كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في Gmail

هناك الكثير من الطرق لتنظيم صندوق بريد Gmail الخاص بك وجعله خاليًا من الفوضى. إذا تلقيت عشرات أو مئات رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، فأنت بحاجة إلى بذل جهد واعٍ للحفاظ على تنظيم الأمور. طريقة واحدة للقيام بذلك هي أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك . إذا كنت تستخدم Gmail ، فاتبع الخطوات أدناه لإنجاز المهمة.

كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في Gmail

استخدم التصنيفات والمرشحات لأرشفة رسائلك الإلكترونية

لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تلقائيًا في Gmail ، تحتاج إلى إنشاء تصنيفات محددة . يمكنك بعد ذلك استخدام هذه التصنيفات لإنشاء عوامل تصفية تنقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلد معين. فكر في هذا المجلد كأرشيف لتلك الفئة المحددة من رسائل البريد الإلكتروني.

كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا باستخدام الملصقات والفلاتر

1. انتقل إلى  Gmail ، وحدد  الإعدادات .
2. انقر فوق عرض جميع الإعدادات .
3. حدد  علامة التبويب " التصنيفات "  .
4. ثم قم بالتمرير لأسفل وصولاً إلى التصنيفات ، وحدد  إنشاء تصنيف جديد.
5. أضف اسم التصنيف الجديد واضغط على  زر إنشاء .

   

6. بعد ذلك ، افتح إحدى الرسائل التي تريد أرشفتها.
7. انقر فوق المزيد من الخيارات ( النقاط الثلاث ) ، وحدد تصفية الرسائل مثل هذه .

8. سيقوم Gmail باسترداد جميع رسائل البريد الإلكتروني من هذا المرسل. يمكنك كذلك تصفية الرسائل بناءً على كلمات محددة.
9. اضغط على زر إنشاء عامل تصفية لإنشاء عامل تصفية محدد لرسائل البريد الإلكتروني هذه.

10. حدد تسمية الأرشيف الذي قمت بإنشائه مسبقًا. يمكنك أيضًا تحديد فئة معينة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

11. احفظ التغييرات.

من الآن فصاعدًا ، سيتم إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تلبي المعايير تلقائيًا إلى مجلد الأرشيف الخاص بك.

بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام خياري "الأرشيف" أو "الإرسال والأرشفة" لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

أرشفة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

1. قم بتشغيل Gmail وتسجيل الدخول إلى حسابك.
2. انقر فوق حقل البحث وقم بتصفية رسائل البريد الإلكتروني التي تريد أرشفتها باستخدام التنسيق التالي:
   • التسمية: البريد الوارد old_than: Xd
   •  التسمية: البريد الوارد old_than: Xm
   •  التسمية: البريد الوارد old_than: Xy .
     • X هو عدد الأيام أو الأشهر أو السنوات التي تريد استخدامها لتصفية رسائلك الإلكترونية. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي مضى عليها أكثر من 40 يومًا ، فأدخل التسمية: inbox older_than: 40d .
3. اضغط على Enter لسرد رسائل البريد الإلكتروني التي تمت تصفيتها.
4. حدد جميع رسائل البريد الإلكتروني. إذا كان لديك أكثر من 50 رسالة بريد إلكتروني تطابق البحث ، فانقر فوق تحديد جميع المحادثات التي تطابق البحث .
5. ثم اضغط على زر الأرشفة .

⇒ ملاحظة : يمكنك تصفية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حسب الأيام والشهور والسنوات. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي يزيد عمرها عن 3 أشهر ، فاستخدم التصنيف: inbox older_than: 3m . إذا كنت تريد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الأقدم من عام ، فاستخدم التصنيف: inbox older_than: 1y .

استخدم خيار الإرسال والأرشفة

يمكنك أيضًا استخدام ميزة الإرسال والأرشفة. يتوفر الخيار بجوار الزر " إرسال " ويقوم تلقائيًا بإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى تصنيف "كل البريد" . يقوم Gmail تلقائيًا بنقل البريد الإلكتروني مرة أخرى إلى بريدك الوارد عندما يرد عليه شخص ما.

لتمكين هذا الخيار ، انتقل إلى إعدادات Gmail ، وحدد عرض جميع الإعدادات . ثم انقر فوق علامة التبويب " عام " وانتقل لأسفل إلى "إرسال وأرشفة" . حدد إظهار الزر "إرسال وأرشفة" في الرد .

خاتمة

لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Gmail تلقائيًا ، أنشئ تصنيفًا محددًا ثم استخدمه لإنشاء عامل تصفية يقوم بتطبيق هذا التصنيف على مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام خياري "الأرشيف" أو "الإرسال والأرشفة" للحصول على أرشيف لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

كم مرة تستخدم خيار الأرشفة في Gmail؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه.