chart? 。

在這裡，我們將使用下面的公式鏈接到單元格 A1 中的網站。將公式放入您想要 QR 碼的單元格中。

=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

使用以下參數來構建您的公式：

• CHS 參數：定義 QR 碼的尺寸（以像素為單位）（chs=500×500）。
• CHT 參數：指定 QR 碼 (cht=qr)。
• CHL 參數：選擇 URL 數據 (chl=”&ENCODEURL(A1))。

然後，使用與運算符 (&) 連接參數。

看到代碼後，您可能需要調整行和/或列的大小才能查看其完整大小。然後，掃描二維碼以確保其按您的預期工作。

您還可以使用可選參數以特定方式對數據進行編碼或分配校正級別。有關這些論點的更多信息，請查看Google Charts Infographics 參考頁中的 QR 碼。

3. 插入下拉列表

下拉列表是很棒的數據輸入工具。通過從列表中選擇一個項目，您可以確保輸入所需的數據，同時可以減少錯誤。

自從在 Sheets 中引入下拉列表以來，該功能得到了增強，為您提供了一種更簡單的方法來創建和管理這些有用的列表。

1. 通過執行以下操作之一插入下拉列表：
2. 從菜單中選擇“插入” > “下拉菜單” 。
3. 右鍵單擊並選擇下拉菜單。
4. 鍵入@ (At) 符號並在“組件”部分中選擇“下拉菜單” 。

1. 然後您將看到數據驗證規則側邊欄打開。在“應用於範圍”框中輸入列表的位置，並確認在“條件”下拉菜單中選擇“下拉” 。

1. 然後，在選項框中添加列表項，並可以選擇在左側為其選擇顏色。

1. 要顯示幫助文本、選擇無效數據的操作或選擇顯示樣式，請展開“高級選項”部分。

1. 完成後，選擇“完成”。然後，使用新的下拉列表在工作表中輸入數據。

4. 驗證電子郵件地址

當您的電子表格包含電子郵件地址（無論是 Gmail、Outlook 還是其他地址）時，您可能需要確保它們有效。雖然表格不會顯示地址是否合法，但它會顯示地址的格式是否正確（包含 @ (At) 符號和域）。

1. 選擇要檢查的單元格，然後轉到菜單中的數據>數據驗證。

1. 當“數據驗證規則”側欄打開時，選擇“添加規則” ，確認或調整“應用於範圍”字段中的單元格，然後在“條件”下拉框中選擇“文本是有效電子郵件” 。

1. （可選）選擇高級選項，例如顯示幫助文本、顯示警告或拒絕輸入。選擇“完成”以保存並應用驗證規則。

然後，您可以通過輸入無效的電子郵件地址來測試驗證和選項。

5. 製作自定義函數

您喜歡在 Google 表格中使用函數和公式嗎？如果是這樣，為什麼不創建自己的呢？使用自定義函數功能，您可以設置自己的函數並隨時重複使用它。

1. 從菜單中選擇數據>命名函數。

1. 在打開的命名函數側欄中，使用底部的添加新函數來創建自定義函數。您還可以查看示例、觀看演示或了解有關該功能的更多信息。

1. 輸入函數名稱、描述和可選的參數佔位符。輸入要用於定義函數的公式，然後選擇“下一步”。

1. 查看函數預覽，然後選擇“返回”進行更改或選擇“創建”以保存新函數。請注意，如果需要，您還可以添加可選參數。

1. 然後您將在側邊欄列表中看到該函數。將其輸入到工作表的單元格中進行測試。

如果您需要進行編輯，請重新打開“命名函數”側邊欄，選擇函數右側的三個點，然後選擇“編輯”。

6.使用切片器過濾圖表

圖表為您提供了方便有效的方式來顯示數據。使用切片器，您可以過濾圖表中顯示的數據。這有助於在需要時查看圖表數據的特定部分。

插入切片機

插入圖表後，選擇它並轉到菜單中的“數據” > “添加切片器” 。

當側邊欄打開時，打開“數據”選項卡，確認頂部的“數據范圍”，然後選擇要用於過濾器的列。

您將看到切片器顯示為黑色圓角矩形，您可以根據需要移動或調整其大小。

使用切片機

獲得切片器後，選擇左側的“過濾器”按鈕或右側的下拉箭頭。然後，選擇您想要在圖表中查看的數據，並在這些項目旁邊放置複選標記。

選擇“確定”，您將立即看到圖表更新。

要將圖表返回到顯示所有數據的原始視圖，請打開過濾器並選擇“全選” > “確定”。

7. 快速計算數據

有時您希望查看快速計算結果，而不需要在工作表中添加公式。在 Google 表格中，您只需選擇值，然後選擇要查看的計算，無需任何額外的工作。

1. 選擇要計算的數據，然後查看選項卡行的右下角。您將看到綠色的計算菜單，其中包含數據的總和。

1. 打開該菜單並選擇您要執行的計算。您將在該菜單中看到新結果。

1. 您還可以簡單地打開菜單來實時查看所有可用的計算。

如果您決定將計算包含在工作表中，請保持單元格處於選中狀態，然後選擇工作表選項卡右側的“瀏覽” 。

邊欄打開後，將要使用的計算拖到工作表中的單元格中。

8.探索展示數據的方法

也許您的電子表格中有數據，但不確定顯示或分析數據的最佳方式。通過“探索”功能，您可以查看各種快速方式來呈現數據、查看有關數據的詳細信息以及提出問題。

選擇您的數據並選擇右下角的“探索” 。

當探索側邊欄打開時，您將看到數據選項。在“���案”部分中輸入問題，使用“格式”部分應用顏色，或插入“分析”部分中的圖表。

完成後，只需使用側邊欄右上角的X將其關閉。

9. 請求表批准

如果您將 Google Workspace 帳號用於商業或教育用途，請查看審批功能。有了它，您可以請求其他人批准並跟踪哪些內容已獲得批准，哪些內容未獲得批准。

轉到文件並選擇批准。

當“批准”側欄打開時，選擇“提出請求”。

在彈出窗口中，添加您想要批准您的請求的人員以及可選的消息。您還可以添加截止日期、允許審批者編輯工作表或在發送審批請求之前鎖定文件。完成後選擇發送請求。

如果您尚未與審批者共享文檔，系統會要求您這樣做並分配權限。

然後，您可以返回“批准”側欄來查看狀態。

10. 設置自定義日期和時間格式

雖然 Google 表格提供了許多不同的方式來格式化日期和時間，但也許您想要一些特別的東西。您可以使用所需的結構、顏色和样式創建自己的日期和時間格式。

1. 選擇包含日期或時間的單元格，然後轉到“格式” > “數字” > “自定義日期 和時間”。或者，您可以選擇工具欄中的“更多格式”選項，然後選擇“自定義日期 和時間”。

1. 當窗口打開時，您將看到日期和/或時間的當前格式。選擇頂部的現有元素以更改格式或將其刪除。

1. 要添加不同的元素，請選擇右側的箭頭並從列表中選擇一個。然後，您可以使用箭頭格式化該元素。

1. 完成後，選擇“應用”以使用自定義日期和時間格式，您應該會看到工作表更新。

借助 Google 表格的這些功能，您可以利用數據做更多事情。請務必嘗試一種或多種，​​看看哪一種對您有用。

有關相關教程，請了解如何使用條件格式選項在 Google 表格中查找重複項。