كيفية منع محرجة لحظات الاجتماع عبر الإنترنت

يمكن أن تكون القدرة على عقد اجتماعات عن بعد عبر الإنترنت في المنزل مريحة للغاية. ولكنه يقدم أيضًا قائمة كاملة من الفرص للحظات المحرجة للغاية.

إذا كان لديك أطفال أو حيوانات أليفة أو أطفال أو حتى نافذة خلفك تعرض الأماكن الخارجية ، فلديك جميع مكونات وصفة لكارثة.

سنغطي في هذه المقالة بعض المشكلات الأكثر شيوعًا التي قد تؤدي إلى اجتماعات محرجة عبر الإنترنت ، وكيفية منعها.

الاجتماعات عبر الإنترنت: ما الخطأ المحتمل؟

واحدة من أشهر الأمثلة على مثل هذه اللحظة المحرجة حدثت للبروفيسور روبرت كيلي عندما كان يجري مقابلته على الهواء مباشرة على شاشة التلفزيون من قبل بي بي سي.

دخل أحد أطفال كيلي في سن الحبو إلى مكتبه ، في منتصف المقابلة ، وكذلك فعل طفله في المشاية. أخيرًا ، تندفع زوجته المحمومة إلى الغرفة لإخراج الأطفال من الغرفة.

لم تكن هذه لحظة محرجة للاجتماع عبر الإنترنت فحسب ، بل كانت لحظة انعقدت على الهواء مباشرة وتم بثها حول العالم لملايين المشاهدين.

منع اللحظات المحرجة للاجتماعات عبر الإنترنت

هناك طرق يمكنك من خلالها إعداد مساحة العمل وجهاز الكمبيوتر الخاص بك والاجتماع نفسه لتقليل احتمالات وقوع أي أحداث مؤسفة.

إذا اتبعت كل هذه الإرشادات ، فيمكنك أن تطمئن إلى أن جميع اجتماعاتك عبر الإنترنت ستسير بسلاسة وبدون أي لحظات "لا تنسى".

حظر الكاميرا الخاصة بك عندما لا تكون قيد الاستخدام

هناك الكثير من الأسباب الأمنية التي تجعلك تحافظ على تغطية كاميرا الويب الخاصة بك ما لم تكن قيد الاستخدام. لكن بغض النظر عن الأمان ، لا تريد أيضًا عرض الفيديو الخاص بك في بداية اجتماع عبر الإنترنت قبل أن تكون جاهزًا.

كانت هناك قصص لأشخاص تم القبض عليهم وهم يذهبون إلى الحمام أثناء اجتماع لأن كاميرا الويب الخاصة بهم كانت موجهة نحو باب الحمام المفتوح. 

يمكن أن يحدث هذا لأسباب متعددة.

• يتم تشغيل كاميرا الويب تلقائيًا في وقت بدء الاجتماع
• نسيت أن الكاميرا قيد التشغيل أثناء الاجتماع
• كنت تعتقد أن الاجتماع انتهى ولكن الكاميرا لا تزال قيد التشغيل أثناء اتصال الأشخاص

أسهل طريقة لمنع كل هذه السيناريوهات هي استخدام غطاء شريط التمرير على كاميرا الويب الخاصة بك إذا كان بها واحد. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاحتفظ ببعض الشريط اللاصق في متناول اليد للاحتفاظ بالكاميرا عندما لا تكون قيد الاستخدام.

استخدم الستائر على النوافذ الخلفية

قد يكون Windows رائعًا للسماح بدخول الضوء إلى مكتبك ، ولكن عندما تكون في اجتماع عبر الإنترنت ، فقد يتسبب ذلك في الكثير من المشاكل.

هناك العديد من السيناريوهات التي يمكن أن تؤدي إلى الإحراج من النوافذ ، لذلك دعونا نستكشف الثلاثة الرئيسية منها.

أنت تشبه الشرير

تخيل أن شخصًا ما يظهر في اجتماع ويبدو وكأنه ظل فقط في غرفة مظلمة. ماذا سيكون انطباعك الأول عن هذا الشخص؟

سيتم تذكير معظم الناس بأي عدد من الأفلام حيث يجلس الشرير في زنزانة ، يخطط لخطته الشريرة التالية.

يلعب الضوء المتدفق عبر النافذة الحيل مع معظم كاميرات الويب ويجبرها على تصفية الضوء تلقائيًا ، مما يجعل الغرفة بأكملها تبدو أكثر قتامة مما هي عليه في الواقع.

أسهل طريقة لإصلاح هذه المشكلة هي أن تلبيس أي نوافذ خلفك بالستائر ، وإبقاء الستائر دائمًا مغلقة أثناء الاجتماعات.

الحيوانات الأليفة تحب النوافذ

تحب الحيوانات الأليفة النوافذ أيضًا ، ونادرًا ما تجتمع الحيوانات الأليفة والاجتماعات عبر الإنترنت جيدًا.

إذا لاحظت أن الأشخاص في الاجتماع يتسمون بالضحك أو الضحك أثناء التحدث ، فقد ترغب في إلقاء نظرة خلفك.

الاحتمالات جيدة أن قطتك ليست جيدة.

إذا كنت مستعدًا لبدء اجتماع عبر الإنترنت ، فقم بإخراج جميع حيواناتك الأليفة من الغرفة حتى لا تختبئ على عتبة النافذة لتكون جاهزة لإحراجك أثناء مؤتمر الفيديو.

ملاحظة: يمكن أن يؤدي إغلاق باب المكتب (وقفله) إلى منع الحيوانات الأليفة غير المرغوب فيها والضيوف الآخرين غير المدعوين.

الهواء الطلق ليس جميلًا دائمًا

المشكلة الأخرى في النوافذ هي الأشياء التي تحدث على الجانب الآخر من تلك النوافذ.

هل تريد حقًا أن يرى زملائك في العمل أو غيرهم من الحاضرين في الاجتماع جارك يقص العشب بالخارج مرتديًا ملابس النوم؟ 

أنت لا تعرف أبدًا من أو ماذا سيمر بالنافذة ، لذلك هذا سبب آخر للتأكد من أن النافذة خلفك بها ستائر ، وأنك تستخدمها.

كرنك الإضاءة

عند الحديث عن الإضاءة ، فإن المكتب المضاء جيدًا يصنع أفضل فيديو أثناء مؤتمر الويب. أفضل طريقة لتحقيق الإضاءة المثالية هي وضع مكتبك بحيث تكون هناك نافذة (مع الستائر مفتوحة) إما خلف الشاشة التي تواجهها أو على الجانب. 

يعمل الضوء الطبيعي من النوافذ على الجانب على عكس ما تفعله النافذة خلفك. بدلاً من إجبار كاميرا الويب على تصفية الضوء ، فإنها تلقي الضوء الطبيعي عليك حتى تلتقطه الكاميرا.

إذا لم يكن لديك نافذة في الطريق الصحيح في مكتبك ، فإن أفضل حل تالي هو تشغيل أكبر عدد ممكن من الأضواء العلوية لديك.

والأفضل من ذلك ، استخدم مصابيح Philips Hue واضبطها على الإعداد الأكثر سطوعًا.

رتب قبل الاجتماعات

وفقًا لدراسة أجرتها جامعة ميشيغان عام 2018 ، وجد علماء النفس أن الناس طوروا آراء سلبية حول الأشخاص فقط من خلال حالة مكتبهم.

هذه النتيجة ليست مفاجئة. ومع ذلك ، من المؤسف أنك كنت تعمل بجد طوال الأسبوع ولم يكن لديك وقت لتنظيف المساحة من حولك قبل اجتماع الفيديو عبر الإنترنت.

الحل السهل هو جدولة 15 دقيقة على الأقل في التقويم الخاص بك قبل بدء اجتماع الفيديو. اقض هذا الوقت في التقاط كل الفوضى خلفك. على الأقل نظف كل شيء يمكن للكاميرا رؤيته.

