如何使用 Microsoft Excel 中的篩選和排序資料功能

Microsoft Excel 是最受歡迎的資料視覺化和分析工具之一。其分析功能的範例包括 Excel 功能區「資料」標籤中的「過濾」和「排序」工具。只需點擊“過濾”或“排序”選項即可快速提取並整理出您需要的特定資料集。但是，使用「篩選器」按鈕的一個缺點是它會隱藏工作表中的其他資料集以突出顯示您的選擇。

確保所有資料集在工作表上保持可見，同時根據您定義的條件提取一系列資料的一種方法是使用篩選器函數。過濾器功能還可以與排序功能結合使用。以下介紹如何使用 Microsoft Excel 中的篩選和排序資料功能。

使用過濾和排序功��的注意事項

如前所述，過濾器功能可讓您從資料集中提取符合您條件的資料。您可以將篩選器功能與單一條件或多個條件一起使用。 Filter 函數如下圖所示：

=FILTER(數組,包含,[if_empty])

• 數組（必填）：指的是要過濾的範圍或資料集。在大多數情況下，它通常是 Excel 工作表中的表格，但也可以是包含值的行或列。
• Include （必需）：指定要擷取的數據
• 如果為空 （可選）：這是可選的，並且是在不存在符合指定條件的項目時顯示的結果。

Sort 函數也可用於依您指定的順序對範圍或陣列的內容進行排序。排序函數如下所示：

=SORT(數組,[排序索引],[排序順序],[按列])

• 數組 （必填）：指的是要過濾的範圍或資料集。在大多數情況下，它通常是 Excel 工作表中的表格，但也可以是包含值的行或列。
• sort_index （可選）：指定要排序的行數或列數
• sort_order （可選）：指定所���排序順序的編號。若要按升序排序，請使用 1，若要依降序排序，請使用 -1。
• by_col （可選）：指定所需的按行或列排序方向。

如何使用單一標準的過濾功能

如果您需要僅根據一個條件過濾數據，可以使用以下方法使用 Filter 函數來實現此目的：

步驟 1：從電腦的「開始」功能表或工作列，按一下 Microsoft Excel 應用程式或工作簿將其開啟。

步驟 2：在空白儲存格中輸入 =FILTER 並點選 Tab 按鈕。

步驟 3：選擇包含您要篩選的資料集的陣列。在我們的範例中，我們選擇儲存格 B3 到 I20，其中包含我們要過濾的資訊。所以，我們有：

=過濾器(B3:I20,

步驟 4：在「包含」部分輸入要用於過濾的條件。在我們的範例中，我們在 G 列中過濾值 HJ。

=過濾器(B3:I20,G3:G20=”HJ”,

注意：您可以直接在公式中包含要過濾的條件，就像我們上面所做的那樣，或者將其鍵入單元格中並在公式中引用它。在單獨的儲存格中鍵入它可確保您在需要變更條件時只需編輯該儲存格。但是，如果您直接將其寫入公式中，則必須對其進行編輯以更新條件。

步驟 5：輸入您希望 Excel 在陣列中的任何值不符合您的條件時傳回的值。在我們的範例中，如果不滿足我們的條件，我們希望 Excel 傳回 N/A。您也可以使用 (“”) 要求 Excel 傳回空字串。所以，我們有：

=FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,”N/A”) 或 =FILTER(B3:I20,G3:G20=”HJ”,””)

步驟 6：點選 Enter，Excel 將根據您設定的條件傳回結果。

如何使用多條件過濾功能

您可以使用篩選器功能組合多個條件來篩選資料集。若要組合多個條件，您可以使用不同的 Excel 運算符，例如 (*) 表示 AND 與函數公式。以下是如何執行此操作。

步驟 1：在空白儲存格中輸入 =FILTER 並點擊 Tab 按鈕。

步驟 2：選擇包含您要篩選的資料集的陣列。在我們的範例中，我們選擇儲存格 B3 到 I20，其中包含我們要過濾的資訊。所以，我們有：

=過濾器(B3:I20,

步驟 3：在「包含」部分輸入要用於過濾的條件。在我們的範例中，在 G 列中，我們正在過濾值 HJ，並且在 C 列中，我們正在過濾 HBN。所以，我們有：

=過濾器(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”)

步驟 4：輸入您希望 Excel 在陣列中的任何值不符合您的條件時傳回的值。在我們的範例中，如果不滿足我們的條件，我們希望 Excel 回傳「N/A」。

=過濾器(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”),”不適用”)

步驟 5：點選 Enter，Excel 將根據您設定的條件傳回結果。

如何使用排序功能

就像篩選函數一樣，您可以使用排序函數對資料集中的資料進行排序。操作方法如下：

步驟 1：在空白儲存格中輸入 =SORT 並點擊 Tab 按鈕。

步驟 2：選擇包含您要排序的資料集的陣列。在我們的範例中，我們選擇儲存格 C3 到 C20，其中包含我們要排序的資訊。所以，我們有：

=排序(B3:B20,

步驟 3：輸入排序依據的行號或列號。在我們的範例中，我們只有一列。所以，我們有：

=排序(B3:B20,1

步驟 4：輸入您希望資料排序的順序。在我們的範例中，我們按升序排序。所以，我們有：

=排序(B3:B20,1,1)

步驟 5：點選 Excel 的 Enter，依照您的排序標準傳回結果。

使用自訂清單對 Excel 中的資料進行排序

在 Microsoft Excel 中，您可以以其他形式對資料進行排序，而不僅僅是按升序或降序排序。例如，您可以根據顏色類型或部門清單對資料進行排序。但是，為此，您需要使用 Excel 排序工具並建立自訂清單。無論如何，我們希望本文能幫助您更好地理解過濾和排序功能。