MS Outlook: أداة تنظيف المحادثات للحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني منظمة

سواء كانت مهنية أو شخصية ، فإن رسائل البريد الإلكتروني هي مصدر الاتصال الأكثر موثوقية. نظرًا لأن المسوقين يستخدمون أيضًا مصدر الاتصال هذا لأغراض ترويجية ، فإننا نميل إلى تلقي مجموعة كبيرة من الرسائل في صندوق الوارد الخاص بنا. هل يحدث هذا من قبل ، عندما تفتح صندوق بريدك الإلكتروني بعد شهر وترى سيلًا من رسائل البريد الإلكتروني تصدم شاشتك؟ نعم ، يحدث في كل وقت!

يمكن أن تكون إدارة البريد الوارد في هذه الحالة بالذات مهمة شاقة ويمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً لتنظيم جميع رسائل البريد الإلكتروني بدقة في مجلدات. حسنًا ، بفضل برنامج Microsoft Outlook لتقديمه أداة سهلة الاستخدام تُعرف باسم أداة منظف المحادثات والتي تحذف أو تنقل رسائل البريد الإلكتروني الزائدة عن الحاجة من المحادثة بشكل فعال ، مما يجعل صندوق الوارد الخاص بنا أكثر تنظيماً. يمكنك استخدام أداة المحادثة هذه في المحادثات الفردية ، والمجلدات ، في مجلداتها الفرعية كما تريد.

اقرأ ايضا: -

أفضل 5 منظف ومُعزز لذاكرة الوصول العشوائي لـ ... هل تخطط لشراء كمبيوتر جديد لأن أداء الكمبيوتر الأقدم بطيء؟ إليك كيفية تحسين و ...

لذلك ، إذا كان لديك نسخ متعددة من نفس الرسالة ، فستعمل أداة تنظيف المحادثات وتزيل جميع النسخ المكررة من حساب Outlook الخاص بك. فيما يلي دليل سريع حول كيفية استخدام أداة تنظيف المحادثة في Outlook.

هيا بنا نبدأ! وإليك كيف يعمل.

كيفية استخدام أداة تنظيف المحادثة في Outlook

قم بتشغيل MS Outlook وتوجه إلى ملف> خيارات> بريد ثم قم بالتمرير لأسفل حتى تجد قسم "تنظيف المحادثة".

الآن ، للبدء ، انقر فوق الزر "استعراض" لتحديد المجلد من محرك الأقراص الثابتة الخاص بك حيث سيتم نقل جميع عناصر البريد الإلكتروني الزائدة عن الحاجة. يمكنك أيضًا تحديد أو إلغاء تحديد أي خيارات من القائمة مثل ما إذا كنت ترغب في نقل المحادثات التي تم وضع علامة عليها والرسائل المصنفة وما إلى ذلك. قم بتشغيل أو إيقاف تشغيل المعلمات حسب تفضيلاتك ، مهما تطلب الموقف.

بمجرد تعيين جميع الخيارات ، انقر فوق "موافق".

للمضي قدمًا ، بمجرد عودتك إلى شاشة Outlook الرئيسية ، ابحث عن الزر "تنظيف" في علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

الآن ، سترى ثلاثة خيارات في المربع المنسدل سواء كنت تريد تنظيف محادثة أو مجلد أو مجلد فرعي. حدد اختيارك للمضي قدمًا.

إذا كنت تريد الانتقال إلى خيار المجلد ، فإن الطريقة البديلة للاختيار هي عبر المجلد> تنظيف المجلد. كن على هذا النحو.

إذا كنت تقوم بتشغيل أداة Conversation Cleaner على Outlook للمرة الأولى ، فسترى تحذيرًا منبثقًا سيسألك عما إذا كنت تريد متابعة هذا الإجراء. اضغط على خيار "مجلد التنظيف" للمضي قدمًا.

لا تنس التحقق من "لا ترغب في رؤية هذه الرسالة مرة أخرى في المستقبل" أيضًا.

الآن ، ستبدأ أداة منظف المحادثة. افحص رسائل البريد الإلكتروني بالكامل للتحقق من وجود عناصر بريد إلكتروني زائدة عن الحاجة. وعلى وجه الخصوص ، إذا كنت تقوم بتشغيل هذه الأداة لأول مرة على نظامك ، فقد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى يتم فحص صندوق الوارد بالكامل.

اقرأ ايضا: -

أفضل 7 بدائل لـ Microsoft Office في عام 2021 هل تستخدم MS Office بشكل يومي لتحرير المستندات النصية؟ هل تريد تجربة أجنحة مكتبية جديدة؟ لو...

ولكن حسنًا ، الشيء الجيد هو أنه يمكنك السماح لهذه العملية بالعمل في الخلفية واستخدام Outlook في هذه الأثناء. بمجرد قيام الأداة بمسح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، سيتم إنهاؤها تلقائيًا في الخلفية دون مقاطعة عملك. ومع ذلك ، إذا لم يتم العثور على أي رسائل بريد إلكتروني من هذا القبيل في مجلدات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فمن المؤكد أنها ستبلغك بإشعار "لم يتم تنظيف الرسائل".

لذلك ، بشكل عام ، إنها أداة تستحق استخدام برنامج Outlook. نحن على يقين من أنك ستجد جزءًا بسيطًا من رسائل البريد الإلكتروني الزائدة في صندوق الوارد الخاص بك والتي تحتاج بالتأكيد إلى العناية بها بواسطة أداة منظف المحادثة.

آمل أن تكون هذه المدونة قد أزالت كل شكوكك حول كيفية استخدام أداة تنظيف المحادثة في Outlook ؟ يمكنك تجربة هذه الأداة واستخدامها مرة واحدة كل فترة للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك مرتبًا ومنظمًا بنسخ فريدة من رسائل البريد الإلكتروني فقط.