قد لا يعني ذلك أن الغرفة بأكملها نظيفة ، أو أن سطح المكتب الخاص بك لا يزال مزدحمًا ، ولكن إذا لم يتمكن الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع من رؤية الفوضى ، فلن يعرفوا أي شيء أفضل.

يا الأصوات التي نصنعها

يمكن أن يكون الصوت أسوأ عدو لك أثناء مؤتمر الفيديو. هناك العديد من الطرق التي يمكن أن يحرجك بها الميكروفون. 

فقط ضع في اعتبارك أن الميكروفون قيد التشغيل وقم بأي مما يلي:

• تناول رقائق البطاطس أو أي شيء آخر مقرمش وبصوت عال
• التمتمة بشيء سلبي عن زميل في العمل تحت أنفاسك بحيث يمكن للجميع سماعه
• إجراء محادثة شخصية جانبية مع زوجتك أو أي فرد آخر من أفراد الأسرة
• إصدار أصوات جسدية محرجة

يمكن أن تتراوح كل هذه السيناريوهات من روح الدعابة المعتدلة إلى الإحراج المؤلم. 

ما هو الحل؟ تحقق دائمًا من كتم صوتك في بداية الاجتماع ما لم تكن بحاجة إلى التحدث ، وراقب عن كثب حالة الميكروفون أثناء الاجتماع. 

والأفضل من ذلك ، يمكنك تهيئة إعدادات برنامج مؤتمر الفيديو بحيث يظل الميكروفون مكتومًا تلقائيًا عند بدء الاجتماع.

في Skype ، يمكنك العثور على هذا الإعداد في قائمة الإعدادات ، ضمن الصوت والفيديو . فقط تأكد من إيقاف تشغيل إلغاء كتم الصوت للمكالمات الواردة .

تحتوي معظم تطبيقات مؤتمرات الفيديو الرئيسية على إعدادات مماثلة للميكروفون.

نصائح مفيدة أخرى

سيضمن وضع جميع النصائح المذكورة أعلاه في الاعتبار أن مؤتمرات الفيديو الخاصة بك تسير بسلاسة ودون أي عوائق. 

هناك بعض النصائح الأخرى التي قد تساعدك في مكالمات الفيديو:

• شاشات المشاركة : عند مشاركة شاشتك ، لا تحدد زر المشاركة قبل أن ترى الشاشة الصحيحة مميزة. يبرز كل تطبيق مؤتمرات رئيسي عبر الإنترنت الشاشة التي حددتها حتى تعرف دائمًا الشاشة التي ستشاركها. قد تؤدي مشاركة الشاشة الخاطئة إلى رؤية الأشخاص لأشياء لا تريدهم أن يفعلوها.
• إشعارات محرجة : ليس هناك ما هو أسوأ من أن يرسل لك زميل في العمل رسالة شخصية أثناء مشاركة شاشتك أثناء الاجتماع. تعطيل إخطارات النوافذ قبل كل مؤتمر فيديو.
• وضع النافذة : من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الأشخاص وضع نافذة الدردشة مع وجوه الجميع على الشاشة بعيدًا عن كاميرا الويب. بدلاً من ذلك ، ضعه على نفس الشاشة بحيث يبدو أنك تنظر إلى الأشخاص مباشرةً.
• الخلفيات الافتراضية - تتيح لك معظم التطبيقات مثل Zoom و Skype الآن اختيار خلفية افتراضية. يمكنك إما اختيار شيء من الإعدادات المسبقة أو يمكنك تنزيل صورتك الخاصة واستخدامها كخلفية. تتيح لك بعض التطبيقات تعتيم الخلفية أيضًا ، لذا إذا علقت بخلفية سيئة لمكالماتك ، فاحصل على خلفية افتراضية.

هل مررت يومًا بأي لحظات محرجة أثناء مؤتمرات الفيديو الخاصة بك؟ نود أن نسمع قصتك في قسم التعليقات أدناه.