如何在 Outlook 中創建通訊組列表：3 種最佳方法

向不同的人發送電子郵件總是有原因的。以下是如何在 Outlook 中創建通訊組列表。

作為 Outlook 用戶，您可能需要向多個人發送重要的官方或個人電子郵件。在這種情況下，單獨發送電子郵件將需要更多時間和精力。

您可以在 Outlook 中設置通訊組列表，免去在“收件人”字段中添加多個電子郵件地址的麻煩。

但首先，讓我們更多地了解通訊組列表及其重要性。

什麼是 Outlook 中的通訊組列表？

通訊組列表是聯繫人或電子郵件地址的列表，可用於向所有人分發或發送電子郵件。

因此，這是一組可用於發送電子郵件的電子郵件地址。這些列表在不同的 Outlook 版本中也被稱為聯繫人列表和聯繫人組。

如果您有通訊組列表，它會出現在您的聯繫人列表和地址簿中。

為什麼在 Outlook 中需要通訊組列表？

向不同的人發送電子郵件可能很困難，尤其是當您所在的組織有數百或數千名員工時。

當您想向一組人發送電子郵件時，通訊組列表會自動執行這一單調且重複的任務，即單獨添加電子郵件地址。

您可以創建一次列表並使用多年，除非某些員工加入或離開組織或團隊。

在這種情況下，您還可以無縫編輯通訊組列表以使其保持最新。此外，通訊組列表可以幫助您避免不小心將某人添加為您的電子郵件收件人。

分發列表、分發組和聯繫人組之間的區別

您會發現通訊組列表和聯繫人組等術語在 Microsoft 或 Outlook 生態系統中可以互換使用。

雖然這些意思相同，但通訊組列表用於舊版本的 Outlook 應用程序。

有些人可能還會使用諸如通訊組和聯繫人列表之類的術語來指代通訊組列表。

對於 Office 365 訂閱，通訊組列表適用於整個組織。

除了集中管理外，這些列表還接收來自組織電子郵件而不是個人電子郵件地址的電子郵件。

相反，可以在個人 Outlook 電子郵件帳戶上創建聯繫人組。

從 Web App 在 Outlook 中創建通訊組列表

從 Web 應用程序訪問 Outlook 時，您可以按照以下步驟添加聯繫人列表或通訊組列表：

• 在 Web 瀏覽器上打開Outlook，然後單擊“人員”圖標。
• 單擊新建聯繫人旁邊的下拉箭頭以選擇新建聯繫人列表。

• 屏幕上會出現一個彈出窗口。
• 您需要為列表輸入名稱。
• 添加您要包含在此通訊組���表中的所有人的電子郵件地址。
• 如果需要，您還可以添加說明。

• 單擊“完成”，您就創建了一個Outlook 通訊組列表。
• 向群組發送電子郵件時，在“收件人”字段中添加群組名稱。

如何在 Outlook 桌面版中創建通訊組列表

即使您的 Windows 上有 Outlook 應用程序，您也可以輕鬆創建一個通訊組列表，稱為聯繫人組。以下是在那裡創建 Outlook 通訊組列表的快速步驟：

• 打開Outlook 應用程序並選擇“人員”選項卡。
• 單擊新建聯繫人下拉箭頭。

• 選擇聯繫人組。
• 您會看到該組或列表的新窗口。
• 在名稱字段中，添加列表名稱。
• 單擊添加成員按鈕。

• 選擇要將人員添加到該組的位置（ Outlook 聯繫人、地址簿、電子郵件聯繫人）。
• 選擇某人，然後單擊“成員”按鈕將他們添加到列表中。
• 要同時選擇多個人，請在選擇所有姓名的同時按住Ctrl鍵。

• 完成後，單擊“確定”返回“聯繫人組”窗口。
• 單擊保存並關閉以應用更改。

如何在 Outlook for Mac 中創建通訊組列表

Mac 用戶也可以使用 Outlook 分發列表功能。因此，您可以通過以下步驟在 Outlook Mac 中創建通訊組列表：

• 打開Outlook for Mac並選擇“人員”。
• 在“主頁”選項卡下選擇“新建聯繫人列表”。
• 為列表指定一個名稱。
• 單擊“添加”按鈕並鍵入要包括的聯繫人姓名的前幾個字母。
• 選擇該名稱以添加它。
• 鍵入電子郵件地址以添加不在聯繫人列表中的人。
• 成功添加所有名稱後，單擊“保存並關閉”按鈕。

結論

既然您知道如何在 Outlook 中創建通訊組列表，您就可以將電子郵件無縫地發送給許多人。

無論您使用 Windows 還是 Mac，按照我們的步驟操作都將幫助您創建 Outlook 通訊組列表。

您可以發表評論，分享您在 Outlook 中設置通訊組列表的經驗。創建列表後，您可能希望與其他 Outlook 用戶共享聯繫人列表。