عميل المراسلة الفورية الداخلي (IM): اتصال مؤسسي آمن

التواصل والتفاعلات الهادفة هي التي تجعل المنظمة أكثر كفاءة. بدون تفاعل الأعضاء ، بالكاد يمكن لمكان العمل المعني أن يقدم مخرجات أعمال مواتية. ومع ذلك ، تتطلب الاتصالات وتبادل المعلومات بين الموظفين وسيطًا يمكن أن يفي بالغرض من الاتصال التنظيمي الفعال ، بالإضافة إلى مشاركة البيانات الهامة والتحديثات المفيدة. تستخدم العديد من المؤسسات عملاء المراسلة الفورية مثل WhatsApp و Skype Chat لمساعدة أعضائها على التواصل بشكل فردي في مجموعات. ومع ذلك ، فإن العديد منهم لا يدركون المخاطر التي يشكلها عملاء المراسلة الفورية المستضافون عبر الإنترنت على مؤسسة ما والمعلومات المرتبطة بها التي يتم مشاركتها على تطبيقات عميل المراسلة الفورية التابعة لجهات خارجية والتي تتم استضافتها على خوادم خارجية.

لمعالجة هذه المشكلات ، من المهم أن تجد المؤسسات طريقة لحماية بياناتها التنظيمية ومعلومات الموظفين وغيرها من الملفات والمعلومات الحساسة التي تشاركها على عميل المراسلة الفورية المفضل لديهم. دعونا نرى كيف يمكن أن يكون عميل المراسلة الفورية الداخلي حلاً أفضل وأكثر أمانًا لتسهيل الاتصال الفوري بين الأعضاء في مساحة المكتب.

ما مدى اختلاف برامج المراسلة الفورية الداخلية عن تطبيقات المراسلة الفورية للجزء الثالث؟

مصدر الصورة: Canadian Business

يسمح لك عملاء المراسلة الفورية من جهات خارجية مثل Hangouts و WhatsApp و Skype بالتواصل ومشاركة المعلومات من خلال تقديم وسيط نقل بين المرسل والمستقبل. هذا الوسيط هو مراكز بيانات عميل المراسلة الفورية المعنية ، حيث يتم تخزين البيانات والدردشات الكاملة التي تشاركها على التطبيق. بشكل أساسي ، يتم نقل جميع الملفات التي تشاركها ، والاستراتيجيات التنظيمية التي تناقشها ، وجميع المعلومات التي تمررها باستخدام عميل المراسلة الفورية هذا إلى خوادم عميل المراسلة الفورية ، ويتم تخزينها هناك في شكل قاعدة بيانات.

هذا يعرض هذه المعلومات لخطر السرقة والاختطاف. هناك قلق آخر أثاره العديد من المراجعين وهو أن البيانات يجب أن تمر عبر الشبكات العامة ، وعلى الإنترنت ، لا يمكن لأحد أن يقول بثقة أن هذه البيانات لن يتم اعتراضها من قبل المتسللين والحكومات المتطفلة ، الذين قد يسيئون استخدامها.

من ناحية أخرى ، تعمل تطبيقات المراسلة الفورية داخل الشركة على مساحة مكتبك فقط. على عكس خوادم تطبيقات عميل المراسلة الفورية التابعة لجهات خارجية ، فإن برامج المراسلة الفورية الداخلية متصلة بشبكة مكتبك فقط. هذا يعني أن البيانات المشتركة بين المرسل والمستقبل على تطبيقات عميل المراسلة الفورية هذه تنتقل عبر الخادم المثبت داخل موقع عملك. يتيح لك ذلك الاحتفاظ ببياناتك المشتركة داخل مؤسستك على خادم موثوق به غير متصل بشبكة عامة.

يجب أن يقرأ:-

عملاء المراسلة الفورية (IM): لماذا هم غير مناسبين ... تطبيقات المراسلة الفورية منتشرة في جميع أنحاء الويب وهواتفنا المحمولة ، مما يجعل الاتصال أسهل. ولكن ما مدى جودة هذه الرسائل الفورية ...

كيف يعمل عملاء المراسلة الفورية في المنزل؟

العملية هي نفسها تقريبًا مثل خوادم عميل المراسلة الفورية التابعة لجهات خارجية ، وإن كان ذلك مع وجود اختلافات طفيفة. أولاً ، يوجد خادم المراسلة الفورية هنا في مكتبك الخاص بدلاً من الشركة المالكة لبعض تطبيقات المراسلة الفورية الأخرى التابعة لجهات خارجية. هذا يجعلك ، أو أي شخص معين في إدارة تكنولوجيا المعلومات في مؤسستك ، المسؤول عن وحدة التحكم في عميل المراسلة الفورية الخاص بك. الآن ، من أجل استخدام تطبيق عميل المراسلة الفورية ، سيتم تزويد المستخدم المعني باسم مستخدم وكلمة مرور تم إنشاؤهما خصيصًا (يمكن تغييرهما لاحقًا).

بمجرد إدخال كلمة المرور ، سيقوم الخادم الداخلي بتحميل حساب المستخدم مباشرةً بقائمة الأعضاء العاملين داخل المنظمة ، والتي ستشكل قائمة الأصدقاء الشخصية في المكتب. بقية العملية هي نفسها تمامًا. يكتب المرسل رسالة ، يتم إرسالها إلى الخادم الداخلي ثم يتم نقلها إلى جهاز الاستقبال. ويتم كل ذلك في ثوانٍ ، لذلك لن تحصل أبدًا على الإرسال الكامل ، مما يتيح لك إعطاء وتلقي ردود فورية.

——————–>

يتيح لك تطبيق IM داخل المنزل الذي يعمل على خادم داخلي متصل بشبكة خاصة الاحتفاظ ببياناتك داخل جدران موقع عملك. ولكن هذا ليس كل ما يقدمه لك برنامج المراسلة الفورية الداخلي.
ما هي الفوائد التي يقدمها عملاء المراسلة الفورية المستضافون داخل الشركة مقابل تطبيقات عملاء المراسلة الفورية الخارجية

لماذا يجب على المؤسسة استخدام عميل مراسلة فورية داخلي في مقابل برنامج مراسلة فورية لطرف ثالث متاح بسهولة ومجانية؟ فيما يلي قائمة بجميع النقاط الإضافية التي من شأنها أن تساعدك على فهم سبب عدم ملاءمة برامج المراسلة التابعة لجهات خارجية ، على الرغم من الميزات التي يقدمونها للمؤسسات:

1. تصبح مشاركة المعلومات أكثر أمانًا

يتم إرسال معلومات الحزم التي تشاركها على تطبيق عميل IM داخلي في شكل صورة أو مستند عبر شبكة المكتب فقط ويتم تخزينها على خادم هناك قبل إرسالها إلى جهاز الاستقبال. نظرًا لأن البيانات المشتركة تظل ضمن شبكتك وخوادمك المملوكة ، وليست مع شركة تابعة لجهة خارجية ، فلا داعي للقلق بشأن إمكانية الوصول غير المصرح به أو إساءة استخدام المعلومات.

يجب أن يقرأ:-

Clash of Instant Messaging Titans: WhatsApp v / s Snapchat WhatsApp هو كل شيء عن الرسائل النصية ويتيح لك Snapchat مشاركة القصص الممتعة مع أصدقائك. إليك بعض الإيجابيات و ...

2. أنت ، بصفتك المالك ، لديك التحكم في المعلومات المشتركة ومراقبتها

بصفتك صاحب عمل ، فأنت بالتأكيد لا تريد أن يسيء أي شخص التعامل مع البيانات التنظيمية أو مشاركة الملفات غير المصرح بها عبر الدردشة. لا يمكنك افتراض أي شيء في هذا الصدد على عميل مراسلة فورية تابع لجهة خارجية ؛ ومع ذلك ، فإن استخدام برنامج مراسلة فورية داخلي يعمل على خادم مكتبي سيسمح لك بالتحقق المنتظم من المعلومات والبيانات التي تتم مشاركتها باستمرار عبر التطبيق. سيساعدك هذا على تجنب انتشار خطاب الكراهية والاتصال غير الأخلاقي داخل المنظمة.

3. إدارة قواعد البيانات المفضلة ذاتيًا

مصدر الصورة: MitchJ

بدلاً من ترك قاعدة بيانات الخادم الخاصة بك مجمعة من جميع الأنشطة على عميل المراسلة الفورية إلى شركة تابعة لجهة خارجية ، سيمكنك برنامج المراسلة الداخلي من الاحتفاظ بقاعدة البيانات هذه داخل مقر المكتب. يمكنك بعد ذلك أن تجعل فريق تكنولوجيا المعلومات لديك ينظم قاعدة البيانات وفقًا لاختيارك ، مما يجعل أيضًا استعادة البيانات وتخزينها أكثر قابلية للإدارة. يمكن استخدام هذه البيانات المنظمة بشكل أكبر في وقت لاحق لخدمة المصالح التنظيمية لأغراض البحث.

4. يمكنك الحفاظ على أمان بياناتك باستخدام أي من طرق جدار الحماية المفضلة لديك

مصدر الصورة: واشنطن بوست

مع تطبيقات المراسلة الفورية التابعة لجهات خارجية ، تحتاج إلى الاعتماد على مطوري العميل ومالكي الشركات من أجل أمان الخوادم. يمكن أن يؤدي عيب واحد من جانبهم إلى خرق وقد يترك بياناتك غير محمية وعرضة للخطر خارج سيطرتك. ومع ذلك ، يمكن حماية الخادم الداخلي بأي جدار حماية تختاره كمالك ويمكن أن يظل آمنًا وفقًا للشروط والأحكام الخاصة بك. وبالتالي ، يمكنك تحديد مدى الأمان الذي تريده لحماية خوادمك من هجمات البرامج الضارة وبرامج التجسس.

5. بياناتك ملكك للاستخدام

مصدر الصورة: Puter Pros

قد يستخدم عملاء المراسلة الفورية من الجهات الخارجية بياناتك ويبيعون أجزاء من المعلومات التي تم الحصول عليها منها للمعلنين والمسوقين الرقميين لمساعدتهم في الحصول على المستهلكين مقابل العمولات أو المدفوعات المباشرة. على الرغم من أن الكثير من هذه الأنشطة محظورة بموجب القانون ، إلا أن عملاء المراسلة الفورية ينغمسون في مثل هذه الأنشطة إلى حد ما وذلك أيضًا بإذن منك (والذي تمنحه بقبول الشروط والأحكام المذكورة).

ومع ذلك ، من خلال امتلاك تطبيق مراسلة داخلي ، مع تحكم إداري كامل ، يمكنك اختيار الشروط والأحكام الخاصة بك وإزالة جميع احتمالات الاستخدام غير المصرح به وغير ذي الصلة لبياناتك.

6. لا مشكلة في الفضاء ، حتى تنفد منه في قاعدتك

مصدر الصورة: IBI Times

يحتوي كل تطبيق من تطبيقات المراسلة الفورية على مساحة سحابية محدودة مخصصة لحساب واحد محدد. علاوة على ذلك ، يتعين عليك إما اختيار خدمات الويب السحابية والويب المنفصلة لجهات خارجية أو الدفع مقابل مساحة إضافية. ولكن عندما يتعلق الأمر بعملاء المراسلة الفورية الداخليين ، فإن المساحة تكون محدودة فقط إذا قررت عدم توسيعها. تحتوي الخوادم على محركات أقراص ثابتة مخصصة مثبتة بداخلها. للسماح بتخزين المزيد من البيانات على الخادم ، يمكنك دائمًا الحصول على المزيد من محركات الأقراص المخصصة أو محركات الأقراص ذات مساحة القرص الأكبر المثبتة في الخادم. بهذه الطريقة ، يمكنك دائمًا تخزين المزيد والمزيد من سجلات الدردشة على خادم المراسلة الفورية الخاص بك دون مشاكل في الدفع مقابل مساحة إضافية.

يجب أن يقرأ:-

أفضل 10 أدوات للاتصال الجماعي - تعاون الفريق ... إذا كنت تعتقد أيضًا أن "العمل الجماعي مهم لنجاح جميع الأعمال" ، فابدأ في استخدام أدوات الاتصال الجماعي و ...

7. التحكم في التغييرات في تطبيق المراسلة الفورية

قد تأخذ شركات الطرف الثالث في الاعتبار المصلحة العامة للمستهلكين أثناء إجراء التغييرات والترقيات لعملاء المراسلة الفورية. ومع ذلك ، فإن امتلاك تطبيق عميل IM داخلي يسمح لك بالحصول على سلطة كاملة على سياسات المستخدم والتحديثات والقيود الخاصة به. يمكنك تعيين كل ذلك وفقًا لمتطلبات عملك وأغراضك التنظيمية ، وبالتالي ، قم بترميز الرسول المعني وفقًا لإنجازات اهتماماتك التجارية. هذا يعني عدم وجود ترقيات غير ضرورية ، وميزات غير مرغوب فيها (حسب استخدامات عملك) ، والتحرر من شروط وسياسات اتفاقية المستخدم المقيدة.

8. مخصصة للاستخدام التنظيمي فقط

قد يكون عميل المراسلة الفورية الداخلي شيئًا يعمل على أنظمة المكاتب فقط. نظرًا لأنه سيتم توصيله بخوادم وشبكات المكتب ، لا يمكن للمرء استخدامه عن بُعد لأي اتصال شخصي. سيسمح لك ذلك بالحصول على تطبيق IM منفصل مخصص لعميلك واتصالاتك التنظيمية ، والذي سيتم أيضًا تثبيته بشكل إلزامي في كل جهاز كمبيوتر قيد الاستخدام. نظرًا لكونه مقصورًا على أنظمة المكاتب وقائمة الأصدقاء التي تتألف من أعضاء مؤسسيين فقط ، فسيتم تخصيص تطبيق عميل المراسلة الفورية المعني بالكامل لاتصالات عملك ومشاركة المعلومات فقط ، ولن يكون هناك أي تداخل في جهات الاتصال الشخصية والتواصل الشخصي على المراسلة الفورية للأعمال تطبيق.

9. المشاركة الكاملة

سينشئ تطبيق عميل IM داخلي وسيط اتصال مشترك بين الأعضاء ، والذي يمكن الوصول إليه من الأنظمة المخصصة. علاوة على ذلك ، سيكون منفصلاً عن تطبيقات المراسلة الفورية الخاصة بالجهات الخارجية التي يمكن الوصول إليها عن بُعد ، وبالتالي ، ستكون مفتوحة فقط للاتصالات المكتبية فقط. وبالتالي ، سيتم استخدامه من قبل جميع الأعضاء بشكل إلزامي حيث سيظل المكان الوحيد لجمع جميع التحديثات التنظيمية والتوافق مع زملائهم الزملاء.

بفضل السرعة المتزايدة للاتصال ، تعد المراسلة الفورية وسيلة مهمة للحصول على مكتب متصل. يسمح لفريق العمل بالتواصل مع بعضهم البعض على الفور ، ومشاركة البيانات والملفات ، والحصول على الردود ، والإجابات على أساس شبه فوري. بعد قولي هذا ، من المهم أن نتذكر أن السباق على السرعة لا يعني أننا نتنازل عن أمان وحرمة البيانات التنظيمية. هناك تداعيات متعددة لاستخدام خدمة طرف ثالث ، وأهمها حقيقة أنها مملوكة ومسيطر عليها من قبل طرف ثالث!

سيتعين على المنظمات الاتصال بالشبكات العامة ، للوصول إلى خوادم الطرف الثالث ، لاتصالاتهم الداخلية. مع تزايد مخاوف الخصوصية والأمان والموقف المتراخي لمقدمي خدمات الاتصالات من الأطراف الثالثة ، من الضروري أن نختار الوسيلة المناسبة للاتصال الداخلي. جرب عميل المراسلة الفورية المستضاف ذاتيًا اليوم!